CIRCULAR 005 DE 2023

 

(Enero 24)

 

Para: SECRETARIA DE DESPACHO, SUBSECRETARIO, DIRECTORES, JEFES DE OFICINA Y SERVIDORES/AS DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

 

De: DIRECTORA DE GESTIÓN CORPORATIVA DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL.

 

Asunto: REPORTE DE SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

 

Para efectos de organización administrativa, presupuestal y con el fin de garantizar mayor oportunidad en el trámite de los procesos de nómina en la Dirección Gestión Corporativa, a continuación, se relacionan las situaciones administrativas y se establecen los lineamientos para el reporte de novedades de nómina:

   

1. REPORTE DE NOVEDADES DE NÓMINA

 

La recepción de todas las novedades que afecten la liquidación de la nómina se realizará de acuerdo con el cronograma de nómina establecido por la Dirección de Gestión Corporativa y relacionado a continuación:

 

                  

Las novedades deberán presentarse a través de memorando electrónico, a más tardar el tercer (3) día hábil del respectivo mes, las que se reciban con posterioridad al plazo señalado, se incluirán en la nómina del mes siguiente, a excepción de las horas extras, las cuales no pueden ser acumuladas.

 

En lo que se refiere a traslados de Fondos de Pensiones y Cesantías Privados y a la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES, Entidades Promotoras de Salud y Entidades Bancarias, deben ser comunicadas con antelación al cierre de novedades del mes correspondiente en la Dirección de Gestión Corporativa.

2. CUPO DE DESCUENTO POR NÓMINA

 

Las novedades por concepto de créditos, libranzas, planes de medicina prepagada, embargos, cuota sindical, las novedades por concepto de convenios para Ahorro de Fomento a la Construcción (AFC), Aportes Voluntarios a Pensión (AVP), sanciones pecuniarias impuestas al servidor/a con sujeción a los procedimientos que regulan las sanciones disciplinarias, están a cargo de la Dirección de Gestión Corporativa y todos los trámites deben adelantarse ante las y los servidores públicos encargados de realizar la nómina. En caso de que la Secretaría Jurídica Distrital no consigné el total de la cuota acordada entre la entidad acreedora y el deudor, por cualquiera que sea el motivo, es responsabilidad del deudor pagar directamente en la entidad acreedora los saldos pendientes.

 

El numeral 5 del Artículo 3º de la Ley 1527 de 2012, con respecto a la capacidad de descuento de nómina, señala lo siguiente:

 

"(...) la libranza o descuento directo se efectúe, siempre y cuando el asalariado o pensionado no reciba menos del cincuenta por ciento (50%) del neto de su salario o pensión, después de los descuentos de ley. Las deducciones o retenciones que realice el empleador o entidad pagadora, que tengan por objeto operaciones de libranza o descuento directo, quedarán exceptuadas de la restricción contemplada en el numeral segundo del artículo 149 del Código Sustantivo del Trabajo”.

 

Cabe precisar que el salario al que se hace referencia el artículo anterior corresponde al cargo del cual es titular, es decir, si el/a servidor/a público/a se encuentra encargado, el cupo de endeudamiento es el correspondiente al salario del cargo en el que es titular y no al del encargo.

 

De otra parte, con relación a las “credi-primas” que son otorgadas principalmente por Cooperativas, a partir del 1 de enero de 2023 la Dirección de Gestión Corporativa, no autorizará ningún descuento sobre prestaciones sociales por créditos de este tipo, esto teniendo en cuenta lo mencionado en el Concepto 400741 de 2019 del Departamento Administrativo de la Función Pública.

3. VACACIONES

3.1  Programación Semestral de Vacaciones

 

La o el Director o Jefe de cada dependencia u oficina presentará la programación semestral de las vacaciones del personal a cargo en el formato establecido (Formato 2311300-FT-021 Versión 01 “Programación de Vacaciones”), de la siguiente manera:

 

- Las vacaciones que serán disfrutadas entre los meses de marzo a julio de 2023 deberán radicarse en la Dirección de Gestión Corporativa a más tardar el día 10 de febrero de 2023.

 

- Las vacaciones que serán disfrutadas en los meses de agosto de 2023 a febrero de 2024 deberán radicarse en la Dirección de Gestión Corporativa a más tardar el día 23 de junio de 2023.

 

En todos los casos cada dependencia tendrá que organizar las vacaciones de las y los servidores públicos de manera que se garantice la prestación del servicio.

 

Para efectos de organización administrativa y presupuestal, se establecen para el disfrute de las vacaciones las siguientes condiciones:

 

1. Las y los servidores públicos de la Entidad no podrán acumular más de dos (2) periodos de vacaciones, cuando haya necesidad del servicio y siempre que esto obedezca a aplazamiento de las vacaciones decretado por resolución motivada. (Decreto 1045 de 1978 Articulo 13)

 

2. El derecho a disfrutarlas o a recibir compensación por las vacaciones prescriben en un plazo de cuatro (4) años, contados a partir de la fecha en que se haya causado el derecho; el aplazamiento de las vacaciones interrumpe el término de prescripción, siempre que medie la correspondiente resolución. (Decreto 1045 de 1978 Articulo 23 – Concepto 099041 de 2021 Departamento Administrativo de la Función Pública)

 

3. La notificación a las y los servidores públicos de la resolución que concede las vacaciones se realizará con antelación al inicio del disfrute de estas.

 

4. El pago de los conceptos de vacaciones se realizará con antelación al inicio del disfrute.

 

5. Una vez reconocido el disfrute de las vacaciones, éstas deben ser disfrutadas en su totalidad, no deberán ser autorizados aplazamientos o interrupciones. (salvo casos excepcionales y por necesidades del servicio).

3.2 Aplazamiento

 

Si por circunstancias excepcionales sobrevinientes a la programación de las vacaciones, una o un servidor público debe reprogramar la fecha del disfrute, el aplazamiento se realizará por solicitud escrita dirigida a la Directora de Gestión Corporativa y con el visto bueno del jefe inmediato, mencionando las razones concretas en que se fundamenta el aplazamiento, y deberá presentarse con antelación de diez (10) días calendario al inicio del disfrute.

 

Una vez se concerté con el jefe inmediato una nueva fecha en que iniciará las vacaciones, la cual deberá ser posterior a la fecha inicialmente programada, deberá ser informada mediante memorando electrónico.

3.3 Interrupción

 

Son causales de interrupción de vacaciones las siguientes:

 

a) Estricta necesidad del servicio.

b) Incapacidad ocasionada por enfermedad general o enfermedad profesional o accidente de trabajo.

c) Incapacidad por aborto

d) Licencia por luto

e) Licencia de paternidad

f) Licencia de maternidad

g) Otorgamiento de una comisión de servicios

h) El llamamiento a filas

 

En cuanto al literal a) la solicitud de la interrupción la realiza el jefe inmediato a través del formato establecido (Formato 2311300-FT-021 Versión 01 "Programación de Vacaciones"), anotando una breve descripción del motivo y mínimo con tres (3) días hábiles de antelación a la fecha en la cual se solicita el reintegro de la o el servidor público. En este mismo formato se debe indicar la fecha en la que reanudará las vacaciones.

 

En el caso de presentarse alguna de las causales de interrupción de vacaciones de los literales b) a la h), las y los servidores públicos que se encuentren disfrutando del periodo de vacaciones, deberán solicitar y remitir de manera oportuna a la Dirección de Gestión Corporativa la interrupción de las vacaciones y el respectivo soporte.

4. HORAS EXTRAS Y COMPENSATORIOS

 

Las y los servidores públicos con derecho al reconocimiento y pago del trabajo suplementario o de horas extras, deben solicitar la autorización respectiva ante este Despacho, previa justificación del jefe inmediato, por lo que se deberá tener en cuenta lo siguiente:

 

- El trabajo suplementario o de horas extras, es aquel que, por razones especiales del servicio, es necesario realizar en horas distintas de la jornada ordinaria de trabajo.

 

- Las horas extras y compensatorios, se deberán autorizar y remunerar o compensar, teniendo en cuenta los requisitos exigidos en el Decreto Nacional 1042(sic) de 1978 y sus modificatorios.

 

- Los destinatarios son las y los servidores públicos que pertenezcan a los niveles asistencial y técnico.

 

EI reconocimiento y pago de horas extras, cuando a ello hubiere lugar, y de descanso compensatorio está sujeto a las siguientes reglas:

 

1. Existencia de razones especiales del servicio: Las horas extras corresponden a una situación laboral temporal y encuentra justificación en la realización de trabajos urgentes y extraordinarios que no pueden ser realizados dentro de la jornada ordinaria, por lo que es deber de los jefes de las dependencias verificar que el cumplimiento del trabajo suplementario sea únicamente para el desarrollo de labores institucionales.

 

2. Solicitud previa para laborar horas extras: La o el jefe inmediato remitirá a la Dirección de Gestión Corporativa, para su autorización, memorando electrónico en la que indicará las razones especiales (plan de trabajo mes a mes) que justifican la solicitud y las actividades a realizar. En la solicitud y autorización de las horas extras, primará el adecuado uso de los recursos públicos.

 

La autorización de horas extras se hará en forma mensual y la solicitud se deberá radicar dentro de los tres (3) primeros días hábiles de cada mes, de conformidad con el numeral anterior.

 

Nota: Se exceptúan de los numerales 1 y 2, las y los servidores públicos que desempeñen el cargo de conductor. En cuanto a la autorización para laborar en horas extras sólo podrá otorgarse hasta que la liquidación de las horas extras o trabajo suplementario no supere el cincuenta por ciento (50%) de la asignación básica mensual del respectivo empleo.

 

Teniendo en cuenta que, al momento de liquidar las horas extras, éstas no podrán pagarse más del cincuenta por ciento (50%) de la asignación básica mensual. Para las y los servidores públicos con funciones de conductores, que superen dicho valor, el excedente de horas les será reconocido en tiempo compensatorio, a razón de un (1) día hábil por cada ocho (8) horas de trabajo.

 

Conforme al Articulo 38 del Decreto Distrital 612 del 29 de diciembre de 2022, “AUTORIZACIÓN Y PAGO EN DINERO DE DÍAS COMPENSATORIOS. Las entidades que conforman el Presupuesto Anual y General del Distrito podrán autorizar y pagar en dinero, a los funcionarios que por norma tienen derecho a ello, de manera excepcional y atendiendo lo establecido en el artículo 4 del Decreto Distrital 492 de 2019 los días compensatorios que se hubieren causado hasta el mes de diciembre de 2022.”, de acuerdo a esto, en la vigencia 2023, solo se liquidarán compensatorios en dinero acumulados a 31 de diciembre de 2022. 

 

Las solicitudes para el reconocimiento de horas extras se deben radicar en el formato establecido (Formato 2311300 - FT - 029 Versión 01) “Planilla horas extras y recargos”), debidamente diligenciado y acompañado del informe de actividades de las mismas, so pena de ser devueltas y no generarse el pago.

5. CERTIFICADOS PARA DEDUCIBLE DE LA BASE DE RETENCIÓN EN LA FUENTE.

 

Para las y los servidores públicos que son sujetos de retención en la fuente, los certificados que disminuyen la base gravable de retención por concepto de intereses o corrección monetaria por efectos de la adquisición de vivienda, pagos de salud (Medicina Prepagada o Planes Complementarios de Salud), así como, la Declaración Juramentada de Dependientes, deben ser enviados a la Dirección de Gestión Corporativa a más a tardar el 31 de marzo de 2023 para ser aplicado a partir de la nómina del mes de abril de 2023, por cuanto los deducibles del año anterior estarán vigentes hasta el 31 de marzo de 2023. 

6. Modificado por la Circular 006 de 2023. <El nuevo texto es el siguiente> CESANTÍAS. 

El retiro parcial de cesantías se puede realizar para:

 

1. Adquisición de vivienda con su terreno o lote.

 

2. Adquisición de terreno o lote solamente.

 

3. Construcción de vivienda, cuando ella se haga sobre lote o terreno de propiedad del trabajador interesado y/o su cónyuge o compañero (a) permanente.

 

4. Ampliación, reparación o mejora de la vivienda de propiedad del trabajador y/o su cónyuge o compañero (a) permanente.

 

5. Liberación de gravámenes hipotecarios o pago de impuestos que afecten realmente la casa o el terreno edificable de propiedad del trabajador y/o su cónyuge o compañero (a) permanente.

 

6. Adquisición de títulos de vivienda sobre planes de los empleados o de los trabajadores para construcción de las mismas, contratados con entidades oficiales, o privadas.

 

7. Para financiar los pagos por matriculas en entidades de educación superior reconocidas por el Estado del trabajador, su cónyuge o sus hijos.

 

Los afiliados al Fondo Nacional del Ahorro (FNA) y Fondos Privados, las solicitudes de retiro parcial de cesantías se tramitarán así:

 

La o el servidor público debe realizar la solicitud del retiro parcial de cesantías a través de memorando electrónico por SIGA, anexando los siguientes documentos:

 

Para adquisición de vivienda con su terreno o lote, adquisición de terreno o lote solamente

 

⁻ Contrato de compraventa

 

⁻ Certificado de tradición y libertad del bien a adquirir, con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días.

 

Para Liberación de gravámenes hipotecarios o pago de impuestos que afecten realmente la casa o el terreno edificable de propiedad del trabajador y/o su cónyuge o compañero (a) permanente:

 

⁻ Estado de cuenta del crédito hipotecario a la fecha.

 

⁻ Estado de cuenta del leasing a la fecha.

 

⁻ Contrato de leasing.

 

⁻ Certificado de tradición y libertad del inmueble con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días.

 

Para la construcción, ampliación, reparación o mejora de la vivienda, cuando ella se haga sobre lote o terreno de propiedad del trabajador interesado y/o su cónyuge o compañero (a) permanente:

 

⁻ Copia del certificado tradición y libertad del inmueble con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días.

 

⁻ Copia del contrato suscrito por la o el servidor público con quien realizará las adecuaciones de la vivienda.

 

⁻ Copia de la Tarjeta profesional y/o certificación de matrícula del ingeniero o arquitecto o constructor práctico legalmente matriculado, cuando el valor delas adecuaciones sea mayor a los VEINTE MILLONES DE PESOS ($ 20.000.000).

 

⁻ Registro fotográfico de las adecuaciones que se le va a realizar al inmueble, con el fin de verificar y documentar la necesidad de las reparaciones y/o mejoras.

 

⁻ Cuando el inmueble este a nombre del cónyuge fotocopia legible del registro civil de matrimonio y en Unión Marital de hecho: declaración extra juicio la cual indique que la convivencia ha sido superior a dos (2) años, el documento debe venir firmado por las dos (2) personas.

 

Una vez verificados los soportes anteriores, y validada las necesidades expuestas en la solicitud, el Proceso de Gestión del Talento Humano de la Dirección de Gestión Corporativa procederá a expedir el oficio para el retiro parcial de cesantías para mejoras y/o reparaciones, para que la o el servidor público continúe con el trámite ante el fondo de cesantías correspondiente.

 

Para los afiliados a FONCEP, las solicitudes de cesantías se tramitarán dentro de los siguientes términos:

 

- Mejoras de vivienda: Una vez recibido el informe de visita técnica realizado por FONCEP se dará trámite dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la radicación en la Dirección de Gestión Corporativa.

 

- Educación, compra de vivienda, abono o cancelación de Crédito Hipotecario: Se dará tramite dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la radicación de la solicitud en Dirección de Gestión Corporativa, siempre que los soportes estén en cumplimiento de los requisitos legales exigidos.

 

Para financiar los pagos por matriculas en entidades de educación superior reconocidas por el Estado del trabajador, su cónyuge o sus hijos:

La o el servidor público debe gestionar la solicitud directamente ante el Fondo Nacional del Ahorro -FNA o fondo privado, teniendo en cuenta que para esta solicitud NO se requiere la autorización por parte de la Entidad.

El texto original era el siguiente:

6. CESANTÍAS

Para los afiliados al Fondo Nacional del Ahorro (FNA) y Fondos Privados, las solicitudes de retiro parcial de cesantías se tramitarán así:

- La o el servidor público puede solicitar la carta para el retiro parcial de las cesantías para la compra de vivienda o lote, construcción o mejora de vivienda, abono o cancelación de Crédito Hipotecario. La o el servidor público debe presentar la solicitud en la Dirección de Gestión Corporativa, a través de un memorando anexando los soportes que justifiquen la solicitud de acuerdo a los establecido en la Circular 026 de 2022, así:

“De acuerdo con lo expuesto, los trámites para el retiro parcial de cesantías por mejoras y/o reparaciones en vivienda de los servidores y servidoras de la Secretaría Jurídica Distrital deben atender los siguientes lineamientos: 

1. Radicar solicitud del retiro parcial de cesantías por parte de la servidora o el servidor público a través de memorando electrónico por SIGA, adjuntando: 

- Copia del certificado de libertad y tradición del inmueble no mayor a 30 días. 

- Copia del contrato suscrito por la o el servidor debidamente autenticada ante notario, con un ingeniero o arquitecto o constructor práctico legalmente matriculado, este último hace referencia a un tecnólogo, técnico o maestro de obra. 

-  Copia de la Tarjeta profesional y/o certificación de matrícula del ingeniero o arquitecto o constructor práctico legalmente matriculado. 

2. El proceso de Talento Humano de la Dirección de Gestión Corporativa coordinará el registro fotográfico del inmueble con la servidora o servidor público, con el fin de verificar y documentar la necesidad de las reparaciones y/o mejoras en el inmueble. 

3. Una vez verificados los soportes anteriores, y validada las necesidades expuestas en el trámite, el proceso de Gestión del Talento Humano de la Dirección de Gestión Corporativa procederá a expedir el oficio para el retiro parcial de cesantías para mejoras y/o reparaciones, para que se continúe con el trámite ante el fondo de cesantías.” 

- En el retiro parcial de las cesantías para financiar los pagos por concepto de matrículas de estudio de educación superior de la o el servidor público, su cónyuge, compañera/o permanente, sus hijos, en entidades de educación superior reconocidas por el Estado, NO es necesaria la presentación de la carta de autorización ante el fondo de cesantías, la solicitud se puede gestionar directamente ante cada fondo. 

Lo anterior en virtud de la Ley 50 de 1990 adicionada por la Ley 1809 de 2016 que en ese sentido establece que: 

“Parágrafo. El trabajador afiliado a un fondo de cesantías también podrá retirar las sumas abonadas por concepto de cesantías para destinarlas al pago de educación superior de sus hijos o dependientes, a través de las figuras de ahorro programado o seguro educativo, según su preferencia y capacidad". 

Para los afiliados a FONCEP, las solicitudes de cesantías se tramitarán dentro de los siguientes términos: 

- Mejoras de Vivienda: Una vez recibido el informe de visita técnica realizado por el fondo, se dará trámite dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la radicación en la Dirección de Gestión Corporativa. 

- Educación, compra de vivienda, abono o cancelación de Crédito Hipotecario: Se dará tramite dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la radicación de la solicitud en Dirección de Gestión Corporativa, siempre que los soportes estén en cumplimiento de los requisitos legales exigidos.

7. PERMISOS REMUNERADOS

 

Las y los servidores públicos de la Secretaría Jurídica Distrital podrán solicitar permiso remunerado para ausentarse de sus labores, siempre que medie una justa causa. La solicitud del permiso se realiza a través del Formato 2311300-FT-028 versión 01 según la y el servidor público competente para concederlo.

 

En tal sentido el artículo 2.2.5.5.17 del Decreto Nacional 648 de 2017 establece:

 

"Permiso remunerado. El empleado puede solicitar por escrito permiso remunerado hasta por tres (3) días hábiles cuando medie justa causa. Corresponde al nominador o a su delegado la facultad de autorizar o negar los permisos.

 

Cuando la causa del permiso sea una calamidad doméstica el empleado deberá informar inmediatamente la situación y, una vez se reincorpore al ejercicio de sus funciones, justificar ante el nominador o su delegado el motivo que la originó con los soportes necesarios para demostrarla, quien determinará si existió mérito suficiente para la ausencia laboral. De no existir mérito suficiente se procederá a descontar los salarios por el día o días no laborados.”

 

Con relación a la norma anterior, el procedimiento para la solicitud y aprobación del permiso remunerado en la Secretaría Jurídica Distrital es la siguiente:

 

a) Hasta por dos (2) días, el competente para concederlo o negarlo es el Jefe Inmediato, previa solicitud escrita de la o el servidor público, con antelación no menor a un (1) día hábil a su inicio, y debe presentar el soporte que permita determinar la justa causa invocada.

 

b) Hasta por tres (3) días, el competente para concederlo o negarlo es el o la Directora de Gestión Corporativa, por solicitud escrita de la o el servidor público con el visto bueno del jefe inmediato y antelación no menor a un (1) día hábil a su inicio, debe presentar el soporte que permita determinar la justa causa invocada y visto bueno del jefe inmediato.

7.1 Permiso Académico Compensado

 

En tal sentido el artículo 2.2.5.5.19 del Decreto Nacional 648 de 2017 establece:

 

"Permiso académico compensado. Al empleado público se le podrá otorgar permiso académico compensado de hasta dos (2) horas diarias o hasta cuarenta (40) horas mensuales, por dos (2) años, prorrogables por un (1) año, para adelantar programas académicos de educación superior en la modalidad de posgrado en instituciones legalmente reconocidas. El otorgamiento del permiso estará sujeto a las necesidades del servicio, a juicio del jefe del organismo. En el acto que se confiere el permiso se deberá consagrar la forma de compensación del tiempo que se utilice para adelantar los estudios, para lo cual se le podrá variar la jornada laboral del servidor dentro de los límites señalados en la ley.”

 

Con relación a la norma anterior, el procedimiento para la solicitud y aprobación del permiso académico compensado en la Secretaría Jurídica Distrital es la siguiente:

 

El jefe inmediato deberá autorizar los permisos por estudio a las y los servidores públicos a su cargo, y concertar la forma de reposición del tiempo laboral. Obligatoriamente la o el servidor público debe hacer la solicitud formal de permiso por estudio a través de memorando electrónico dirigido a la o el Director de Gestión Corporativa. En la solicitud debe indicar la forma de reposición del tiempo laboral, anexar los soportes con que se pueda constatar que efectivamente se encuentra matriculado en un programa académico, con antelación no menor a tres (3) días hábiles a la iniciación del estudio, posteriormente, la Dirección de Gestión Corporativa expedirá el respetivo acto administrativo.

 

El control sobre la reposición de tiempo de la jornada laboral lo ejercerá el jefe inmediato quien informará mensualmente a la Dirección de Gestión Corporativa respecto al cumplimiento del tiempo laboral compensado; el incumplimiento frente a las obligaciones acordadas para conceder el permiso debe ser informado por el jefe inmediato a la Dirección de Gestión Corporativa.

8. LICENCIAS REMUNERADAS

8.1  Licencia de maternidad

 

Para el reconocimiento de la licencia de maternidad ante la EPS, la servidora pública al iniciar la licencia debe informar la novedad oportunamente mediante el medio más expedito o a través de correo electrónico, enviado al correo institucional del jefe inmediato o por memorando electrónico, es su deber, además, entregar o hacer llegar el original la licencia y/o la incapacidad a la Dirección de Gestión Corporativa, a través de un memorando dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al nacimiento de la o el hijo.

 

Debe anexar los siguientes soportes:

 

- Licencia de Maternidad

- Registro Civil de Nacimiento

- Certificado de Nacido Vivo

- Para las madres adoptantes, fotocopia del acta de entrega en adopción del niño (a) o adolescente expedida por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF o institución autorizada para la adopción.

8.2 Licencia de paternidad

 

El esposo o compañero permanente tiene derecho a dos (2) semanas de licencia remunerada de paternidad conforme a los establecido en la Ley 2114 de 2021. El inicio de la licencia se contará a partir del día de nacimiento del hijo, en caso de que este día no sea hábil, iniciará desde el primer día hábil posterior al nacimiento, el servidor público en licencia debe informar la novedad oportunamente mediante el medio más expedito y enviar un mensaje al correo institucional del jefe inmediato. Además, es su deber radicar el soporte para el reconocimiento de la licencia de paternidad en la Dirección de Gestión Corporativa, a través de memorando dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al nacimiento del hijo.

 

Son soportes para el reconocimiento de la licencia de paternidad los siguientes:

 

- Certificado de Nacido Vivo, Registro Civil de Nacimiento

- Para los padres adoptantes copia del acta de entrega en adopción del niño (a) o adolescente expedida por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) o institución autorizada para la adopción.

8.3  Licencia Por Luto

 

Conforme a lo establecido en el artículo 1° de la Ley 1635 de 2013, en caso de fallecimiento del cónyuge o compañero (a) permanente o de un familiar hasta segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad y segundo civil, la o el servidor público tiene derecho a una licencia por luto por cinco (5) días hábiles contados a partir del fallecimiento.

 

La licencia se concede desde el día del fallecimiento; en caso de que no sea día hábil se contará a partir del siguiente día hábil posterior. La o el servidor público debe informar la novedad oportunamente mediante el medio más expedito o a través de correo electrónico enviado al correo institucional del jefe inmediato.

 

Es deber de la o el servidor público presentar ante la Dirección de Gestión Corporativa dentro de los treinta (30) días siguientes a la ocurrencia del fallecimiento, los siguientes documentos:

 

1. Copia del Certificado de Defunción expedido por la autoridad competente.

2. En caso de parentesco por consanguinidad, además, copia del Certificado de Registro Civil en donde se constate la relación vinculante entre el empleado y el difunto.

3. En caso de relación cónyuge, además, copia del Certificado de Matrimonio Civil o Religioso.

4. En caso de compañera o compañero permanente, además, declaración que haga el servidor público ante la autoridad, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento, donde se manifieste la convivencia que tenían, según la normatividad vigente.

5. En caso de parentesco por afinidad, además, copia del Certificado de Matrimonio Civil o Religioso, si se trata de cónyuges, o por declaración que haga el servidor público ante la autoridad, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento, si se trata de compañeros permanentes, y copia del Registro Civil en la que conste la relación del cónyuge, compañero o compañera permanente con el difunto.

6. En caso de parentesco civil, además, copia del Registro Civil donde conste el parentesco con el adoptado.

9. LICENCIAS ORDINARIA

 

Las o los servidores públicos de la Secretaría Jurídica Distrital tienen derecho a licencia no remunerada hasta por sesenta (60) días hábiles continuos o discontinuos al año, prorrogables por treinta (30) días más, y procede si concurre una justa causa a juicio de la o él Secretario/a Jurídico/a Distrital. Al momento de concederla se tendrán en cuenta las necesidades del servicio.

 

La solicitud debe ser presentada mediante memorando electrónico dirigido al Despacho de la Secretaría Jurídica con copia a la Dirección de Gestión Corporativa, y debe llevar la autorización del jefe inmediato, acompañada de los documentos que la justifiquen. Se debe radicar con antelación no menor de ocho (8) días hábiles a su inicio.

 

En virtud del artículo 2.2.5.5.5 del Decreto Nacional 1083 de 2015 modificado por el artículo 1° del Decreto Nacional 648 de 2017, que señala lo siguiente:

 

“Artículo 2.2.5.5.5 Licencia ordinaria: La licencia ordinaria es aquella que se otorga al empleado por solicitud propia y sin remuneración, hasta por sesenta (60) días hábiles al año, continuos o discontinuos. En caso de causa justificada, a juicio del nominador, la licencia podrá prorrogarse hasta por treinta (30) días hábiles más.

 

La solicitud de licencia ordinaria o de su prórroga deberá elevarse por escrito al nominador, y acompañarse de los documentos que la justifiquen, cuando se requiera.

 

Cuando la solicitud de esta licencia no obedezca a razones de fuerza mayor o de caso fortuito, el nominador decidirá sobre la oportunidad de concederla, teniendo en cuenta las necesidades del servicio.

 

La licencia ordinaria una vez concedida no es revocable por la autoridad que la confiere, no obstante, el empleado puede renunciar a la misma mediante escrito que deberá presentar ante el nominador.”

 

En caso de que una o un servidor público decida renunciar a la licencia ordinaria, debe presentar la solicitud por escrito ante la Dirección de Gestión Corporativa con antelación mínima de tres (3) días hábiles a la fecha de suspensión.

 

El tiempo de la presente licencia ordinaria no es computable como servicio activo, no se le pagará la remuneración fijada para el empleo, no obstante, la entidad seguirá pagando los aportes al Sistema Integral de Seguridad Social, en la proporción que por ley le corresponde.

 

Licencia no remunerada para adelantar estudios

 

La licencia no remunerada para adelantar estudios será concedida por la o él Secretario Jurídico dentro de los mismos términos y plazos del numeral anterior, pero adicionalmente la o el servidor público debe reunir los siguientes requisitos:

 

- Llevar por lo menos un (1) año de servicio continuo en la entidad.

- Acreditar nivel sobresaliente en la calificación de la Evaluación de Desempeño correspondiente al último año de servicio.

- Acreditar la duración del programa académico.

- Aportar copia del comprobante de pago de la matrícula durante el tiempo que dure la licencia. (Art. 2.2.5.5.6 del Decreto Nacional 1083 de 2015 modificado por el Decreto Nacional 648 de 2017).

10. INCAPACIDADES

10.1 Incapacidad por enfermedad general

 

La o el servidor público que se encuentra en incapacidad médica, tiene la obligación de avisar oportunamente mediante el medio más expedito o a través de memorando electrónico al jefe inmediato. Además, es su deber entregar o hacer llegar a la Dirección de Gestión Corporativa el documento original del Certificado de Incapacidad Médica Original emitido por la IPS adscrita a la Entidad Promotora de Salud en la que se encuentra afiliado, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de inicio de la incapacidad.

 

Serán recibidas las incapacidades emitidas por los servicios de salud cubiertos por los planes complementarios de salud, medicina prepagada o médicos particulares, de manera provisional, dando un plazo de tres (3) días hábiles para su transcripción desde el inicio de la incapacidad y una vez transcrita la incapacidad debe ser remitida a la Dirección de Gestión Corporativa para que dé inicio al trámite del reconocimiento económico ante la EPS respectiva, de acuerdo a lo establecido en la Circular Externa No. 017 de 2019, del Departamento Administrativo del Servicio Distrital – DASCD.

 

En el caso de que la o el servidor público se encuentre hospitalizado, tiene la obligación de avisar oportunamente mediante el medio más expedito o a través de correo electrónico enviado al correo institucional del jefe inmediato y se requiere que solicite el certificado de incapacidad intrahospitaria dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de inicio de la hospitalización.

 

Por lo anteriormente expuesto, se concluye que toda incapacidad provisional expedida por el médico u odontólogo no autorizado para ello por la EPS y que no sea transcrita por la EPS, no será válida y la Entidad no la aceptará como ausentismo justificado y no estará en la obligación de reconocer el pago de auxilio por enfermedad. Esto de acuerdo a lo establecido en el Concepto 424851 de 2020 del Departamento Administrativo de la Función Pública.

10.2 Incapacidad por enfermedad profesional o accidente de trabajo

 

Si la o el servidor público se encuentra dentro de su horario habitual, debe reportar el accidente de trabajo a la Dirección de Gestión Corporativa como dependencia encargada del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de los empleados de la Entidad, dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a la ocurrencia del accidente, a efecto de diligenciar el formulario de Reporte del Accidente de Trabajo, ante la Administradora de Riesgos Laborales (ARL).

 

Cuando el accidente ocurre fuera de la jornada de trabajo habitual, pero con ocasión a las funciones que desempeña en la Entidad, la o el servidor público debe reportarlo directamente a la ARL POSITIVA, en la línea atención al cliente número 601-3307000, en donde podrá solicitar también atención médica si lo requiere.

 

Es obligación y deber informar oportunamente mediante el medio más expedito o a través de correo electrónico enviado al correo institucional del jefe inmediato y entregar o hacer llegar a la Dirección de Gestión Corporativa el documento original de la Incapacidad Médica emitida por la IPS inscrita a la Administradora de Riesgos Laborales, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de inicio de la incapacidad por accidenté de trabajo.

11. COMISIÓN

11.1 Comisión de servicios al interior del país

 

La solicitud deberá ser radicada mediante memorando electrónico en la Dirección de Gestión Corporativa de la Secretaría Jurídica Distrital, con siete (7) días hábiles de antelación a la fecha de inicio de la comisión y debe cumplir las siguientes condiciones y anexar para su trámite los siguientes documentos:

 

- Indicar el nombre completo, identificación, denominación del cargo, dependencia.

- Visto Bueno del jefe inmediato y concepto favorable para la comisión.

- Indicar el objetivo de la comisión.

- Indicar el término de duración de la comisión artículo 2.2.5.5.25. del Decreto Nacional 1083 de 2015 modificado por el artículo 1 Decreto Nacional 648 de 2017.

- Justificación del porqué la asistencia de la o el servidor público es importante para la Secretaría.

11.2 Comisión de estudios

 

Se puede conceder comisión de estudios al interior o al exterior del país, para que la o el servidor público reciba formación, capacitación o perfeccionamiento en el ejercicio de las funciones propias del empleo del que es titular, o en relación con los servicios o competencias a cargo de la Secretaría. La solicitud debe ser radicada a través de memorando electrónico en el Despacho de la Secretaría Jurídica con copia a la Dirección de Gestión Corporativa, por lo menos con quince (15) días de antelación al inicio de la misma.

 

Para las solicitudes de comisiones de estudios al interior y exterior del país, la o el servidor público debe cumplir con las siguientes condiciones:

 

- Invitación o convocatoria al evento al que se pretende asistir, en idioma español.

- Prestar sus servicios a la entidad que otorga la comisión o a cualquier otra entidad del Estado, por el doble del tiempo de duración de la comisión.

- Estar vinculado en un empleo de libre nombramiento o remoción o acreditar derechos de carrera administrativa.

- Acreditar por lo menos un (1) año continuo de servicio en la Entidad.

- Acreditar nivel sobresaliente en la calificación de servicios correspondiente al último año de servicio.

- Suscribir póliza de garantía de cumplimiento que ampare la obligación anterior, por el término señalado y un (1) mes más, y por el ciento por ciento (100%) del valor total de los gastos en que haya incurrido la entidad con ocasión de la comisión de estudios y los salarios y prestaciones sociales que la o el servidor público pueda devengar durante el tiempo que dure la comisión, cuando es de tiempo completo.

- Suscribir póliza de garantía de cumplimiento que ampare la obligación anterior, por el término señalado en el aparte anterior y un (1) mes más, y por el cincuenta (50%) del valor total de los gastos en que haya incurrido la entidad con ocasión de la comisión de estudios y los salarios y prestaciones sociales que la o el servidor público pueda devengar durante la comisión, cuando ésta es de medio tiempo.

- Reintegrarse al servicio una vez termine la comisión.

11.3 Comisión para atender invitaciones de gobiernos extranjeros, de organismos internacionales o de instituciones privadas

 

La solicitud de comisión para atender invitaciones de gobiernos extranjeros debe ser radicada a través de memorando electrónico en la Dirección de Gestión Corporativa, por lo menos con quince (15) días hábiles de antelación al inicio de la misma. Así mismo, debe cumplir las siguientes condiciones y anexar para su trámite los siguientes documentos:

 

- Invitación al evento al que se pretende asistir, en idioma español.

- Memorando electrónico mediante el cual el jefe inmediato otorga el visto bueno, la no afectación del servicio y concepto favorable para que la o el servidor público se le conceda la comisión.

- Justificación de la comisión donde se indiquen las razones por las cuales es importante la asistencia de la o el servidor público y la importancia para la Secretaría.

- Decreto del Gobierno Nacional, autorizando aceptación de invitación de Gobierno Extranjero u organismos internacionales o privados en los casos a que haya lugar.

- Fechas de ida y regreso al lugar de la comisión.

- Discriminación de los gastos indicando por quien o que entidad serán sufragados Decreto 648 de 2017 Artículo 2.2.5.5.40.

- Certificación de tiempo de servicios.

- Certificación de Antecedentes de la Personería de Bogotá D.C.

- Certificación de Antecedentes de la Contraloría General de la República

- Certificación de Antecedentes de la Procuraduría General de la Nación.

- Certificación de Antecedentes de la Policía Nacional y Certificado del Sistema de registro Nacional de Medidas Correctivas RMNC

11.4 Comisión para desempeñar un empleo de libre nombramiento y remoción

 

La o el servidor público en carrera administrativa, puede ser nombrado/a en libre nombramiento y remoción o de periodo, caso en el cual deberá informarlo a la Dirección de Gestión Corporativa a través de memorando electrónico con antelación no menor a siete (7) días hábiles.

 

Debe anexar la información solicitada y cumplir con las siguientes condiciones:

 

- Nombre completo, identificación, denominación del cargo, dependencia.

- Calificación sobresaliente en la última evaluación de desempeño laboral.

- Señalar el término de duración de la comisión.

 

Si se trata de la o el Secretario de Despacho, el oficio de solicitud de comisión, con el visto bueno del Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., es deber informar:

 

- Nombre completo, identificación, denominación del cargo, dependencia y nombre de la entidad.

- Fechas de inicio y terminación.

12. ENCARGO

 

De conformidad con señalado en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004 modificado por el artículo 1° de la Ley 1960 de 2019, mientras surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados en esos empleos de carrera administrativa vacantes, si cumplen con las siguientes condiciones:

 

- Acreditar los requisitos para el ejercicio del empleo de acuerdo a lo establecido en el Manual de Funciones vigente para la fecha de provisión del empleo en la Secretaría.

- Poseer las aptitudes y habilidades para su desempeño.

- No haber sido sancionado disciplinariamente en el último año.

- Haber obtenido calificación sobresaliente en la última evaluación del desempeño laboral.

- Encontrarse desempeñando en titularidad el empleo inmediatamente inferior al que se pretende proveer transitoriamente.

 

13. VACANCIA TEMPORAL POR NOMBRAMIENTO EN PERIODO DE PRUEBA EN OTRA ENTIDAD

 

La o el servidor público que ha sido nombrado en periodo de prueba en otra entidad pública,  luego de superar las etapas de un concurso de méritos para proveer el empleo en el sistema general o en un sistema especial de carrera, deberá informar y solicitar a la Dirección de Gestión Corporativa a través de memorando electrónico con antelación no menor a cinco (5) días hábiles y debe anexar a la solicitud, copia del acto que lo nombra en periodo de prueba en otra entidad para proceder declarar la vacancia temporal del empleo del cual es titular del derecho mientras dura la situación administrativa.

 

14. RETIRO DEL SERVICIO

 

Para efectos de tramitar el proceso mediante el cual se da por terminada la vinculación por renuncia de la o el servidor público se establece lo siguiente:

 

14.1 Renuncia

 

La o el servidor público puede presentar la renuncia irrevocable no motivada en cualquier tiempo, debe hacerlo por escrito manifestando de manera inequívoca su voluntad de ser separado definitivamente del servicio a partir de una determinada fecha, radicado a través de memorando electrónico u oficio, dirigido al Despacho de la Secretaria Jurídica y con copia a la Dirección de Gestión Corporativa.

 

Presentada la renuncia, su aceptación por parte del nominador se producirá por escrito, y en el acto administrativo correspondiente deberá determinarse la fecha en que se hará efectiva, que no podrá ser posterior a treinta (30) días de su presentación

 

La o el servidor público, bien sea por renuncia o por retiro, debe hacer entrega formal del cargo al jefe inmediato o a la persona que este designe, además de diligenciar el formato de paz y salvo con cada una de las diferentes dependencias de la Entidad.

 

Cordialmente,

 

YAMILE BORJA MARTÍNEZ

 

DIRECTORA DE GESTIÓN CORPORATIVA

 

Proyectó: Samuel Hernández Murcia, Profesional Especializado, Dirección de Gestión Corporativa

                Briceida Alvarado, Profesional Universitario, Dirección de Gestión Corporativa

Revisó:      Yomaira Amparo Alarcón, Profesional Especializado, Dirección de Gestión Corporativa

Aprobó:   Yamile Borja Martínez, Directora de Gestión Corporativa

NOTA: Ver norma original en Anexos.