RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 006 DE 2023

(Enero 27)

Para: SECRETARIA DE DESPACHO, SUBSECRETARIO, DIRECTORES, JEFES DE OFICINA Y SERVIDORES/AS DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

De: DIRECTORA DE GESTIÓN CORPORATIVA DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

Asunto: LINEAMIENTOS PARA EL TRÁMITE DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS

Radicación: 3-2023-939.

Que la Secretaría Jurídica Distrital mediante Circular No. 005 del 24 de enero de 2023 estableció el reporte de las situaciones administrativas en la Entidad, en ese sentido en el numeral 6 dispone el procedimiento para el retiro parcial de cesantías.

Que el artículo 14 del Decreto Nacional 19 del 10 de enero de 2012[1] con relación a la eliminación de autenticaciones y reconocimientos dispone que:

"ARTÍCULO 25. Eliminación de autenticaciones y reconocimientos. Todos los actos de funcionario público competente se presumen auténticos. Por lo tanto. no se requiere la autenticación en sede administrativa o notarial de los mismos. Los documentos producidos por las autoridades públicas o los particulares que cumplan funciones administrativas en sus distintas actuaciones, siempre que reposen en sus archivos, tampoco requieren autenticación o reconocimiento.

Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación, suministro o entrega de documentos originales autenticados o copias o fotocopias autenticados sin perjuicio de los controles o verificaciones que dichas entidades deban realizar, salvo para e/ reconocimiento o pago de pensiones.

Los documentos privados, tuvieren o no como destino servir de prueba en actuaciones administrativas, incluyendo los provenientes de terceros, se presumen auténticos, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad, (...).

Las copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos no se autenticarán, salvo que e/ interesado así lo solicite. (Negrilla y subrayado fuera de texto).

Que con el fin de suprimir aquellos procedimientos innecesarios y que los requisitos exigidos para que los trámites de retiro parcial de las cesantías sean racionales y proporcionales se hace necesario modificar el numeral 6 de la Circular No. 005 de 2023 y establecer los lineamientos para el trámite de retiro parcial de cesantías, así:

El retiro parcial de cesantías se puede realizar para:

1. Adquisición de vivienda con su terreno o lote.

2. Adquisición de terreno o lote solamente.

3. Construcción de vivienda, cuando ella se haga sobre lote o terreno de propiedad del trabajador interesado y/o su cónyuge o compañero (a) permanente.

4. Ampliación, reparación o mejora de la vivienda de propiedad del trabajador y/o su cónyuge o compañero (a) permanente.

5. Liberación de gravámenes hipotecarios o pago de impuestos que afecten realmente la casa o el terreno edificable de propiedad del trabajador y/o su cónyuge o compañero (a) permanente.

6. Adquisición de títulos de vivienda sobre planes de los empleados o de los trabajadores para construcción de las mismas, contratados con entidades oficiales, o privadas.

7. Para financiar los pagos por matriculas en entidades de educación superior reconocidas por el Estado del trabajador, su cónyuge o sus hijos.

Los afiliados al Fondo Nacional del Ahorro (FNA) y Fondos Privados, las solicitudes de retiro parcial de cesantías se tramitarán así:

La o el servidor público debe realizar la solicitud del retiro parcial de cesantías a través de memorando electrónico por SIGA, anexando los siguientes documentos:

Para adquisición de vivienda con su terreno o lote, adquisición de terreno o lote solamente

⁻ Contrato de compraventa

⁻ Certificado de tradición y libertad del bien a adquirir, con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días.

Para Liberación de gravámenes hipotecarios o pago de impuestos que afecten realmente la casa o el terreno edificable de propiedad del trabajador y/o su cónyuge o compañero (a) permanente:

⁻ Estado de cuenta del crédito hipotecario a la fecha.

⁻ Estado de cuenta del leasing a la fecha.

⁻ Contrato de leasing.

⁻ Certificado de tradición y libertad del inmueble con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días.

Para la construcción, ampliación, reparación o mejora de la vivienda, cuando ella se haga sobre lote o terreno de propiedad del trabajador interesado y/o su cónyuge o compañero (a) permanente:

⁻ Copia del certificado tradición y libertad del inmueble con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días.

⁻ Copia del contrato suscrito por la o el servidor público con quien realizará las adecuaciones de la vivienda.

⁻ Copia de la Tarjeta profesional y/o certificación de matrícula del ingeniero o arquitecto o constructor práctico legalmente matriculado, cuando el valor de las adecuaciones sea mayor a los VEINTE MILLONES DE PESOS ($20.000.000).

⁻ Registro fotográfico de las adecuaciones que se le va a realizar al inmueble, con el fin de verificar y documentar la necesidad de las reparaciones y/o mejoras.

⁻ Cuando el inmueble este a nombre del cónyuge fotocopia legible del registro civil de matrimonio y en Unión Marital de hecho: declaración extra juicio la cual indique que la convivencia ha sido superior a dos (2) años, el documento debe venir firmado por las dos (2) personas.

Una vez verificados los soportes anteriores, y validada las necesidades expuestas en la solicitud, el Proceso de Gestión del Talento Humano de la Dirección de Gestión Corporativa procederá a expedir el oficio para el retiro parcial de cesantías para mejoras y/o reparaciones, para que la o el servidor público continúe con el trámite ante el fondo de cesantías correspondiente.

Para los afiliados a FONCEP, las solicitudes de cesantías se tramitarán dentro de los siguientes términos:

- Mejoras de vivienda: Una vez recibido el informe de visita técnica realizado por FONCEP se dará trámite dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la radicación en la Dirección de Gestión Corporativa.

- Educación, compra de vivienda, abono o cancelación de Crédito Hipotecario: Se dará tramite dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la radicación de la solicitud en Dirección de Gestión Corporativa, siempre que los soportes estén en cumplimiento de los requisitos legales exigidos.

Para financiar los pagos por matriculas en entidades de educación superior reconocidas por el Estado del trabajador, su cónyuge o sus hijos:

La o el servidor público debe gestionar la solicitud directamente ante el Fondo Nacional del Ahorro -FNA o fondo privado, teniendo en cuenta que para esta solicitud NO se requiere la autorización por parte de la Entidad.

La presente Circular rige a partir de la fecha de su expedición y modifica el numeral 6 de la Circular No. 005 del 24 de enero de 2023.

Cordialmente,

YAMILE BORJA MARTÍNEZ

DIRECTORA DE GESTIÓN CORPORATIVA

Proyectó: Samuel Hernández Murcia, Profesional Especializado, Dirección de Gestión Corporativa - Briceida Alvarado, Profesional Universitario, Dirección de Gestión Corporativa

Revisó: Yomaira Amparo Alarcón, Profesional Especializado, Dirección de Gestión Corporativa

Aprobó: Yamile Borja Martínez, Directora de Gestión Corporativa

Nota: Ver norma original en Anexos.

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