RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 083 DE 2023

(Febrero 27)

Por medio de la cual se aprueba la actualización del Sistema Integrado de Conservación-SIC, se adoptan algunos Programas Específicos del Programa de Gestión Documental – PGD de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., y se ordena su implementación y se modifica el artículo 2 de la Resolución 407 de 2022

LA SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL

En ejercicio de las facultades legales, en especial las conferidas en el artículo 16 de la Ley 594 de 2000, el numeral 7 del artículo 13 del Decreto Distrital 140 de 2021, modificado por el artículo 2 del Decreto Distrital 332 de 2022, los artículos 9º y 11º del Acuerdo No. 006 de 2014 del Archivo General de la Nación, y,

CONSIDERANDO:

Que la Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones” reglamentada parcialmente por los Decretos Nacionales 4124 de 2004 y 1100 de 2014, tiene como objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado y define en su artículo 3 la gestión documental como el “(…) conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación (…)”.

Que los artículos 11 y 12 ibídem, establecen que “El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística” y que, “la administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos”.

Que el título V que hace referencia a la Gestión de Documentos, reglamentado por el Decreto Nacional 2609 de 2021, en el artículo 21 ibídem, estableció que las “(...) entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. (…)”.

Que el artículo 58 de la Ley 1437 de 2011, reglamentado parcialmente por el Decreto Nacional 2609 de 2021, estableció que, “(…) cuando el procedimiento administrativo se adelante utilizando medios electrónicos, los documentos deberán ser archivados en este mismo medio. Podrán almacenarse por medios electrónicos, todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas.

La conservación de los documentos electrónicos que contengan actos administrativos de carácter individual deberá asegurar la autenticidad e integridad de la información necesaria para reproducirlos, y registrar las fechas de expedición, notificación y archivo”.

Que el artículo 59 ibídem, modificado por el artículo 11 de la Ley 2080 de 2021, define el expediente electrónico como “(…) el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan (...)”.

Que el artículo 11 del Acuerdo 5 de 2013 expedido por el Archivo General de la Nación, establece que “Las entidades del Estado deberán desarrollar un programa de descripción documental y elaborar diferentes instrumentos de descripción que permitan conocer y controlar las unidades documentales que conforman el archivo, apoyar y estimular la difusión de la información y consulta por el ciudadano así como la investigación a partir de las fuentes primarias, participar en la recuperación de la memoria, así como en la formación y consolidación de la identidad cultural (…)”.

Que “el Manual Implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD”, publicado por el Archivo General de la Nación en 2014, establece los Programas Específicos del PGD, que “tienen como propósito orientar a las entidades que lo requieran, en aspectos especiales relacionados con el tratamiento de los tipos de información y documentos físicos y electrónicos, así como los sistemas, medios y controles asociados a su gestión”.

Que de conformidad con los artículos 5 y 15 de la Ley 1712 de 2014, las entidades públicas deberán adoptar un Programa de Gestión Documental, en donde “(…) se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos (…)”.

Que el artículo 16 ibídem, indica sobre los archivos que, “[e]n su carácter de centros de información institucional que contribuyen tanto a la eficacia y eficiencia del Estado en el servicio al ciudadano, como a la promoción activa del acceso a la información pública, los sujetos obligados deben asegurarse de que existan dentro de sus entidades procedimientos claros para la creación, gestión, organización y conservación de sus archivos. Los procedimientos adoptados deberán observar los lineamientos que en la materia sean producidos por el Archivo General de la Nación”.

Que el artículo 17 ibídem, establece que “[p]ara asegurar que los sistemas de información electrónica sean efectivamente una herramienta para promover el acceso a la información pública, los sujetos obligados deben asegurar que estos: a) Se encuentren alineados con los distintos procedimientos y articulados con los lineamientos establecidos en el Programa de Gestión Documental de la entidad (…)”.

Que el artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015, establece que la gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de instrumentos archivísticos entre ellos el Programa de Gestión Documental (PGD) y el Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.

Que el artículo 2.8.2.5.10 ibídem, establece que “[t]odas las entidades del Estado deben formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual”.

Que el artículo 2.8.2.5.11 ibídem, establece que “[E] l Programa de Gestión Documental (PGD) debe ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo conformado en cada una de las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivo en las entidades del orden territorial. La implementación y seguimiento del PGD es responsabilidad del área de archivo de la Entidad en coordinación con la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces (…)”.

Que de conformidad con el Acuerdo 006 de 2014, expedido por el Archivo General de la Nación, se estableció la implementación y aprobación del Sistema Integrado de Conservación -SIC- en las entidades públicas, el cual establece en su artículo 1º como su objeto “La implementación del SIC tiene como finalidad, garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de una entidad desde el momento de la producción, durante su período de vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo con la valoración documental”.

Que en sus artículos 9º y 11º ibídem, establece que “El SIC implica la ejecución de procesos transversales al proceso de gestión documental, por lo tanto su implementación, será responsabilidad del Secretario General o de un funcionario de igual o superior jerarquía, articulado con un equipo interdisciplinario de profesionales del área de gestión documental, área de conservación documental, área de tecnologías de la información y auditores.” y “El Sistema Integrado de Conservación deberá ser aprobado mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité de Desarrollo Administrativo en las entidades del orden nacional o por el Comité Interno de Archivo en las entidades del nivel territorial, cuyo sustento deberá quedar consignado en el Acta del respectivo Comité. (…)”, respectivamente.

Que el entonces Comité Interno de Archivo de la Secretaría General, mediante Acta No. 01 del 20 de marzo de 2019 aprobó el Sistema Integrado de Conservación-SIC para la entidad, ya que atendía sus necesidades y se encontraba ajustado a la normatividad archivística vigente.

Que el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto 1499 de 2017, estableció que en cada una de las entidades del orden nacional y territorial deberán integrar un “(…) Comité Institucional de Gestión y Desempeño encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integral de Planeación y Gestión – MIPG (…)”, dentro del cual está incluida la política de Gestión Documental.

Que el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Secretaría General, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto Nacional 1083 de 2015, sustituyó los demás comités que tenían relación con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión que eran obligatorios por mandato legal y, mediante el artículo 33 de la Resolución 494 de 2019 se suprimió el Comité Interno de Archivo, siendo sus funciones adoptadas por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

Que la Resolución 494 de 2019, constituyó el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., y en su artículo 6 otorgó, como parte de sus funciones, las de “(…) 8. Aprobar y hacer el seguimiento a los planes, programas, proyectos, estrategias y herramientas necesarias para la implementación interna de las políticas de gestión, previo visto bueno de la Oficina Asesora de Planeación” (…); 13. Aprobar el Plan Institucional de Archivos - PINAR, junto con las Tablas de Retención Documental – TRD. (…)”; y “(…) 24. Las demás asignadas por el Secretario General, que tengan relación directa con la implementación, desarrollo y evaluación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG”.

Que mediante Acta No. 27 del 28 de diciembre de 2020, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., aprobó el Programa de Gestión Documental – PGD, para la vigencia 2021-2024.

Que el 31 de diciembre de 2020, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., expidió la Resolución No. 896 “Por la cual se adoptan el Programa de Gestión Documental - PGD y del Plan Institucional de Archivos - PINAR de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y se ordena la implementación de estos instrumentos archivísticos”.

Que mediante la Resolución 407 del 26 de agosto de 2022, “Por medio de la cual se adoptan los Programas Específicos del Programa de Gestión Documental - PGD de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. otros instrumentos archivísticos y se ordena su implementación”, en su artículo 2, establece: “Los planes de trabajo que se definan para la implementación y seguimiento de los instrumentos archivísticos y los programas específicos del PGD, serán de responsabilidad de la Subdirección de Servicios Administrativos de la Subsecretaría Corporativa de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., Así mismo, le corresponde a dicha dependencia realizar las actualizaciones que requieran estos instrumentos y programas, así como los planes de trabajo, de acuerdo con las necesidades y requerimientos institucionales”.

Que mediante en el Decreto 367 del 02 de septiembre de 2022, “Por medio del cual se modifica la estructura organizacional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C.” establece en su artículo 5 adicionar un artículo al Decreto 140 de 2021, respecto de las funciones de la Subdirección de Gestión Documental que corresponde: “Artículo 36A.- Corresponde a la Subdirección de Gestión Documental las siguientes funciones: 1. Liderar el desarrollo e implementación de las políticas de gestión documental en la Secretaría General y responder por las actividades propias del ciclo documental tales como recepción, radicación y envío de correspondencia, distribución, organización y consulta de expedientes del archivo central, conservación y disposición final de documentos de la entidad”.

Que  mediante Acta No. 18 del 21 y 22 de diciembre de 2022, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., aprobó el Sistema Integrado de Conservación – SIC, así como también el Programa de Archivos Descentralizados, Programa de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, Programa de Auditoría y Control de Gestión Documental, como parte de los programas específicos del Programa de Gestión Documental - PGD y de los instrumentos archivísticos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Que teniendo en cuenta lo anterior y conforme a la normativa vigente en la materia, se hace necesario adoptar y actualizar el SIC, adoptar los citados programas específicos y modificar artículo 2 de la Resolución 407 de 2022, mediante la presente resolución.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1. Aprobar e implementar la actualización del Sistema Integrado de Conservación-SIC de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., para la vigencia 2021-2024, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de esta Resolución, lo cual hace parte integral de la misma.

Artículo 2. Aprobar e implementar los siguientes programas específicos del Programa de Gestión Documental - PGD de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., para la vigencia 2021-2024, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de esta Resolución, los cuales se relacionan a continuación y hacen parte integral de la misma:

- Programa de Archivos Descentralizados.

- Programa de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.

- Programa de Auditoría y Control de Gestión Documental.

Artículo 3. Modifíquese el artículo 2 de la Resolución 407 de 2022, el cual quedará así:

“Artículo 2º.- Los planes de trabajo que se definan para la implementación y seguimiento de los instrumentos archivísticos y los programas específicos del PGD, serán de responsabilidad de la Subdirección de Gestión Documental de la Subsecretaría Corporativa de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., Así mismo, le corresponde a dicha dependencia realizar las actualizaciones que requieran estos instrumentos y programas, así como los planes de trabajo, de acuerdo con las necesidades y requerimientos institucionales”.

Artículo 4. Comunicar el contenido de la presente Resolución a todas las dependencias de la Secretaría General, a través de la Subdirección de Gestión Documental de la misma entidad.

Artículo 5. Publicar el presente acto administrativo, así como el Sistema Integrado de Conservación-SIC y los programas específicos, en la página web de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Artículo 6. La presente resolución rige a partir del día siguiente a la fecha de su publicación y modifica el artículo 2º de la Resolución 407 de 2022.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D. C., a los 27 días del mes de febrero del año 2023.

MARIA CLEMENCIA PÉREZ URIBE

Secretaria General

Nota: Ver norma original en Anexos.