RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 014 DE 2023

(Abril 18)

PARA: SERVIDORES(AS) PUBLICOS(AS) DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

DE: DIRECCION DE GESTION CORPORATIVA

ASUNTO: CONVOCATORIA EQUIPOS DE TRABAJO

Radicado: 3-2023-3854

La Secretaría Jurídica Distrital busca promover el desarrollo de la creatividad y la innovación institucional desde los servidores, para transformar y crear mejores formas de ejecutar las funciones, mejorar los procesos y resolver los problemas estructurales. Por lo anterior, se convoca a todas las y los servidores públicos interesados para que inscriban sus equipos de trabajo y sus proyectos para desarrollar durante la vigencia 2023, teniendo en cuenta las siguientes condiciones:

1. Conformación de los equipos de trabajo

Para conformar equipos de trabajo se deben reunir los siguientes requisitos:

1. Los integrantes de los equipos de trabajo pueden ser servidores y servidoras de una misma dependencia o de distintas dependencias de la Entidad.

2. Cada equipo de trabajo deberá estar conformado como mínimo por tres (3) integrantes, con el fin de fomentar el trabajo en equipo. Uno de los integrantes podrá ser un directivo.

3. Las temáticas a desarrollar por los equipos de trabajo deben estar relacionadas con áreas estratégicas de trabajo fundamentadas en la planeación y con importante contenido de creatividad e innovación institucional y serán presentadas ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño para su aprobación.

2. Inscripción de equipos de trabajo.

La inscripción de los equipos de trabajo y sus respectivos proyectos, la efectuará el Jefe de la dependencia a la que corresponda el tema a desarrollar, ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, a través de la Dirección de Gestión Corporativa mediante escrito en el que se anexará el proyecto formulado, acompañado de los indicadores, el cronograma de trabajo y el nombre de cada uno de sus integrantes.

Las inscripciones se deberán remitir por memorando electrónico del 20 de abril de 2023 al 26 de abril de 2023 a la Dirección de Gestión Corporativa.

Para la inscripción de proyectos se deberán cumplir los criterios que se describen a continuación:

1. Los proyectos deberán presentarse para que su ejecución finalice a más tardar el último día hábil del mes de septiembre del año en curso, indicando en el mismo, las etapas o fases que se desarrollarán y ejecutarán dentro de este término, las cuales deberán cumplirse al 100%.

2. El alcance del proyecto debe concretarse al mejoramiento específico de acciones, tareas, procesos, planes y objetivos institucionales o cualquiera otro que a juicio del Comité Institucional de Gestión y Desempeño genere valor agregado en la gestión institucional.

Si dentro del término de inscripción descrito, no se registra por lo menos un (1) equipo, este se prorrogará por cinco (5) días más.

Cerradas las inscripciones de los equipos, el representante del proyecto realizará la presentación ante el equipo evaluador conformado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, quien, a través de la Dirección de Gestión Corporativa, informará sobre los proyectos inscritos que fueron admitidos para concursar. Si solo se presenta un (1) proyecto de equipo de trabajo, y este es admitido, se adelantará el proceso.

3. Selección de los mejores equipos de trabajo.

Los proyectos presentados por los equipos de trabajo deberán reunir los siguientes requisitos para competir por los incentivos institucionales:

1. El Proyecto inscrito debe tener las dos evaluaciones descritas en el punto 4 de la presente circular y debe haber concluido totalmente.

2. Los resultados del trabajo presentado deben responder a criterios de excelencia y mostrar aportes significativos al servicio que ofrece la entidad.

Además de lo anterior, en el proceso de selección de los mejores equipos de trabajo se deberán cumplir con los siguientes puntos:

- Todos los equipos de trabajo inscritos que reúnan los requisitos exigidos deberán efectuar sustentación pública ante los empleados de la entidad.

- El Comité Institucional de Gestión y Desempeño, actuará como equipo evaluador y podrá invitar a servidoras(es) expertos de acuerdo con la temática de cada proyecto, con el fin de garantizar imparcialidad y conocimiento técnico para su evaluación y calificación.

- Los equipos de trabajo serán seleccionados en estricto orden de mérito, con base en los resultados obtenidos en las evaluaciones respectivas.

- La Secretaría Jurídica Distrital, de acuerdo con el concepto emitido por el equipo evaluador, asignará mediante acto administrativo, los incentivos pecuniarios al mejor equipo de trabajo de la entidad y los no pecuniarios a los equipos que ocupen el segundo y tercer lugar.

4. Evaluación de proyectos.

Para la evaluación de los proyectos de los equipos de trabajo cuya inscripción sea aceptada, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Secretaría Jurídica Distrital, actuando como equipo evaluador tendrá en cuenta los siguientes criterios de valoración:

1. Planteamiento del proyecto y ejecución del cronograma. Hace referencia al cumplimiento del mismo, de acuerdo con lo señalado en el cronograma presentado y aprobado.

2. Funcionamiento como equipos de trabajo. Hace referencia a los procesos, métodos, investigaciones, levantamiento de información, desarrollo y demás aspectos relacionados con las actividades de grupo, como son la comunicación, integración, participación y aportes de quienes conformen el equipo de trabajo, para el desarrollo del respectivo proyecto.

3. Eficiencia con que se haya realizado la labor. Hace referencia a la utilización de recursos para el logro de objetivos, a la oportunidad y tiempo requerido en su desarrollo o ejecución y a los documentos que soportan el trabajo presentado.

4. Aporte a la transformación Institucional. Hace referencia a los aportes y problemas que resuelve o a la mejora de procesos y procedimientos.

5. Logro de los objetivos previstos. Hace referencia a los resultados alcanzados, los cuales deben ser medidos de acuerdo con los indicadores definidos en el proyecto.

Ponderación criterios de valoración:

A los criterios de valoración señalados anteriormente les corresponderá el puntaje de calificación que se indica a continuación:

Se evaluará la presentación y sustentación de un informe parcial y de un informe final. De acuerdo a las fechas determinadas en el cronograma, los equipos de trabajo, a través de la Dirección de Gestión Corporativa, remitirán por escrito al Comité Institucional de Gestión y Desempeño antes de cada sustentación, los informes de avance, indicadores aplicados y el cronograma ejecutado. Para la sustentación final, cada equipo de trabajo deberá entregar los documentos que evidencien el proyecto realizado en original enviado por correo electrónico. Para la calificación se aplicarán los criterios y ponderación señalados a continuación:

Informe Parcial. Un (1) informe parcial que tendrá un peso del 25% sobre el total de la evaluación, en el que se valorarán los criterios Planteamiento del proyecto y ejecución del cronograma (10) y Funcionamiento como equipo de trabajo (15).

Informe Final. Un (1) informe final que tendrá un peso del 75% sobre el total de la evaluación, en donde se valorarán criterios Eficiencia con que se haya realizado la labor (20), Aporte a la transformación Institucional (25), Logro de los objetivos previstos (30) y consistirá en la presentación y sustentación del proyecto ante Comité Institucional de Gestión y Desempeño y posteriormente en audiencia pública ante los servidores por parte de los equipos que ocupen el puesto 1, 2 y 3.

4.1 Metodología para la sustentación ante el equipo evaluador.

- Para efectos de la sustentación, cada equipo de trabajo escogerá al integrante que hará la respectiva exposición, en todo caso, los miembros del Comité Institucional de Gestión y Desempeño podrán dirigir las preguntas que consideren pertinentes a cualquiera de sus integrantes.

- De acuerdo con la naturaleza del proyecto y a juicio del Comité, podrá invitarse a las personas que, por sus calidades y conocimientos relacionados con el respectivo tema, sean considerados como un apoyo en el proceso de evaluación.

- En cada exposición se efectuará la retroalimentación de los avances presentados por los equipos de trabajo, y así mismo, se entregará a cada representante de los equipos de trabajo, el resultado de la calificación obtenida en los informes parcial y final, una vez se consoliden los puntajes de cada uno de los evaluadores. La correspondiente divulgación y entrega de los resultados la realizará la Dirección de Gestión Corporativa.

4.2 Selección y divulgación de resultados.

A más tardar dentro de los primeros quince (15) días del mes de octubre del año en curso, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño seleccionará a los equipos de trabajo que obtengan una calificación definitiva igual o superior a 90 puntos, es decir, que alcancen el nivel de excelencia; en orden de mérito y de acuerdo con el mayor puntaje se establecerá el primero, segundo y tercer lugar, con base en las calificaciones obtenidas, las cuales serán consignadas en acta firmada por los integrantes del Comité. La divulgación será efectuada por la Dirección de Gestión Corporativa.

Parágrafo 1. En caso de presentarse empate entre equipos de trabajo, se deberá dirimir con el equipo que haya obtenido el mayor puntaje en el criterio de valoración del informe final, denominado “Logro de los objetivos previstos"; de persistir el empate, éste se dirimirá mediante sorteo por balota.

5. Cronograma

Cordialmente,

AURA HANETH MALAGÓN ORJUELA

DIRECTORA DE GESTIÓN CORPORATIVA

Proyectó. Pedro Alfonso Mejía Sierra Profesional Especializado Dirección de Gestión Corporativa

Revisó: Aura Janeth Malagón Orjuela, Directora Técnica, Dirección de Gestión Corporativa

Nota: Ver norma original en Anexos.