RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 023 DE2023

(Julio 06)

Para: SUBSECRETARIO, DIRECTORES/AS, JEFES/AS DE OFICINA Y RESPONSABLES DE RUBROS DE FUNCIONAMIENTO Y GASTOS DE INVERSIÓN DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

De: DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Asunto: EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO, CIERRE 2023 Y PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL 2024

Radicación: 3-2023-6122

En atención con los lineamientos establecidos en las Circulares Externas No. DDP000006 del 12 de mayo de 2023 expedida por la Dirección Distrital de Presupuesto de la Secretaría Distrital de Hacienda y No. SDH-000004 del 15 de junio de 2023 expedida de manera conjunta por la Secretaría Distrital de Hacienda y la Secretaría Distrital de Planeación, se hace necesario expedir el presente acto en aras de dar a conocer aspectos relevantes a tener en cuenta para optimizar el proceso de ejecución, seguimiento y cierre presupuestal del año 2023, así como las directrices y el cronograma para la programación presupuestal vigencia 2024 que aplican a la Secretaría Jurídica Distrital.

1. Directrices para la ejecución, seguimiento y cierre presupuestal 2023

a. En atención a los principios de la función administrativa de eficacia, economía, celeridad, transparencia y responsabilidad, y el principio presupuestal de anualidad, se debe ejecutar el presupuesto de manera oportuna procurando el máximo nivel de giros durante la vigencia en que se comprometen los recursos, de tal forma que se garantice la adecuada prestación de servicios y se haga la entrega efectiva de bienes, reduciendo el monto de las reservas presupuestales.

b. El uso de las reservas presupuestales debe ser excepcional y su constitución está sujeta a la verificación de eventos imprevisibles y de manera complementaria a aquellos en que, de no constituirse, se afecte de manera sustancial la prestación del servicio

c. Para la constitución de reservas presupuestales generadas desde el sistema de información presupuestal, deben estar debidamente justificadas y firmadas por el responsable de rubro y/o proyecto de inversión y por el representante de la entidad que las autoriza, este documento debe ser preparado en Word, por cada uno de los contratos que se constituya como reserva presupuestal, el cual debe contener como mínimo la siguiente información: número de contrato, nombre del contratista, identificación del contratista, objeto del contrato, rubro y/o proyecto de inversión que afecta (código y nombre del rubro o proyecto) y la justificación clara y específica del por qué se constituye como reserva presupuestal.

d. Las reservas presupuestales que se constituyeron a 31 de diciembre de 2022 y que al cierre de la vigencia 2023 no se hayan girado, fenecerán sin excepción en el Sistema Distrital de Hacienda, proceso que se realizará automáticamente el 31 de diciembre de 2023 y se convertirán en pasivos exigibles.

e. Se debe dar celeridad a la ejecución presupuestal para lograr el máximo nivel de cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo económico, social, ambiental y de obras públicas del Distrito Capital 2020-2024 "Un Nuevo Contrato Social y Ambiental para la Bogotá del Siglo XXI", por lo que con excepción de aquellas situaciones que por circunstancias exógenas a la administración o por directrices de la Alcaldesa Mayor requieran ser priorizadas, se autorizarán modificaciones presupuestales para poder dar cumplimiento a las metas propuestas.

f. Atendiendo los lineamientos de política presupuestales establecidos en la Directiva 001 de 2023 expedida por la Secretaría Distrital de Hacienda — SDH, se debe consultar semanalmente el ranking de inversión que se publica en la sede electrónica de dicha secretaría, de tal manera que las entidades que al finalizar cada trimestre se encuentren en "semáforo rojo", deben generar un plan de mejoramiento que incorpore las acciones específicas para aumentar el nivel de ejecución tanto de compromisos como de giros.

g. Los plazos para los trámites de modificaciones presupuestales una vez radicadas en la Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto, son: i) traslados presupuestales - cinco (5) días hábiles; y ii) cambios de fuentes - siete (7) días hábiles. Tiempo que se cumplimiento de todos los requisitos previstos para el trámite de la modificación pertinente.

h. La Dirección de Gestión Corporativa recibirá solicitudes de modificaciones presupuestales debidamente radicadas y con el lleno de requisitos, hasta el 17 de noviembre de 2023, con el fin de garantizar una respuesta oportuna y que las dependencias cuenten con el tiempo suficiente para culminar sus procesos internos.

i. Caja Menor. El plazo establecido para que la entidad reintegre a la Dirección Distrital de Tesorería de la Secretaría Distrital de Hacienda los recursos de sus cajas menores es el 12 de diciembre de 2023. Para estos efectos, es indispensable el cumplimiento del procedimiento descrito en la Circular DDT- 3 de 2019 expedida por SDH (o la Circular que la modifique o sustituya), en relación con la generación y entrega oportuna y correcta de los recibos de pago con código de barras.

j. Cuentas por Pagar. Las cuentas para pago de proveedores y contratistas radicadas hasta el 15 de diciembre de 2023, serán pagadas en la presente vigencia y las radicadas del 18 al 22 de diciembre de 2023 se constituirán como Cuentas por Pagar y su pago se realizará en el mes de enero de 2024.

2. Programación presupuestal 2024

a. La Alcaldesa Mayor en la Directiva No. 001 de 2023, establece que: "La programación presupuestal para la vigencia 2024 debe reflejar la consolidación de lo pactado en el Plan de Desarrollo 2020-2024, incluyendo los recursos requeridos para la sostenibilidad, fortalecimiento y consolidación de los programas y proyectos sociales y de infraestructura para la Bogotá que Estamos Construyendo por lo cual las Entidades, Fondos de Desarrollo Local y Empresas, deben hacer su programación buscando optimizar al máximo los recursos en un marco de austeridad y uso eficiente de los mismos", por lo que la Secretaría Jurídica Distrital debe programar en el Presupuesto de Gastos e Inversiones de la vigencia 2024, aquellos gastos catalogados como necesarios para el cumplimiento de sus objetivos misionales, los compromisos y metas del Plan Distrital de Desarrollo, conforme con los recursos que se dispongan para tal fin.

b. Las proyecciones de las principales variables económicas, que la entidad debe tener en cuenta en la programación presupuestal para la vigencia 2024, son la definidas en el portal web de la Secretaría Distrital de Hacienda.

La programación de los gastos de bienes y servicios debe considerar criterios de austeridad con un incremento máximo equivalente a la variación del IPC estimada al cierre de 2023 sobre la apropiación vigente, atendiendo el principio de anualidad.

Los gastos de personal se proyectarán con un incremento equivalente al IPC estimado al cierre del 2023, sin perjuicio del acuerdo que resulte en el proceso de negociación colectiva con las Organizaciones Sindicales de empleados públicos del Distrito Capital.

c. Se debe priorizar la asignación de recursos para la atención de poblaciones especiales y diferencial, de acuerdo con lo dispuesto en la normatividad vigente, entre otros: grupos étnicos, juventud, niñas, niños y adolescentes y atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno.

d. Con el fin de reducir trámites presupuestales durante la vigencia y darle mayor agilidad a la ejecución de los recursos de inversión, se recomienda que desde la etapa de programación se incorporen las apropiaciones presupuestales referentes a convenios interadministrativos que se tengan previstas ejecutar en la vigencia siguiente.

e. Para determinar el gasto recurrente de la vigencia 2024 y el que se incluirá para el horizonte del Marco Fiscal de Mediano Plazo, se debe diligenciar el archivo Excel diseñado para tal fin en pesos constantes de 2023, el cual se consolidará para determinar el espacio fiscal para nuevas inversiones.

f. El registro de la programación presupuestal debe hacerse aproximando a miles de pesos, por lo cual, los valores menores a $500 se ajustarán al valor inferior y los mayores o iguales a $500 al valor superior.

g. Teniendo en cuenta el cambio de administración que se prevé en la siguiente vigencia, se podrán programar en el rubro "indemnización por vacaciones", el pago de dicha prestación a los cargos del nivel directivo. En el documento de

anteproyecto de presupuesto, se debe incluir la debida justificación con el detalle de la proyección efectuada.

h. El rubro "Sentencias", solo se podrá programar para procesos que cuenten con fallos judiciales o en su defecto, los calificados con alta probabilidad de exigencia. Para los demás casos, se deberá surtir el traslado presupuestal cuando sea exigible su pago.

i. En lo que corresponde a la programación de los gastos asociados a los servicios TIC, la Entidad deberá atender lo establecido en el Acuerdo 001 de 2019 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. - Comisión Distrital de Sistemas - CDS, expedido por la Comisión Distrital de Sistemas.

j. En el marco de la revisión del anteproyecto de presupuesto 2024, se desarrollarán mesas de gasto integral (funcionamiento e inversión), en las que se realizará el análisis de las necesidades de gasto para el cumplimiento de las políticas sectoriales. Los gastos de inversión se proyectarán en el marco del Plan de Desarrollo vigente con la correspondiente proyección anual, priorizando los recursos necesarios para culminar o consolidar los proyectos en marcha, en el marco del cumplimiento de las Políticas Públicas y el desarrollo del objeto misional de la entidad

2.1. Calidad y eficiencia del gasto

a. Para la programación del presupuesto de la vigencia 2024, debe tenerse en cuenta que en virtud de la Circular Externa No SDH-000004 expedida por la Secretaría Distrital de Hacienda, evaluará los siguientes aspectos: Gasto recurrente, cumplimiento de las metas y los resultados de los indicadores del PMR, relación costo-beneficio por producto, ahorros en gastos de funcionamiento y gastos adicionales que puedan generarse en 2024 con la respectiva propuesta de financiación.

b. La programación de los gastos de inversión deberá evidenciar los criterios de grado de distribución territorial, trazabilidad, progresividad y nivel de satisfacción ciudadana con el resultado, atendiendo lo establecido en artículo 36 del Acuerdo 761 de 2020.

c. Los gastos deberán programarse considerando los criterios de sostenibilidad fiscal, disponibilidad de recursos, fuentes de financiamiento, austeridad, racionalidad en el gasto y los productos a entregar.

d. En el documento de anteproyecto de presupuesto 2024, se debe registrar la información estratégica que le permita a la Dirección Distrital de Presupuesto de la SDH analizar el gasto público ejecutado por la entidad e incluir un capítulo dedicado a la revisión del inventario de obras inconclusas y análisis costo beneficio de su terminación física.

2.2. Austeridad

a. Se debe presentar un plan en donde se establezcan compromisos y metas en materia de austeridad en el Gasto de Funcionamiento. Por lo tanto, la Dirección de Gestión Corporativa deberá presentar a la Secretaría Distrital de Hacienda, un Plan de Austeridad del Gasto de Funcionamiento para la vigencia 2024 y adicionalmente, un informe con los resultados obtenidos de la implementación del Plan de Austeridad del Gasto 2023, con corte a 30 de septiembre. Esta información será entregada con el anteproyecto de presupuesto.

2.3. Cronograma de actividades para programación presupuestal 2024

Para cumplir con el proceso presupuestal de la entidad, se hace necesario atender en oportunidad y calidad cada uno de lineamientos expuestos en la presente circular, para el efecto desde la Oficina Asesora de Planeación y la Dirección de Gestión Corporativa están atentos a resolver cualquier inquietud.

Cordialmente,

AURA JANETH MALAGON ORJUELA

Directora de Gestión Corporativa

Proyectó: Juan Carlos Martínez Bernal - Profesional, Oficina Asesora de Planeación

Revisó. Víctor Hernando Murillo Hurtado - Profesional, Oficina Asesora de Planeación

Jesús María Montoya Maldonado — Dirección de Gestión Corporativa

Aprobó. Camilo Andrés Peña Carbonell - Jefe Oficina Asesora de Planeación

Nota: Ver norma original en Anexos.