RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 037 DE 2023

 

 (Enero 31)

Derogada por el art. 15, Resolución 048 de 2024.

 

Por la cual se constituye la caja menor en la Dirección de Gestión Corporativa de la Secretaría Jurídica Distrital para la vigencia fiscal 2023, se establecen las reglas para su funcionamiento y manejo, y se dictan otras disposiciones

 

EL SECRETARIO JURÍDICO DISTRITAL

 

En uso de sus facultades legales, en especial las que le confieren los numerales 1 y 11 del artículo 5 del Decreto Distrital 323 de 2016, el artículo 20 del Decreto Distrital 492 de 2019, los artículos 56 y 57 del Decreto Distrital 192 de 2021, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que los numerales 1 y 11 del artículo 5 del Decreto Distrital 323 de 2016 establecen como funciones del Despacho de la Secretaría Jurídica Distrital, las de: “Dirigir el desarrollo y realización de las funciones jurídicas y administrativas de la entidad, orientando sus planes y políticas para el debido cumplimiento de su misión y objetivos institucionales, en el marco de los principios de racionalización del gasto”; así como: “Expedir  los  actos administrativos que se requieran para el cumplimiento de las funciones   y el desarrollo de los procesos establecidos para la entidad”.

 

Que los numerales 2 y 4 del artículo 15 del Decreto Distrital 323 de 2016 señalan como funciones   de la Dirección de Gestión Corporativa de la Secretaría Jurídica Distrital, las de: “Dirigir, coordinar y controlar al interior de la Secretaría la ejecución de los programas y actividades relacionadas con los asuntos de carácter administrativo, logístico, operativo y financiero, de conformidad con las disposiciones vigentes”; al igual que: “Dirigir y coordinar las actividades de administración de recursos financieros, contables y presupuestales de la entidad, así como la formulación, planeación y ejecución del proyecto anual del presupuesto de la entidad, las modificaciones, traslados y adiciones presupuestales a que haya lugar, con sujeción a las disposiciones legales y procedimientos respectivos”.

 

Que mediante el numeral 2 del literal B del artículo 1 de la Resolución No. 145 del 2017 de la Secretaría Jurídica Distrital, se delegó en el/la Director(a) de Gestión Corporativa de la entidad, la función de: “Ordenar el pago de las obligaciones a cargo de la Secretaría Jurídica Distrital”.

 

Que el inciso 3 del artículo 20 del Decreto Distrital 492 de 2019 “Por el cual se expiden lineamientos generales sobre austeridad y transparencia del gasto público en las entidades y organismos del orden distrital y se dictan otras disposiciones”, establece que: “Los representantes legales de las entidades y organismos distritales deberán reglamentar internamente las cajas menores, de tal manera que se reduzcan sus cuantías y su número no sea superior a dos (2) por entidad, salvo excepciones debidamente justificadas ante la Secretaría Distrital de Hacienda”.

 

Que el Decreto Distrital 192 de 2021 “Por medio del cual se reglamenta el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital y se dictan otras disposiciones” señala el Funcionamiento de las Cajas Menores y los Avances en Efectivo.

 

Que los artículos 57 y 61 ibídem regulan el procedimiento para la constitución de las cajas menores de las entidades distritales y su cuantía máxima mensual, en los siguientes términos:

 

“Artículo 57^°. Constitución Las Cajas Menores se constituirán, para cada vigencia fiscal, mediante Resolución suscrita por el Jefe de la respectiva entidad pública distrital, en la cual se deberá indicar: i) la cuantía, ii) el responsable, iii) la finalidad, iv) la clase de gastos que se pueden realizar, v) la unidad ejecutora y vi) la cuantía de cada rubro presupuestal; sin exceder el monto mensual asignado a la caja menor y en ningún caso el límite establecido por el estatuto de contratación para compras directas.

 

Las cajas menores deberán ajustarse a las necesidades de cada entidad, siendo responsabilidad de los ordenadores del gasto de dichas entidades el buen uso de las mismas y el cumplimiento de las reglas que aquí se establecen.

 

Artículo 61. Cuantía: La cuantía máxima mensual de la sumatoria de los fondos que se manejen a través de cajas menores se determinará en función del presupuesto anual de cada vigencia fiscal de las entidades señaladas en el artículo 55 del presente Decreto, expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes, de acuerdo con la siguiente clasificación:

 

Parágrafo 1°. - Para efectos de lo dispuesto en el presente artículo, se excluye del presupuesto de gastos e inversiones lo correspondiente a transferencias presupuestales y servicio de la deuda pública.

 

Parágrafo 2°. - Cuando en una entidad exista más de una caja menor, la sumatoria de los montos de las mismas, no podrá ser superior a las cuantías antes señaladas.”

Que mediante la Resolución DDC-OOOOO1 del 12 de mayo de 2009, expedida por el contador general de Bogotá D.C., se adoptó el Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores.

 

Que mediante el Decreto Nacional 2613 de 2022[1]  se fijó el salario mínimo legal mensual en la suma de UN MILLÓN CIENTO SESENTA MIL PESOS M/CTE ($1.160.000.00), para la vigencia 2023.

 

Que mediante el Decreto Distrital 612 de 2022 “Por el cual se liquida el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de Bogotá, Distrito Capital, para la vigencia fiscal comprendida entre el 1^° de enero y el 31 de diciembre de 2023 y se dictan otras disposiciones, en cumplimiento del Decreto 571 del 14 de diciembre de 2022, expedido por la Alcaldesa Mayor de Bogotá, Distrito Capital”, se definió el presupuesto de la Secretaría Jurídica Distrital para vigencia 2023 por valor de TREINTA Y CUATRO MIL SEISCIENTOS DIECINUEVE MILLONES CIENTO DIECISÉIS MIL PESOS M/CTE ($34.619.116.000), que corresponden a 29.844 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV).

 

Que, en consecuencia, de conformidad con el citado artículo 61 del Decreto Distrital 192 de 2021, esta Secretaría puede constituir una caja menor con una cuantía máxima mensual de 110 SMMLV, equivalente a CIENTO VEINTISIETE MILLONES SEISCIENTOS MIL PESOS M/CTE ($127.600.000).

 

Que en el marco de lo anterior y atendiendo lo establecido en el artículo 59 del Decreto Distrital 192 de 2021, para la constitución de la caja menor, la Secretaría Jurídica Distrital cuenta con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) No. 58 del 11 de enero de 2023, por la suma de DOCE MILLONES CINCO MIL PESOS ($12.005.000) M/CTE, equivalente a 10,34 SMMLV, para atender los gastos definidos en el Presupuesto Anual que tengan el carácter de urgentes, imprescindibles o inaplazables, necesarios para el normal funcionamiento y la prestación del servicio por la entidad.

 

Que los artículos 63 y 77 del Decreto Distrital 192 de 2021 establecen lo siguiente:

 

"Artículo 63°. Manejo del dinero. El manejo del dinero de caja menor se hará a través de una cuenta corriente de acuerdo con las normas legales vigentes. No obstante, se podrá manejar en efectivo hasta una cuantía no superior a cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Estos recursos serán administrados por el servidor público facultado, debidamente asegurado.

 

Artículo 77°. Fianzas y garantías. El ordenador del gasto deberá constituir las fianzas y garantías que considere necesarias para proteger los recursos del Tesoro Público que se manejen a través de las cajas menores o se entreguen como avances.”

 

Que en virtud de lo señalado, se hace necesario que la Secretaría Jurídica Distrital constituya las garantías requeridas a través de una póliza de seguros, para proteger los recursos de la caja menor.

Que la Secretaría Jurídica Distrital, mediante la Resolución No. 182 de 2022, constituyó la caja menor para la vigencia fiscal 2022, y estableció las reglas para su funcionamiento y manejo.

 

Que, de conformidad con lo establecido en el inciso segundo del artículo 58 del Decreto Distrital 192 de 2021, según el cual: “Las cajas menores funcionarán contablemente como un fondo fijo que se provee con recursos del presupuesto asignado a la respectiva entidad, en cada vigencia fiscal”, se hace necesario derogar la Resolución No. 182 de 2022 y constituir la caja menor de la vigencia fiscal 2023.

 

En mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

ARTÍCULO 1. Constitución y cuantía. Constituir la caja menor de la Secretaría Jurídica Distrital para la vigencia fiscal 2023, en cabeza de la Dirección de Gestión Corporativa, con el objeto de atender los gastos urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios para el buen funcionamiento de la entidad, determinada en una cuantía anual por valor de DOCE MILLONES CINCO MIL PESOS M/CTE ($12.005.000).

 

PARÁGRAFO. La caja menor que se constituye mediante la presente resolución se encuentra amparada con el certificado de disponibilidad presupuestal CDP No. 58 del 11 de enero de 2023, expedido por la Dirección de Gestión Corporativa de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

ARTÍCULO 2. Responsable de la caja menor. El/la responsable de la caja menor es el/la Director/a de Gestión Corporativa, quien tendrá a su cargo la administración y manejo de los recursos asignados a dicha caja, y podrá delegar en un/a servidor/a público/a del nivel profesional de confianza, únicamente su manejo operativo. Esta designación se hará mediante memorando, del cual deberá remitirse una copia al profesional especializado con funciones de contador del Proceso de Gestión Financiera y a la Oficina de Control Interno.

 

PARÁGRAFO 1. Cuando el profesional designado no pueda hacerse cargo del manejo operativo de la caja menor, de forma definitiva o temporal (por situaciones administrativas como: vacaciones, licencia o comisión, entre otros), el/la Director/a de Gestión Corporativa llevará a cabo el manejo operativo o podrá designar un nuevo responsable, por el término que corresponda, de conformidad con Io establecido en el presente artículo.

 

En estos casos, deberá elaborarse un acta de entrega suscrita tanto por quien entrega el manejo operativo, como por quien lo recibe, incluyendo también el visto bueno del/la Director/a de Gestión Corporativa, cuando designe un nuevo responsable. El acta de entrega deberá contener, como mínimo, la evidencia de entrega de libros en efectivo y bancos actualizados, entrega de todos los documentos soporte de ejecución de la caja menor, incluyendo caja fuerte, chequeras, facturas, egresos, entre otros. La entrega del dinero deberá constar en el formato de arqueo de caja menor, debidamente diligenciado y firmado por las partes, el cual hará parte integral del acta.

 

PARÁGRAFO 2. Para efectos de la ejecución y legalización de los recursos asignados a la caja menor, el responsable de la caja menor responderá disciplinaria, civil y penalmente por las acciones y omisiones resultantes de sus actuaciones respecto de la administración de estos fondos.

 

ARTÍCULO 3. Finalidad. La caja menor tiene como finalidad atender los gastos de funcionamiento definidos en el Presupuesto Anual del Distrito Capital que tengan el carácter de urgentes, imprescindibles o inaplazables, necesarios para el buen funcionamiento de la Secretaría Jurídica Distrital, sin exceder las cuantías indicadas en los respectivos rubros.

 

PARÁGRAFO 1. Los servidores públicos responsables de la caja menor podrán solicitar reembolsos una (1) vez al mes, en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, ni del setenta por ciento (70%) del monto total mensual autorizado de todos los valores de los rubros presupuestales afectados.

 

PARÁGRAFO 2. En todo caso, para efectuar gastos con cargo a la caja menor, se deberán acatar las disposiciones en materia de austeridad del gasto vigentes.

 

ARTÍCULO 4. Póliza de manejo. El/la responsable de la caja menor de la Secretaría Jurídica Distrital y el/la profesional designado/a para el manejo operativo, deberán estar amparados por una póliza de manejo ante una entidad aseguradora debidamente reconocida por el Estado, la cual debe cubrir el cien por ciento (100%) del monto del fondo de la caja menor.

 

ARTÍCULO 5. Unidad Ejecutora, Rubros Presupuestales y Cuantía. Los gastos realizados con cargo a la caja menor de la Secretaría Jurídica Distrital serán imputados a los rubros presupuestales que se indican a continuación, de conformidad con la clasificación y definición de los rubros de gastos señalados en el Decreto Distrital 612 de 2022 y descritos en el Plan de Cuentas para el Distrito Capital, sin superar las siguientes cuantías:

 

 

El monto total de la caja menor para ejecutar en la vigencia 2023, es de DOCE MILLONES CINCO MIL PESOS ($12.005.000) M/CTE.

 

ARTÍCULO 6. Primer giro. El primer giro se efectuará con base en los siguientes requisitos:

 

1. Resolución de constitución de la caja menor, expedida de conformidad con las normas presupuestales vigentes.

 

2. Certificados de Disponibilidad Presupuestal expedidos por la Dirección de Gestión Corporativa o quien hagas sus veces, que garanticen la existencia de la apropiación presupuestal con el fin de amparar los gastos a realizar. El monto certificado corresponderá a lo autorizado anualmente para efectuar pagos con cargo a los recursos de caja menor.

 

3. Póliza de manejo por el monto total del valor de la caja menor que ampare a los servidores públicos encargados de la ordenación del gasto y responsables del manejo de la misma.

 

ARTÍCULO 7. Manejo de dinero. El manejo del dinero de la caja menor se hará a través de una cuenta corriente oficial, debidamente autorizada por el ordenador del gasto y el responsable de la misma, denominada así: “Caja Menor Secretaría Jurídica Distrital, Alcaldía Mayor Nit. 899.999.061-9”.

 

PARÁGRAFO. Como parte del procedimiento para la legalización de la caja menor, al cierre de la vigencia fiscal 2023, los responsables de su manejo suscribirán un acta en la que conste el número de cheques que quedaron sin utilizar, cuya custodia asumen hasta la apertura de la siguiente vigencia fiscal.

 

El acta mencionada será entregada como parte de los documentos de legalización de la respectiva caja menor, y se le suministrará una copia de la misma al/la Directora/a de Gestión Corporativa, para su conocimiento.

 

ARTÍCULO 8. Apertura de los libros. El/la Director/a de Gestión Corporativa procederá a la apertura de los libros: "Caja" y "Bancos", donde se contabilizarán diariamente las operaciones que afecten la caja menor, indicando: fecha, imputación presupuestal del gasto, concepto y valor; junto con los respectivos comprobantes que respalden cada operación.

 

PARÁGRAFO. Con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan, el profesional especializado. con funciones de contador del Proceso de Gestión Financiera de la Secretaría Jurídica Distrital deberá efectuar arqueos periódicos y eventuales, independientemente de la verificación que al respecto se decida adelantar por parte de la Oficina de Control Interno.

 

ARTÍCULO 9. Pagos de caja menor. Cada vez que se realice un pago con cargo a la caja menor, el servidor público responsable del manejo operativo deberá registrar:

 

1. El rubro presupuestal al que corresponde imputarlo y la respectiva cuenta contable.

 

2. El monto bruto.

 

3. Las deducciones practicadas especificando concepto y monto.

 

4. El monto líquido pagado.

 

5. La fecha del pago

 

6. El documento de identidad o Nit. del beneficiario.

 

7. Los demás datos que considere necesarios.

 

PARÁGRAFO. El servidor público responsable del manejo operativo de la caja menor deberá efectuar los descuentos y retenciones (retención en la fuente, retención de IVA, retención de ICA, etc.), a que hubiere lugar.

 

ARTÍCULO 10. Entrega de avances. Constituyen avances los adelantos en dinero entregados a funcionarios pertenecientes a la planta de empleos de la Secretaría Jurídica Distrital, con el objeto de atender los gastos urgentes, imprescindibles o inaplazables necesarios. Para ello, se requiere de la existencia del requerimiento respectivo y la aprobación escrita del responsable de la caja menor, así como la expedición del respectivo recibo provisional de caja.

 

PARÁGRAFO. El responsable del manejo operativo de la caja menor está autorizado para la entrega de los dineros y la legalización de los mismos.

 

ARTÍCULO 11. Legalización de los avances. La legalización de los avances deberá efectuarse durante los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de entrega de los dineros y dos (2) días antes del cierre del mes. El recibo provisional de caja será destruido una vez se realice la respectiva legalización. Los servidores públicos a quienes se les concedan avances se harán responsables fiscal, disciplinaria, penal y pecuniariamente por el incumplimiento en la legalización oportuna y por el manejo de tales dineros, sin perjuicio de las acciones legales a que hubiere lugar.

PARÁGRAFO 1. No podrá concederse un nuevo avance a un servidor público, hasta tanto no haya legalizado el gasto anterior, salvo que no hubiere transcurrido el tiempo de legalización de que trata este artículo.

 

PARÁGRAFO 2. La legalización definitiva de la caja menor se hará de acuerdo con la programación establecida por la Dirección Distrital de Tesorería de la Secretaría Distrital de Hacienda, para efectos del cierre fiscal.

 

ARTÍCULO 12. Prohibiciones. No se podrán realizar las siguientes operaciones con los fondos de la caja menor:

 

1. Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en el almacén o depósito de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

2. Fraccionar compras de un mismo elemento y/o servicio.

 

3. Realizar desembolsos para sufragar gastos con destino a entidad distinta a la Secretaría Jurídica Distrital.

 

4. Reconocer y pagar gastos por conceptos de servicios personales y contribuciones que establece la ley sobre nómina, cesantías y pensiones.

 

5. Cambiar cheques o efectuar préstamos.

 

6. Efectuar pagos por la adquisición de bienes o servicios que se encuentren previstos en el Plan Anual de Adquisiciones de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

ARTÍCULO 13. Arqueos de Caja Menor. Sin perjuicio de los arqueos adelantados por parte de la Oficina de Control Interno y por el ordenador del gasto, el profesional especializado con funciones de contador del Proceso de Gestión Financiera deberá realizar, por lo menos, un arqueo mensual a la caja menor constituida por esta resolución.

 

En aquellos casos en los que el resultado del arqueo sea un sobrante de caja menor, el responsable tendrá un término de dos (2) días para efectuar el respectivo reintegro ante la Dirección Distrital de Tesorería de la Secretaría Distrital de Hacienda; para el caso de los faltantes, se procederá a remitir la respectiva notificación a la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios, para que adelante las gestiones pertinentes.

 

ARTÍCULO 14. Normas Aplicables. El funcionamiento y manejo de la caja menor que se constituye mediante la presente resolución debe sujetarse a lo dispuesto en los Decretos Distritales 492 de 2019 y 192 de 2021. Además, se tendrán en cuenta las definiciones contenidas en el Decreto Distrital 612 de 2022, y en las demás disposiciones legales y reglamentarias que se expidan sobre la materia.

 

ARTÍCULO 15. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución No. 182 de 2022.

WILLIAM MENDIETA MONTEALEGRE

 

Secretario Jurídico Distrital

 

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