RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 030 DE 2023

(Septiembre 05)

Para: Secretario, Subsecretario, Directores(as), jefes de oficina, gestores(as) de inventarios y servidores(as) de la Secretaría Jurídica Distrital.

De: Directora de Gestión Corporativa

Asunto: Lineamientos y programación para toma física de los bienes muebles de la Secretaría Jurídica Distrital.

Radicado: 3-2023-7943

Cordial saludo.

En cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 4.2. "Toma física de bienes" del "Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y control de los bienes en las Entidades de Gobierno Distritales" expedido mediante la Resolución DDC-000001 de 2019 por la Secretaría Distrital de Hacienda; la Secretaría Jurídica Distrital, a través del proceso "Gestión Administrativa" de la Dirección de Gestión Corporativa, inicia el proceso de verificación física de manera integral, de los bienes o elementos entregados a las dependencias y a cargo de servidores(as) públicos(as) y demás vinculados; para confrontar y conciliar las existencias reales e información de los mismos contra los registros del Sistema de Información para la Administración de Inventarios - SAI, dispuesto por la entidad para la administración de sus bienes, y del área contable

Es importante señalar que con estas acciones se da cumplimiento también a lo dispuesto en la Directiva No. 008 de 2021 en materia de manejo de bienes y se evidencia la existencia y el estado de estos de conformidad con los deberes señalados en la Ley 1952 de 2019

Por lo anterior, se solicita de manera especial a los(las) jefes de dependencia, socializar el siguiente "cronograma de levantamiento físico", con antelación a las fechas programadas; toda vez que se hace necesario contar con la presencia de los(las) servidores(as) asignados(as) al área, con bienes a cargo del control, custodia y salvaguarda los bienes, así como la presencia del(la) gestor(a) de inventarios. Cada servidor(a) debe firmar la planilla de levantamiento del inventario 2311500-FT133, la cual será cotejada con la registrada en el sistema de información.

Igualmente, se solicita de manera atenta, atender los siguientes requerimientos.

Es preciso que los(as) gestores(as) de inventarios de cada una de las dependencias, participen activamente en la toma física; previo a la actividad y sensibilicen a todos(as) los (las) servidores(as) que hacen parte de la dependencia, verificando el inventario total de la misma e identificando los servidores o demás que los tienen a cargo

Los(las) servidores(as) con bienes a su cargo, deberán tenerlos ubicados y organizados en el sitio o destino que les fue asignado inicialmente, para su verificación física por parte de los servidores designados por la Dirección de Gestión Corporativa.

Agradecemos que no se realice ningún movimiento de bienes durante el tiempo programado para la toma física, sin la autorización del proceso Gestión Administrativa de la Dirección de Gestión Corporativa

Una vez realizada la toma física, el responsable de los bienes deberá firmar la planilla correspondiente de manera inmediata.

Una vez realizada la toma, por favor no trasladar físicamente los bienes de un lugar a otro sin la autorización del grupo de almacén, por si se hace necesario verificar la información registrada.

Por último, agradecemos su activa participación, que redundará en beneficio del proceso administrativo de la entidad, y por ende, se tendrá la certeza de los bienes asignados a cada dependencia y a cargo de cada servidor(a).

Cordialmente,

AURA JANETH MALAGÓN ORJUELA

Directora de Gestión Corporativa

Proyectó: Dora Gutiérrez Hernández, Profesional Especializado - D.G.C.

Revisó. Oscar Miguel Díaz Romero, Contratista - D.G.C.

Aprobó: Aura Janeth Malagón Orjuela, Directora - D.G.C

Nota. Ver norma original en Anexos.