RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 041 DE 2023

(Noviembre 29)

PARA: SECRETARIA DE DESPACHO, SUBSECRETARIO/A, DIRECTORES/AS, JEFES/AS DE OFICINA Y SERVIDORES/AS DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

DE: DIRECTORA DE GESTIÓN CORPORATIVA DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL.

ASUNTO: PROGRAMACIÓN TRIMESTRAL DE DISFRUTE DE VACACIONES AÑO 2024.

RADICACIÓN 3-2023-10832

Para efectos de organización administrativa, presupuestal y con el fin de garantizar mayor oportunidad en el trámite de los procesos de nómina en la Dirección Gestión Corporativa, a continuación, se relacionan las fechas de programación trimestral del disfrute de vacaciones de las y los servidores públicos de la Secretaría Jurídica Distrital durante el año 2024.

La o el Director o Jefe de cada dependencia u oficina presentará la programación trimestral de las vacaciones del personal a cargo, en las siguientes fechas:

- Las vacaciones que serán disfrutadas en durante el mes de marzo de 2024, deberán radicarse en la Dirección de Gestión Corporativa a más tardar el día 23 de enero de 2024.

- Las vacaciones que serán disfrutadas entre los meses de abril y junio de 2024, deberán radicarse en la Dirección de Gestión Corporativa a más tardar el día 26 de febrero de 2024.

- Las vacaciones que serán disfrutadas entre los meses de julio y septiembre de 2024, deberán radicarse en la Dirección de Gestión Corporativa a más tardar el día 21 de mayo de 2024.

- Las vacaciones que serán disfrutadas entre los meses de octubre y diciembre de 2024, deberán radicarse en la Dirección de Gestión Corporativa a más tardar el día 27 de agosto de 2024.

- Las vacaciones que serán disfrutadas entre los meses de enero y febrero ce 2025, deberán radicarse en la Dirección de Gestión Corporativa a más tardar el día 20 de septiembre de 2024.

En todos los casos cada dependencia tendrá que organizar las vacaciones de las y los servidores públicos de manera que se garantice la prestación del servicio.

Es preciso señalar que en el mes de diciembre de 2023, para el proceso de programación de vacaciones de las y los servidores públicos de la Secretaría Jurídica Distrital, se empezará a implementar una nueva funcionalidad que permitirá a través del aplicativo "SIGA" - MODULO DE TRAMITES realizar la solicitud de programación de vacaciones del periodo más antiguo pendiente por disfrutar.

Esta validación se realizará mediante interoperabilidad con el aplicativo de Personal y Nómina "PERNO", pasará a aprobación del jefe inmediato, una vez sea aprobado pasará automáticamente a la Dirección de Gestión Corporativa, quien se encargará de la aprobación final, posterior a la aprobación final el aplicativo debe generar un memorando electrónico, a fin de notificar la aprobación de las vacaciones a los responsables del proceso y finalmente se genere el respectivo acto administrativo.

La capacitación sobre el funcionamiento de esta funcionalidad será realizada durante el mes de diciembre de 2023, mes en cual se encontrará en la etapa de pruebas y posteriormente entrará en producción.

Esta nueva funcionalidad podrá encontrarse a partir del mes de diciembre de 2023 en el siguiente link:

https://siga.bogotajuridica.gov.co/WebSigat/

Ahora bien, dado que esta nueva funcionalidad se encuentra en periodo de implementación y por ende estaremos en una etapa de transición, en el caso de presentar fallas en el aplicativo, es preciso que el director o jefe de cada dependencia presente la programación trimestral de las vacaciones del personal a cargo en el formato establecido (Formato 2311300-FT-021 Versión 01 "Programación de Vacaciones").

Finalmente es preciso señalar que se establece la programación trimestral en virtud de lo pactado en el acuerdo laboral 2023 numeral 32 así: "La Secretaría Jurídica Distrital en la circular que emita en el mes de diciembre de 2023 para la programación de vacaciones preverá que la misma se pueda efectuar de forma trimestral informando las fechas en que esto deberá hacerse para la vigencia 2024".

Así mismo para efectos de organización administrativa y presupuestal, se establecen para el disfrute de las vacaciones las siguientes condiciones:

1. Las y los servidores públicos de la Entidad no podrán acumular más de dos (2) periodos de vacaciones, esto solo procederá cuando haya necesidad del servicio y siempre que esto obedezca a aplazamiento de las vacaciones decretado por resolución motivada. (Artículo 13 del Decreto 1045 de 1978)

2. El derecho a disfrutarlas o a recibir compensación por las vacaciones prescriben en un plazo de cuatro (4) años, contados a partir de la fecha en que se haya causado el derecho; el aplazamiento de las vacaciones interrumpe el término de prescripción, siempre que medie la correspondiente resolución. (Artículo 23 Decreto 1045 de 1978 Concepto 099041 de 2021 Departamento Administrativo de la Función Pública)

3. La notificación a las y los servidores públicos de la resolución que concede las

vacaciones se realizará con antelación al inicio del disfrute de estas.

4. El pago de los conceptos de vacaciones se realizará con antelación al inicio del

disfrute.

5. Una vez reconocido el disfrute de las vacaciones, éstas deben ser disfrutadas en su totalidad, no deberán ser autorizados aplazamientos o interrupciones. (salvo casos excepcionales y por necesidades del servicio).

Aplazamiento

Si por circunstancias excepcionales sobrevinientes a la programación de las vacaciones, una o un servidor público debe reprogramar la fecha del disfrute, el aplazamiento se realizará por solicitud escrita dirigida a la Dirección de Gestión. Corporativa y con el visto bueno del jefe inmediato, mencionando las razones concretas en las que se fundamenta el aplazamiento, y deberá presentarse con antelación de diez (10) días calendario al inicio del disfrute.

Una vez se concerté entre ella servidor/a publico/a con el jefe inmediato una nueva fecha en que iniciará las vacaciones, la cual deberá ser posterior a la fecha inicialmente programada, deberá ser informada mediante memorando electrónico.

Interrupción

Son causales de interrupción de vacaciones las siguientes:

a) Estricta necesidad del servicio.

b) Incapacidad ocasionada por enfermedad general o enfermedad profesional o accidente de trabajo.

c) Incapacidad por aborto

d) Licencia por luto

e) Licencia de paternidad

f) Licencia de maternidad

g) Otorgamiento de una comisión de servicios

h) El llamamiento a filas

En cuanto al literal a) la solicitud de la interrupción la debe realizar el jefe inmediato a través del formato establecido (Formato 2311300-FT-021 Versión 01 "Programación de Vacaciones"), anotando una breve descripción del motivo y mínimo con tres (3) días hábiles de antelación a la fecha en la cual se solicita el reintegro de la o el servidor público. En este mismo formato se debe indicar la fecha en la que reanudará las vacaciones.

En el caso de presentarse alguna de las causales de interrupción de vacaciones de los literales b) a la h), las y los servidores públicos que se encuentren disfrutando del periodo de vacaciones, deberán solicitar y remitir de manera oportuna a la Dirección de Gestión Corporativa la interrupción de las vacaciones y el respetivo soporte.

Cordialmente,

AURA JANETH MALAGÓN ORJUELA

DIRECTORA DE GESTIÓN CORPORATIVA

Proyectó: Samuel Hernández Murcia, Profesional Especializado, Dirección de Gestión Corporativa Briceida Alvarado, Profesional Universitario, Dirección de Gestión Corporativa

Revisó: Yomaira Amparo Alarcón, Profesional Especializado, Dirección de Gestión Corporativa

Aprobó: Aura Janeth Malagón Orjuela - Directora de Gestión Corporativa

Nota: Ver Circular original en Anexos.