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CIRCULAR 040 DE 2023
(Noviembre 28)
Para: TODAS LAS DEPENDENCIAS
De: DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA
Asunto: LINEAMIENTOS – CIERRE DE VIGENCIA 2023
Con el objetivo de preparar las actividades de carácter financiero,
administrativo y contractual requeridas para el cierre de la vigencia 2023, la
Dirección de Gestión Corporativa establece los siguientes lineamientos a
tener en cuenta por las dependencias, en procura de efectuar un cierre efectivo
y oportuno de los registros y operaciones de la entidad:
Gestión Administrativa - Las dependencias que gestionan la compra de bienes que implique
la gestión de ingreso de bienes al almacén y afectación de los inventarios de
la entidad, deben enviar las solicitudes a más tardar el 15 de diciembre de 2023,
con el fin de efectuar los registros correspondientes y adelantar los
respectivos pagos en el mes de diciembre de 2023 y realizar el cierre
definitivo el 29 de diciembre de 2023.
- Los supervisores de contratos de prestación de
servicios deben garantizar que los contratistas realicen la devolución de los
bienes que le fueron asignados con la debida antelación a la fecha de
terminación del contrato, así como el cierre efectivo de los radicados a su
cargo en el sistema SIGA, la entrega del carné y la tarjeta de ingreso, a
efectos de generar la constancia de devolución de bienes y cancelación de
servicios. (FT-2311500-200 Sistema SAI).
- Los servidores y contratistas que requieran la
constancia de devolución de bienes y cancelación de servicios, deben realizar
la solicitud al proceso Gestión Administrativa, por lo menos cuatro (4) días
antes de la finalización del contrato para que puedan gestionar firmas; dicha
constancia será generada por el sistema siempre y cuando el servidor o
contratista no registre bienes a cargo. En caso de registrar bienes a cargo,
deberá realizar el traslado de bienes, de conformidad con el procedimiento
Movimiento de bienes PR-2311500-078, es de anotar que por el cierre mensual del
mes de noviembre el almacén no podrá registrar traslados de bienes durante el
periodo comprendido del 1 al 07 de diciembre de 2023. - Caja Menor: Los servidores que requieran fondos de carácter urgente, imprescindible e inaplazable con recursos de caja menor, deberán realizar sus requerimientos a más tardar hasta el día 01 de diciembre de 2023, a fin de realizar el cierre y presentación de la misma en los plazos estipulados por la Secretaría Distrital de Hacienda, que se tiene programada para el 13 de diciembre de 2023. Gestión Presupuestal - La Dirección de Gestión
Corporativa expedirá Certificados de Registro Presupuestal hasta el día 22 de
diciembre de 2023.
- Supervisores e
Interventores de contratos deben garantizar el pago de la totalidad de los
recursos de cada contrato, evitando así la generación de reservas
presupuestales; si por caso fortuito o de fuerza mayor se generan saldos de
contratos como reservas presupuestales deberán presentar la respectiva
justificación en formato en Word (adjunto a la presente), a más tardar el 26 de
diciembre de 2023, en línea con lo estipulado en la Circular No. 031 de 2017
expedida por la Procuraduría General de la Nación.
- La justificación
consolidada debe ser firmada por el (la) Ordenador(a) del Gasto, el (la)
Responsable de Presupuesto, el (la) supervisor del contrato y el (la)
responsable del proyecto de inversión y/o rubro presupuestal. Igualmente se
debe programar en una hoja Excel, el PAC de Reservas 2023, tal como van a hacer
giradas mes a mes en la vigencia 2024 a partir del mes de febrero. (La
programación de giro no debe superar el primer semestre de la vigencia).
- Los responsables de
proyectos de inversión y/o funcionamiento deben solicitar a más tardar el 22 de
diciembre de 2023 mediante memorando dirigido a la Dirección de Gestión
Corporativa, la anulación de los certificados de disponibilidad presupuestal
que cuentan con recursos sin comprometer, verificando que no hayan sido
afectados con registros presupuestales.
- Los responsables de
proyectos de inversión y/o funcionamiento deben solicitar mediante memorando
dirigido a la Dirección de Gestión Corporativa la liberación de saldos no
ejecutados correspondientes a registros presupuestales, a más tardar el 26 de
diciembre de 2023, adjuntando la respectiva acta de liquidación formalizada. Es
de aclarar que de acuerdo a la normatividad vigente el único que ordena la
anulación de saldos de registros y reservas presupuestales es el (la) Ordenador
(a) del Gasto, por solicitud de los responsables de proyectos de inversión y/o
rubros presupuestales.
- Los responsables de
proyectos de inversión y/o funcionamiento deben solicitar mediante memorando
dirigido a la Dirección de Gestión Corporativa la anulación de saldos de las
Reservas Presupuestales 2022, y/o ser pagadas en su totalidad; las anulaciones
de saldos deben estar acompañadas de la respectiva acta de liquidación del
contrato. Esta información debe ser radicada a más tardar el 26 de diciembre de
2023.
- Los responsables de
proyectos de inversión y/o funcionamiento deben presentar a más tardar el 27 de
diciembre de 2023 el PAC mensualizado de las reservas presupuestales que van a
quedar en la vigencia y deben ser aprobadas por el ordenador del gasto; estas
reservas presupuestales serán pagadas en la vigencia 2024 a partir del mes de
febrero. Gestión Contractual Conforme al
procedimiento de ejecución de contratos, al terminar la ejecución del contrato
se deberán tener en cuenta los siguientes lineamientos:
- Diligenciar el formato
2311600-FT-312 Informe final de supervisión, el cual será de obligatoria
presentación para el último pago del contrato, al igual que la correspondiente
constancia de devolución de bienes y cancelación de servicios. (FT-2311500-200
Sistema SAI).
- Los supervisores de
contratos de prestación de servicios deberán garantizar que los contratistas
realicen la devolución de los bienes que le fueron asignados, al igual que el
cierre efectivo de los radicados a su cargo en el sistema SIGA, la entrega del
carné y la tarjeta de ingreso, a efectos de generar la constancia de devolución
de bienes y cancelación de servicios. (FT-2311500-200 Sistema SAI).
- Los contratistas que
requieran la constancia de devolución de bienes y cancelación de servicios
deberán realizar la solicitud al proceso Gestión Administrativa de la Dirección
de Gestión Corporativa con cuatro 4 días de antelación a la finalización del
contrato, atendiendo las disposiciones enunciadas en la sección de Gestión
Administrativa.
- Una vez se apruebe el
último pago en la plataforma SECOP II, cada supervisor de contrato deberá
validar que se esté ejecutando la totalidad (100%) del contrato. Así mismo el
supervisor deberá validar que se encuentren publicados en plataforma todos los
documentos que den cuenta de la ejecución del contrato.
- Atendiendo al alto
volumen de trabajo programado para el proceso contractual durante los meses de
diciembre y enero, los certificados contractuales deberán requerirse al menos
con 10 días hábiles de antelación y se atenderán solicitudes en estricto orden
de radicación. Cronograma de
radicación (Trámites de Pago) En línea con las directrices y plazos
establecidos por la Secretaría Distrital de Hacienda y con la expedición de la
Circular de la Dirección de Gestión Corporativa No. 02 del 3 de enero de 2023 y
teniendo en cuenta el cierre de la vigencia 2023, a continuación, se establece
la programación para radicación de trámites de pago, así: PRESTACIÓN DE SERVICIOS
PROVEEDORES
Todas las facturas de la vigencia 2023 deberán tramitarse de acuerdo a las fechas antes relacionadas. En la vigencia 2024 NO se recibirán facturas con fecha del año 2023. Reiteramos la importancia de revisar cuidadosamente toda la documentación a radicar, así como su diligenciamiento, a fin de minimizar los alcances a los radicados que generan reprocesos y demoras en el proceso de pago. Finalmente es preciso resaltar que, el cumplimiento del cronograma establecido en la presente circular garantizará una adecuada y oportuna ejecución de los recursos asignados en cada dependencia (PAC), permitiendo cumplir oportunamente con los objetivos y metas trazadas por la entidad. Gestión Contable En lo relacionado con la información requerida para el cierre contable de la vigencia y la preparación de los estados financieros 2023, tener en cuenta lo establecido en la Circular 027 de 2022, expedida por la Dirección de Gestión Corporativa. Con el cumplimiento de estos lineamientos lograremos como entidad un cierre de vigencia exitoso. AURA JANETH MALAGÓN ORJUELA Directora de Gestión Corporativa Anexos: Formato Justificación Reservas Presupuestales
Proyectó: Jesús María Montoya M – Profesional Especializado DGC Adriana Patricia Guzmán Contreras - Profesional Especializado DGC Héctor Iván Arredondo Vélez - Profesional Especializado DGC Revisó: Oscar Miguel Díaz Romero – Contratista DGC Aprobó: Aura Janeth Malagón Orjuela – Directora de Gestión Corporativa
Nota: Ver anexo y norma original en Anexos. |