RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 048 DE 2024

 

(Enero 26)

 

Por la cual se constituye la caja menor de la Secretaría Jurídica Distrital para la vigencia fiscal 2024, y se establecen las reglas para su funcionamiento y manejo

 

EL SECRETARIO JURÍDICO DISTRITAL (E)

 

En uso de sus facultades legales, en especial las que le confieren el artículo 20 del Decreto Distrital 492 de 2019, los artículos 56 y 57 del Decreto Distrital 192 de 2021, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que el Decreto Distrital 192 de 2021 "Por medio del cual se reglamenta el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital y se dictan otras disposiciones”, señala en su artículo 58 que las cajas menores funcionarán contablemente como un fondo fijo que se provee con recursos del presupuesto asignado ala entidad, en cada vigencia fiscal, con la finalidad de sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto de Gastos Generales que tengan el carácter de imprevistos, urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios, definidos en la Resolución de constitución respectiva y, en todo caso, enmarcados dentro de las políticas de racionalización del gasto.

 

Que el artículo 57 ibídem establece que las cajas menores se constituirán, para cada vigencia fiscal, mediante Resolución suscrita por el Jefe de la respectiva entidad pública distrital, en la cual se deberá indicar: i) la cuantía, ¡¡) el responsable, iii) la finalidad, iv) la clase de gastos que se pueden realizar, v) la unidad ejecutora y vi) la cuantía de cada rubro presupuestal, sin exceder el monto mensual asignado a la caja menor y el límite establecido por el estatuto de contratación para compras directas. Adicionalmente, la mencionada disposición establece que las cajas menores deberán ajustarse a las necesidades de cada entidad, siendo responsabilidad de los ordenadores del gasto el buen uso de las mismas y el cumplimiento de las reglas previstas en dicha norma.

 

Que el artículo 56 de la norma mencionada, en línea con el artículo 20 del Decreto Distrital 492 de 2019 "Por el cual se expiden lineamientos generales sobre austeridad y transparencia del gasto público en las entidades y organismos del orden distrital y se dictan otras disposiciones”, dispone que el monto de las cajas menores será determinado por el representante legal de la entidad distrital, quien deberá reglamentarlas internamente, de tal manera que se haga un uso razonable de las mismas, siguiendo lineamientos de austeridad y transparencia en el gasto público.

 

Que el artículo 61 del referido Decreto Distrital 192 de 2021, en lo referente a la cuantía máxima mensual de las cajas menores de las entidades distritales establece lo siguiente:

 

“Artículo 61”. Cuantía: La cuantía máxima mensual de la sumatoria de los fondos que se manejen a través de cajas menores se determinará en función del presupuesto anual de cada vigencia fiscal de las entidades señaladas en el artículo 55 del presente Decreto, expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes, de acuerdo con la siguiente clasificación:

 

 

Parágrafo 1. - Para efectos de lo dispuesto en el presente artículo, se excluye del presupuesto de gastos e inversiones lo correspondiente a transferencias presupuestales y servicio de la deuda pública. (...)”

 

Que mediante el Decreto Nacional 2292 del 29 de diciembre de 2023, se fijó el Salario Mínimo Legal Mensual Vigente (SMMLV), para la vigencia 2024, en la suma de UN MILLON TRESCIENTOS MIL PESOS M/CTE ($1.300.000.00).

 

Que mediante el Decreto Distrital 643 del 29 de diciembre de 2023 "Por el cual se liquida el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de Bogotá, Distrito Capital, para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2024 y se dictan otras disposiciones, en cumplimiento del Acuerdo Distrital 923 del 20 de diciembre de 2023”, se definió el presupuesto de la Secretaría Jurídica Distrital para la vigencia 2024 por valor de CUARENTA MIL QUINIENTOS CUARENTA Y CINCO MILLONES SETECIENTOS NOVENTA MIL PESOS M/CTE ($40.545.790.000), que corresponden a 31.189 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV).

 

Que, en consecuencia, de conformidad con el artículo 61 del Decreto Distrital 192 de 2021, esta Secretaría puede constituir una caja menor con una cuantía máxima mensual de 110 SMMLV, equivalente a CIENTO CUARENTA Y TRES MILLONES DE PESOS M/CTE ($143.000.000).

 

Que en el marco de lo anterior y atendiendo lo establecido en el artículo 59 del Decreto Distrital 192 de 2021, para la constitución de la caja menor de la vigencia 2024, la Secretaría Jurídica Distrital cuenta con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) No. 01 del 15 de enero de 2024, por la suma de DIEZ MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS ($10.500.000) M/CTE, equivalente a 8,07 SMMLV, para atender los gastos definidos en el Presupuesto Anual que tengan el carácter de urgentes, imprescindibles o inaplazables, necesarios para el normal funcionamiento y la prestación del servicio por la entidad.

 

Que mediante la Resolución DDC-000002 del 2 de septiembre de 2022, “Por la cual se actualiza el Manual para el Manejo y Control Contable de Cajas Menores”, expedida por el Contador General de Bogotá D.C. (E), se adoptan las disposiciones en materia de gestión administrativa y contable aplicable a los fondos de cajas menores, acorde con las normas de contabilidad pública establecidas por la Contaduría General de la Nación.

 

Que los numerales 2 y 4 del artículo 15 del Decreto Distrital 323 de 2016 señalan como funciones de la Dirección de Gestión Corporativa de la Secretaría Jurídica Distrital, las de: “Dirigir, coordinar y controlar al interior de la Secretaría la ejecución de los programas y actividades relacionadas con los asuntos de carácter administrativo, logístico, operativo y financiero, de conformidad con las disposiciones vigentes”, al igual que: “Dirigir y coordinar las actividades de administración de recursos financieros, contables y presupuestales de la entidad, así como la formulación, planeación y ejecución del proyecto anual del presupuesto de la entidad, las modificaciones, traslados y adiciones presupuestales a que haya lugar, con sujeción a las disposiciones legales y procedimientos respectivos”.

 

Que mediante el numeral 2 del literal B) del artículo 1 de la Resolución No. 145 del 2017 de la Secretaría Jurídica Distrital, se delegó en el/la directora/a de Gestión Corporativa de la entidad, la función de: “Ordenar el pago de las obligaciones a cargo de la Secretaría Jurídica Distrital”.

 

Que en virtud de lo establecido en la normativa transcrita, resulta procedente constituir la caja menor correspondiente a la vigencia 2024 de la Secretaría Jurídica Distrital y definir las reglas para su funcionamiento y manejo, así como derogar la Resolución No. 037 del 31 de enero 2023, mediante la cual se constituyó la caja menor para la vigencia fiscal 2023 de la entidad.

 

En mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

ARTÍCULO 1. Constitución y cuantía. Constitúyase la caja menor de la Secretaría Jurídica Distrital para la vigencia fiscal 2024, con el objeto de atender los gastos urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios para el buen funcionamiento de la entidad, en una cuantía anual por valor de DIEZ MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS ($10.500.000) M/CTE.

 

PARÁGRAFO. La caja menor que se constituye mediante la presente resolución se encuentra amparada con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) No. 01 del 15 de enero de 2024, por la suma de DIEZ MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS ($10.500.000) M/CTE, expedido por la Dirección de Gestión Corporativa de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

ARTÍCULO 2. Responsable de la caja menor. El/la responsable de la caja menor será el/la Director/a de Gestión Corporativa, quien tendrá a su cargo la administración y manejo de los recursos asignados a dicha caja, y podrá delegar en un/a servidor/a público/a del nivel profesional de confianza, únicamente su manejo operativo. La mencionada delegación se realizará mediante memorando, del cual deberá remitirse una copia al profesional especializado con funciones de contador del Proceso de Gestión Financiera y a la Oficina de Control Interno.

 

PARÁGRAFO 1. Cuando el profesional designado no pueda hacerse cargo del manejo operativo de la caja menor, de forma definitiva o temporal (por situaciones administrativas como: vacaciones, licencia, comisión, entre otras), el/la Director/a de Gestión Corporativa llevará a cabo el manejo operativo o podrá designar un nuevo profesional responsable, por el término que corresponda, de conformidad con lo establecido en el presente artículo.

 

En estos casos, deberá elaborarse un acta de entrega suscrita tanto por quien entrega el manejo operativo, como por quien lo recibe, incluyendo el visto bueno del/de la Director/a de Gestión Corporativa, cuando designe un nuevo responsable. El acta de entrega deberá contener, como mínimo, la evidencia de entrega de libros en efectivo y bancos actualizados, entrega de todos los documentos soporte de ejecución de la caja menor, incluyendo caja fuerte, chequeras, facturas, egresos, entre otros. La entrega del dinero deberá constar en el formato de arqueo de caja menor, debidamente diligenciado y firmado por las partes, el cual hará parte integral del acta.

 

PARÁGRAFO 2. Para efectos de la ejecución y legalización de los recursos asignados a la caja menor, el/la Director/a de Gestión Corporativa responderá disciplinaria, civil y penalmente por las acciones y omisiones resultantes de sus actuaciones respecto de la administración de estos fondos.

 

ARTÍCULO 3. Finalidad. La caja menor tendrá como finalidad atender los gastos de funcionamiento definidos en el Presupuesto Anual del Distrito Capital que tengan el carácter de urgentes, imprescindibles o inaplazables, necesarios para el buen funcionamiento de la Secretaría Jurídica Distrital, sin exceder las cuantías indicadas en la presente resolución en los respectivos rubros.

 

PARÁGRAFO 1. Los servidores responsables de la caja menor podrán solicitar reembolsos una (1) vez al mes, en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, ni del setenta por ciento (70%) del monto total mensual autorizado de todos los valores de los rubros presupuestales afectados.

 

PARÁGRAFO 2. En todo caso, para efectuar gastos con cargo a la caja menor, se deberán acatar las disposiciones en materia de austeridad del gasto vigentes.

 

ARTÍCULO 4. Póliza de manejo. El/la responsable de la caja menor de la Secretaría Jurídica Distrital y el/la profesional designado/a para el manejo operativo, deberán estar amparados por una póliza de manejo ante una entidad aseguradora debidamente reconocida por el Estado, la cual debe cubrir el cien por ciento (100%) del monto anual de la caja menor.

 

ARTÍCULO 5. Unidad Ejecutora, Rubros Presupuestales y Cuantía. Los gastos realizados con cargo a la caja menor de la Secretaría Jurídica Distrital serán imputados a los rubros presupuestales que se indican a continuación, de conformidad con la clasificación y definición de los rubros de gastos señalados en el Decreto Distrital 643 del 29 de diciembre de 2023 y descritos en el Plan de Cuentas para el Distrito Capital, sin superar las siguientes cuantías:

El monto total de la caja menor para ejecutar en la vigencia 2024, es de DIEZ MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS ($10.500.000) M/CTE.

 

ARTÍCULO 6. Primer giro. A partir de la expedición de la presente resolución, para efectuar el primer giro, deberá expedirse la póliza de manejo por el monto total del valor de la caja menor que ampare a los servidores encargados de la ordenación del gasto y responsables del manejo de la misma.

 

ARTÍCULO 7. Manejo de la caja menor. El manejo de la caja menor se realizará a través de una cuenta corriente oficial, debidamente autorizada por el ordenador del gasto y el responsable de la misma, denominada así: “Caja Menor Secretaría Jurídica Distrital, Alcaldía Mayor Nit. 899.999.061-9”.

 

PARÁGRAFO. Como parte del procedimiento para la legalización de la caja menor, al cierre de la vigencia fiscal 2024, los responsables de su manejo suscribirán un acta en la que conste el número de cheques que quedaron sin utilizar, cuya custodia asumen hasta la apertura de la siguiente vigencia fiscal.

 

El acta mencionada será entregada como parte de los documentos de legalización de la respectiva caja menor, y se le suministrará una copia de la misma al/a la Director/a de Gestión Corporativa, para su conocimiento.

 

ARTÍCULO 8. Apertura de los libros. El/la Director/a de Gestión Corporativa procederá a la apertura de los libros: “Caja” y “Bancos”, donde se contabilizarán diariamente las operaciones que afecten la caja menor, indicando: fecha, imputación presupuestal del gasto, concepto y valor; junto con los respectivos comprobantes que respalden cada operación.

 

PARÁGRAFO. Con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados, y que los saldos correspondan, el profesional especializado con funciones de contador del Proceso de Gestión Financiera de la Secretaría Jurídica Distrital deberá efectuar arqueos periódicos y eventuales, independientemente de la verificación que al respecto se disponga adelantar por parte de la Oficina de Control Interno.

 

ARTÍCULO 9. Pagos de caja menor. Cada vez que se realice un pago con cargo a la caja menor, el profesional designado como responsable del manejo operativo deberá registrar lo siguiente:

 

1. El rubro presupuestal al que corresponde imputar el pago y la respectiva cuenta contable.

 

2. El monto bruto.

 

3. Las deducciones practicadas especificando concepto y monto.

 

4. El monto líquido pagado.

 

5. La fecha del pago

 

6. El documento de identidad o Nit. del beneficiario.

 

7. Los demás datos que considere necesarios.

 

PARÁGRAFO. El servidor público responsable del manejo operativo de la caja menor deberá efectuar los descuentos y retenciones (retención en la fuente, retención de IVA, retención de ICA, etc.), a que hubiere lugar.

 

ARTÍCULO 10. Entrega de avances. Constituyen avances los adelantos en dinero entregados a funcionarios pertenecientes a la planta de personal de la Secretaría Jurídica Distrital, con el objeto de atender los gastos urgentes, imprescindibles o inaplazables necesarios. Para ello, se requiere de la existencia del requerimiento respectivo y la aprobación escrita del responsable de la caja menor, así como la expedición del respectivo recibo provisional de caja.

 

PARÁGRAFO. El responsable del manejo operativo de la caja menor está autorizado para la entrega de los dineros y la legalización de los mismos.

 

ARTÍCULO 11. Legalización de los avances. La legalización de los avances deberá efectuarse durante los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de entrega de los dineros y dos (2) días antes del cierre del mes. El recibo provisional de caja será destruido una vez se realice la respectiva legalización. Los servidores públicos a quienes se les concedan avances, serán responsables fiscal, disciplinaria, penal y pecuniariamente por el incumplimiento en la legalización oportuna y por el manejo de tales dineros, sin perjuicio de las acciones legales a que hubiere lugar.

 

PARÁGRAFO 1. No podrá concederse un nuevo avance a un servidor público, hasta tanto no haya legalizado el gasto anterior, salvo que no hubiere transcurrido el tiempo de legalización de que trata este artículo.

 

ARTÍCULO 12. Prohibiciones. No se podrán realizar las siguientes operaciones con los fondos de la caja menor:

 

1. Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en el almacén o depósito de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

2. Fraccionar compras de un mismo elemento y/o servicio.

 

3. Realizar desembolsos para sufragar gastos con destino a entidad distinta a la Secretaría Jurídica Distrital.

 

4. Reconocer y pagar gastos por conceptos de servicios personales y contribuciones que establece la ley sobre nómina, cesantías y pensiones.

 

5. Cambiar cheques o efectuar préstamos.

 

6. Efectuar pagos por la adquisición de bienes o servicios que se encuentren previstos en el Plan Anual de Adquisiciones de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

ARTÍCULO 13. Arqueos de Caja Menor. Sin perjuicio de los arqueos adelantados por parte de la Oficina de Control Interno y por el ordenador del gasto, el profesional especializado con funciones de contador del Proceso de Gestión Financiera deberá realizar, por lo menos, un arqueo mensual a la caja menor constituida por esta resolución.

 

En aquellos casos en los que el resultado del arqueo sea un sobrante de caja menor, el responsable tendrá un término de dos (2) días para efectuar el respectivo reintegro ante la Dirección Distrital de Tesorería de la Secretaría Distrital de Hacienda; para el caso de los faltantes, se procederá a remitir la respectiva notificación a la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios, para que adelante las gestiones pertinentes.

 

ARTÍCULO 14. Normas Aplicables. El funcionamiento y manejo de la caja menor que se constituye mediante la presente resolución deberá sujetarse a lo dispuesto en los Decretos Distritales 492 de 2019 y 192 de 2021, y en la Resolución DDC-000002 del 2 de septiembre de 2022 de la Contaduría General de Bogotá D.C., o las normas que las adicionen o sustituyan. Además, se tendrán en cuenta las definiciones contenidas en el Decreto Distrital 643 del 29 de diciembre de 2023, y en las demás disposiciones legales y reglamentarias que se expidan sobre la materia.

 

ARTÍCULO 15. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución No. 037 del 31 de enero de 2023.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá, D.C., a los 26 días del mes de enero del año 2024.

 

IVÁN DAVID MÁRQUEZ CASTELBLANCO

 

SECRETARIO JURÍDICO DISRITAL (E)

 

Nota: Ver norma original en Anexos.