RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 718 DE 2023

(Diciembre 06)

Por medio de la cual se adopta la Política Cero Papel en la Secretaría General

LA SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL

En ejercicio de sus facultades constitucionales, legales y reglamentarias, y en especial las conferidas en el numeral 3 del artículo 13 del Decreto Distrital 140 de 2021 y,

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política en su artículo 79 establece que “[t]odas las personas tienen derecho a gozar de un ambiente sano, que la ley garantizará la participación de la comunidad en las decisiones que puedan afectarlo, que es el deber del Estado proteger la diversidad e integridad del ambiente, conservar las áreas de especial importancia ecológica y fomentar la educación para el logro de estos fines”.

Así mismo, en su artículo 80 se indica que “[e]/ Estado planificará el manejo y aprovechamiento de los recursos naturales, para garantizar su desarrollo sostenible, su conservación, restauración o sustitución. Además, deberá prevenir y controlar los factores de deterioro ambiental, imponer las sanciones legales y exigir la reparación de los daños causados”.

Que la Ley 489 de 1998 establece que la función administrativa del Estado se desarrollará conforme a los principios constitucionales, en particular los atinentes a la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia, buscando la satisfacción de las necesidades generales de todos los habitantes, de conformidad con los principios, finalidades y cometidos consagrados en la Constitución Política, y consultando el interés general.

Que la Ley 527 de 1999 regula la firma electrónica y establece el marco legal para el uso de mensajes de datos, promoviendo la validez y eficacia jurídica de los documentos electrónicos.

Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, establece que “las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos”.

Que el artículo 53 de la Ley 1437 de 2011 señala que, “los procedimientos y trámites administrativos podrán realizarse a través de medios electrónicos. Para garantizar la igualdad de acceso a la administración, la autoridad deberá asegurar mecanismos suficientes y adecuados de acceso gratuito a los medios electrónicos, o permitir el uso alternativo de otros procedimientos”.

Que el artículo 3 de la Ley 1712 de 2014 establece el principio de transparencia y el derecho de acceso a la información pública, promoviendo la utilización de medios electrónicos para garantizar la disponibilidad y acceso a la información de manera ágil y oportuna.

Que mediante la Directiva Presidencial 004 de 2012,“Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública”, se establece como propósito del Gobierno Nacional tener una gestión pública eficiente y eficaz, en virtud de la cual se dispone la implementación de la Estrategia de “Cero Papel”, con el objetivo de avanzar en la Política de Eficiencia Administrativa y en la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, sustentados en el uso de las Tecnologías de la información y Comunicaciones.

Que en la referida Directiva se dispone, que cada entidad designará un líder de Eficiencia Administrativa y “Cero Papel”, que debe ser un funcionario de nivel asesor o directivo, quien será el responsable de coordinar las acciones necesarias para garantizar su adecuada implementación y avance.

Que mediante la Circular Externa 005 de 2012 expedida por el Archivo General de la Nación, se establecen recomendaciones para llevar a cabo los procesos de digitalización y comunicaciones electrónicas en el marco de la iniciativa Cero Papel.

Que mediante la Circular Externa 043 de 2013, expedida por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C, la Administración Distrital en la cual se implementaron acciones dirigidas a fortalecer los principios de transparencia, eficacia y eficiencia administrativa, a través de la implementación de acciones, en cumplimiento de la iniciativa “Cero Papel”.

Que conforme con lo establecido en el artículo 10 de la Resolución 242 de 2014, “Por la cual se adoptan los lineamientos para la formulación, concertación, implementación, evaluación, control y seguimiento del Plan Institucional del Gestión Ambiental - PIGA” expedida por la Secretaría Distrital de Ambiente, se debe establecer una política como elemento del PIGA, la cual deberá contener un compromiso dirigido hacia la prevención de la contaminación, la mitigación o compensación de los impactos ambientales significativos, el cumplimiento de la normativa aplicable y la mejora continua.

Que el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Secretaría General, de acuerdo con las funciones establecidas en el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto Nacional 1083 de 2015 y el artículo 6 de la Resolución 494 de 2019, en especial las de “[a]probar y hacer el seguimiento a los planes, programas, proyectos, estrategias y herramientas necesarias para la implementación interna de las políticas de gestión, previo visto bueno de la Oficina Asesora de Planeación”; “[a]probar el Plan Institucional de Archivos - PINAR, junto con las Tablas de Retención Documental - TRD”,; y “[las demás asignadas por el Secretario General, que tengan relación directa con la implementación, desarrollo y evaluación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG”, aprobó mediante Acta No. 06 del 29 de junio de 2023la Política Cero Papel para la vigencia 2023-2024.

Que con fundamento en lo anterior, se considera apropiado adoptar la Política de Cero Papel, cuyo objetivo principal es el de definir acciones y estrategias para el uso eficiente del papel, contribuyendo a la reducción de costos asociados a la administración de documentos en formato papel y optimizando el espacio destinado a su almacenamiento. La implementación de esta política no solo impactará positivamente en la eficiencia operativa, sino que también respalda el compromiso de la Entidad con la sostenibilidad y la preservación del medio ambiente.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1-: Adoptar la Política Cero Papel de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., la cual hace parte integral de la presente Resolución.

Artículo 2-: Designar al Director (a) de la Dirección Administrativa y Financiera de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá como líder de Eficiencia Administrativa y “Cero Papel”. Este líder coordinará la ejecución de las acciones necesarias para garantizar la adecuada implementación de la Política Cero Papel, conforme a lo establecido en la Directiva Presidencial No. 04 de 2012 y las demás normativas nacionales y distritales relacionadas con el tema.

Artículo 3-: Las estrategias propuestas, en el marco de la implementación de la política, se aplicarán en todas las áreas y todas las sedes de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Artículo 4-: Comunicar el contenido de la presente Resolución a las dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., a través de la Subdirección de Gestión Documental de la misma Entidad.

Artículo 5-: La presente Resolución rige a partir del día siguiente de su publicación.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dado en Bogotá, D.C., a los 06 días del mes de diciembre del año 2023.

MARIA CLEMENCIA PÉREZ URIBE

Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Nota: Ver norma original y anexos en Anexos.