RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

El Proceso Contractual de la Secretaría General contiene dos etapas: La Planificación Contractual, en la cual se construye el Anteproyecto de Presupuesto y la Ejecución del Plan Contractual; conformada por tres procesos: El precontractual, la ejecución del contrato y la liquidación del mismo.

El Sistema de Gestión Contractual, integrado a otros Sistemas informáticos de la Secretaría General, permite no sólo la automatización de la programación y ejecución presupuestal, sino también, agilizar todas las actividades que afectan el presupuesto mismo; desde la identificación inicial de la necesidad de gasto, hasta la liquidación final de los compromisos. Además, deja registros de las decisiones presupuestales y contractuales de la Entidad.

La Planificación Contractual es un proceso dinámico que se retroalimenta con los resultados de la ejecución física y la disponibilidad de recursos de la actual vigencia. En este sentido, el Anteproyecto de Presupuesto debe fortalecerse con un proceso de planeación para garantizar los resultados esperados.

En la medida que se programen adecuadamente los gastos, se asegurará una ejecución efectiva de los mismos, permitiendo la entrega de los productos y el cumplimiento de las metas anuales establecidas.

El Anteproyecto de Presupuesto debe enmarcarse de acuerdo con la competencia misional de la entidad. En cuanto a los Gastos de Funcionamiento deben conservar criterios de racionalización para cumplir con lo límites legales establecidos, y en relación con los Gastos de Inversión, se deberán orientar a garantizar la financiación de los compromisos establecidos en el Plan de Desarrollo vigente.

Teniendo en cuenta los actos administrativos y las disposiciones legales que sobre la materia se establecen, (Decreto 714 de 1996; Estatuto Orgánico del Presupuesto, la Ley 819 de 2003 y el decreto por el cual se expide el presupuesto anual de rentas y gastos del Distrito Capital, entre otros) la Oficina Asesora de Planeación en coordinación con la Dirección de Gestión Corporativa, fijan y socializan los lineamientos y directrices que deberán seguir los funcionarios que intervienen en la construcción del Anteproyecto de Presupuesto de la Secretaría General.

-. De acuerdo a las necesidades de gasto, el responsable del rubro de funcionamiento o del proyecto de inversión debe ingresar al Sistema de Gestión Contractual a través del "Módulo Anteproyecto de Presupuesto" y registrar: La descripción breve del contrato, valor, fecha de inicio y terminación y demás información relacionada de cada gasto. Además, es necesario realizar una proyección de giros mes a mes del compromiso que pretende suscribir.

-. Para este ejercicio debe realizar previamente una planeación financiera y técnica de cada necesidad, teniendo en cuenta los precios de mercado, cotizaciones y demás criterios, para evitar desaciertos entre la programación de su presupuesto y la disponibilidad de recursos.

En el caso que se determine que un gasto es prioritario, y además, se requiere más de una anualidad para su ejecución real, se deberá utilizar el mecanismo de "Vigencias Futuras". Para lo anterior, es necesario tener en cuenta las instrucciones determinadas por la Oficina Asesora de Planeación.

-. En relación con los gastos de nómina, el área de recursos humanos debe calcularlos y registrarlos en el Sistema, teniendo en cuenta la totalidad de cargos de la Planta de Personal de la Secretaría General.

-. Así mismo, la Subdirección de Gestión Judicial debe calcular y registrar en el Sistema los gastos de las obligaciones contingentes por procesos judiciales, próximos a fallar en contra de la Entidad.

-. De otra parte, la Subdirección de Gestión Judicial debe calcular los gastos conexos que se generen como consecuencia del fallo de las providencias judiciales e informar a la Dirección de Gestión Corporativa para el ingreso al Sistema.

Si bien es cierto, los gastos de nómina y las obligaciones contingentes por procesos judiciales, no están tipificados como contratos, también afectan de manera directa el presupuesto de la Entidad

-. Una vez la Secretaría de Hacienda Distrital y el Departamento Administrativo de Planeación Distrital, determinen los gastos mínimos esenciales de funcionamiento y los gastos recurrentes de inversión, (Cuota Global de la Entidad) el responsable del rubro de funcionamiento o del proyecto de inversión debe actualizar la información contenida en el Sistema, a través del módulo de "Programación Anteproyecto Ajustado".

-. Posteriormente a que el Comité de Contratación de la Secretaría General, revise y apruebe el Plan Contractual de la Entidad, el responsable si es necesario, debe actualizar nuevamente la información contenida en el Sistema, a través del mismo módulo (Programación Anteproyecto Ajustado). Igualmente, debe registrar en el Código Único de Bienes y Servicios "CUBS" cada uno de los elementos o servicios que se pretende contratar, para lo cual, es necesario consultar el Instructivo de Contratación dispuesto en el modulo mencionado.

-. Además, debe precisar la proyección de giros de cada contrato, con el fin de generar el PAC INICIAL del respectivo rubro, el cual será enviado por el Ordenador del Gasto a la Dirección Distrital de Tesorería y al CONFIS.

-. Con el fin de garantizar una adecuada programación del PAC, confirme los tiempos de trámites precontractuales y la ejecución del contrato, desde el momento que solicita el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), hasta que efectúe el último pago. Para lo anterior, el Sistema de Gestión Contractual le recomendará una fecha límite para enviar toda la documentación necesaria a la Subdirección de Contratación.

Registre con especial cuidado los giros que pretende efectuar en cada contrato o compromiso para así, evitar modificaciones posteriores.

Tenga en cuenta que los recursos programados en un mes y que no sean girados, serán trasladados automáticamente a la columna "PAC sin Ejecutar", es decir, Columna 13 y como consecuencia, no podrá disponer fácilmente de ellos.

La construcción del Anteproyecto de Presupuesto se debe realizar dentro de un cronograma previamente establecido en la Entidad, y durante el ejercicio se obtendrá periódicamente información del Sistema, para ponerla a consideración de la Secretaría de Hacienda y el Departamento Administrativo de Planeación Distrital.

Se entenderá aprobado el presupuesto una vez el Alcalde Mayor de Bogotá expida el decreto de presupuesto anual de rentas y gastos del Distrito Capital.

De acuerdo con el principio de anualidad presupuestal, los recursos apropiados en una vigencia deben comprometerse y girarse en su totalidad durante el mismo año. Así las cosas, la ejecución real del Plan Contractual es el giro, porque deja evidenciar las obras y los resultados, además de cristalizar los objetivos propuestos.

El Sistema de Gestión Contractual, permite a los responsables de rubros de funcionamiento e inversión, interventores y usuarios en general, efectuar una completa ejecución de manera interactiva y un seguimiento oportuno de las actividades efectuadas frente a cada contrato o compromiso.

-. El responsable del rubro de funcionamiento o del proyecto de inversión debe ingresar al Sistema, a través del módulo "Ejecución Plan Contractual ¿ Solicitud de Disponibilidades" y solicita el Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP.

-. Una vez se obtenga el CDP, es indispensable reunir y registrar en el Sistema todos los documentos exigidos para la suscripción del contrato y remitirlos a la Subdirección de Contratación, según la fecha programada en el Plan Contractual.

Para el caso de los contratos de prestación de servicios personales que se suscriben con cargo a los Rubros de "Honorarios Entidad" y "Remuneración Servicios Técnicos", quien reúne los documentos y solicita la elaboración del contrato en el Sistema, es el jefe del área que requiere la prestación del servicio. Para lo anterior, es necesario haber solicitado previamente una clave de usuario a la Oficina Asesora de Planeación.

Con el fin de orientar el proceso precontractual a través del Sistema, se dispone de un Instructivo de Contratación, en el cual encontrará los parámetros para diligenciar la Solicitud de Contratación.

-. El Solicitante del trámite contractual debe ingresar al Sistema de Gestión Contractual (módulo Ejecución Plan Contractual ¿ Solicitudes a Contratos) y diligenciar el Formato Único de Contratación, el cual brinda una lista de chequeo para determinar la validez y la vigencia de los documentos requeridos para suscribir un contrato o iniciar un proceso de selección, al igual que es necesario expedir el memorando de solicitud, con el que enviará los documentos a la Subdirección de Contratación.

Nota: Recuerde que debe tener la totalidad de los documentos y requisitos exigidos para solicitar el trámite contractual, Así mismo, debe verificar el Código CUBS de cada uno de los elementos del bien o servicio a contratar.

En caso de que haya cambiado el Código CUBS del elemento a contratar, debe informar a la Subdirección de Contratación antes del cuarto día hábil de cada mes, con el fin de realizar la modificación en el Plan Contractual del Sistema de Contratación Estatal de la Contraloría General de la Nación ¿ SICE.

-. Una vez la Subdirección de Contratación reciba el memorando de solicitud del trámite contractual junto con los documentos soportes, debe validar y elaborar el contrato, los términos de referencia o pliegos de condiciones, según sea el caso. Lo anterior, conforme a los parámetros de dicha solicitud, para luego registrar la información en el Sistema.

-. Elaborado el contrato y firmado por las partes, la Subdirección de Contratación en coordinación con la Dirección de Gestión Corporativa, le solicitan al área financiera el respectivo Registro Presupuestal, a través del Sistema de Gestión Contractual.

-. Legalizado el contrato, es decir, aprobadas las garantías y allegados por el contratista los recibos de pago de publicación y del impuesto de timbre, cuando a ello haya lugar, la Subdirección de Contratación expide el memorando de designación del interventor a través del Sistema y se lo enviará informándole que ya se puede iniciar la ejecución del respectivo contrato.

Nota: Cada actividad realizada para celebrar un contrato o compromiso será evidenciada en el Sistema, en el cual los usuarios podrán consultar y efectuar el respectivo seguimiento.

-. El interventor del contrato debe ingresar al Sistema y a través del módulo "Ejecución Plan Contractual", entrada "Ejecución Contrato" y opción "Actas", registra la fecha de inicio y terminación del contrato. Además, podrá imprimir el memorando remisorio, el Acta de Inicio o de Requerimiento de Entrega, según sea el caso, la cual debe ser firmada por las partes y posteriormente se remite a la Subdirección de Contratación.

-. Para el pago, el interventor debe ingresar al Sistema (Módulo -Ejecución Plan Contractual, entrada -Ejecución Contrato y opción -Solicitud de Pagos) y expide la Certificación de Pago y el memorando remisorio para enviarlos al área financiera. Así mismo, debe remitir copias a la Subdirección de Contratación, anexándoles los documentos soportes requeridos para el pago.

Nota: En el caso que se delegue la interventoría del contrato, es necesario registrar los datos del nuevo interventor en el Sistema e informar a la Dirección de Gestión Corporativa - Subdirección de Contratación.

-. Una vez se haya verificado el cumplimiento de las obligaciones contractuales, el interventor ingresa al Sistema a través del módulo "Ejecución Plan Contractual", entrada "Ejecución Contrato" y opción "Actas" y elabora e imprime el Acta de Liquidación y la Solicitud de Liquidación.

-. El Interventor debe remitir el Acta de Liquidación y la Solicitud de Liquidación a la Subdirección de Contratación para su revisión, firmas del Ordenador del Gasto y el Contratista y posterior ingreso al Sistema.

-. En caso que se presenten circunstancias para dar por terminado el contrato anticipadamente, el Interventor, previo acuerdo entre el Ordenador del Gasto y el responsable del rubro de funcionamiento o del proyecto de inversión, debe ingresar al Sistema, diligenciar el Acta de Terminación Anticipada (módulo -Ejecución Plan Contractual, entrada -Ejecución Contratos y opción ¿Actas) y remitirla junto con la Solicitud a la Subdirección de Contratación para su revisión y firmas del Ordenador del Gasto y del Contratista.

Nota: El Interventor es el responsable de realizar un estricto seguimiento de la ejecución del contrato desde el inicio hasta su liquidación. (Ver Manual del Interventor)

Ahora bien, durante la ejecución del contrato pueden surgir eventualidades como son: modificaciones, prórrogas, aclaraciones, adiciones, entre otras.

-. Para estas eventualidades, el Interventor, previa autorización del responsable del rubro de funcionamiento o del proyecto de inversión, debe ingresar al Sistema de Gestión Contractual, (módulo -Ejecución Plan Contractual, entrada -Solicitudes a Contratos, opción ¿Modificaciones) diligencia e imprime la solicitud del trámite respectivo y la remite a la Subdirección de Contratación, anexándole los documentos soportes.

Con el fin de precisar los soportes que se deben acreditar en cada eventualidad, el Sistema dispone en cada "Opción" del listado de documentos que se deben anexar.

-. Elaborado el documento de modificación, prorroga o aclaración del contrato, según el caso, por parte de la Subdirección de Contratación, debe ser firmada por los competentes e ingresar al Sistema las nuevas fechas. Así mismo, se deben registrar las modificaciones realizadas a las garantías, junto con la fecha de publicación del documento.

-. Elaborado el documento de cesión del contrato y firmado por las partes, la Subdirección de Contratación aprueba las modificaciones a las garantías y las ingresa al Sistema de Gestión Contractual, junto con la fecha de publicación del documento de cesión y los datos del cesionario.

-. Previa a la solicitud de este trámite, el responsable del rubro de funcionamiento o del proyecto de inversión debe solicitar Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP.

-. Elaborado el documento de adición del contrato y firmado por las partes la Subdirección de Contratación, debe solicitar el respectivo Registro Presupuestal a través del Sistema de Gestión Contractual.

-. Aprobada la ampliación de garantías y una vez el contratista allegue los recibos de pago de publicación y el impuesto e timbre, cuando haya lugar, la Subdirección de Contratación expedirá el memorando a través del Sistema y lo enviará al interventor informándole que se adicionó el respectivo contrato.

Nota: Cuando se presente alguna de las anteriores circunstancias, se debe realizar el trámite con cinco (5) días mínimo de anticipación, antes de la entrada en vigencia la eventualidad.

Si bien es cierto que el plan contractual permite efectuar ajustes, estos deben ser los estrictamente necesarios y justificados, de lo contrario se dificultará la ejecución del mismo, afectando el avance presupuestal y en consecuencia, los resultados físicos, además evidencia los niveles de planeación que maneja el responsable del rubro de funcionamiento o del proyecto de inversión.

El plan contractual de un rubro de funcionamiento o de un proyecto de inversión puede ser modificado por las siguientes razones:

1.Por ajuste en el tipo o clase de contrato.

2.Por ajustes en la fecha programada para enviar los documentos a la Subdirección de Contratación.

3.Por ajustes en la fecha de inicio, fecha de terminación y fecha del primer giro del contrato.

4.Por ajustes en la proyección de pagos de cada compromiso.

5.Por ajustes y/o modificación de los objetos y valores de los contratos como consecuencia de anulación de disponibilidades, liberación de saldos de disponibilidades y registros presupuestales o cualquier otro motivo.

6.La programación de los contratos se alteran como consecuencia de una modificación presupuestal, llámese, traslado, adición o reducción, para lo cual tenga en cuenta lo siguiente:

a.Si el traslado presupuestal se ocasiona en un proyecto de inversión, el responsable deberá presentar previamente en la Oficina Asesora de Planeación el nuevo Plan de Acción del Proyecto (Programación y Ejecución de Metas y Actividades del Proyecto). Lo anterior, con el fin de que esa Oficina evalúe y verifique la coherencia de metas y/o actividades con el Plan de Desarrollo vigente y posteriormente con la viabilidad del DAPD y de la Secretaría de Hacienda.

b.Si el traslado presupuestal se presenta en un rubro de funcionamiento, el área financiera deberá ajustar previamente las actividades en el Sistema de Gestión Contractual, cuando sea necesario.

c.Actualizado el Sistema en el componente de plan de acción, (metas y/o actividades) el responsable del rubro de funcionamiento o de inversión, realizará los ajustes y precisiones de los contratos a suscribir.

Nota: Las modificaciones de los contratos a las que se refieren los numerales 5 y 6 requieren aprobación de la Dirección de Gestión Corporativa. Sin embargo, el responsable del rubro debe actualizar permanente el Sistema en los numerales del 1 al 5.

Las modificaciones del Plan Contractual a través del Sistema se efectuarán de la siguiente forma:

-. El responsable de rubro de funcionamiento o de inversión ingresará al Sistema por el "Módulo Ejecución Plan Contractual" y teniendo como referente las características por el cual se le aprobaron los recursos para la vigencia, efectuará las modificaciones necesarias, así como los cambios de los códigos CUBS. Dichas modificaciones se harán efectivas después de ser aprobadas.

-. Aprobadas las modificaciones solicitadas, el responsable de rubro de funcionamiento o de inversión podrá solicitar el CDP y continuar con los procedimientos descritos anteriormente en el Título "Ejecución Plan Contractual" de esta Circular.

Nota: El responsable del rubro de funcionamiento o de inversión podrá realizar modificaciones entre el 6 y el 20 de cada mes.

El PAC debe estar siempre en concordancia con los recursos disponibles. En consecuencia, los responsables de rubros sólo podrán efectuar pagos hasta el monto preestablecido en el Sistema.

La reprogramación en la proyección de giros de un contrato y el PAC en general debe realizarse en coordinación con el área financiera. Por lo tanto, dicha modificación NO requiere aprobación de la Dirección de Gestión Corporativa.

El responsable del rubro de funcionamiento o del proyecto de inversión debe informar oportunamente sobre las cuentas de cobro que el área financiera no debe presentar dentro del periodo establecido. Lo anterior, con el fin de que se puedan hacer las compensaciones entre rubros, sin perjuicio del evento en que los recursos no girados se trasladen a columna 13 o PAC sin ejecutar.

Tenga presente que las Cuentas por Pagar y la Reservas a ser giradas en la siguiente vigencia, se respaldan con los recursos programados y no girados, los cuales se acumulan en las columnas denominadas "PAC sin ejecutar" y Rezago.

Los responsables de rubros de funcionamiento e inversión, revisarán constantemente la proyección de giros de cada contrato a fin de evitar al máximo recortes presupuéstales en la próxima vigencia (Ley 819 de 2003).

Las modificaciones al PAC se pueden efectuar del 6 al último día de cada mes, ingresando al Sistema, a través del módulo "Reprogramación PAC".

Cuando se efectúen modificaciones, se debe igualar el "PAC Programado" con el "PAC Oficial" de los meses anteriores y del mes en curso, así como es necesario programar los recursos que se hayan ido a la columna PAC sin ejecutar. Lo anterior, con el fin de ajustar las compensaciones efectuadas en el "PAC Oficial". En caso de no efectuar dichos ajustes, el Sistema no le permitirá realizar ninguna otra operación. Recuerde que las columnas PAC sin ejecutar y Rezago únicamente pueden ser incrementadas.

A los proyectos de inversión a los cuales se le aumenten o se le disminuyan recursos por ocasión de traslados presupuestales entre ellos, se pasarán dichos montos automáticamente a la columna de REZAGO (Política de la Tesorería Distrital).

Finalmente, se les reitera el estricto cumplimiento de los lineamientos establecidos en la Circular 019 de 2002 (Obligaciones de los Gerentes o Responsables de los Proyectos de Inversión)

Las dependencias que intervienen en el proceso de planificación y ejecución contractual, los responsables de rubros de funcionamiento e inversión, interventores y usuarios, operarán el Sistema de Gestión Contractual de acuerdo a su competencia establecida y en el calendario indicado en el anexo No.1