RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

(Julio 26)

 Derogada por el art. 10, Resolución  Sec. General 086 de 2011

"Por la cual se modifica la resolución 891 de 1996 que crea y reglamenta los Subcomités de Autocontrol de las áreas organizacionales en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C."

EL SECRETARIO GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL

En uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas en la Ley 87 de 1993 y Decreto 2145 de 1999, 1537 de 2001 y 1599 de 2005

CONSIDERANDO:

 Que el Gobierno Nacional mediante decreto 1599 de 2005 adopta el Modelo Estándar de Control Interno con el propósito de que las entidades del Estado puedan alcanzar el logro de sus objetivos institucionales y contribuir a los fines esenciales del Estado, asignando a la máxima autoridad de la entidad pública la responsabilidad de su establecimiento, implementación y desarrollo.

Que el plan de desarrollo Bogotá Sin Indiferencia tiene como meta del objetivo de gestión pública humana, sistema de control interno fortalecidos en las entidades distritales.

Que el Concejo de Bogotá, D.C., mediante el Acuerdo 122 de junio de 2004, adoptó el Sistema de Gestión de Calidad para las entidades distritales creado mediante la Ley 872 de 2003, como una herramienta de gestión que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción en la prestación de los servicios e identificar y diseñar, con la participación de los servidores públicos los puntos de control sobre las actividades y los riesgos que generen un impacto considerable en la satisfacción de las necesidades y expectativas de los usuarios y/o destinatarios.

Que de conformidad con el artículo 209 de la Constitución Política, son principios de la función administrativa la igualdad, la moralidad, la eficacia, la economía, la imparcialidad, la publicidad y la celeridad.

Que la cultura de autocontrol es una integración de los principios, valores, hábitos y controles que ejercidos en forma autónoma por cada servidor público permiten el logro de los objetivos en forma efectiva así como evaluar y controlar las actividades cotidianas para la toma de decisiones de una manera eficaz y oportuna generando resultados óptimos dentro del funcionamiento del Sistema de Control Interno.

Que se hace necesario orientar y motivar a los servidores fomentando la conciencia de compromiso y responsabilidad individual, mejorando su desempeño y la del área organizacional a la cual pertenecen, para una mayor productividad de las actividades y tareas bajo su responsabilidad.

Que los Subcomités de Autocontrol son instancias que garantizan la participación de cada funcionario de la Secretaria General permitiéndole identificar desviaciones y riesgos que puedan entorpecer el normal desarrollo de las funciones de las dependencias y proponer correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de sus funciones.

Que de conformidad con el artículo 4, del Decreto 1537 de 2001 la Administración de Riesgos es parte integral del fortalecimiento de los sistemas de control interno en las entidades públicas, evaluando los aspecto tanto internos como externos que pueden llegar a representar amenaza para la consecución de los objetivos organizacionales, con miras a establecer acciones efectivas, representadas en actividades de control, acordadas entre los responsables de las áreas o procesos.

Que por lo anterior se, hace necesario reformar los Subcomités de Autocontrol a nivel de la Secretaría General y todas sus dependencias, creados y reglamentados a partir de la Resolución 891 de 1996, a fin de fortalecer el Sistema de Control Interno de la Secretaría General, de acuerdo con los principios y valores consagrados en el plan de gobierno y atendiendo a la estructura de la Secretaría General. En merito de lo anterior.

ARTÍCULO PRIMERO. OBJETO. La presente Resolución tiene por objeto fortalecer el Sistema de Control Interno a nivel de la Secretaria General y todas sus dependencias fomentando una cultura de autocontrol, autogestión y autorregulación que contribuya al logro y mejoramiento continúo de la misión institucional.

ARTÍCULO SEGUNDO. PRINCIPIOS ORIENTADORES. Los Subcomités de Autocontrol se desarrollarán de acuerdo a los principios de autocontrol, autorregulación y autogestión

Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política;

Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública;

Autogestión: Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la ley y sus reglamentos.

Parágrafo: Para efectos de la presente resolución se entiende como funcionario tanto el servidor público como el particular que ejerzan funciones públicas.

ARTÍCULO TERCERO. OBJETIVOS ESPECIFICOS. Teniendo como base los principios orientadores los Subcomités de autocontrol tendrán como objetivos específicos, entre otros los siguientes

1. Intercambiar experiencias por medio de una comunicación efectiva, que permita detectar las debilidades, fortalezas y oportunidades para el mejoramiento del sistema de control interno y control de gestión en los procesos administrativos.

2. Realizar el diagnóstico de cada dependencia teniendo en cuenta:

La evaluación y seguimiento continúo de las funciones y procedimientos

La evaluación y seguimiento de los planes de acción, a través de indicadores

La administración de riesgos a través del sistema de alarmas tempranas para advertir posibles causas que impidan una eficiente gestión en cumplimiento de la Visión y Misión de la Secretaría General.

3. Fomentar la participación de los servidores públicos en la toma de decisiones y el desarrollo del trabajo en equipo.

ARTÍCULO CUARTO. ASPECTO ORGANIZACIONAL. Con el fin de consolidar el ambiente de control se tendrá en cuenta los objetivos señalados en el artículo anterior además de los siguientes elementos

1. ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO: Entendido como el grado de compromiso de cada servidor público con la misión y visión organizacional, a través del PHVA (planear, hacer, verificar y actuar) contribuyendo al mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno y de gestión de la Secretaría General

2. FLUJO DE COMUNICACIONES: Se refiere al manejo de la información que fluye tanto vertical como horizontal a través de la organización, la cual debe efectuarse de manera ágil y oportuna.

3. ENFASIS EN LA GENTE: Es el interés expreso que debe desplegarse en cada área organizacional de la Secretaría General por el bienestar y desarrollo de sus servidores, a partir de la confianza y respeto mutuo.

4. ORIENTACIÓN Y CONTROL: Se refiere a la capacidad que deben generar quienes ocupan cargos de dirección, manejo y confianza para orientar y concienciar a sus colaboradores, para que desarrollen la habilidad de asumir su propio control, en el ejercicio de sus funciones.

5. FLEXIBILIZACION DE PROCESOS: Consiste en la eliminación de procedimientos administrativos innecesarios en el funcionamiento interno de la entidad.

ARTÍCULO QUINTO. FUNCIONES DE LOS SUBCOMITES. Corresponde a la Subsecretaría General y todas sus dependencias, realizar los Subcomités de Autocontrol, y ejercer las siguientes funciones:

1. Coordinar con las demás áreas organizacionales de la Secretaría, el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades.

2. Fomentar el trabajo en equipo, estableciendo y socializando procedimientos de control que contribuyan a la autoevaluación de procesos, actividades y tareas.

3. Coordinar las actividades asignadas, para el eficaz cumplimiento de las funciones que le sean propias y de los procesos que sean comunes, implementando los correctivos a que haya lugar.

4. Evaluar la documentación y aplicación de los métodos, metodologías, procesos y procedimientos y validarlos constantemente, con el propósito de realizar los ajustes y actualizaciones necesarias, de tal manera que sean el soporte orientador para el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos.

5. Diseñar e implementar estrategias de administración orientadas a buscar niveles de eficacia y eficiencia mediante la optimización de los recursos humanos, físicos, financieros y tecnológicos; así como de velar por su adecuada utilización.

6. Realizar el seguimiento y control a la gestión, mediante la aplicación de los mecanismos e instrumentos de control diseñados y adoptados para tal propósito, además de los descritos en los planes indicativo y de acción, como en el manual de procesos y procedimientos.

7. Efectuar el seguimiento y cumplimiento de los planes de mejoramiento institucionales por procesos e individuales y los compromisos adquiridos, tomando los correctivos frente a las observaciones formuladas por la Oficina de Control Interno y los entes de control externo.

8. Efectuar el seguimiento continuo al acuerdo de gestión suscrito por el Gerente Público a fin de evaluar su ejecución y tomar los correctivos necesarios para su cumplimiento.

9. Efectuar el seguimiento a los acuerdos de desempeño suscritos entre el servidor público y los gerentes públicos

10. Efectuar el seguimiento continuo a los proyectos de inversión y contratación derivada de los mismos

11. Identificar, analizar y valorar los posibles eventos que representen riesgo en el desarrollo de los procesos, actividades y tareas propias del área organizacional, estableciendo las correspondientes acciones de mitigación, a través del manejo del sistema de la administración de riesgos.

12. Emitir recomendaciones, pautas, complementos y propuestas de mejoramiento al ejercicio del Sistema de Control interno y control de gestión de la Secretaría General.

13. Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza y funcionamiento de los Subcomités

ARTÍCULO SEXTO. REUNIONES Los Subcomités de Autocontrol a nivel de la Subsecretaría General se realizarán por lo menos cada cuatro (4) meses contados a partir del 1° de enero de cada vigencia fiscal, dentro de los primeros diez (10) días del respectivo mes, previa convocatoria realizada por el Subsecretario General, con la participación de los Directores de áreas y Jefes de las Oficinas.

Los Subcomités de autocontrol de cada Dirección se efectuarán por los menos cada dos (2) meses contados a partir del 1° de Enero de cada vigencia fiscal, dentro de los diez (10) primeros días del respectivo mes, previa convocatoria del respectivo Director, y con la participación de los Subdirectores y responsables de Área.

Los Subcomités de Autocontrol de cada una de las Subdirecciones, Oficinas, Áreas y grupos de trabajo, se realizarán por lo menos una (1) vez al mes contados a partir del 1° de Enero de cada vigencia fiscal, dentro de los primeros cinco (5) días de cada mes, previa convocatoria del responsable de la respectiva área o dependencia y con la participación de todos los colaboradores.

Parágrafo: Los Subcomités se reunirán, en el lugar y hora que para el efecto señale el respectivo Director o Jefe de área.

ARTÍCULO SÉPTIMO. ACTAS. De cada reunión de los Subcomités de Autocontrol se levantará acta, refrendada por quien la preside y un secretario designado, el original reposará en la oficina respectiva y una (1) copia será enviada a la Oficina de Control Interno de la Secretaría General. El responsable de cada una de las áreas remitirá la mencionada copia dentro de los dos (5) días hábiles siguientes a su celebración.

Parágrafo: La Oficina de Control Interno requerirá mediante comunicado escrito al responsable de Área de la dependencia que no remita la copia del acta, para que esta sea enviada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes.

ARTÍCULO OCTAVO. CONTENIDO DE LAS ACTAS. En las actas deben quedar consignados los diferentes temas tratados y las decisiones tomadas por los Subcomités que conlleven al cumplimiento de los planes indicativos y de mejoramiento, y a su vez el seguimiento de los compromisos y decisiones tomadas por el Subcomité, haciendo mención de los siguientes aspectos:

Número del acta, nombre de la dependencia, fecha y hora de elaboración, orden del día, nombre y cargo de los servidores que participan en el Subcomité.

Enumeración de los temas tratados en el respectivo Subcomité con una clara y breve descripción, distinguiendo entre actividades misionales, actividades de mejoramiento, proyectos de inversión, evaluación a la ejecución presupuestal y contractual, así como actividades del Sistema de Control Interno, y enumerar las actividades o temas pendientes.

De cada tema tratado se presentarán las conclusiones, compromisos adquiridos y los correctivos a realizar en torno a cada tema, mencionando el nombre del servidor responsable de su ejecución.

Parágrafo 1: El modelo de acta anexo a la resolución se entiende como parte integral de la misma

ARTÍCULO NOVENO. VERIFICACIÓN Y CUMPLIMIENTO. La Oficina de Control Interno de la Secretaría General verificará el cumplimiento de la presente Resolución.

ARTÍCULO DÉCIMO. VIGENCIA Y DEROGATORIA: La presente Resolución, rige a partir de la fecha de su publicación, y deroga las normas que le sean contrarias.