RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

"Por la cual se fijan las directrices para la Rendición de la Cuenta de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., a la Contraloría de Bogotá D.C., en cumplimiento de las Resoluciones Reglamentarias No. 020 de 2006 y 001 de 2007"

Que las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los Fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.

Que el artículo 267 de la Constitución Política establece que la vigilancia de la gestión fiscal del Estado incluye el ejercicio de un control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales. En los casos excepcionales previstos por la ley, la Contraloría podrá ejercer control posterior sobre cuentas de cualquier entidad territorial.

Que la Ley 951 de 2005 creó el acta de informe de gestión y fijó las normas para la entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos del Estado, estableciendo la obligación para los servidores públicos en calidad de titulares y representantes legales, y los particulares que administren fondos o bienes del Estado, de presentar al separarse de sus cargos o al finalizar la administración, a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, un informe de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones.

Que el Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General comprende el Sistema de Gestión de Calidad, el Sistema de Control Interno, el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema de Gestión Ambiental, basados en un enfoque por procesos.

Que el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano - MECÍ 1000: 2005, adoptado en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. con la Resolución 041 de 2006, en el numeral 2.5 objetivos de información, literal b), dispone que se deben "Establecer los procedimientos que permitan la generación de la información que por mandato legal, le corresponde suministrar a la Entidad a los Órganos de Control Externo".

Que el Artículo 62 de la citada Resolución establece los tipos de sanciones a imponer a los responsables de conformidad con la parte primera del Código Contencioso Administrativo, Decreto 01 de 1984 y demás disposiciones de carácter legal que lo modifiquen o adicionen y de conformidad con la resolución reglamentaria vigente en materia sancionatoria en la entidad.

Que el Secretario General debe rendir la cuenta consolidada sobre la gestión financiera, operativa, ambiental y de resultados, en los siguientes períodos, mensual, intermedio, anual y al culminar su gestión.

Que cuando se delegue la presentación de la información, se remitirá junto con la información respectiva el acto administrativo por el cual se produce dicha delegación.

Que la rendición de la cuenta a la Contraloría de Bogotá, D.C. deberá realizarse a través del SISTEMA DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL - SIVICOF, cumpliendo con los estándares y validaciones dispuestos en el mismo.

Que el Capítulo V del Título II de la Ley 42 de 1993 reglamenta el régimen de sanciones y faculta a los contralores para su imposición cuando haya lugar en el ejercicio de la vigilancia y control de la gestión fiscal de la administración pública o particulares que manejen fondos, bienes o recursos públicos, señalando las causales, forma y monto de las mismas.

Que es deber de todo servidor público de acuerdo con la Ley 734 de 2002 cumplir y hacer que se cumplan la Constitución, las leyes, los decretos, acuerdos distritales, los estatutos de la entidad, los reglamentos, los manuales de funciones y de procedimientos, entre otros.

Que el Secretario General, mediante Resolución 018 de Enero 12 de 2007, fijó directrices para la Rendición de la Cuenta de la Secretaría General de la Alcaldia Mayor de Bogotá, D.C., a la Contraloría de Bogotá D.C., en Cumplimiento de la Resolución Reglamentario Nª 020 de 2006.

Que el Contralor de Bogotá D.C., mediante la Resolución 001 de enero 26 de 2007, modificó la Resolución Nº 020 de 2006 y derogó las demás disposiciones que le sean contrarias.

Por lo anterior se hace necesario derogar la Resolución 018 de 2007 y fijar las directrices para la rendición de cuentas de conformidad con los ajustes y modificaciones que la Contraloría de Bogotá introdujo con la Resolución 001 de enero 26 de 2007.

En mérito de lo expuesto,

Artículo 1. OBJETIVO. La presente resolución tiene por objeto establecer directrices al interior de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., para preparar, validar, consolidar y rendir la cuenta mensual, intermedia y anual a la Contraloría de Bogotá D.C. Las mismas directrices se aplicarán al momento de culminar la gestión del Secretario General.

Parágrafo. La información reportada en la Cuenta Fiscal por la Secretaría General debe ser suficiente, veraz, confiable, verificable y oportuna.

Artículo 2. RENDICIÓN DE LA CUENTA. La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., en virtud del deber legal y ético informará sobre la administración de bienes y recursos públicos asignados y sobre los resultados de la gestión en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido.

Parágrafo. La cuenta se estructurará con el conjunto de formatos electrónicos, documentos electrónicos y documentos físicos, en la forma y términos establecidos por la Contraloría de Bogotá, D.C., en la Resolución Reglamentaria 001 de enero 26 de 2007.

Artículo 3º. DISPONIBILIDAD DE LA INFORMACIÓN. Los directores, subdirectores, jefes de oficina, responsables de áreas y demás servidores de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., que administran, procesan, presentan y custodian la información requerida en la cuenta, están obligados a suministrar la información en el medio y oportunidad exigidos en la presente resolución, así como permitir el acceso directo a los sistemas de información, previa autorización de claves y atributos debidamente controlados.

Artículo 4º. RESPONSABLES DE PREPARAR Y VALIDAR LA INFORMACIÓN. Son responsables de preparar y validar la información para la consolidación y posterior rendición de la cuenta los directores, subdirectores, jefes de oficina, responsables de áreas y demás servidores de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., de acuerdo con el siguiente cuadro:

Parágrafo. Con el envío de la información al encargado de consolidar, el responsable de prepararla y validarla certifica que la información es legítima, veraz e íntegra.

Artículo 5º. RESPONSABLES DE CONSOLIDAR Y ENVIAR LA CUENTA. Son responsables de consolidar y enviar la cuenta en cada uno de los periodos a través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal -SIVICOF- y en medio físico a la Contraloría de Bogotá, D.C., los siguientes:

Cuenta intermedia, anual y al culminar la Gestión: Jefe Oficina de Control Interno.

Parágrafo. La Cuenta Intermedia comprende el periodo del 1º de enero al 30 de junio de la vigencia fiscal en curso, la cuenta anual comprende el periodo del 1º de enero al 31 de diciembre de la vigencia fiscal inmediatamente anterior.

Artículo 6º. RESPONSABILIDAD DEL SOPORTE TÉCNICO. La Subdirección de Informática y Sistemas debe definir todos los requerimientos técnicos, apoyar y monitorear que los responsables de preparar, validar, consolidar y enviar, tengan instalado y funcionando el Sistema de Vigilancia y Control Fiscal - SIVICOF de acuerdo con los perfiles asignados.

Artículo 7º. RESPONSABILIDAD DE RADICACIÓN Y ENTREGA DE LA INFORMACIÓN. El Centro de Documentación e Información de la Secretaría General, será responsable de establecer las acciones que permitan radicar y entregar oportunamente la información en la Contraloría de Bogotá, D.C.

Artículo 8º CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN. La información de la cuenta se clasifica en:

1. FORMATOS ELECTRÓNICOS: Datos parametrizados que deberán ser diligenciados, enviados y validados utilizando SIVICOF.

2. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: Datos contenidos en documentos elaborados en procesadores de palabra y/u hojas electrónicas entre otros, referentes a informes, estudios o cualquier otro tipo de documento que se exija como parte de la cuenta, los cuales deberán ser remitidos utilizando la opción respectiva en SIVICOF.

3. DOCUMENTOS FÍSICOS: Datos contenidos en documentos impresos (papel) los cuales deben ser firmados y presentados como parte de la cuenta en la Oficina de Radicación de Correspondencia de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Artículo 9º. PROCEDIMIENTOS PARA PREPARAR Y VALIDAR LA INFORMACIÓN DE LOS FORMATOS Y DOCUMENTOS. Los responsables de preparar y validar la información deben remitirla dentro de los términos previstos en esta resolución, de la siguiente forma:

1. FORMATO ELECTRÓNICO: El área responsable prepara la información, diligencia directamente en el SIVICOF, valida que esté de acuerdo con las directrices de las Resoluciones 20 de 2006 y 001 de 2007 de la Contraloría de Bogotá, D.C., y además la remite por medio electrónico al responsable de consolidarla.

2. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: El área responsable prepara la información, la diligencia y la remite por medio electrónico en el respectivo archivo (procesador de palabra, hoja electrónica, imágenes o en archivos empaquetados y comprimidos), al responsable de consolidarla.

3. DOCUMENTOS FÍSICOS: El área responsable prepara la información, diligencia los formatos de acuerdo con las directrices dadas por la Contraloría de Bogotá, D.C., los imprime y recoge las firmas de quienes están obligados a suscribirlos, para luego remitirla en medio físico y magnético al responsable de consolidar, informando en memorando interno, que la información es legítima, íntegra y veraz para su consolidación y envío a la Contraloría de Bogotá, D.C.

Los documentos físicos donde consta la información financiera, presupuestal y estadística, deberán ser firmados por el responsable y por el respectivo jefe que los elabore, identificando su nombre completo, cédula de ciudadanía y teléfono.

En caso que el Jefe del Área, no registre información para alguno de los formatos o documentos de la cuenta, deberá incluir en el memorando la justificación respectiva, anexando los documentos necesarios.

4. CUSTODIA Y CONSERVACIÓN: La custodia y conservación de los documentos fuente que soporten la gestión fiscal, financiera, operativa y de resultados, será responsabilidad de cada uno de los jefes de las respectivas áreas y estarán a disposición del ente de vigilancia y control fiscal, quien podrá solicitarlos, examinarlos, evaluarlos o consultarlos en cualquier tiempo

Artículo 10º. PROCEDIMIENTO PARA CONSOLIDAR Y ENVIAR LA CUENTA. Los responsables de consolidar la Cuenta de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., y enviar a la Contraloría de Bogotá, D.C., deben:

1. Recibir la información en la forma requerida por la Contraloría de Bogotá, D.C., previamente validada y con memorando interno del área respectiva, donde se certifica que la información es legítima, íntegra y veraz.

2. Enviar la información a través del SIVICOF cumpliendo los pasos señalados en el Manual del Usuario, confirmando que los documentos fueron radicados e imprimir el Certificado de Recepción de Información.

3. Verificar los casos en que no se registre información para alguno de los formatos o documentos exigidos, e incluir en el oficio remisorio la justificación respectiva del Jefe de Área responsable, anexando los documentos necesarios.

4. Preparar el oficio remisorio para la firma del Secretario General, anexar el comprobante de transacción en el que se especifica el número de transacción que generó SIVICOF para dicha rendición, en los plazos y términos establecidos en la Resolución 001 de 2007 de la Contraloría de Bogotá, D.C., y en la presente Resolución.

5. Radicar a través del Centro de Documentación e Información de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. - CDI, el oficio remisorio, el comprobante de transacción y los documentos físicos en la Oficina de Radicación de Correspondencia de la Contraloría de Bogotá, D.C., para lo cual hará seguimiento de la radicación y entrega de la Cuenta, en los plazos y términos establecidos.

6. Conservar una copia magnética de los formatos electrónicos, documentos electrónicos y físicos requeridos en la cuenta presentada a la Contraloría de Bogotá, D.C.

Artículo 11º. DE LA CUENTA MENSUAL, INTERMEDIA Y ANUAL. En concordancia con lo previsto en la Resolución 001 de 2007 de la Contraloría de Bogotá, D.C., los términos para la presentación de la cuenta mensual, intermedia y anual son los siguientes:

Los directores, subdirectores, jefes de oficina, responsables de áreas y demás servidores obligados a presentar información relacionada con los Informes de Gestión (Productos Misionales, Propuestas de Mejoramiento, Proyectos de Inversión e Indicadores de Gestión) deben remitirla a la Oficina Asesora de Planeación a más tardar el quinto día hábil siguiente al semestre reportado, en los formatos establecidos para tal fin y con el análisis del resultado obtenido en cada período.

Los directores, subdirectores, jefes de oficina, responsables de áreas y demás servidores obligados a presentar información relacionada con los Informes de Gestión (Productos Misionales, Propuestas de Mejoramiento, Proyectos de Inversión, Balance Social, Informe de Gestión Ambiental e Indicadores de Gestión) deben remitirla a la Oficina Asesora de Planeación a más tardar el séptimo día hábil del mes de enero, en los formatos establecidos para tal fin y con el análisis del resultado obtenido en el año de la vigencia anterior.

Artículo 12°. DE LA RENDICIÓN DE LA CUENTA AL CULMINAR LA GESTIÓN. La cuenta que debe presentar el Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. a la Contraloría de Bogotá, D.C., cuando culmine su gestión, cubrirá el período desde el 1 de enero de la vigencia fiscal en que se retira, hasta el último día hábil en que se haya realizado efectivamente su retiro. El contenido del informe se define en el Título II - Capítulo VIII de la Resolución 20 de 2006 y articulo 4º de la Resolución 001 de 2007 y Artículo 17 de la presente Resolución.

El Secretario General debe rendir cuenta, al culminar su gestión, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su retiro.

Artículo 13º. DE LA DESCRIPCIÓN Y EL CONTENIDO. La descripción y contenido de cada uno de los informes, según su periodicidad, serán los que se señalan en el ANEXO A, TÍTULO II - CAPÍTULO I - y en el ANEXO C, Instructivo General para la Rendición de la Cuenta a través de SIVICOF, a que se refiere la Resolución 001 de 2007 de la Contraloría de Bogotá, D.C.

La Secretaría General por no registrar deuda pública y/o inversiones financieras y recursos de tesorería (fondos en cuentas corrientes y de ahorro), únicamente deberá enviar, anexo al oficio remisorio, el documento CBN-1092 señalando que no posee obligaciones de deuda y/o no posee inversiones, ni maneja recursos de tesorería.

Adicionalmente, se deben enviar los documentos CBN-3000 y 3001 de acuerdo con lo estipulado en el Artículo 9 de la Resolución 20 de 2006 de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Artículo 15º. DEL CONTENIDO DE LA INFORMACIÓN INTERMEDIA. La cuenta intermedia consolidada, para la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., incluye los siguientes informes:

El Informe de avance del Plan de Mejoramiento se presentará con corte a 30 de junio de cada vigencia, incluyendo el resultado del indicador, el avance físico de ejecución en las metas y el análisis del seguimiento realizado por cada sujeto de control.

Adicionalmente, se deben enviar los documentos CBN-3000 y 3001 de acuerdo con lo estipulado en el Artículo 9 de la Resolución 20 de 2006 de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Artículo 16º. CONTENIDO INFORMACIÓN ANUAL. La cuenta anual consolidada para la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. incluye los siguientes informes:

El Informe de avance del Plan de Mejoramiento se presentará con corte a 31 de diciembre de cada vigencia, incluyendo el resultado del indicador, el avance físico de ejecución en las metas y el análisis del seguimiento realizado por cada sujeto de control.

Adicionalmente, se deben enviar los documentos CBN-3000 y 3001 de acuerdo con lo estipulado en el Artículo 9 de la Resolución 20 de 2006 de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Artículo 17. DE LA DESCRIPCIÓN Y EL CONTENIDO DE LA CUENTA AL CULMINAR LA GESTIÓN. La descripción y el contenido de cada uno de los informes al culminar la Gestión serán los que se señalan en el ANEXO A TÍTULO II - CAPÍTULO VIII y en el ANEXO C, Instructivo General para la Rendición de la Cuenta a través de SIVICOF, a que se refieren las Resoluciones 20 de 2006 y 001 de 2007 de la Contraloría de Bogotá, D.C.

El Secretario General al culminar su gestión, debe presentar la siguiente información:

Adicionalmente, se deben enviar los documentos CBN-3000 y 3001 de acuerdo con lo estipulado en el Artículo 9 de la Resolución 20 de 2006 de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Parágrafo 1. Esta rendición no exime al nuevo Secretario General de la presentación que debe realizar sobre la cuenta consolidada anual, o de otra información que sea pertinente.

Parágrafo 2. Cuando el retiro definitivo del Secretario General coincide con el cierre de la vigencia fiscal (31 de diciembre) no se requerirá presentar la información señalada en este artículo, dado que la cuenta de la vigencia será presentada por el nuevo Secretario General.

Parágrafo 3. Para el envío de la información de Rendición de Cuentas al Culminar la Gestión del Secretario General, por medio del sistema SIVICOF, se deberá solicitar autorización a la respectiva Dirección Sector Gobierno de la Contraloría de Bogotá, D.C., mediante oficio radicado dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de los términos establecidos en el Artículo 12 de esta Resolución. La Oficina de Control Interno proyectará para la firma del Secretario General la respectiva solicitud.

Artículo 19º. DEL PROCEDIMIENTO PECUNIARIO. De conformidad con la Ley 42 de enero 26 de 1993, son causales para efecto de la imposición de sanciones, las previstas en los artículos 100, 101 y 102 de la mencionada Ley, en materia de la rendición de cuenta e informes.

Parágrafo 1. Se entenderá por no presentada la cuenta consolidada cuando ésta no cumpla con lo previsto en las Resoluciones 20 de 2006 y 001 de 2007, de la Contraloría de Bogotá, D.C., en los aspectos referentes a presentación, forma, términos, período, contenido y refrendación.

Parágrafo 2. En el proceso de rendición de cuentas e informes, la Contraloría de Bogotá, D.C. podrá según el caso, imponer sanciones a los responsables, de conformidad con la parte primera del Código Contencioso Administrativo, Decreto Ley 01 de 1984 y demás disposiciones de carácter legal que lo modifiquen o adicionen y de conformidad con la resolución reglamentaria vigente en materia sancionatoria en la Entidad.

Artículo 20º. DEL PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO. En caso de incumplimiento de la presente Resolución se informará a la Oficina de Control Interno Disciplinario para lo de su competencia.

Artículo 21º. OTRAS DISPOSICIONES. En caso que la Contraloría de Bogotá, D.C., realice cambios en los formatos o en las fechas de rendición de las cuentas establecidas en la Resoluciones Reglamentarias 020 de 2006 y 001 de 2007, el responsable de consolidar y enviar la cuenta señalado en el artículo 5º de esta Resolución, hará los respectivos ajustes a esos formatos o fechas y los comunicará a los responsables de preparar y validar la información.

Artículo  22º. DEROGATORIA Y VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 018 del 12 de enero de 2007.