RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

El Presidente del Comité instala la sesión y verificada la asistencia de los integrantes del Comité por parte de la Secretaría Técnica, se establece que hay quórum para realizar la sesión. A esta sesión asisten los siguientes miembros e invitados permanentes.

- Dr. Luis Miguel Domínguez García, Presidente del Comité y Subsecretario General.

- Dra. Martha Yaneth Veleño Quintero, Directora Jurídica Distrital.

- Dr. Wilmar Darío González Buriticá, Director de Gestión Corporativa (E).

- Dr. Manuel Ávila Olarte, Subdirector de Conceptos.

- Dr. Héctor Díaz Moreno, Subdirector de Gestión Judicial.

- Dr. Harold Alzate Riascos, Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno.

- Dra. Amparo del Pilar León Salcedo, Subdirectora de Estudios (E).

- Dr. Camilo José Orrego Morales

El Presidente del Comité somete a consideración de sus miembros el orden del día propuesto.

Al respecto, el Subdirector de Conceptos manifiesta respecto del punto No. 2 del orden del día, relativo a la presentación, discusión y aprobación del nuevo reglamento del Comité, que el mismo, en esta sesión, sólo debería contemplar la presentación, para que en otra oportunidad el mismo sea discutido y aprobado, luego de una revisión a conciencia de los miembros del Comité.

Los miembros del Comité aprueban unánimemente el orden del día con la modificación planteada por el Subdirector de Conceptos, añadiendo que los miembros e invitados del Comité deberán remitir los comentarios dentro de los 5 días siguientes a la presente sesión, a efectos de que los mismos sean consolidados por el Secretario Técnico del Comité, para su posterior discusión y aprobación.

3.3.1. Exposición: "Los comités de conciliación y su importancia institucional e interinstitucional". Dra. Martha Veleño Quintero, Directora Jurídica Distrital.

La Directora Jurídica comienza señalando la importancia que reviste para la Administración que los miembros del Comité de Conciliación tengan conocimiento respecto del marco normativo que regula las funciones del Comité, que se establezca un reglamento interno que determine claramente la articulación de las funciones a cargo del mismo y que se efectúe una relatoría de sus decisiones, con el propósito de que se mantenga una línea coherente en las decisiones del Comité.

En tal sentido, afirma que una copia de su exposición será remitida a cada uno de los miembros del Comité y que la misma hará parte integrante del acta de esta sesión.

En el orden de su exposición, la Directora Jurídica presenta los antecedentes normativos que regulan los Comités de Conciliación a nivel nacional, tales como los artículos 90 y 209 de la Constitución Política; las Leyes 446 de 1998, 640 y 678 de 2001, y 794 de 2003; los Decretos Nacionales 1818 y 2511 de 1998, 1214 y 2097 de 2000.

A nivel interno, la Resolución 131 de 2004, por ser la última resolución que integra el Comité de Conciliación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., y la que adecuó a la nueva estructura de la Secretaría el Comité de Conciliación, y, finalmente, el Reglamento Interno aprobado en sesión del 13 de septiembre del 2002.

Frente a estos antecedentes, el Director de Gestión Corporativa (E) señala que añadiría lo contemplado en la Ley 734 de 2002, artículo 40, que señala que todo servidor público deberá declararse impedido para actuar en un asunto cuando tenga interés particular y directo en su regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho.

A continuación, la Directora Jurídica explica que los Comités de Conciliación son una instancia administrativa que actúa como un órgano especializado dentro de las entidades públicas, y en términos generales le corresponde:

- Estudiar, analizar y formular políticas sobre prevención del daño antijurídico.

- Diseñar políticas generales para la defensa de la entidad.

- Determinar la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación.

- Determinar la procedencia de la acción de repetición.

Luego, explica que el Comité de Conciliación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., se encuentra integrado, conforme a la Resolución 131 de 2004, por los siguientes miembros, con voz y voto:

- Presidente: Secretario General, quien delegó en el Subsecretario General.

- Director de Gestión Corporativa, en su calidad de ordenador del gasto.

- Director Jurídico Distrital.

- Subdirector de Gestión Judicial.

- Subdirector de Conceptos.

Asimismo, que serán invitados al Comité con voz pero sin voto los siguientes servidores públicos:

- Dirección de Defensa Judicial de la Nación.

- Subdirectora de Estudios.

- Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno.

- Director o delegado del nivel directivo de la entidad que pudiere llegar a tener interés en la decisión del Comité.

- Secretario Técnico del Comité.

A continuación, la Directora Jurídica expone, en detalle las funciones del Comité de Conciliación:

- Formular políticas de prevención de daño antijurídico.

- Diseñar políticas que orienten la defensa de la entidad.

- Estudiar y evaluar los procesos de la entidad para determinar causas generadoras de conflicto; tipos de daños por los cuales resulta demandado y condenado y proponer correctivos en la defensa.

- Fijar directrices en materia de conciliación, transacción y en general respecto de todo arreglo directo o de los demás mecanismos de solución de conflictos.

- Determinar parámetros para conciliar cuando se ha determinado procedencia.

- Evaluar procesos fallados contra la entidad para determinar si procede o no la acción de repetición.

- Definir criterios de selección de abogados externos para garantizar su idoneidad.

Una vez evacuado lo anterior, la Directora Jurídica procede a efectuar una presentación preliminar de lo que fue el Comité de Conciliación durante el año 2004, expone que durante el año 2004, el Comité analizó 44 asuntos distribuidos así: 29 casos en materia de conciliación; 12 estudios de repetición; autorizó iniciar 2 acciones de enriquecimiento sin causa, previa conciliación prejudicial, y se inhibió de conocer 1 caso; emitió concepto favorable para conciliar en 5 asuntos y negativo en 24; encontró procedente iniciar la acción de repetición en 8 asuntos e improcedente en 4.

Finalmente, señala que en el 2005, revocó la decisión de iniciar 1 acción de repetición del año 2004, por caducidad de la acción.

A continuación, la Directora Jurídica presenta al Comité las decisiones más importantes del año 2004:

- En sesiones del 14 de abril del 2004, se ordenó el inicio de una acción de repetición en contra de los funcionarios que suscribieron el acto (Caso de Jaime Hernando Cortés Casas), la línea fue ratificada en sesión del 2 de junio del 2004 (Caso de Etelvina Ruiz, nota: se inició contra la Secretaria General, pero no contra el Alcalde).

- En sesión del 1 de septiembre del 2004, se ordenó el inició de una acción de repetición en contra de los funcionarios que no gestionaron a tiempo el pago de una obligación - contractual - a cargo de la entidad (Caso de Botero Duque).

Adicionalmente, enuncia las políticas más importantes aprobadas por el Comité en el año 2004:

- En sesión del 14 de marzo del 2004, se autorizó a los abogados de la Secretaría General asistir sin ánimo conciliatorio a la 1ª audiencia de trámite en los procesos laborales, cuando lo que se discute por parte del actor es la naturaleza de su vinculación como trabajador oficial y de los antecedentes administrativos se colige que es empleado público.

Del mismo modo, se señaló que los abogados quedan libres de traer al Comité los anteriores casos cuando consideren que su importancia así lo amerita.

Se solicitó al Subdirector de Gestión Judicial instruir a sus abogados, por circular o memo, respecto de la política antes adoptada.

- En sesión del 20 de enero del 2005, el Comité decidió entender como no presentadas aquellas fichas técnicas de repetición o conciliación en las que los abogados no hubieren plasmado claramente si recomiendan o no conciliar o iniciar la acción de repetición.

Se asignó como una nueva función del Secretario Técnico del Comité, la de revisar el cumplimiento de la anterior política, solicitando las modificaciones que sean del caso.

Se dispuso igualmente que los efectos de la no presentación de la ficha técnica sean directamente del abogado que tenía a su cargo el asunto.

- En sesión del 4 de enero del 2005, el Comité estableció no iniciar las acciones de repetición cuando las mismas se encontraran caducadas.

Para estos efectos, solicitó a los abogados que en las fichas técnicas de repetición efectuaran un claro análisis del tema de la caducidad, considerando no solamente las normas que prevén el término de caducidad de este tipo de acciones, sino también la Sentencia C - 831 de 2001 y las posteriores sobre al materia.

Finalmente, la Directora Jurídica recuerda a los miembros e invitados del Comité que sus miembros acordaron reunirse de manera ordinaria los primeros miércoles de cada mes, informándoles lo que sería la agenda de sesiones para el año 2005: -Primer Semestre: Marzo 2; Abril 6; Mayo 4, y Junio 1.

-Segundo Semestre: Julio 6; Agosto 3; Septiembre 7; Octubre 5; Noviembre 2, y Diciembre 6.

A continuación, la Directora Jurídica Distrital explica la importancia que reviste para el Comité de Conciliación el hecho de que se aprueba y regule su funcionamiento de manera clara y precisa, la forma como se establecen las funciones entre sus miembros, la forma como se adoptan sus decisiones y se verifica el cumplimiento de las mismas, y concede la palabra al Secretario Técnico del Comité para que efectúe su exposición.

El Secretario Técnico del Comité expuso de manera general el proyecto de Reglamento Interno del Comité, el cual se compone de los siguientes capítulos:

Capítulo I: Disposiciones Generales.

1. Principios Rectores.

2. Funciones del Comité de Conciliación.

3. Miembros e Invitados Permanentes del Comité.

4. Participación de la Oficina de Control Interno.

5. Participación del Subdirector de Estudios.

6. Imparcialidad y autonomía en la adopción de decisiones.

7. Trámite de impedimentos

Capítulo II: Funcionamiento del Comité.

8. Sesiones.

9. Invitados especiales

10. Discusión de asuntos de impacto Distrital o de interés de otro organismo o entidad Distrital.

11. Convocatoria.

12. Formalidad de la convocatoria.

13. Inasistencia a las sesiones.

14. Desarrollo de las sesiones.

15. Adopción de decisiones.

16. Quórum deliberatorio y adopción de decisiones.

17. Salvamento y aclaración de votos.

Capítulo III: Elaboración y presentación de fichas e informes.

18. Las fichas técnicas en materia de conciliación.

19. Las fichas técnicas en materia de repetición.

20. Informes sobre el estudio de procedencia de llamamientos en garantía de funcionarios públicos.

21. Informes de gestión del Comité de Conciliación.

Capítulo IV: Secretaría Técnica, Actas y Archivo.

22. Secretaría Técnica.

23. Elaboración de actas.

24. Trámite de Aprobación de Actas.

25. Archivos Comité de Conciliación y de su Secretaría Técnica.

Capítulo IV: Seguimiento y control a las decisiones del Comité.

26. Verificación y cumplimiento de las decisiones adoptadas.

27 Asistencia de apoderados de la entidad a las audiencias.

28. Prevención del daño antijurídico y políticas para la defensa judicial de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Capítulo V: Disposiciones finales.

29. Vigencia y derogatorias.

El Subdirector de Conceptos manifiesta que ve importante efectuar una relatoría de las decisiones del Comité.

Al respecto, el Subdirector de Gestión Judicial expone que una vez expedido el nuevo Reglamento Interno, la idea sería proferir una Circular a todas las entidades y organismos del Distrito para que nos remitan copia de las actas de sus decisiones para así consolidar la información de todo el Distrito Capital.

El Presidente del Comité solicita que el proyecto de Reglamento sea suscrito igualmente por el Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., dada su importancia y porque considera que debe socializarse a todas las entidades y organismos distritales.

Al término de la sesión, los miembros del Comité aprueban que los miembros e invitados del Comité deberán remitir los comentarios dentro de los 5 días siguientes a la presente sesión, a efectos de que los mismos sean consolidados por el Secretario Técnico del Comité, para su posterior discusión y aprobación en sesiones posteriores, de no recibirse comentarios u objeciones los miembros entienden que los textos del proyecto han sido aprobados.

3.3.3. Proposiciones y varios.

En esta sesión no se tramitaron proposiciones y varios.

No siendo otro el objeto de la presente sesión del Comité de Conciliación, se da por terminada la misma.

La presente acta se discutió en sesión del Comité de Conciliación y fue aprobada por los miembros del Comité, quienes en constancia de aprobación lo suscriben a los diecisiete (17) días del mes de febrero de 2005.