Como es de su conocimiento, la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, creada por el Decreto 331 de 2003, modificado por el Decreto 267 del 2007, es el ente rector del Sistema Distrital de Archivos, asignándole entre sus funciones principales la conservación de la memoria institucional del Distrito Capital y la formulación y ejecución de políticas sobre los fondos documentales, históricos y de valor patrimonial para la ciudad.
El Plan de Desarrollo de la Alcaldía Mayor, "Bogotá Sin Indiferencia, un compromiso social contra la pobreza y la exclusión", contempla el objetivo de gestión pública humana, con el propósito de fortalecer la gestión institucional, haciéndola humana, sostenible y eficaz, dentro del Programa Sistema Distrital de Información, el cual contempla el desarrollo de manera integral de los sistemas informáticos y la gestión documental para garantizar a la Administración y a la ciudadanía información oportuna y confiable.
Es así como, acorde con lo dispuesto en el Decreto 514 de 2006, con previa observancia de la metodología propuesta para la estandarización documental por el Archivo de Bogotá, lideró la conformación del Comité Técnico para el estudio de la producción de los documentos del proceso de Prevención y Control de Desarrollos Ilegales de Vivienda que desarrolla la Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control de Vivienda de la Secretaría Distrital del Hábitat, en el cual participaron expertos de la Entidad.
Como producto de las reuniones del citado Comité, se estableció el cuadro de clasificación de los documentos producidos por el proceso de Prevención y Control de Desarrollos Ilegales de Vivienda y sus correspondientes procedimientos, el cual consolidado con otros componentes similares, permite a la Administración Distrital, contar con un Cuadro Único de Clasificación y Valoración Documental.
Los contenidos de dicho Cuadro fueron avalados por los responsables del proceso Prevención y Control de Desarrollos Ilegales de Vivienda en la entidad y consolidados en el documento anexo, emitido por la Dirección Archivo de Bogotá, el cual se pone a disposición de la Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control de Vivienda de la Secretaría Distrital del Hábitat, para su utilización con los siguientes lineamientos:
La Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control de Vivienda de la Secretaría Distrital del Hábitat, adoptará el estándar contenido en el Cuadro de Clasificación y Valoración Documental, que contiene las series, subseries, composición documental, tipología, valores primarios y secundarios de los documentos producidos por el proceso Prevención y Control de Desarrollos Ilegales de Vivienda que se adelantan en la Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control de Vivienda, los cuales deben implementarse a partir de la fecha de expedición de esta Directiva y a más tardar al 31 de octubre del 2008.
Debe tenerse en cuenta que la información contenida en el Cuadro constituye un marco de referencia que en cada caso particular debe ser evaluado por la respectiva entidad u organismo al formular sus tablas de retención documental. No obstante, si en la implementación de este componente para el proceso Prevención y Control de Desarrollos Ilegales de Vivienda, se requiera modificar o complementar información a efecto de integrar particularidades de su estructura, áreas, procesos o documentos específicos, deberá solicitar la aprobación de la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
La Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en cumplimiento de sus funciones, prestará la asesoría técnica que requieran a la Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control de Vivienda de la Secretaría Distrital del Hábitat, hará entrega de los instructivos requeridos para la implementación del Cuadro de Clasificación, seguimiento a estas actividades, verificará el cumplimiento de la presente Directiva, efectuando las revisiones, la pertinencia de los parámetros establecidos en el Cuadro, cuando fuere necesario, a petición de la entidad.
Por parte de la alta gerencia de la Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control de Vivienda, se debe evidenciar el compromiso para con el cumplimiento del Decreto 514 de 2006, mediante el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público, que garantice la gestión documental y la organización técnica de sus archivos.
Para información adicional se pueden contactar con la Subdirección de Sistema Distrital de Archivos, Dirección Archivo de Bogotá, al teléfono 3813000 Ext 4100 o consultar información ingresando a la página web www.archivobogota.gov.co
Cordialmente,
ENRIQUE BORDA VILLEGAS
Secretario General
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Código |
Serie |
Código |
Subserie |
Documento |
Tipo Documental |
Valor Primario (años) |
Valor Secundario |
Código |
Procedimiento |
Código |
Proceso |
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ACTAS |
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Actas de la red interinstitucional para la prevencion y control de desarrollos ilegales |
Listado de asistencia a la reunión de la Red de Prevención |
Lista |
5 años |
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1.5 Coordinación Interistitucional de la Red de Prevención |
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PREVENCIÓN Y CONTROL DE DESARROLLOS ILEGALES DE VIVIENDA |
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Acta de la Red Interinstitucional para la Prevención y Control de los Desarrollos Ilegales |
Acta |
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1.5 Coordinación Interistitucional de la Red de Prevención |
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Actas de reunion con instituciones y comunidades sobre la sensibilizacion sobre desarrollos ilegales |
Acta de reunión con instituciones o comunidades sobre desarrollos ilegales |
Acta |
5 años |
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1.4 Gestión y Apoyo Social a Comunidades |
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Listado de asistencia a la reunión de sensibilización sobre desarrollos ilegales |
Lista |
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1.4 Gestión y Apoyo Social a Comunidades |
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Actas de reunion con lideres comunitarios |
Acta de reunión con líderes comunitarios |
Acta |
5 años |
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1.4 Gestión y Apoyo Social a Comunidades |
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Listado de asistencia a la reunión con líderes comunitarios |
Lista |
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1.4 Gestión y Apoyo Social a Comunidades |
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CARTOGRAFIA DE DESARROLLOS ILEGALES |
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Estadísticas de prevención y control de desarrollos ilegales |
Estadísticas de prevención y control de desarrollos ilegales |
Estadística |
5 años |
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1.1 Monitoreo de Desarrollos Ilegales |
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Mapas de prevención y control de desarrollos ilegales |
Mapa de prevención y control de desarrollos ilegales |
Mapa |
5 años |
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CONVOCATORIAS |
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Convocatoria para trabajo con las comunidades a los actores sociales y entidades inolucrada para la prevención y control de desarrollos ilegales |
Oficio de convocatoria a los integrantes de los actores sociales relacionados |
Comunicación oficial |
5 años |
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1.4 Gestión y Apoyo Social a Comunidades |
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PREVENCIÓN Y CONTROL DE DESARROLLOS ILEGALES DE VIVIENDA |
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Convocatoria a los propietarios y residentes de predios susceptibles de desarrollo ilegal |
Oficio de solicitud de información |
Comunicación oficial |
5 años |
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1.2 Identificar e Informar a los Propietarios de las Áreas Susceptibles de Desarrollo Ilegal |
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Certificado de tradición y libertad |
Certificación |
1.2 Identificar e Informar a los Propietarios de las Áreas Susceptibles de Desarrollo Ilegal |
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Informe de Identificación predial |
Informe |
1.2 Identificar e Informar a los Propietarios de las Áreas Susceptibles de Desarrollo Ilegal |
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Listado de propietarios de predios susceptibles de desarrollo ilegal |
Lista |
1.2 Identificar e Informar a los Propietarios de las Áreas Susceptibles de Desarrollo Ilegal |
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Oficio de notificación a los propietarios |
Comunicación oficial |
1.2 Identificar e Informar a los Propietarios de las Áreas Susceptibles de Desarrollo Ilegal |
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Oficio de solicitud de respuesta a inquietudes surgidas en la reuniòn y que no se pueden responder inmediatamente. Se da por parte de residentes y propietarios |
Comunicación oficial |
1.2 Identificar e Informar a los Propietarios de las Áreas Susceptibles de Desarrollo Ilegal |
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Convocatorias a la red interinstitucional para la prevencion y control de desarrollos ilegales |
Comunicación escrita o por correo electrònico convocando a los miembros de la red |
Comunicación oficial |
5 años |
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1.5 Coordinación Interistitucional de la Red de Prevención |
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CONVOCATORIAS |
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Convocatorias a la red interinstitucional para la prevencion y control de desarrollos ilegales |
Agenda Interinstitucional |
Cronograma |
5 años |
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1.5 Coordinación Interistitucional de la Red de Prevención |
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PREVENCIÓN Y CONTROL DE DESARROLLOS ILEGALES DE VIVIENDA |
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CRONOGRAMAS |
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Cronograma de visitas para la gestión y apoyo social en áreas de monitoreo |
Cronograma de visitas a las áreas de monitoreo para programar la gestión y apoyo social |
Cronograma |
5 años |
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1.4 Gestión y Apoyo Social a Comunidades |
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Cronogramas de visitas para monitoreo |
Cronograma de visitas de monitoreo |
Cronograma |
5 años |
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1.1 Monitoreo de Desarrollos Ilegales |
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ENCUESTAS |
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Encuestas socioeconómicas de las zonas de monitoreo de desarrollos ilegales |
Encuesta socio-económica |
Encuesta |
5 años |
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1.4 Gestión y Apoyo Social a Comunidades |
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FICHAS DE CARACTERIZACION DE DESARROLLOS DE VIVIENDA ILEGALES |
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Ficha de caracterización |
Ficha |
5 años |
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1.4 Gestión y Apoyo Social a Comunidades |
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FICHAS UNICAS DE MONITOREO |
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Ficha única de monitoreo de las áreas de desarrollos ilegales |
Ficha única de monitoreo |
5 años |
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1.1 Monitoreo de Desarrollos Ilegales |
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INFORMES |
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Informes de gestión |
Informe de Monitoreo de desarrollos ilegales a la Subdirección |
Informe |
2 años |
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1.1 Monitoreo de Desarrollos Ilegales |
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Informes de gestión y apoyo social |
Informe de gestión y apoyo social para la Subdirección |
Informe |
2 años |
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1.4 Gestión y Apoyo Social a Comunidades |
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Informes de la coordinacion de la red interinstitucional para la prevencion y control de desarrollos ilegales |
Informe de la Red de Prevención |
Informe |
2 años |
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1.5 Coordinación Interistitucional de la Red de Prevención |
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INFORMES |
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Informes de reporte sobre querellas por infracciones urbanísticas y restitución del espacio público a la Secretaría de Gobierno |
Informe de reporte a la Secretaría de Gobierno |
Informe |
2 años |
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1.3 Seguimiento a apertura de Querellas, a partir de las Notificaciones Realizadas por Infracción Urbanística y Restitución del Espacio Público |
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PREVENCIÓN Y CONTROL DE DESARROLLOS ILEGALES DE VIVIENDA |
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Informes eventuales de casos especiales de los miembros de la red interinstitucional para la prevencion y control de los desarrollos ilegales |
Presentación de casos especiales por algunas entidades miembros de la red |
Presentación |
2 años |
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1.5 Coordinación Interistitucional de la Red de Prevención |
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Informes mensuales de seguimiento a querellas |
Informe mensual de seguimiento a querellas |
Informe |
2 años |
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1.3 Seguimiento a apertura de Querellas, a partir de las Notificaciones Realizadas por Infracción Urbanística y Restitución del Espacio Público |
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Informes sobre áreas susceptibles de desarrollos ilegales |
Informe mensual de áreas susceptibles de desarrollo ilegal |
Informe |
2 años |
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1.2 Identificar e Informar a los Propietarios de las Áreas Susceptibles de Desarrollo Ilegal |
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Informes técnicos de las visitas de monitoreo |
Informe técnico de la visita de monitoreo |
Informe técnico |
2 años |
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1.1 Monitoreo de Desarrollos Ilegales |
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MANUALES |
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Guía para el desarrollo de la ficha técnica de monitoreo de desarrollos ilegales de vivienda |
Guía para el desarrollo de la ficha técnica de monitoreo de desarrollos ilegales de vivienda |
Manual |
5 años |
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1.1 Monitoreo de Desarrollos Ilegales |
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MONITOREOS DE DESARROLLOS ILEGALES |
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Requerimiento de visita técnica |
Comunicación oficial |
5 años |
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1.1 Monitoreo de Desarrollos Ilegales |
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Coberturas de polígonos para monitoreo |
Mapa |
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1.1 Monitoreo de Desarrollos Ilegales |
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Indicios de desarrollos ilegales |
Mapa |
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1.1 Monitoreo de Desarrollos Ilegales |
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Polígonos de monitoreo |
Croquis |
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1.1 Monitoreo de Desarrollos Ilegales |
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Registro fotográfico del polígono a monitorear |
Fotografía |
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1.1 Monitoreo de Desarrollos Ilegales |
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Ocupaciones de desarrollo ilegales |
Mapa |
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1.1 Monitoreo de Desarrollos Ilegales |
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MONITOREOS DE DESARROLLOS ILEGALES |
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Fotografías de las ocupaciones |
Fotografía |
5 años |
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1.1 Monitoreo de Desarrollos Ilegales |
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PREVENCIÓN Y CONTROL DE DESARROLLOS ILEGALES DE VIVIENDA |
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Fotografías de la panorámica |
Fotografía |
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1.1 Monitoreo de Desarrollos Ilegales |
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Oficio de requerimiento de información |
Comunicación oficial |
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1.1 Monitoreo de Desarrollos Ilegales |
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Notificación de ocupaciones para acciones de control administrativo |
Comunicación oficial |
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1.1 Monitoreo de Desarrollos Ilegales |
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Memorando enviando los casos donde existen pruebas o indicios |
Memorando |
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1.1 Monitoreo de Desarrollos Ilegales |
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NOTIFICACIONES |
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Notificaciones para apertura de investigaciones sobre desarrollos ilegales |
Memorando enviado al área de enajenación casos pendientes |
Memorando |
5 años |
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1.4 Gestión y Apoyo Social a Comunidades |
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PLANES PARTICIPATIVOS |
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Planes participativos de prevención de desarrollos ilegales |
Plan participativo |
Plan |
5 años |
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1.4 Gestión y Apoyo Social a Comunidades |
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REQUERIMIENTOS |
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Requerimientos a otras entidades involucradas en la prevención de desarrollos ilegales |
Oficio de notificación otras entidades oficiales o particulares, dependiendo de los hallazgos y su competencia. |
Comunicación oficial |
5 años |
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1.4 Gestión y Apoyo Social a Comunidades |
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Requerimientos sobre hallazgos de desarrollos ilegales |
Oficio de reportes sobre hallazgos de desarrollos ilegales en el marco de PQRS |
Comunicación oficial |
5 años |
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1.1 Monitoreo de Desarrollos Ilegales |
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SEGUIMIENTOS A QUERELLAS POR INFRACCIONES URBANISTICAS Y RESTITUCION DEL ESPACIO PUBLICO |
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Oficio de solitud de visita a las Alcialdias Locales para revisión de querellas |
Comunicación oficial |
5 años |
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1.3 Seguimiento a apertura de Querellas, a partir de las Notificaciones Realizadas por Infracción Urbanística y Restitución del Espacio Público |
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PREVENCIÓN Y CONTROL DE DESARROLLOS ILEGALES DE VIVIENDA |
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Listado de querellas |
Lista |
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1.3 Seguimiento a apertura de Querellas, a partir de las Notificaciones Realizadas por Infracción Urbanística y Restitución del Espacio Público |
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Oficio solicitando información sobre querellas |
Comunicación oficial |
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1.3 Seguimiento a apertura de Querellas, a partir de las Notificaciones Realizadas por Infracción Urbanística y Restitución del Espacio Público |
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Mapa de Querellas por localidad |
Mapa |
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1.3 Seguimiento a apertura de Querellas, a partir de las Notificaciones Realizadas por Infracción Urbanística y Restitución del Espacio Público |
