Como es de su conocimiento, la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, creada por el Decreto 331 de 2003, modificado por el Decreto 267 del 2007, es el ente rector del Sistema Distrital de Archivos, asignándole entre sus funciones principales la conservación de la memoria institucional del Distrito Capital y la formulación y ejecución de políticas sobre los fondos documentales, históricos y de valor patrimonial para la ciudad.
El Plan de Desarrollo de la Alcaldía Mayor, "Bogotá Sin Indiferencia, un compromiso social contra la pobreza y la exclusión", contempla el objetivo de gestión pública humana, con el propósito de fortalecer la gestión institucional, haciéndola humana, sostenible y eficaz, dentro del Programa Sistema Distrital de Información, el cual contempla el desarrollo de manera integral de los sistemas informáticos y la gestión documental para garantizar a la Administración y a la ciudadanía información oportuna y confiable.
Es así como, acorde con lo dispuesto en el Decreto 514 de 2006, con previa observancia de la metodología propuesta para la estandarización documental por el Archivo de Bogotá, lideró la conformación del Comité Técnico para el estudio de la producción de los documentos del proceso que desarrolla la Dirección Distrital de Tesorería de la Secretaría Distrital de Hacienda, en el cual participaron expertos de la Jefe de Pagaruría, el Subdirector de Operación Bancaria, la Dirección Jurídica y la Gerente del proyecto 350-4 SHD.
Como producto de las reuniones del citado Comité, se estableció el cuadro de clasificación de los documentos producidos por el proceso de Gestión de Pagos y sus correspondientes procedimientos, el cual consolidado con otros componentes similares, permite a la Administración Distrital, contar con un Cuadro Único de Clasificación y Valoración Documental.
Los contenidos de dicho Cuadro fueron avalados por los responsables del proceso Gestión de Pagos en la entidad respectiva y consolidados en el documento anexo, emitido por la Dirección Archivo de Bogotá, el cual se pone a disposición de la Dirección Distrital de Tesorería, para su utilización con los siguientes lineamientos:
La Dirección Distrital de Tesorería, adoptará el estándar contenido en el Cuadro de Clasificación y Valoración Documental que contiene las series, subseries, composición documental, tipología, valores primarios y secundarios de los documentos producidos por el proceso Gestión de Pagos que se adelantan en la Dirección Distrital de Tesorería, los cuales deben implementarse a partir de la fecha de expedición de esta Directiva y a más tardar al 31 de octubre del 2008.
Debe tenerse en cuenta que la información contenida en el Cuadro constituye un marco de referencia que en cada caso particular debe ser evaluado por la respectiva entidad u organismo al formular sus tablas de retención documental. No obstante, si en la implementación de este componente para el proceso Gestión de Pagos, se requiera modificar o complementar información a efecto de integrar particularidades de su estructura, áreas, procesos o documentos específicos, deberá solicitar la aprobación de la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
La Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en cumplimiento de sus funciones, prestará la asesoría técnica que requieran a la Dirección Distrital de Tesorería, hará entrega de los instructivos requeridos para la implementación del Cuadro de Clasificación, seguimiento a estas actividades, verificará el cumplimiento de la presente Directiva, efectuando las revisiones, la pertinencia de los parámetros establecidos en el Cuadro, cuando fuere necesario, a petición de la entidad.
Por parte de la alta gerencia de la Dirección Distrital de Tesorería de la Secretaría Distrital de Hacienda, se debe evidenciar el compromiso para con el cumplimiento del Decreto 514 de 2006, mediante el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público, que garantice la gestión documental y la organización técnica de sus archivos.
Para información adicional se pueden contactar con la Subdirección de Sistema Distrital de Archivos, Dirección Archivo de Bogotá, al teléfono 3813000 Ext 4100 o consultar información ingresando a la página web www.archivobogota.gov.co
Cordialmente,
ENRIQUE BORDA VILLEGAS
Secretario General
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Código |
Serie |
Código |
Subserie |
Documento |
Tipo Documental |
Valor Primario (años) |
Valor Secundario |
Código |
Procedimiento |
Código |
Proceso |
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CUENTA DIARIA |
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Resumen Cuenta Diaria de egresos. |
Cuenta diaria |
1 año |
Eliminación |
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PAGO A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS |
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GESTIÓN DE PAGOS |
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PAGO DE EMBARGOS |
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Ordenes y pago de embargos. |
Oficio de Embargo. |
Comunicaciones Oficiales |
5 años |
Eliminación |
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PAGO A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS |
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GESTIÓN DE PAGOS |
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Recibo de consignaciòn de pago de embargos |
Depòsito Judicial |
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Oficio de desembargo |
Comunicaciones Oficiales |
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Planillas de consignación de embargos |
Planilla de depósito judicial. |
Depósito Judicial |
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Relaciones de embargos |
Reporte de Embargos. |
Reporte de embargos. |
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ENTREGA DE CHEQUES |
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Documento de recibido. |
Planilla de recibido |
5 años |
Eliminación |
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PAGO A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS |
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GESTIÓN DE PAGOS |
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Sobreflex de la Entidad solicitante. |
Sobreflex |
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Autorización escrita con firma autenticada del beneficiario del cheque. |
Autorización. |
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Autorización escrita con firma autenticada del Representante Legal. |
Autorización. |
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Certificado de Cámara de Comercio con vigencia menor a 90 días. |
Certificado de Cámara de Comercio |
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Fotocopia Cédula de Ciudadanía Persona Natural. |
Cédula de Ciudadanía |
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Fotocopia Cédula de Ciudadanía Representante Legal |
Cédula de Ciudadanía |
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Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Autorizado. |
Cédula de Ciudadanía |
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Fotocopia del NIT. |
NIT |
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Sobreflex del beneficiario. |
Sobreflex |
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Listado de cheques |
Listado |
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REPORTES |
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Reportes de Pagos SAP |
Listado de Pagos Rechazados generado por el banco |
Reporte ACH y Bancos |
1 año |
Eliminación |
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PAGO A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS |
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GESTIÓN DE PAGOS |
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Reporte Terminal Bancaria. |
Reporte del Banco |
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Reporte del Banco de Aplicación de Pagos. |
Reporte del Banco |
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Listado de Pagos Rechazados generado por OPGET. |
Listado. |
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Reporte Pagos SAP |
Reporte |
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INSTRUMENTOS DE CONTROL |
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Libros de control |
Libro de Control de Entrega y Recibo de Documentos. |
Libro radicador de documentos. |
2 años |
Eliminación |
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PAGO A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS |
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GESTIÓN DE PAGOS |
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Planillas de control |
Planilla de control de radicación o rechazo de Ordenes de Pago. |
Planilla de Radicación |
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NECESIDADES DE CAJA |
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La serie necesidades de caja no tiene subseries |
Listado de cheques girados (ùltima hoja).. |
Listado de cheques |
1 año |
Eliminación |
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PAGO A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS |
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GESTIÓN DE PAGOS |
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Necesidades de caja en moneda extranjera. |
Necesidades de Caja. |
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Necesidades de caja en moneda nacional. |
Necesidades de Caja en moneda nacional. |
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Solicitud de necesidades de caja |
Solicitud |
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Ultima hoja de Pagos SAP. |
Orden de devolución Otros no Tributarios |
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ORDENES DE PAGO |
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La serie ordenes de pago no tiene subseries |
Oficio Nota Débito - ND |
Nota Débito |
12 años |
Eliminación |
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PAGO A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS |
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GESTIÓN DE PAGOS |
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Orden de Pago - OP |
Orden de pago |
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Orden de Devolución de Ingresos no Tributarios - ODV |
Orden de devolución. |
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Orden de Pago en Moneda Extranjera |
Orden de pago |
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Relación de Documentos a Radicar - RDR |
Relación de documentos radicados |
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Orden de Devolución de Ingresos Tributarios - ODV |
Orden de devolución de Impuestos |
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Relaciòn de Autorizaciòn. |
Relaciòn de Autorizaciòn. |
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TARJETAS DE REGISTRO DE FIRMAS |
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La serie Tarjetas de registro de firmas no tiene subseries |
Tarjetas de registro de firmas |
Tarjeta de Registro de Firmas. |
20 años |
Eliminación |
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PAGO A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS |
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GESTIÓN DE PAGOS |
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ACTAS DE GIRO FONDOS DE TERCEROS. |
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La serie actas de giro fondos de terceros no tiene subseries |
Acta de Giro fondos de Terceros. |
Acta de Giro. |
12 Años |
Eliminación |
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Pago de Nóminas de la Administración Central |
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GESTIÓN DE PAGOS |
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CONSOLIDADO CESANTIAS Y COMISIONES FAVIDI. |
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La serie Informes consolidados de cesantìas no tiene subseries |
Consolidado cesantías y comisiones Favidi. |
Informe |
5 Años |
Eliminación |
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Pago de Nóminas de la Administración Central |
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GESTIÓN DE PAGOS |
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CUADRO CONSOLIDADO DE PAGO COOPERATIVAS. |
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La serie informe consolidado de pagos a cooperativas no tiene subseries. |
Cuadro consolidado de pago cooperativas. |
Cuadro consolidado de pago cooperativas. |
5 Años |
Eliminación |
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Pago de Nóminas de la Administración Central |
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GESTIÓN DE PAGOS |
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CUENTAS PENDIENTES DE GIRO POR SERVICIOS PERSONALES. |
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La serie Cuentas pendientes de giro por servicios personales no tiene subseries |
Cuentas Pendientes de Giro por Servicios Personales. |
Cuentas pendientes de giro. |
5 Años |
Eliminación |
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Pago de Nóminas de la Administración Central |
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GESTIÓN DE PAGOS |
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REPORTES. |
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Reporte de Pagos SAP |
Reporte de confirmación de pago de aportes. |
Reporte del Banco |
1 Año |
Eliminación |
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Pago de Nóminas de la Administración Central |
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GESTIÓN DE PAGOS |
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INFORME DIARIO DE PAGOS POR SERVICIOS PERSONALES. |
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La serie informe diario de pagos nómina no tiene subseries. |
Planilla única de aportes. |
Planilla única de aportes. |
12 Años |
Eliminación |
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Pago de Nóminas de la Administración Central |
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GESTIÓN DE PAGOS |
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Relación de Autorización. |
Relaciòn de Autorizaciòn |
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Formato Resumen Radicación RR |
Resumen de Radicaciòn. |
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Informe consolidado de nómina. |
Informe. |
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Listado de pagos rechazados por el Banco. |
Listado pagos rechazados. |
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Comprobante de egresos para pagos ACH de aportes voluntarios Administración Central. |
Comprobante de egresos. |
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Comprobante de giro para pago en cheque aportes voluntarios. |
Comprobante de giro. |
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Consolidado cesantías y comisiones Favidi. |
Informe |
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Consolidado de pagos por cheque cooperativas. |
Consolidado de pagos por cheque cooperativas |
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Cuadro consolidado de pago cooperativas. |
Cuadro consolidado de pago cooperativas. |
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Cuadro consolidado de pagos por SAP cooperativas. |
Cuadro consolidado de pagos por SAP - Cooperativas. |
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Informe Diario de Pagos de Servicios Personales. |
Informe diario de pagos. |
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Embargos Judiciales por SAP. |
Depòsito Judicial. |
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INSTRUMENTOS DE CONTROL.. |
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Libro radicador de documentos |
Libro de Control de Entrega y Recibo de Documentos. |
Libro radicador de documentos. |
2 Años |
Eliminación |
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Pago de Nóminas de la Administración Central |
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GESTIÓN DE PAGOS |
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PAGO VIA MODEM DAVIVIENDA ADMINISTRACION. |
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La serie Pago via MODEM Davivienda Administración no tiene subseries |
Pago vía MODEM - Davivienda administración |
Reporte del Banco |
12 Años |
Eliminación |
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Pago de Nóminas de la Administración Central |
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GESTIÓN DE PAGOS |
