RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Como es de su conocimiento, la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, creada por el Decreto 331 de 2003, modificado por el Decreto 267 del 2007, es el ente rector del Sistema Distrital de Archivos, asignándole entre sus funciones principales la conservación de la memoria institucional del Distrito Capital y la formulación y ejecución de políticas sobre los fondos documentales, históricos y de valor patrimonial para la ciudad.

El Plan de Desarrollo de la Alcaldía Mayor, "Bogotá Sin Indiferencia, un compromiso social contra la pobreza y la exclusión", contempla el objetivo de gestión pública humana, con el propósito de fortalecer la gestión institucional, haciéndola humana, sostenible y eficaz, dentro del Programa Sistema Distrital de Información, el cual contempla el desarrollo de manera integral de los sistemas informáticos y la gestión documental para garantizar a la Administración y a la ciudadanía información oportuna y confiable.

En este mismo sentido el Decreto 514 de 2006 estable en su artículo tercero que toda entidad de la administración Distrital debe atender las políticas y reglas formuladas por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, DC, a través del Archivo de Bogotá, para desarrollar los procesos y procedimientos propios de la función archivística y de la gestión documental.

Acorde con la metodología escogida para la estandarización, el Archivo de Bogotá lideró la conformación del comité técnico para el estudio de la producción de documentos en el proceso de facturación de venta de servicios hospitalarios en los hospitales del Distrito Capital, donde participaron expertos del Hospital la Victoria, Hospital de Fontibón, Hospital Rafael Uribe Uribe.

Para la adopción de la presente directiva dentro del proceso de facturación de venta de servicios hospitalarios en los hospitales del Distrito Capital, identificado por el comité técnico, se deben acoger los siguientes compromisos:

La Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en cumplimiento de sus funciones, realizará asesorías técnicas a los hospitales del Distrito Capital, para la implementación de la directiva, en especial verificar el cumplimiento o revisión cuando fuere necesario.

Por parte de los Hospitales del Distrito, se requiere que la alta gerencia se comprometa con el cumplimiento del Decreto Distrital 514 de 2006, mediante el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público, que garantice la gestión documental y la organización técnica de sus archivos.

Con base en los criterios expuestos, me permito impartir la siguiente directriz:

1. Una vez cancelada la cuenta, se eliminarán los soportes de la factura en las áreas relacionadas ya que se pueden recuperar en la Historia Clínica.

2. El consecutivo físico (factura) debe conservarse dos (2) años en el archivo de gestión y tres (3) años en el archivo central, transcurrido este tiempo se puede eliminar.

3. Los archivos digitales (en medio magnético) de facturación, podrán destruirse transcurridos diez (10) años, contados a partir de la fecha del último asiento de conformidad con el inciso del artículo 134 del Decreto 2649 de 1993 y artículo 28 de la Ley 962 de 2005.

Para información adicional se pueden contactar con la Subdirección de Sistema Distrital de Archivos, Dirección Archivo de Bogotá, al teléfono 3813000 Ext 4100 o consultar información ingresando a la página web www.archivobogota.gov.co

Cordialmente,