RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Como es de su conocimiento, la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, creada por el Decreto 331 de 2003, modificado por el Decreto 267 del 2007, es el ente rector del Sistema Distrital de Archivos, asignándole entre sus funciones principales la conservación de la memoria institucional del Distrito Capital y la formulación y ejecución de políticas sobre los fondos documentales, históricos y de valor patrimonial para la ciudad.

El Plan de Desarrollo de la Alcaldía Mayor, "Bogotá Sin Indiferencia, un compromiso social contra la pobreza y la exclusión", contempla el objetivo de gestión pública humana, con el propósito de fortalecer la gestión institucional, haciéndola humana, sostenible y eficaz, dentro del Programa Sistema Distrital de Información, el cual contempla el desarrollo de manera integral de los sistemas informáticos y la gestión documental para garantizar a la Administración y a la ciudadanía información oportuna y confiable.

Es así como, acorde con lo dispuesto en el Decreto 514 de 2006, con previa observancia de la metodología propuesta para la estandarización documental por el Archivo de Bogotá, lideró la conformación del Comité Técnico para el estudio de la producción de los documentos del proceso de Protección de Patrimonio Bienes de Interés Cultural o Conservación Arquitectónica y Renovación Urbana que desarrolla la Dirección de Patrimonio y Renovación Urbana de la Secretaría Distrital de Planeación, en el cual participaron expertos de la entidad.

Como producto de las reuniones del citado Comité, se estableció el cuadro de clasificación de los documentos producidos por el proceso de Protección de Patrimonio Bienes de Interés Cultural o Conservación Arquitectónica y Renovación Urbana y sus correspondientes procedimientos, el cual consolidado con otros componentes similares, permite a la Administración Distrital, contar con un Cuadro Único de Clasificación y Valoración Documental.

Los contenidos de dicho Cuadro fueron avalados por los responsables del proceso Protección de Patrimonio Bienes de Interés Cultural o Conservación Arquitectónica y Renovación Urbana en la entidad respectiva y consolidados en el documento anexo, emitido por la Dirección Archivo de Bogotá, el cual se pone a disposición de la Dirección de Patrimonio y Renovación Urbana, para su utilización con los siguientes lineamientos:

La Dirección de Patrimonio y Renovación Urbana de la Secretaría Distrital de Planeación, adoptará el estándar contenido en el Cuadro de Clasificación y Valoración Documental, que contiene las series, subseries, composición documental, tipología, valores primarios y secundarios de los documentos producidos por el proceso Protección de Patrimonio Bienes de Interés Cultural o Conservación Arquitectónica y Renovación Urbana que se adelantan en la Dirección de Patrimonio y Renovación Urbana, los cuales deben implementarse a partir de la fecha de expedición de esta Directiva y a más tardar al 31 de octubre del 2008.

Debe tenerse en cuenta que la información contenida en el Cuadro constituye un marco de referencia que en cada caso particular debe ser evaluado por la entidad al formular sus tablas de retención documental. No obstante, si en la implementación de este componente para el proceso Protección de Patrimonio Bienes de Interés Cultural o Conservación Arquitectónica y Renovación Urbana, se requiera modificar o complementar información a efecto de integrar particularidades de su estructura, áreas, procesos o documentos específicos, deberá solicitar la aprobación de la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

La Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en cumplimiento de sus funciones, prestará la asesoría técnica que requieran a la Dirección de Patrimonio y Renovación Urbana, hará entrega de los instructivos requeridos para la implementación del Cuadro de Clasificación, seguimiento a estas actividades, verificará el cumplimiento de la presente Directiva, efectuando las revisiones, la pertinencia de los parámetros establecidos en el Cuadro, cuando fuere necesario, a petición de la entidad.

Por parte de la alta gerencia de la Dirección de Patrimonio y Renovación Urbana, se debe evidenciar el compromiso para con el cumplimiento del Decreto 514 de 2006, mediante el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público, que garantice la gestión documental y la organización técnica de sus archivos.

Para información adicional se pueden contactar con la Subdirección de Sistema Distrital de Archivos, Dirección Archivo de Bogotá, al teléfono 3813000 Ext 4100 o consultar información ingresando a la página web www.archivobogota.gov.co

Cordialmente,

Anexo: Cuadro de Clasificación y Valoración Documental para el proceso de Protección de Patrimonio Bienes de Interés Cultural o Conservación Arquitectónica y Renovación Urbana., componente del Cuadro Único de Clasificación y Valoración en 2 folios.