Como es de su conocimiento, la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, creada por el Decreto 331 de 2003, modificado por el Decreto 267 del 2007, es el ente rector del Sistema Distrital de Archivos, asignándole entre sus funciones principales la conservación de la memoria institucional del Distrito Capital y la formulación y ejecución de políticas sobre los fondos documentales, históricos y de valor patrimonial para la ciudad.
El Plan de Desarrollo de la Alcaldía Mayor, "Bogotá Sin Indiferencia, un compromiso social contra la pobreza y la exclusión", contempla el objetivo de gestión pública humana, con el propósito de fortalecer la gestión institucional, haciéndola humana, sostenible y eficaz, dentro del Programa Sistema Distrital de Información, el cual contempla el desarrollo de manera integral de los sistemas informáticos y la gestión documental para garantizar a la Administración y a la ciudadanía información oportuna y confiable.
Es así como, acorde con lo dispuesto en el Decreto 514 de 2006, con previa observancia de la metodología propuesta para la estandarización documental por el Archivo de Bogotá, lideró la conformación del Comité Técnico para el estudio de la producción de los documentos del proceso que desarrolla la Gerencia Corporativa de Servicio al Cliente y la Jefatura de la Unidad de Apoyo Comercial de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá E.A.A.B, en el cual participaron expertos de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá E.A.A.B.
Como producto de las reuniones del citado Comité, se estableció el cuadro de clasificación de los documentos producidos por el proceso de Gestión Comercial de Suscriptores y sus correspondientes procedimientos, el cual consolidado con otros componentes similares, permite a la Administración Distrital, contar con un Cuadro Único de Clasificación y Valoración Documental.
Los contenidos de dicho Cuadro fueron avalados por los responsables del proceso Gestión Comercial de Suscriptores en la entidad respectiva y consolidados en el documento anexo, emitido por la Dirección Archivo de Bogotá, el cual se pone a disposición de la Gerencia Corporativa de Servicio al Cliente y la Jefatura de la Unidad de Apoyo Comercial de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá E.A.A.B, para su utilización con los siguientes lineamientos:
La Gerencia Corporativa de Servicio al Cliente y la Jefatura de la Unidad de Apoyo Comercial de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá E.A.A.B., adoptarán el estándar contenido en el Cuadro de Clasificación y Valoración Documental, que contiene las series, subseries, composición documental, tipología, valores primarios y secundarios de los documentos producidos por el proceso Gestión Comercial de Suscriptores que se adelantan en la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá E.A.A.B, los cuales deben implementarse a partir de la fecha de expedición de esta Directiva y a más tardar al 31 de octubre del 2008.
Debe tenerse en cuenta que la información contenida en el Cuadro constituye un marco de referencia que en cada caso particular debe ser evaluado por la respectiva entidad u organismo al formular sus tablas de retención documental. No obstante, si en la implementación de este componente para el proceso Gestión Comercial de Suscriptores, se requiera modificar o complementar información a efecto de integrar particularidades de su estructura, áreas, procesos o documentos específicos, deberá solicitar la aprobación de la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
La Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en cumplimiento de sus funciones, prestará la asesoría técnica que requieran tanto a la Gerencia Corporativa de Servicio al Cliente como a la Jefatura de la Unidad de Apoyo Comercial, ambas de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá E.A.A.B, hará entrega de los instructivos requeridos para la implementación del Cuadro de Clasificación, seguimiento a estas actividades, verificará el cumplimiento de la presente Directiva, efectuando las revisiones, la pertinencia de los parámetros establecidos en el Cuadro, cuando fuere necesario, a petición de la entidad.
Por parte de la alta gerencia de la Gerencia Corporativa de Servicio al Cliente y la Jefatura de la Unidad de Apoyo Comercial de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá E.A.A.B, se debe evidenciar el compromiso para con el cumplimiento del Decreto 514 de 2006, mediante el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público, que garantice la gestión documental y la organización técnica de sus archivos.
Para información adicional se pueden contactar con la Subdirección de Sistema Distrital de Archivos, Dirección Archivo de Bogotá, al teléfono 3813000 Ext 4100 o consultar información ingresando a la página web www.archivobogota.gov.co
Cordialmente,
ENRIQUE BORDA VILLEGAS
Secretario General
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Código |
Serie |
Código |
Subserie |
Documento |
Tipo Documental |
Valor Primario (años) |
Valor Secundario |
Código |
Procedimiento |
Código |
Proceso |
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CUENTA CONTRATO |
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CLIENTE INDIVIDUAL |
Formato de viabilidad de terreno |
Formato de viabilidad de terreno |
10 años |
Selección |
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Realizar nuevas conexiones de usuarios individuales y reinstalación del servicio al sistema de acueducto y alcantarillado. |
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GESTIÓN COMERCIAL DE SUSCRIPTORES |
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Constancia de presentación de requerimiento. |
Constancia de presentación de requerimiento. |
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Atención personalizada al usuario. |
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Declaración juramentada. |
Declaración juramentada. |
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Carta de no aprobación de la solicitud. |
Carta de no aprobación de la solicitud. |
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Legalización de los servicios de acueducto para urbanizadores y constructores. |
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Acuerdo de pago |
Acuerdo de pago |
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Gestión de cobro prejurídico. |
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Acta de inspección por defraudación de fluidos. |
Acta de inspección por defraudación de fluidos. |
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Control de pérdidas. |
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Informe por defraudación de fluidos. |
Informe por defraudación de fluidos. |
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Comunicación oficial. |
Comunicación oficial. |
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Cambio de medidores |
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Documento de baja de la cuenta |
Documento de baja de la cuenta |
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Suspensión, taponamiento y reconexión del servicio |
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CUENTA CONTRATO |
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DOCUMENTOS DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO CLIENTE INDIVIDUAL |
Solicitud de visita |
Solicitud de visita |
5 años |
Selección |
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Legalización de los servicios definitivos de acueducto y alcantarillado para urbanizadores y constructores. |
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GESTIÓN COMERCIAL DE SUSCRIPTORES |
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Orden de trabajo |
Orden de trabajo |
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Realizar nuevas conexiones de usuarios, reinstalación del servicio al sistema de acueducto y alcantarillado y actividades complementarias a las conexiones domiciliarias. |
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Revivida del servicio |
Revivida del servicio |
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Instalación de tapas, cajillas o corrida de cajillas o cambios de taladro |
Instalación de tapas, cajillas o corrida de cajillas o cambios de taladro |
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Acta de taponamiento del servicio de agua por deuda. |
Acta de taponamiento del servicio de agua por deuda |
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Suspensión, taponamiento y reconexión del servicio. |
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Orden de reconexión del servicio |
Orden de reconexión del servicio |
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Orden de suspensión del servicio |
Orden de suspensión del servicio |
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Acta de chequeo de medidores |
Acta de chequeo de medidores |
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Cambio de medidores. |
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Memorando |
Memorando |
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Direccionamiento y respuesta de los requerimientos |
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Certificación lectura juramentada |
Certificación lectura juramentada |
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Atención personalizada al usuario. |
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Certificado de conservación arquitectónica |
Certificado de conservación arquitectónica |
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Revisión de instalaciones hidráulicas |
Revisión de instalaciones hidráulicas |
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Revisiones internas para PQRS. |
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CUENTA CONTRATO |
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DOCUMENTOS DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO CLIENTE INDIVIDUAL |
Acta de inspección de consumo |
Acta de inspección de consumo |
5 años |
Selección |
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Revisiones internas para PQRS. |
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GESTIÓN COMERCIAL DE SUSCRIPTORES |
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Constancia de visita |
Constancia de visita |
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Lectura de medidores. |
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Inspección de consumo |
Inspección de consumo |
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Conceptos técnicos |
Conceptos técnicos |
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Control de pérdidas. |
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CUENTA CONTRATO |
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DOCUMENTOS DE TRÁMITE CUENTA CONTRATO CLIENTE INDIVIDUAL |
Certificado de existencia y representación legal |
Certificado de existencia y representación legal |
1 año |
Eliminación |
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Legalización de los servicios definitivos de acueducto y alcantarillado para urbanizadores y constructores. |
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GESTIÓN COMERCIAL DE SUSCRIPTORES |
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Certificado de nomenclatura |
Certificado de nomenclatura |
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Certificado de tradición y libertad |
Certificado de tradición y libertad |
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Constancia de estratificación |
Constancia de estratificación |
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Fotocopia de la cédula de ciudadanía |
Fotocopia de la cédula de ciudadanía |
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Escritura pública |
Escritura pública |
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Promesa de compraventa |
Promesa de compraventa |
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Poder para adelantar los trámites |
Poder para adelantar los trámites |
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CUENTA CONTRATO |
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URBANIZADORES Y CONSTRUCTORES |
Formato de relación de acometidas internas solicitadas |
Formato de relación de acometidas internas solicitadas |
10 años |
Selección |
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Legalización de los servicios definitivos de acueducto y alcantarillado para urbanizadores y constructores. |
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GESTIÓN COMERCIAL DE SUSCRIPTORES |
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Plano Georeferenciado |
Plano Georeferenciado |
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Recibo de pago del servicio |
Recibo de pago del servicio |
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Solicitud de aprobación de las acometidas definitivas de acueducto y alcantarillado |
Solicitud de aprobación de las acometidas definitivas de acueducto y alcantarillado |
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Formato de solicitud de independización |
Formato de solicitud de independización |
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Independización del servicio de acueducto. |
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Solicitud de independización del servicio de acueducto |
Solicitud de independización del servicio de acueducto |
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Descripción de los elementos y estructuras |
Descripción de los elementos y estructuras |
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Legalización de los servicios de acueducto para urbanizadores y constructores. |
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Descripción solicitud servicio temporal acueducto |
Descripción solicitud servicio temporal acueducto |
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Licencia de construcción o urbanismo |
Licencia de construcción o urbanismo |
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Plano de localización |
Plano de localización |
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CUENTA CONTRATO |
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URBANIZADORES Y CONSTRUCTORES |
Solicitud transitoria para obra temporal TPO |
Solicitud transitoria para obra temporal TPO |
10 años |
Selección |
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Legalización de los servicios de acueducto para urbanizadores y constructores. |
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GESTIÓN COMERCIAL DE SUSCRIPTORES |
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Carta de aprobación de independización de acueducto |
Carta de aprobación de independización de acueducto |
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Independización del servicio de acueducto. |
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Carta de aprobación de acometidas de acueducto y alcantarillado |
Carta de aprobación de acometidas de acueducto y alcantarillado |
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Legalización de los servicios definitivos de acueducto y alcantarillado para urbanizadores y constructores. |
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Cotización de costos de conexión |
Cotización de costos de conexión |
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Acta de asamblea de propietarios |
Acta de asamblea de propietarios |
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Atención personalizada al usuario. |
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Carta de notificación de aprobación y liquidación |
Carta de notificación de aprobación y liquidación |
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Legalización de los servicios de acueducto para urbanizadores y constructores. |
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Factura de costos de conexión |
Factura de costos de conexión |
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Carta de compromiso |
Carta de compromiso |
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Legalización de los servicios definitivos de acueducto y alcantarillado para urbanizadores y constructores. |
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Certificado de homologación de medidores |
Certificado de homologación de medidores |
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Legalización de los servicios de acueducto para urbanizadores y constructores |
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Póliza de estabilidad |
Póliza de estabilidad |
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Comunicación oficial |
Comunicación oficial |
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Documento de baja de la cuenta |
Documento de baja de la cuenta |
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CUENTA CONTRATO |
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DOCUMENTOS DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO URBANIZADORES Y CONSTRUCTORES |
Formato cambio de medidor |
Formato cambio de medidor |
5 años |
Selección |
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Cambio de medidores. |
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GESTIÓN COMERCIAL DE SUSCRIPTORES |
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Formato de viabilidad del servicio temporal |
Formato de viabilidad del servicio temporal |
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Legalización de los servicios de acueducto para urbanizadores y constructores. |
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Autorización de instalación de medidores |
Autorización de instalación de medidores |
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Legalización de los servicios definitivos de acueducto y alcantarillado para urbanizadores y constructores. |
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CUENTA CONTRATO |
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DOCUMENTOS DE TRÁMITE CUENTA CONTRATO URBANIZADORES Y CONSTRUCTORES |
Certificado de nomenclatura |
Certificado de nomenclatura |
1 año |
Eliminación |
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Legalización de los servicios de acueducto para urbanizadores y constructores. |
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GESTIÓN COMERCIAL DE SUSCRIPTORES |
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Constancia de estratificación |
Constancia de estratificación |
|
Fotocopia de la cédula de ciudadanía |
Fotocopia de la cédula de ciudadanía |
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Certificado de existencia y representación legal |
Certificado de existencia y representación legal |
