Como es de su conocimiento, la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, creada por el Decreto 331 de 2003, modificado por el Decreto 267 del 2007, es el ente rector del Sistema Distrital de Archivos, asignándole entre sus funciones principales la conservación de la memoria institucional del Distrito Capital y la formulación y ejecución de políticas sobre los fondos documentales, históricos y de valor patrimonial para la ciudad.
El Plan de Desarrollo de la Alcaldía Mayor, "Bogotá Sin Indiferencia, un compromiso social contra la pobreza y la exclusión", contempla el objetivo de gestión pública humana, con el propósito de fortalecer la gestión institucional, haciéndola humana, sostenible y eficaz, dentro del Programa Sistema Distrital de Información, el cual contempla el desarrollo de manera integral de los sistemas informáticos y la gestión documental para garantizar a la Administración y a la ciudadanía información oportuna y confiable.
Es así como, acorde con lo dispuesto en el Decreto 514 de 2006, con previa observancia de la metodología propuesta para la estandarización documental por el Archivo de Bogotá, lideró la conformación del Comité Técnico para el estudio de la producción de los documentos del proceso que desarrollan las Alcaldías Locales de la Administración Distrital, en el cual participaron expertos de las Localidades de Ciudad Bolívar, Chapinero, Puente Aranda, Usaquén, Los Mártires, Santafé, Secretaria de Hacienda y Secretaría de Gobierno.
Como producto de las reuniones del citado Comité, se estableció el cuadro de clasificación de los documentos producidos por el proceso de Asesoría de Obras de las Localidades y sus correspondientes procedimientos, el cual consolidado con otros componentes similares, permite a la Administración Distrital, contar con un Cuadro Único de Clasificación y Valoración Documental.
Los contenidos de dicho Cuadro fueron avalados por los responsables del proceso Asesoría de Obras de las Localidades y consolidados en el documento anexo, emitido por la Dirección Archivo de Bogotá, el cual se pone a disposición de Las Alcaldías Locales, para su utilización con los siguientes lineamientos:
Las Alcaldías Locales, adoptarán el estándar contenido en el Cuadro de Clasificación y Valoración Documental, que contiene las series, subseries, composición documental, tipología, valores primarios y secundarios de los documentos producidos por el proceso Asesoría de Obras de las Localidades que se adelantan en las Alcaldías Locales, los cuales deben implementarse a partir de la fecha de expedición de esta Directiva y a más tardar al 31 de octubre del 2008.
Debe tenerse en cuenta que la información contenida en el Cuadro constituye un marco de referencia que en cada caso particular debe ser evaluado por la respectiva entidad u organismo al formular sus tablas de retención documental. No obstante, si en la implementación de este componente para el proceso Asesoría de Obras de las Localidades, se requiera modificar o complementar información a efecto de integrar particularidades de su estructura, áreas, procesos o documentos específicos, deberá solicitar la aprobación de la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
La Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en cumplimiento de sus funciones, prestará la asesoría técnica que requieran a las Alcaldías Locales, hará entrega de los instructivos requeridos para la implementación del Cuadro de Clasificación, seguimiento a estas actividades, verificará el cumplimiento de la presente Directiva, efectuando las revisiones, la pertinencia de los parámetros establecidos en el Cuadro, cuando fuere necesario, a petición de la entidad.
Por parte de la alta gerencia de las Alcaldías Locales, se debe evidenciar el compromiso para con el cumplimiento del Decreto 514 de 2006, mediante el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público, que garantice la gestión documental y la organización técnica de sus archivos.
Para información adicional se pueden contactar con la Subdirección de Sistema Distrital de Archivos, Dirección Archivo de Bogotá, al teléfono 3813000 Ext 4100 o consultar información ingresando a la página web www.archivobogota.gov.co
Cordialmente,
ENRIQUE BORDA VILLEGAS
Secretario General
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Código |
Serie |
Código |
Subserie |
Documento |
Tipo Documental |
Valor Primario (años) |
Valor Secundario (años) |
Código |
Procedimiento |
Código |
Proceso |
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Control al régimen urbanístico y obras |
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Control a la construcción de obras y remodelación |
Queja |
Comunicación |
12 |
Selección |
|
Actuación administrativa para el control de la construcción de obras |
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Asesoria de Obras |
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Informe técnico |
Informe |
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Auto de avocar conocimiento y ordenar verificación |
Auto |
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Notificación de auto de avocar conocimiento y ordenar verificación |
Notificación |
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Concepto técnico |
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Resolución de archivo |
Resolución |
|
Notificación de Resolución de archivo |
Notificación |
|
Informe de control de obra |
Informe |
|
Resolución de archivo |
Resolución |
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Notificación de la Resolución de archivo |
Resolución |
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Oficio de sellamiento de obra |
Comunicación oficial |
|
Oficio a registro de instrumentos públicos solicitando el certificado de libertad |
Comunicación oficial |
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Oficio de comisionar al ingeniero |
Comunicación oficial |
|
Oficio de solicitud de boletin de nomenclatura al catastro |
Comunicación oficial |
|
Auto de avocar conocimiento, decreta pruebas y ordena oficiar |
Auto |
|
Comunicación del auto de avocar conocimiento y oficiar |
Notificación |
|
Oficio a la comandancia |
Comunicación oficial |
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Acta de sellamiento |
Acta |
|
Oficio remisorio de sellamiento a la alcaldia |
Comunicación oficial |
|
Acta de descargos |
Acta |
|
Pruebas |
Pruebas |
|
Resolución que decide de fondo la querella |
Resolución |
|
Notificación de la Resolución que decide de fondo la querella |
Notificación |
|
Resolución de archivo |
Resolución |
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Notificación de la Resolución de archivo |
Notificación |
|
Resolución Sancionatoria |
Resolución |
|
Notificación de la resolución sancionatoria |
Notificación |
|
Recurso de reposición y en subsidio el de apelación |
Recurso |
|
Resolución que resuelve el recurso de reposición confirmando o revocando en primera instancia y resuelve la procedencia del recurso de apelación. |
Resolución |
|
Notificación de la resolución que resuelve el recurso de reposición confirmando o revocando en primera instancia |
Notificación |
|
Constancia de ejecutoria de la resolución sancionatoria |
Constancia de ejecutoría |
|
Auto fijando fecha de demolicion y de liquidación de multa |
Auto |
|
Acta de demolición |
Acta |
|
Notificación del auto fijando fecha de demolicion y de liquidación de multa |
Notificación |
|
Resolución de archivo |
Resolución |
|
Notificación de Resolución de archivo |
Notificación |
|
Constancia de ejecutoria del auto liquidatorio de multa |
Constancia de ejecutoría |
|
Oficio remisorio a la unidad de ejecuciones fiscales UEF |
Comunicación oficial |
|
Resolución que resolvió el recurso de apelación en segunda instancia |
Resolución |
|
Notificación de la Resolución que resolvió el recurso de apelación en segunda instancia |
Notificación |
|
Oficio remisorio del consejo de justicia |
Comunicación oficial |
|
Constancia de ejecutoría de la Resolución que resolvió el recurso de apelación en segunda instancia que no confirma fallo |
Constancia de ejecutoría |
|
Control al régimen urbanístico y obras |
|
Control a la construcción de obras y remodelación |
Constancia de ejecutoría de la Resolución que resolvió el recurso de apelación en segunda instancia que confirma fallo |
Constancia de ejecutoría |
12 |
Selección |
|
Actuación administrativa para el control de la construcción de obras |
|
Asesoria de Obras |
|
Auto de liquidación de multa y plazo para adecuación de normas |
Auto |
|
Notificación del auto de liquidación de multa y plazo para adecuación de normas |
Notificación |
|
Oficio a la unidad de ejecuciones fiscales UEF |
Comunicación oficial |
|
Acta de levantamiento de sellos |
Acta |
|
Oficio remisorio de levantamiento de sellos a la alcaldía |
Comunicación oficial |
|
Resolución de archivo |
Resolución |
|
Notificación de Resolución de archivo |
Notificación |
|
Resolución que ordena demolición y fija fechas |
Resolución |
|
Acta de demolición |
Acta |
|
Notificación de la resolución que ordena demolición y fija fechas |
Notificación |
|
Constancia de ejecutoria de la resolución que ordena demolición y fija fechas |
Constancia de ejecutoría |
|
Auto de comisión al ingeniero o arquitecto |
Auto |
|
Notificación del auto comisionando al ingeniero o arquitecto |
Notificación |
|
Oficio de control de licencia |
Comunicación oficial |
|
Resolución de archivo |
Resolución |
|
Notificación de la Resolución de archivo |
Notificación |
|
Auto de imposición de nuevas multas sucesivas |
Auto |
|
Notificación del auto de multas sucesivas |
Notificación |
|
Constancia de ejecutoria del auto deimposición de nuevas multas sucesivas |
Constancia de ejecutoría |
|
Resolución de archivo |
Resolución |
|
Notificación de Resolución de archivo |
Notificación |
|
Constancia de ejecutoria confirmando o revocando en primera instancia |
Constancia de ejecutoría |
|
|
Control al régimen urbanístico y obras |
|
Imposición de medidas correctivas de obra |
Informe técnico |
Informe |
12 |
Selección |
|
Medidas correctivas de imposición de obras |
|
Asesoria de Obras |
|
Queja |
Comunicación |
|
Auto de Avocar conocimiento y fijar fecha y hora para citación a descargos |
Auto |
|
Notificación de auto de avocar conocimiento y fijar fecha y hora para citación a descargos |
Notificación |
|
Pruebas |
Pruebas |
|
Acta de descargos |
Acta |
|
Resolución que decide de fondo la querella |
Resolución |
|
Notificación de la Resolución que decide de fondo la querella |
Notificación |
|
Recurso de reposición y en subsidio el de apelación |
Recurso |
|
Resolución que resuelve el recurso de reposición confirmando o revocando en primera instancia y resuelve la procedencia del recurso de apelación |
Resolución |
|
Notificación de la Resolución que resuelve el recurso de reposición confirmando o revocando en primera instancia |
Notificación |
|
Resolución que resolvió el recurso de apelación en segunda instancia |
Resolución |
|
Notificación de la Resolución que resolvió el recurso de apelación en segunda instancia |
Notificación |
|
Resolución de archivo |
Comunicación oficial |
|
Control al régimen urbanístico y obras |
|
Imposición de medidas correctivas de obra |
Notificación de la Resolución de archivo |
Constancia de ejecutoría |
12 |
Selección |
|
Medidas correctivas de imposición de obras |
|
Asesoria de Obras |
|
Constancia de ejecutoría de la Resolución de archivo |
Resolución |
|
Oficio a la unidad de ejecuciones fiscales UEF |
Notificación |
|
Constancia de ejecutoría de la resolución que resolvió el recurso de apelación en segunda instancia |
Constancia de ejecutoría |
|
Imposición de Obras para Inmuebles de Interés Cultural Deteriorados |
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Constancia de ejecutoria de la resolución que decide de fondo la querella |
Comunicación oficial |
|
|
Control al régimen urbanístico y obras |
|
Imposición de obras para inmuebles de interés cultural deteriorados |
Informe técnico |
Informe |
12 |
Selección |
|
Imposición de Obras para Inmuebles de Interés Cultural Deteriorados |
|
Asesoria de Obras |
|
Queja |
Comunicación |
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Concepto del Departamento Administrativo de Planeación Distrital DAPD |
Concepto |
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Concepto de la Dirección de Prevención y Atención de Emergencias DAPE |
Concepto |
|
Auto de avocar conocimiento y citación a descargos |
Auto |
|
Notificación de auto de avocar conocimiento y citación a descargos |
Notificación |
|
Acta de descargos |
Acta |
|
Resolución que decide de fondo la querella |
Resolución |
|
Notificación de la Resolución que decide de fondo la querella |
Notificación |
|
Recurso de reposición y en subsidio el de apelación |
Recurso |
|
Resolución que resuelve el recurso de reposición confirmando o revocando en primera instancia y resuelve la procedencia del recurso de apelación. |
Resolución |
|
Notificación de la Resolución que resuelve el recurso de reposición confirmando o revocando en primera instancia |
Notificación |
|
Resolución que resolvió el recurso de apelación en segunda instancia |
Resolución |
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Notificación de la Resolución que resolvió el recurso de apelación en segunda instancia |
Notificación |
|
Oficio remisorio del consejo de justicia |
Comunicación oficial |
|
Resolución de archivo |
Resolución |
|
Notificación de Resolución de archivo |
Notificación |
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Constancia de ejecutoría de la Resolución de archivo |
Constancia de ejecutoría |
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Oficio a la Unidad de Ejecuciones Fiscales |
Comunicación oficial |
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Constancia de ejecutoría de la Resolución que resolvió el recurso de apelación en segunda instancia |
Constancia de ejecutoría |
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Constancia de ejecutoria de la resolución que decide de fondo la querella |
Constancia de ejecutoría |
|
Constancia de ejecutoria de la resolución confirmando en primera instancia |
Constancia de ejecutoría |
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Permiso de demolición de inmueble por amenaza de ruina |
Solicitud |
Comunicación |
12 |
Selección |
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Permiso para Demoler por Amenaza de Ruina |
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Certificado de tradición y libertad |
Certificado |
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Fotocopia de la cédula |
Fotocopia de la cédula |
|
Oficio a la Dirección de Prevención y Atención de Emergencias DPAE |
Comunicación oficial |
|
Oficio al Departamento Administrativo de Planeación Distrital DAPD |
Comunicación oficial |
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Auto de avocar conocimiento y fijar fecha y hora de visita y solicitar a entidades concepto técnico |
Auto |
|
Control al régimen urbanístico y obras |
|
Permiso de demolición de inmueble por amenaza de ruina |
Notificación del auto de avocar conocimiento y fijar fecha y hora de visita y solicitar a entidades concepto técnico |
Notificación |
12 |
Selección |
|
Permiso para Demoler por Amenaza de Ruina |
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Asesoria de Obras |
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Informe de la dirección de prevención y atención de emergencias DPAE o del ingeniero |
Informe |
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Informe del departamento administrativo de planeación distrital DPAE |
Informe |
|
Resolución que decide de fondo la querella |
Resolución |
|
Notificación de la Resolución que decide de fondo la querella |
Notificación |
|
Recurso de Reposición |
Recurso |
|
Resolución que resuelve el recurso |
Resolución |
|
Notificación de la Resolución que resuelve el recurso de reposición |
Notificación |
|
