RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

De conformidad con la Circular No. 006 del 25 julio de 2008, emitida por la Dirección Distrital de Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, en la cual se establecen lineamientos de política presupuestal, la Dirección de Gestión Corporativa y la Oficina Asesora de Planeación definen los criterios que se deben seguir al interior de la Secretaría General y que son necesarios para una clara y objetiva preparación del Anteproyecto de Presupuesto de la vigencia 2009.

La programación del presupuesto para la vigencia 2009, se realizará a través de un proceso de planeación dinámico, teniendo en cuenta los resultados obtenidos y la disponibilidad de recursos de la actual vigencia, así como las metas anuales y plurianuales alcanzadas a través de los proyectos de inversión.

La programación debe enmarcarse de acuerdo a la competencia de cada una de las dependencias de la Secretaría General y los compromisos establecidos en el Plan de Desarrollo "Bogotá Positiva: para vivir". Lo anterior, con el fin de garantizar en el 2009 la continuidad de los proyectos de inversión y la entrega de los bienes y servicios dentro de la vigencia considerando que la ejecución presupuestal está precedida por procesos contractuales que involucran tiempos determinados. Así, que dicha programación debe ser concordante con las acciones, metas, componentes y fuentes que realmente se alcancen a ejecutar al cierre de la vigencia 2009.

En cuanto a los gastos de funcionamiento, deben conservar criterios de racionalización para cumplir con los límites legales establecidos por la Ley de Saneamiento Fiscal (617 de 2000) y en relación con los gastos que se efectúan a través de los proyectos de inversión, se deben orientar a cubrir los gastos recurrentes¹ actuales, de tal forma que se garanticen la continuidad de las inversiones programadas en el Plan de Desarrollo 2008 - 2012.

Es importante recordar el compromiso que tienen los responsables de proyectos de inversión con los recursos de Crédito BID, en el sentido de comprometerlos y girarlos oportunamente para minimizar los costos de financiación, ocasionados por el pago de intereses y comisiones generadas por la demora en los tiempos de ejecución.

Respecto a la variación del IPC, se utilizará el índice establecido por el Gobierno Nacional, el cual es del 4,5 para la vigencia 2009.

Antes de reportar la proyección de reservas que se constituirán a 31 de diciembre de 2008, es necesario que cada responsable de rubros de funcionamiento o de inversión, efectué una evaluación técnica y presupuestal de los contratos programados en la vigencia actual y tener en cuenta, que dichas reservas se deben disminuir en un 20% con respecto al año 2007, de conformidad con la Circular 20 de 2008 de la Dirección Distrital de Presupuesto, la cual puede ser consultada en la página web de la Secretaría de Hacienda.

Lo anterior, con el fin de proyectar de manera clara y precisa las posibles reservas y así evitar disminución en el presupuesto de la siguiente vigencia, en concordancia con la Ley 819 de 2003.

Para la programación del presupuesto que se ejecutará en la vigencia 2009, se debe realizar una planeación técnica y financiera de cada necesidad de gasto, teniendo en cuenta los compromisos suscritos en la vigencia 2008. Igualmente, consultar los precios indicativos en el Sistema SICE y considerar los precios de mercado, cotizaciones y demás características, para evitar desaciertos entre el presupuesto solicitado y el realmente aprobado.

Para este ejercicio, el responsable de cada rubro de funcionamiento o de proyecto de inversión deberá ingresar al Sistema de Gestión Contractual a través del "Módulo Anteproyecto de Presupuesto", y teniendo en cuenta las necesidades reales y compromisos que vayan a ser ejecutados en la vigencia 2009, registrar una breve descripción del objeto, el valor, la fecha de inicio y terminación de cada contrato y demás información relacionada.

Durante los últimos tres años se ha venido realizando la inclusión, en el Sistema Predis, de los Gastos Generales Esenciales detallando los rubros "Materiales y Suministros", "Dotación", "Gastos de Computador" y "Combustibles Lubricantes y Llantas", razón por la cual, la SDH utilizará esta herramienta para proyectar el presupuesto 2009 de los anteriores rubros. Por tal motivo, se solicita a los responsables de éstos (Subdirección Administrativa y Subdirección de Informática y sistemas) revisar las cantidades ingresadas en el Sistema de Gestión Contractual, correspondiente a los Gastos Generales 2008, y si es necesario la actualización de cantidades, deberán presentar una justificación del cambio a la Subdirección Financiera. En el caso, en que la información reportada contenga variaciones representativas con el sistema Predis, se solicitarán justificaciones adicionales.

Para el caso de Honorarios y Remuneración Servicios Técnicos, las dependencias deberán reportar a la Subdirección Financiera la debida justificación de sus necesidades para la vigencia 2009.

En relación con los gastos de personal para el 2009, deberán ser registrarlos en el Sistema de Gestión Contractual, teniendo en cuenta la información presentada en la Dirección Distrital de Presupuesto de la Secretaría de Hacienda.

De otra parte, la Subdirección de Gestión Judicial deberá calcular las obligaciones contingentes judiciales de la Secretaría General y registrarlas en el Sistema de Procesos Judiciales "SIPROJ". Así mismo, se requiere que sea informado a la Subdirección Financiera, para ser reportado a la Oficina Asesora de Control de Riesgos de la Secretaría Distrital de Hacienda. Igualmente, es importante establecer los gastos conexos que se generen como consecuencia del fallo de las providencias judiciales.

Con el fin de garantizar una adecuada proyección de giros de cada necesidad o compromiso, calcule los tiempos de trámites precontractuales y contractuales, desde el momento que pretende solicitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), hasta el último pago. Para lo anterior, el Sistema de Gestión Contractual le recomendará una fecha límite para enviar a la Subdirección de Contratación toda la documentación necesaria para celebrar el contrato.

Cabe aclarar, que la programación de giros de cada necesidad se debe proyectar sólo hasta el mes de diciembre de 2009, dando cumplimiento al principio de anualidad y así, evitar la constitución de reservas presupuestales. Para tal fin, se anexa el Calendario para Trámite de Cuentas Internas del año 2009, elaborado por la Subdirección Financiera.

NOTA: Sin excepción, el plazo de ejecución de la contratación será máximo hasta el 31 de diciembre de 2009.

Una vez la Secretaría Distrital de Hacienda informe las cifras presupuestales que se llevarán para aprobación del Concejo de Bogotá, se darán a conocer a los responsables de los rubros de funcionamiento y proyectos de inversión, con el fin ajustar la información contenida en el Sistema de Gestión Contractual, ejercicio que se efectuará a través del modulo de "Programación Anteproyecto Ajustado".

Actualizada la información será puesta a consideración y aprobación del Comité de Contratación de la Secretaría General, de acuerdo con la Resoluciones 617 de 2003 y 255 de 2004. El resultado de este proceso será el Plan Contractual aprobado para el 2009 y el PAC inicial de cada rubro, documento que será enviado por el Secretario General a la Dirección Distrital de Tesorería y al CONFIS territorial.

Cabe recordar, que el PAC programado para la vigencia 2009, no tendrá modificaciones en el primer mes del año. Por lo tanto, registre con especial cuidado los giros mes a mes de cada necesidad que pretende comprometer, teniendo en cuenta que los recursos programados en un mes y que no sean girados, serán trasladados automáticamente a la columna "PAC sin Ejecutar" o "Columna 13" y como consecuencia no podrá disponer fácilmente de ellos.

Para cumplir con las disposiciones y fechas determinadas por la Secretarías Distritales de Hacienda y Planeación, se presenta un cronograma para el ejercicio de preparación del Anteproyecto de Presupuesto 2009 y aprobación del Plan Contractual de la Secretaría General.