RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Que según lo previsto en el artículo 87 del Decreto Distrital 714 del 15 de noviembre de 1996, Estatuto Orgánico del Presupuesto, "Los órganos y entidades que conforman el presupuesto anual del Distrito Capital, tendrán la capacidad de contratar y comprometer a nombre de la persona jurídica de la que hacen parte y ordenar el gasto en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en su presupuesto, lo que constituye la autonomía presupuestal a que se refieren la Constitución Política y la Ley. Estas facultades estarán en cabeza del jefe de cada entidad quien podrá delegarlas en funcionarios del nivel directivo y serán ejercidas teniendo en cuenta las normas consagradas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y en las disposiciones legales vigentes".

Que conforme lo establece el artículo 60 del Decreto Distrital 854 de 2001 "Las Secretarías de Despacho, Departamentos Administrativos y Unidad Ejecutiva de Servicios Públicos, como entidades ejecutoras que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital, tienen la capacidad de contratar y comprometer a nombre de la persona jurídica de la que hacen parte y ordenar el gasto en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en su presupuesto. Estas facultades están en cabeza de los Secretarios de Despacho, Directores de Departamento y Gerente de la Unidad Ejecutiva de Servicios Públicos.

Que de acuerdo con el artículo 12 de la Ley 80 de 1993 "Los jefes y los representantes legales de las entidades estatales podrán delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar las licitaciones o concursos públicos en los servidores que desempeñen los cargos del nivel directivo o ejecutivo o sus equivalentes".

Que el numeral 10° del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 prevé lo siguiente: "Los jefes o representantes de las entidades a las que se aplica la presente ley, podrán delegar la facultad para celebrar contratos en los términos previstos en el artículo 12 de esta ley y con sujeción a las cuantías que señalen sus respectivas juntas o consejos directivos. En los demás casos, dichas cuantías las fijará el reglamento".

Que por su parte, el artículo 9 de la Ley 489 de 1998 señala que las autoridades administrativas, en virtud de lo dispuesto en la Constitución, pueden transferir mediante acto de delegación, la atención y decisión de los asuntos a ellas confiados, en los empleados públicos del nivel directivo, vinculados al organismo correspondiente.

Que el artículo 3º del Decreto 173 de 2004, por el cual se establecen normas para la protección de la memoria institucional, el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental en el Distrito Capital, ordena a las entidades que conforman la administración distrital transferir al Archivo de Bogotá los documentos que hayan cumplido su valor administrativo y sobre los cuales se haya determinado su condición de conservación permanente de acuerdo con las Tablas de Retención Documental.

Que es función del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, formular la política de gestión documental y archivos, organizar el Sistema Distrital de Archivos, conservar, proteger y difundir la memoria institucional e histórica del Distrito, de conformidad con el literal h del artículo 7º del Decreto 267 de 2007.

Que el artículo 31 del mismo Decreto asigna al Archivo de Bogotá, entre otras funciones: "a. Asistir a la Secretaría General en la formulación y coordinación de las políticas de gestión documental distrital, para orientar y coordinar el Sistema de Archivos de la Administración Distrital;

b. Promover y orientar la formulación de las políticas, planes y programas necesarios para garantizar el Sistema Integrado de Conservación de la memoria institucional del Distrito Capital y facilitar el acceso a su consulta, en concordancia con lo establecido por el Archivo General de la Nación y la Comisión Distrital de Archivos;

c. Promover la formulación y orientar la ejecución de políticas sobre acopio, adquisición, organización, custodia y servicio de los fondos documentales históricos producidos por las entidades distritales y otros de interés patrimonial para la ciudad;

h. Planificar, promover y gestionar el Sistema de Información de Archivos en el Distrito Capital para apoyar los procesos y servicios del Archivo de Bogotá y del Sistema Distrital de Archivos".

Que el Decreto 514 de 2006 ordenó que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA), como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público y en el artículo 19 estableció como tarea de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D. C., a través del Archivo de Bogotá, asesorar y capacitar a las entidades en la implementación del SIGA.

Que el parágrafo del artículo 21 del Decreto 514 de 2006 dispone que para la organización de los Fondos Documentales Acumulados, las entidades de la Administración Distrital tienen un plazo máximo de tres (3) años, contados a partir de la publicación del referido Decreto, actividad que se someterá a la metodología establecida por el Archivo de Bogotá.

Que para el efectivo cumplimiento de las funciones relacionadas en los considerandos anteriores, se hace necesario delegar en el Director Distrital del Archivo de Bogotá, la facultad de suscribir contratos, convenios interadministrativos, actas de compromiso y acuerdos de colaboración que no causen erogación a cargo de la Entidad.

Que en mérito de lo expuesto,

Ver la Resolución de la Sec. General 261 de 2008

ARTÍCULO 1°. Delegar en el Director de Archivo de Bogotá de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C. la competencia para celebrar convenios interadministrativos que no causen erogación a cargo de la Entidad, con entidades públicas del orden distrital, con el objeto de asesorar a dichas entidades en la organización e implementación de los Subsistemas Internos de Gestión de Archivos, SIGA, eliminación de sus Fondos Documentales Acumulados y transferencia de aquellos fondos documentales que por su valor histórico y cultural, permitan la constitución del patrimonio documental de la Dirección de Archivo de Bogotá.

PARÁGRAFO: La anterior delegación comprende la expedición de los actos precontractuales y contractuales inherentes a dichos procesos, tales como: la celebración de los convenios que se originen, la suscripción de actas de compromiso, la designación de interventor, las adiciones, las prórrogas, la firma de actas de liquidación, y las demás actuaciones producidas durante la actividad contractual desde la iniciación del proceso y hasta la liquidación de estos convenios.

ARTÍCULO 2°. Delegar en el Director de Archivo de Bogotá de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., la competencia para celebrar convenios y contratos con personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, para recibir en donación, bienes muebles cuyo valor histórico y cultural permita la construcción del patrimonio documental de la ciudad y/o garanticen y fortalezcan la investigación, conservación y difusión de la memoria institucional del Distrito Capital, como colecciones y fondos documentales, libros, planos, fotografías, publicaciones, entre otros bienes de naturaleza similar. En todo caso, la aceptación de la donación procederá previa valoración de su aporte al patrimonio histórico y cultural y la consideración de los costos que implique su conservación y mantenimiento.

PARÁGRAFO: La delegación anterior comprende la competencia para suscribir la aceptación de la cesión de los respectivos derechos de autor a favor del Distrito Capital – Archivo de Bogotá, D. C.

ARTÍCULO 3°. Delegar en el Director de Archivo de Bogotá de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., la competencia para celebrar contratos de comodato y la gestión respecto a la ejecución, liquidación y demás actuaciones contractuales relativas a éstos contratos y a los celebrados respecto a Fondos Documentales de valor histórico y patrimonial para la ciudad, suscritos entre el Archivo de Bogotá – Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C. y terceros.

ARTÍCULO 4°. Delegar en el Director de Archivo de Bogotá de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., la competencia para recibir de las entidades que conforman la administración distrital, las transferencias documentales que hayan cumplido su valor administrativo y sobre las cuales se haya determinado su condición de conservación permanente.

ARTÍCULO 5°. Para el ejercicio de las delegaciones que se confieren mediante la presente Resolución, el Director de Archivo de Bogotá, D. C. someterá los respectivos contratos a los procedimientos contractuales a cargo de la Subdirección de Contratación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., con el fin de garantizar que éstos se ajusten al marco legal y que la referida Subdirección pueda responder por la actualización del sistema de información previsto para diligenciar, publicitar, registrar y hacer seguimiento de todos los procesos contractuales que adelante la Secretaría General, en concordancia con el artículo 13 del Decreto Distrital No. 267 de 2007.

Igualmente, estará a cargo de la Subdirección de Contratación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C. la aprobación de las garantías, numerar y fechar los contratos, los trámites para su publicación y la custodia y archivo de los originales de los mismos.

ARTÍCULO 6°. En ejercicio de la delegación de que tratan los artículos precedentes, corresponderá también al delegatario, realizar y ejecutar todos los actos inherentes a la actividad contractual enunciados, respecto de los contratos celebrados con anterioridad a la vigencia de la presente Resolución.

PARÁGRAFO: El acto de delegación en ningún caso exonera al delegante de la entidad, de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual, de conformidad con lo previsto por el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007.