RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 261 DE 2008

Que según lo previsto en el artículo 87 del Decreto Distrital 714 del 15 de noviembre de 1996, Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital, "Los órganos y entidades que conforman el presupuesto anual del Distrito Capital, tendrán la capacidad de contratar y comprometer a nombre de la persona jurídica de la que hacen parte y ordenar el gasto en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en su presupuesto, lo que constituye la autonomía presupuestal a que se refieren la Constitución Política y la Ley. Estas facultades estarán en cabeza del jefe de cada entidad quien podrá delegarlas en funcionarios del nivel directivo y serán ejercidas teniendo en cuenta las normas consagradas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y en las disposiciones legales vigentes".

Que de conformidad con el artículo 60 del Decreto Distrital 854 de 2001, "Las Secretarías de Despacho, Departamentos Administrativos y Unidad Ejecutiva de Servicios Públicos, como entidades ejecutoras que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital, tienen la capacidad de contratar y comprometer a nombre de la persona jurídica de la que hacen parte y ordenar el gasto en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en su presupuesto. Estas facultades están en cabeza de los Secretarios de Despacho, Directores de Departamento y Gerente de la Unidad Ejecutiva de Servicios Públicos.

Estas competencias podrán ser delegadas en funcionarios del nivel directivo y serán ejercidas teniendo en cuenta las normas consagradas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y en las disposiciones legales vigentes".

Que de conformidad con el artículo 12 de la Ley 80 de 1993 en concordancia con el artículo 9º de la Ley 489 de 1998, los jefes y los representantes legales de las entidades estatales podrán delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar las licitaciones o concursos públicos en los servidores públicos del nivel directivo y asesor.

Que el artículo 9º de la Ley 489 de 1998 señala que las autoridades administrativas, en virtud de lo dispuesto en la Constitución, pueden transferir mediante acto de delegación, a los empleados públicos del nivel directivo, vinculados al organismo correspondiente, la atención y decisión de los asuntos a ellas confiados.

Que el numeral 9° del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 prevé que en los procesos de contratación intervendrán el jefe y las unidades asesoras y ejecutoras de la entidad, que se señalen en las correspondientes normas sobre su organización y funcionamiento.

Que el artículo 3º del Decreto 173 de 2004, por el cual se establecen normas para la protección de la memoria institucional, el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental en el Distrito Capital, ordena a las entidades que conforman la administración distrital transferir al Archivo de Bogotá los documentos que hayan cumplido su valor administrativo y sobre los cuales se haya determinado su condición de conservación permanente de acuerdo con las Tablas de Retención Documental.

Que el Decreto 514 de 2006 ordenó que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA), como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público, y en el artículo 19 estableció como tarea de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D. C., a través del Archivo de Bogotá, asesorar y capacitar a las entidades en la implementación del SIGA.

Que el parágrafo del artículo 21 del Decreto 514 de 2006 dispone que para la organización de los Fondos Documentales Acumulados, las entidades de la Administración Distrital tienen un plazo máximo de tres (3) años, contados a partir de la publicación del referido Decreto, actividad que se someterá a la metodología establecida por el Archivo de Bogotá.

Que para el efectivo cumplimiento de las funciones relacionadas con el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá se expidió la Resolución Nº 199 de 2008, mediante la cual se delegaron y desconcentraron en el Director Distrital del Archivo de Bogotá unas funciones en materia contractual.

Que mediante la Resolución Nº 041 de 2008 se delegaron unas funciones y se desconcentraron unas actuaciones en materia contractual y se dictaron otras disposiciones, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1150 de 2007 y su Decreto reglamentario 066 de 2008.

Que la Ley 1150 de 2007, introdujo modificaciones a la Ley 80 de 1993, en relación con las modalidades de contratación, publicidad y selección objetiva.

Que el Decreto 066 de 2008, reglamentario de la Ley 1150 de 2007, fue derogado por el Decreto 2474 de 2008 y en desarrollo de los principios de transparencia, economía, responsabilidad y del debido proceso que rigen la contratación estatal, se hace necesario ajustar y actualizar la Resolución Nº 041 de 2008 al contenido de éste último decreto.

Que se hace necesario precisar algunos procedimientos, actos y competencias aplicables a los procesos contractuales, los cuales deben ser observados tanto por las áreas misionales involucradas en los mismos, como por la Subdirección de Contratación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Que el Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá Distrito Capital, con el fin de cumplir con los principios de celeridad de la función administrativa y de economía en materia contractual, ha considerado necesario delegar algunas de sus funciones en los servidores públicos de la Entidad a su cargo y unificar en un solo acto administrativo lo relacionado con las delegaciones en materia contractual de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Que en mérito de lo expuesto,

Ver la Resolución de la Sec. General 088 de 2009

ARTÍCULO 1º- Delegar en el Subsecretario General de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., la competencia para dirigir y adjudicar los procesos contractuales relacionados a continuación y celebrar los respectivos contratos:

1. Licitación Pública.

2. Contratos y convenios interadministrativos que causen erogación a cargo de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., sin importar su cuantía.

3. Concurso de Méritos de Intermediarios de Seguros.

4. Contrataciones cuya cuantía sea superior a 450 salarios mínimos legales mensuales vigentes, derivadas de los procesos de:

- Concurso de Méritos incluida la precalificación en los casos que aplique.

- Selección Abreviada.

ARTÍCULO 2°- Delegar en el Subsecretario General de esta Secretaría, la facultad de suscribir el acta de liquidación de común acuerdo, y expedir el acto administrativo de liquidación unilateral, en los casos señalados en la Ley, respecto de los convenios y contratos interadministrativos que no causen erogación a la entidad y que hayan sido suscritos por el Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., en ejercicio de sus atribuciones legales.

PARÁGRAFO: La celebración de los convenios interadministrativos que no causen erogación a cargo de la entidad, continuarán en cabeza del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y su revisión de legalidad estará a cargo de la Dirección Jurídica Distrital.

ARTÍCULO 3º- Delegar en el Director de Gestión Corporativa de esta Secretaría, la competencia para dirigir y adjudicar los procesos contractuales relacionados a continuación y celebrar los respectivos contratos:

1. Contratación Directa, salvo los contratos y convenios interadministrativos.

2. Contratación de Mínima Cuantía, es decir, cuando el valor del contrato sea igual o inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad.

3. Contrataciones cuya cuantía sea inferior o igual a 450 salarios mínimos legales mensuales vigentes, derivadas de los siguientes procesos de selección:

- Concurso de Méritos incluida la precalificación en los casos que aplique.

- Selección Abreviada.

ARTÍCULO 4º- Delegar en el Director Distrital de Servicio al Ciudadano de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. la competencia para dirigir y adjudicar los procesos de contratación directa relacionados con la disposición o autorización de uso y aprovechamiento de espacios, salones múltiples y demás áreas de los CADES, SUPERCADE, RAPICADES, TURISCADES y demás medios establecidos para la prestación del servicio al ciudadano en la ciudad de Bogotá, y celebrar los respectivos contratos.

Queda comprendida en esta facultad, autorizar, suscribir los documentos y realizar los trámites a que hubiere lugar, en el evento en que la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. requiera el uso de espacios y áreas que pertenezcan a terceros, en los que por políticas de la entidad se necesite adelantar labores de promoción, información y realización de trámites en línea prestados a través de los CADES virtuales, presenciales u otro tipo de mecanismo similar.

ARTÍCULO 5º.- Delegar en el Director de Archivo de Bogotá de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., la competencia para dirigir y adjudicar los procesos contractuales relacionados a continuación y celebrar los respectivos contratos:

1. Convenios interadministrativos con entidades públicas del orden distrital, que no causen erogación a cargo de la Entidad, con el objeto de asesorar a tales entidades en la organización e implementación del Subsistema Interno de Gestión de Archivos – SIGA, que por su valor histórico y cultural, permitan la constitución del patrimonio documental de la ciudad.

2. Convenios y contratos con personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, para recibir en donación, bienes muebles cuyo valor histórico y cultural permita la construcción del patrimonio documental de la ciudad y/o garanticen y fortalezcan la investigación, conservación y difusión de la memoria institucional del Distrito Capital, como colecciones y fondos documentales, libros, planos, fotografías, publicaciones, entre otros bienes de naturaleza similar. En todo caso, la aceptación de la donación procederá previa valoración de su aporte al patrimonio histórico y cultural y la consideración de los costos que implique su conservación y mantenimiento.

3. Contratos de comodato vigentes y futuros, suscritos entre la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y terceros, cuyo objeto consista en la entrega al Archivo de Bogotá, en calidad de comodato, de Fondos Documentales de valor histórico y patrimonial para la ciudad.

   Ver el Concepto de la Sec. General 35 de 2010
   

PARÁGRAFO PRIMERO: La delegación señalada en el literal b) de este artículo, comprende la competencia para suscribir la aceptación de la cesión de los respectivos derechos de autor a favor de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

PARÁGRAFO SEGUNDO: También se delega en el Director de Archivo de Bogotá, la competencia para recibir de las entidades que conforman la administración distrital, las transferencias documentales que hayan cumplido su valor administrativo y sobre las cuales se haya determinado su condición de conservación permanente.

ARTÍCULO 6º.- Para el ejercicio de las delegaciones previstas en la presente resolución, los delegatarios someterán los respectivos contratos a los procedimientos contractuales a cargo de la Subdirección de Contratación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., con el fin de garantizar que éstos se ajusten al marco legal y que la referida Subdirección pueda responder por la actualización del sistema de información previsto para diligenciar, publicitar, registrar y hacer seguimiento de todos los procesos contractuales que adelante la Secretaría General, en concordancia con el artículo 13 del Decreto Distrital Nº 267 de 2007, o normas que lo modifiquen o adicionen.

ARTÍCULO 7º.- Delegar en el Subdirector(a) de Contratación de esta Secretaría, la aprobación de las garantías constituidas a favor de la entidad para la legalización de los contratos que celebren el Secretario General y los delegatarios de las facultades contractuales, previstas en esta resolución, así como la realización de todos los actos inherentes a la publicación de los contratos en el Registro Distrital.

Igualmente, estará a cargo de la Subdirección de Contratación, numerar y fechar los referidos contratos y ejercer la custodia y archivo de los originales de los mismos.

ARTÍCULO 8º.- Delegar en el Director de Gestión Corporativa de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., el ejercicio de las atribuciones correspondientes a la ordenación del gasto de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. En esta delegación queda comprendida la facultad de aprobar las modificaciones pertinentes al Plan de Contratación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., según el caso.

PARÁGRAFO.- De conformidad con el artículo 60 del Decreto Distrital 714 de 1996, la ordenación del gasto conlleva la ordenación del pago.

ARTÍCULO 9.- Las atribuciones inherentes a las facultades delegadas por la presente resolución, comprenden: la expedición de los actos inherentes a los procesos contractuales delegados; la designación del comité evaluador; la suscripción de los contratos que se originen; la aprobación y suscripción de las actas de liquidación, las adiciones, las prórrogas, las modificaciones y demás actuaciones producidas en la ejecución de los respectivos contratos; la designación de interventor; y, la expedición de los actos administrativos a que hubiere lugar durante la actividad contractual, comprendida ésta entre la apertura del proceso y hasta la liquidación de los mismos.

Respecto de los contratos celebrados con anterioridad a la vigencia de la presente resolución, y de conformidad con las delegaciones efectuadas, corresponderá también a los delegatarios realizar y ejecutar los actos antes enunciados que se consideren inherentes a la actividad contractual.

PARÁGRAFO.- Los delegatarios ejercerán las facultades delegadas con estricta observancia de las disposiciones legales y reglamentarias que rigen la materia.

ARTÍCULO 10.- Los Comités de Contratación y de Adjudicaciones de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., funcionarán como órganos asesor y consultor, respectivamente, en los diferentes procesos contractuales que adelante la entidad.

ARTÍCULO 11.- DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN.- El Comité de Contratación será la instancia de definición de los lineamientos que regirán la actividad precontractual y contractual de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., y estará integrado por:

1. El Secretario General quien lo presidirá; en ausencia del Secretario General, el Comité será presidido por el Subsecretario General.

2. El Subsecretario General o su delegado;

3. El Director de Gestión Corporativa o su delegado;

4. Los Directores Distritales de Servicio al Ciudadano, de Desarrollo Institucional, de Jurídica, del Archivo, de Relaciones Internacionales y de Asuntos Disciplinarios, o sus delegados;

5. El Subdirector de Contratación, quien actuará como Secretario del Comité;

6. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación o su delegado;

7. El Jefe de la Oficina de Control Interno o su delegado, quien asistirá como veedor del proceso con voz pero sin voto.

El Comité de Contratación podrá invitar a las reuniones a otros servidores de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., o a representantes de otras entidades, cuando a su juicio el concepto de éstos sea necesario para la toma de decisiones. Los invitados tendrán voz pero no voto.

ARTÍCULO 12- FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN.- Son funciones del Comité de Contratación:

1. Formular las directrices, los criterios y las estrategias que deben regir la actividad contractual en cada una de sus instancias, dentro del marco establecido por el estatuto contractual y demás normas reglamentarias vigentes.

2. Aprobar, con la mayoría simple de sus miembros, es decir, con el voto favorable de seis (6) de ellos, el plan de contratación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. que deberá presentar cada una de sus dependencias, teniendo en cuenta la misión y objetivos de la entidad, el plan estratégico institucional y los planes operativos que lo desarrollan.

ARTÍCULO 13.- FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN.- Son funciones del Presidente del Comité de Contratación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., las siguientes:

1. Convocar a los miembros del Comité cuando lo considere pertinente.

2. Presidir las reuniones que realice el Comité.

3. Invitar a servidores, contratistas o representantes de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. o de otras entidades, cuando a su juicio sea indispensable para la toma de decisiones.

ARTÍCULO 14.- FUNCIONES DEL SECRETARIO TÉCNICO DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN.- Son funciones del Secretario Técnico del Comité de Contratación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, D.C.:

1. Citar a los miembros del Comité por solicitud del Presidente o de dos (2) de sus miembros o cuando las necesidades del servicio así lo requieran, y enviar el correspondiente orden del día, señalando el lugar, fecha y hora de la reunión.

2. Elaborar las actas de reunión del Comité, las cuales numerará consecutivamente con indicación de la fecha de la respectiva reunión y remitir a cada miembro el proyecto de éstas, para su debida revisión y aprobación.

3. Las actas de reunión del Comité una vez aprobadas serán suscritas por el Presidente y el Secretario del Comité.

ARTÍCULO 15.- SESIONES DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN.- El Comité de Contratación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. se reunirá cuando el Secretario General o algunos de sus integrantes lo convoquen.

ARTÍCULO 16.- DEL COMITÉ DE ADJUDICACIONES.- El Comité de Adjudicaciones es la instancia encargada de asesorar y recomendar al Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., o a quien éste delegue, la adjudicación o la declaratoria de desierta de las Licitaciones Públicas, los procesos de Selección Abreviada y los Concursos de Méritos, mediante evaluaciones previas de las ofertas que se presenten para la adquisición de bienes, servicios y obras que requiera la entidad, en los diferentes aspectos y criterios de selección objetiva que se establezcan.

ARTÍCULO  17.- COMPOSICIÓN DEL COMITÉ DE ADJUDICACIONES:  Modificado por el art. 1, Resolución Sec. General 403 de 2010. El Comité de Adjudicaciones de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., estará conformado por:

1. El Subsecretario General, quien lo presidirá;

2. El Director de Gestión Corporativa;

3. El Subdirector de Conceptos o su delegado;

4. El Subdirector de Contratación, que además será el Secretario Técnico del Comité;

5. El Jefe de la Oficina de Control Interno o su delegado, quien asistirá como veedor del proceso con voz pero sin voto.

6. El respectivo Gerente Público o servidor que tenga ingerencia en el proceso contractual.

7. Un Asesor del Despacho del Secretario General de la Alcaldía Mayor, como funcionario de confianza designado para el efecto por aquél.

PARÁGRAFO: En los eventos en que el Subsecretario no pudiere asistir, presidirá el Comité el Director de Gestión Corporativa.

ARTÍCULO 18.- FUNCIONES DEL COMITÉ.- Son funciones del Comité de Adjudicaciones de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.:

1. Asesorar al Subsecretario General, en la actividad contractual que se desarrolle para la adquisición de bienes, servicios y obras, en procesos de selección de licitación pública, concurso de méritos, selección abreviada, y otras relacionadas con la misión de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., buscando que se ajusten a las necesidades reales de la entidad y a la programación de compras aprobada para cada vigencia fiscal, dando aplicación a los principios de economía, transparencia, responsabilidad y, en especial, al deber de selección objetiva, establecido en la Ley 80 de 1993, modificada por la Ley 1150 de 2007, y en el Decreto Reglamentario 2474 de 2008, o normas que lo modifiquen o adicionen.

2. Asesorar y recomendar al Subsecretario General, previo estudio y comparación de las propuestas, la adjudicación o la declaratoria de desierta de las licitaciones, concursos de méritos y selecciones abreviadas que realice la Entidad.

3. Asesorar y recomendar al Director de Gestión Corporativa la adjudicación o la declaratoria de desierta de los concursos de méritos y de selección abreviada, cuando el valor del contrato a suscribir sea igual o inferior a 450 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

4. Recomendar al Subsecretario General y al Director de Gestión Corporativa de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., la adquisición de los bienes, servicios y obras necesarios para cumplir con los cometidos estatales.

5. Suscribir las actas que se elaboren de cada reunión.

ARTÍCULO 19.- FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ.- Son funciones del Presidente del Comité de Adjudicaciones de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.:

1. Convocar al Comité cuando lo considere necesario.

2. Presidir las reuniones que realice el Comité.

3. Invitar a servidores y contratistas de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. o de otras Entidades, cuando a su juicio sea indispensable para la toma de decisiones.

ARTÍCULO 20.- FUNCIONES DEL SECRETARIO TÉCNICO DEL COMITÉ.- Son funciones del Secretario Técnico del Comité de Adjudicaciones de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.:

1. Citar a los integrantes del Comité por solicitud del Presidente o de dos (2) de sus miembros o cuando las necesidades del servicio así lo requieran, y enviar el correspondiente orden del día, indicando el lugar, fecha y hora de la reunión.

2. Elaborar las actas de reunión del Comité, las cuales se numerarán consecutivamente con indicación del día, mes y año de la respectiva reunión, y remitir a cada miembro el proyecto de éstas para su debida revisión y refrendación.

3. Una vez aprobadas las actas, éstas, sus anexos y demás documentos estarán bajo su custodia y archivo.

ARTÍCULO 21.- SESIONES DEL COMITÉ.- El Comité de Adjudicaciones de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., funcionará de la siguiente manera:

1. Se reunirá de manera ordinaria por lo menos una vez al mes y de manera extraordinaria cuando sea necesario y el Presidente lo considere pertinente, y para sesionar requerirá de la asistencia de la mitad más uno de sus miembros, o de sus delegados.

2. Las decisiones se aprobarán con la mayoría simple de sus miembros, es decir, con el voto favorable de cuatro (4) de ellos.

3. Actuará como Presidente del Comité el Subsecretario General en los casos señalados en la presente resolución, o el Director de Gestión Corporativa igualmente en los casos señalados en la misma, y como Secretario(a) Técnico(a) del mismo, el (la) Subdirector(a) de Contratación.

4. Las reuniones del Comité se harán constar en actas, las cuales serán suscritas por todos sus miembros.

5. Asistirán a las reuniones del Comité los servidores públicos responsables de proyectos de inversión, el servidor cuya dependencia requiera de la contratación, cuando el objeto de la misma se relacione directamente con éstos, y asistirán también, los servidores y/o contratistas encargados de las distintas evaluaciones. Estas personas tendrán voz, pero no voto.

En el caso en que se presente una oferta con valor artificialmente bajo, los servidores y/o contratistas que asistan al Comité, deberán emitir un concepto unificado en el cual se recomiende al competente contractual la continuidad de la oferta o el rechazo de la misma.

6. El Presidente del Comité de Adjudicaciones podrá invitar a las reuniones a los servidores de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. o a representantes de otras entidades, cuando a su juicio el concepto de éstos sea necesario para la toma de decisiones. Los invitados tendrán voz pero no voto.

ARTÍCULO 22.- ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS.- Las áreas misionales o los Directores de Proyecto se encargarán de elaborar los estudios y documentos previos necesarios que sirvan de soporte para tramitar los procesos de contratación de la entidad.

ARTÍCULO  23.- El presente acto administrativo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial, las Resoluciones 041 y 199 de 2008, expedidas por el Secretario General.

ARTÍCULO 24º- Comunicar el contenido de la presente Resolución a la Subsecretaría General, a la Dirección de Gestión Corporativa, a la Dirección de Archivo de Bogotá, a la Dirección Distrital de Servicio al Ciudadano y a la Subdirección de Contratación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.