RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Que en virtud de la Resolución Número 001 del 20 de Septiembre de 2001, el Contador General de Bogotá, D.C. adoptó el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital.

Que en la mencionada Resolución, en su numeral 2.3.1 Propiedades, Planta y Equipo en su aparte Revelación y el Plan General de Contabilidad Numeral 2.2.4.3.1.10. establece que "los bienes adquiridos por un valor inferior o igual a medio (0.5) salario mínimo mensual legal vigente, podrán llevarse directamente al gasto, sin detrimento de optar las medidas necesarias para garantizar la gestión del control administrativo y fiscal que deba tenerse sobre ellos, o, al activo como una propiedad, planta o equipo, si la entidad así lo determina. Igual procedimiento puede adoptarse en relación con los bienes adquiridos con anterioridad a la entrada en vigencia de esta norma".

Que a su turno la Carta Circular Número 067 del 23 de enero de 2006 expedida por el Contador General de la Nación, ajustó los valores absolutos para el registro contable, adquisición y depreciación de los activos de menor cuantía, señalando para el efecto que de acuerdo al salario mínimo legal mensual aprobado para el 2006 mediante Decreto 4686 de 2005 se podrán registrar en la contabilidad afectando directamente el gasto, los bienes que sean adquiridos por un valor inferior o igual a la suma de doscientos cuatro mil pesos ($204.000).

Que de igual forma, la Resolución Número 001, en su numeral 2.3.1.5. "Reclasificación de bienes Devolutivos (Propiedad Planta y equipo) a consumo", dice: "Siendo potestativo de la entidad elaborar el catálogo de bienes, es facultad del Comité de Inventarios a partir de la información presentada por el responsable del Almacén e Inventarios, evaluar y autorizar mediante acto administrativo, la reclasificación de los bienes (sic) de devolutivos al grupo de consumo" y determina parámetros de reclasificación de tipo contable y administrativo.

Que en la misma disposición, se fijaron entre otros parámetros que "El principio que rige la reclasificación, estará fundamentado en lo previsto desde el mismo instante de la adquisición del bien; las adquisiciones que se hagan, cuyo costo sea igual o inferior a medio salario mínimo mensual legal vigente, se deben registrar como gasto. De igual forma se deben trasladar las compras de años anteriores cuyo costo se ajuste a este parámetro".

Que además en la mencionada Resolución, se expresa que los elementos objeto de la reclasificación deben quedar debidamente autorizados mediante acto administrativo, el cual debe ser firmado por el Representante Legal o su delegado.

Que de acuerdo con lo anterior la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., tiene en el inventario de bienes muebles un conjunto de elementos devolutivos que por sus características pueden ser clasificados como de consumo controlado.

Que la profesional de almacén e inventarios, presentó ante el Comité de Inventarios, un catálogo de algunos elementos devolutivos que por sus características, son susceptibles de ser trasladados al grupo de bienes o elementos clasificados como de consumo y de consumo controlado, así como los conceptos técnicos, contables y jurídicos, los cuales soportan la presente Resolución.

Que el Comité de Inventarios se reunió el 15 de noviembre de 2006 y según acta que la soporta estudió, evaluó y autorizó el proyecto de acto administrativo presentado por la profesional de almacén e inventarios, para lo cual adjunta el listado de elementos susceptibles de reclasificación y que forma parte integral de esta Resolución.

Que en el mismo Comité, entre otros aspectos se autorizó la reclasificación de los libros del Centro de Documentación del Archivo de Bogotá, de acuerdo a la solicitud elevada por el Director, decisión que también se encuentra soportada técnica, contable y jurídicamente por la profesional encargada del Almacén e Inventarios y que también fue avalada por los miembros del Comité. La reclasificación autorizada se fundamentó en los criterios establecidos en el manual de procedimientos administrativos y contables y que se encuentran particularmente descritos en el numeral 2.3.2.1. literal A Libros, que en el segundo y tercer inciso establece "Así las cosas si se trata de libros del tipo códigos, manuales, instructivos, revistas, cartillas, recopilación de normas o textos que correspondan a herramientas de trabajo o consulta, deben registrarse en la cuenta CARGOS DIFERIDOS o en su defecto en la cuenta de GASTOS a que corresponda de acuerdo con la materialidad del gasto.- Por lo tanto, es preciso aclarar que la clasificación que se determine para los bienes, bien sea como devolutivos o de consumo, es a criterio y responsabilidad de la administración del ente, el cual debe determinar los procedimientos requeridos para que físicamente se custodien y se garantice el uso adecuado de los mismos".

Que en mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO 1°. Adicionado por el art. 1, Resolución Sec. General 305 de 2007. Reclasificar de la agrupación bienes devolutivos a la agrupación bienes de consumo y de consumo controlado, de conformidad con la clasificación de grupos y subgrupos para el control de inventarios, los elementos que se relacionan a continuación y cuyo valor es inferior o igual a medio (0.5) Salario Mínimo Legal Mensual Vigente, según el siguiente detalle.

ARTÍCULO 2°. Reclasificar de la agrupación bienes devolutivos a la agrupación bienes de consumo y de consumo controlado, de conformidad con la clasificación de grupos y subgrupos para el control de inventarios, los libros que se incorporan al presente Acto como anexo y que fueron aprobados por el Comité de Inventarios previo concepto técnico jurídico y contable expedido por la Profesional del Almacén, de acuerdo a la solicitud presentada por el Director del Archivo de Bogotá.

ARTÍCULO 3°. Ordenar a la profesional de Almacén e Inventarios, reclasificar los elementos a que se refieren los artículos anteriores que se encuentren en servicio o en bodega y adoptar los criterios señalados en esta Resolución para aquellos que ingresen a partir de la fecha.

ARTÍCULO 4°. Ordenar a la profesional de almacén e inventarios el ajuste de los inventarios de los elementos devolutivos objeto de reclasificación, elaborar consolidado con los costos históricos y los demás valores relacionados por cada uno de los elementos objetos de reclasificación para efectuar los registros de actualización, siendo este el soporte para que el Área Financiera realice los registros contables necesarios; y crear los procedimientos respectivos ocasionados por los traslados y reclasificaciones, además de los que demande el control administrativo de los bienes determinados como consumo controlado previstos en el Manual de (sic) de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes en los entes públicos del Distrito Capital.

ARTÍCULO 5°. Ordenar al Área Financiera realizar los registros correspondientes de las cuentas propiedades, planta y equipo, depreciación acumulada y ajustes por inflación a la fecha causados.

ARTÍCULO 6°. Remitir copia de la presente Resolución al Responsable del Área Administrativa, al Área Financiera, a la Oficina de Control Interno y a la profesional de Almacén e Inventarios.

ARTICULO 7°. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.