RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

La actividad contractual constituye un ejercicio claro de la función administrativa, en cuyo desarrollo las entidades estatales, deben ceñirse a los principios constitucionales previstos en el artículo 209 de la Constitución Política.

Como resultado de la revisión efectuada por la Contraloría de Bogotá D.C., al manejo y archivo de los documentos en las carpetas de los contratos, se observó que algunos servidores y contratistas designados como interventores o supervisores de los mismos y en algunas ocasiones los jefes y/o responsables del área respectiva, en los diferentes trámites contractuales requeridos, tales como: prórrogas, adiciones, modificaciones, pagos parciales, pagos finales, liquidaciones, entre otros, remiten nuevamente a la Subdirección de Contratación, como anexos de la misma, información y documentos que ya obran en la carpeta del contrato, tales como: fotocopia del contrato, del acta de inicio, de las pólizas, de los informes de ejecución de actividades, de las certificaciones de cumplimiento, de actas de recibo y de comprobantes de ingreso a almacén entre otros, generando duplicidad y repetición de documentación.

Consecuente con lo expuesto, se solicita a los destinatarios de la presente Circular remitir a la Subdirección de Contratación única y exclusivamente los documentos que sean atinentes al trámite contractual respectivo, ello, a efectos de garantizar el correcto manejo y archivo de la documentación en las carpetas de los contratos.

Igualmente es responsabilidad de los interventores o supervisores de los contratos remitir en forma debida y oportuna, los documentos e informes que se generan en la ejecución contractual, en particular, aquellos que en todos los casos independientemente del tipo del contrato, deben hacer parte del archivo contractual, a saber:

De conformidad con lo establecido en la Circular No. 002 del 16 de agosto de 2009, los informes de ejecución contractual del respectivo periodo y el certificado de cumplimiento de obligaciones, son remitidos por el interventor o supervisor del contrato directamente a la Subdirección Financiera, dependencia que luego de realizar el pago, remite dichos documentos junto con la copia de la orden de pago a la Subdirección de Contratación para el archivo en la carpeta del respectivo contrato.

Vencido el plazo de ejecución del contrato, los interventores o supervisores deberán remitir directamente a la Subdirección de Contratación, los documentos que a continuación se señalan:

* Acta de liquidación del contrato.

* Certificación de cumplimiento de obligaciones contractuales del último período.

* Informe de Ejecución Contractual correspondiente al último período.

* Informe Final en el evento que se haya estipulado en el contrato.

* Paz y Salvos expedidos por las áreas de Talento Humano, Administrativa, Informática y

Sistemas y por la Sala de Servicios de la Dirección de Archivo de Bogotá, cuando a ello hubiere lugar.

* Registro de la cesión de derechos de Autor, cuando a ello hubiere lugar.

Los interventores o supervisores de los contratos a través de memorando deberán remitir directamente a la Subdirección de Contratación en forma mensual o en el período que se haya previsto en el contrato, los documentos que a continuación se relacionan:

* Certificación de cumplimiento de obligaciones contractuales correspondiente al período de pago.

* Informe de ejecución contractual correspondiente al período de pago.

* Copia de los comprobantes de pago al Sistema Integral de Seguridad Social -salud y pensión -y parafiscales, cuando a ello hubiere lugar, del correspondiente período.

Es de señalar, que para efectos del pago respectivo, se deberá igualmente remitir a la Subdirección Financiera la certificación de cumplimiento de obligaciones, y la factura cuando a ello hubiere lugar.

La Subdirección Financiera una vez efectuado el trámite de pago respectivo, enviará a la Subdirección de Contratación la copia de la orden de pago.

Vencido el plazo de ejecución del contrato, los interventores o supervisores deberán remitir directamente a la Subdirección de Contratación, los documentos que a continuación se señalan:

* Acta de liquidación del contrato.

* Certificación de cumplimiento de obligaciones contractuales.

* Informe de ejecución contractual.

* Informe final en el evento que se haya estipulado en el contrato.

* Copia de los comprobantes de pago al Sistema Integral de Seguridad Social -salud y pensión -, y parafiscales, cuando a ello hubiere lugar, del correspondiente período.

* Paz y Salvos expedidos por las áreas de Talento Humano, Administrativa, Informática y Sistemas y por la Sala de Servicios de la Dirección de Archivo de Bogotá, cuando a ello hubiere lugar.

* Registro de la cesión de derechos de Autor, cuando a ello hubiere lugar.

Los interventores o supervisores de los contratos a través de memorando deberán remitir directamente a la Subdirección Administrativa; en forma mensual o en el período que se haya previsto en el contrato, los documentos que a continuación se relacionan:

* Certificación de cumplimiento de obligaciones contractuales

* Factura

* Documentos soporte de la factura donde se discrimine cada uno de los elementos y/o servicios adquiridos.

* La información y documentos soportes correspondientes al objeto del contrato y a las obligaciones estipuladas en el mismo, cuando a ello hubiere lugar.

* Certificación del pago de los aportes al Sistema Integral de Seguridad Social -salud y pensión, y de parafiscales, cuando a ello hubiere lugar.

* Acta de recibo a satisfacción.

* Registro de la cesión de derechos de Autor, cuando a ello hubiere lugar.

Efectuado el ingreso al Almacén y generado el comprobante de ingreso respectivo, la Subdirección Administrativa remitirá a' la Subdirección Financiera para el trámite del pago respectivo los documentos antes señalados, e igualmente enviará copia de estos documentos a la Subdirección de Contratación para su incorporación y archivo en la carpeta del contrato.

Por su parte, la Subdirección Financiera una vez efectuado el pago, enviará a la Subdirección de Contratación la copia de la orden de pago correspondiente.

Cabe señalar, que en caso de obra pública que incluya dotación ésta deberá tener ingreso al Almacén, y en consecuencia se aplicará el procedimiento antes señalado.

Habida cuenta de todo lo expuesto, se reitera a los destinatarios de la presente Circular el deber que les asiste de dar cumplimiento y aplicación al Manual de Interventoria de la Secretaría General, así como, el de cumplir con los procedimientos aquí estipulados.

Cordialmente,