RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

(Marzo 04)

Derogado por el art. 10, Resolución 130 de 2019.

"Por la cual se actualizan las disposiciones para el funcionamiento de los Subcomités de Autocontrol de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., se asignan nuevas funciones a los mismos y se dictan otras disposiciones."

EL SECRETARIO GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL

En ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas por el literal j) del artículo 8º del Decreto Distrital 267 de 2007, y,

CONSIDERANDO:

Que el Artículo 269 de la Constitución Política, determina que las entidades públicas diseñarán y aplicarán, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley.

Que en desarrollo de la disposición Constitucional, la Ley 87 de 1993 estableció las normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado.

Que el Gobierno Nacional, mediante el Decreto 1599 de 2005, adoptó el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, con el propósito que las entidades del Estado puedan alcanzar el logro de sus objetivos institucionales y contribuir a los fines esenciales del Estado, asignando a la máxima autoridad de la entidad pública la responsabilidad de su establecimiento, implementación y desarrollo.

Que el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano – MECI 1000: 2005, en el numeral 3.1, Componente de Autoevaluación, determinó que sus elementos permiten en cada área organizacional medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad.

Que de conformidad con lo previsto en el artículo 4° del Decreto Nacional 1537 de 2001, la Administración de Riesgos es parte integral del fortalecimiento de los sistemas de control interno en las entidades públicas, cuya identificación y análisis debe ser un proceso permanente e interactivo entre la administración y las oficinas de control interno, evaluando los aspectos tanto internos como externos que pueden llegar a representar amenaza para la consecución de los objetivos organizacionales, con miras a establecer acciones efectivas, representadas en actividades de control acordadas entre los responsables de las áreas o procesos y las oficinas de control interno e integradas de manera inherente a los procedimientos.

Que mediante la Ley 872 de 2003, fue creado el Sistema de Gestión de la Calidad en la rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios, disponiendo en el parágrafo 2° del artículo 2°, que las Asambleas y Concejos podrán disponer la obligatoriedad del desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad en las entidades de la administración central y descentralizadas de los departamentos y municipios.

Que el Gobierno Nacional, mediante el Decreto 4485 de 2009, adoptó la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 Versión 2009, la cual establece las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme al artículo 2° de la Ley 872 de 2003.

Que el Concejo de Bogotá, D.C., a través del Acuerdo 122 de 2004, reglamentado por el Decreto Distrital 387 de 2004, adoptó el Sistema de Gestión de la Calidad creado por la Ley 872 de 2003, aplicable para todas las entidades distritales de los niveles central o descentralizado, así como a las entidades que prestan servicios públicos domiciliarios y no domiciliarios de naturaleza pública o las privadas concesionarias del Estado.

Que el Alcalde Mayor de Bogotá, D.C. profirió el Decreto 176 de 2010, definiendo lineamientos para la conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades del Distrito Capital y asignando funciones a algunas Secretarías cabezas de sector, quienes tendrán a cargo el liderazgo de la construcción conceptual del componente que les compete.

Que el Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., expidió el Decreto 371 de 2010, estableciendo los lineamientos de la Administración Distrital para preservar y fortalecer la transparencia y la prevención de la corrupción en las Entidades y Organismos del Distrito Capital, entre ellos, los referidos al Sistema de Control Interno que debe operar en las entidades y organismos distritales.

Que la Comisión Nacional del Servicio Civil, por medio del Acuerdo 137 de 2010, estableció el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral de los Servidores de Carrera Administrativa y en período de prueba, incluyendo en el literal f) del numeral 4.1, del artículo 4°, el componente e instrumento de evaluación denominado: "Evaluación de Gestión por Áreas o Dependencias", el cual se constituye en fuente de información objetiva para la evaluación del desempeño laboral de los empleados, con el fin de que la evaluación individual sea consistente con la planeación institucional y los resultados de las áreas o dependencias"

Que a través de la Resolución 891 de 1996, modificada por la Resolución 161 de 2006, fueron creados y reglamentados los Subcomités de Autocontrol a nivel de las áreas organizacionales de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., con el fin de fortalecer el Sistema de Control Interno de la Secretaría General.

Que mediante la Resolución 338 de 2008, "Por la cual se establece la política de Administración de Riesgos de la Secretaría General", se estableció que a través de los Subcomités de Autocontrol se debe hacer seguimiento mensual a los planes de mitigación de riesgos.

Que por medio de la Resolución 290 de 2009, se reorganizó el Sistema Integrado de Gestión en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, Distrito Capital, entendido éste como el conjunto articulado de herramientas de gestión -Sistemas de Gestión de Calidad, de Control Interno, de Desarrollo Administrativo, de Gestión Documental y Archivo, Sistema de Seguridad en la información y de Gestión Ambiental- que permiten a la Secretaría General, el logro de sus objetivos institucionales, el cumplimiento de los fines esenciales del Estado y el mejoramiento de la calidad y servicios a cargo de la Entidad.

Que la cultura de autocontrol es una integración de los principios, valores, hábitos y controles que ejercidos en forma autónoma por cada servidor público, permiten el logro de los objetivos en forma efectiva, así como evaluar y controlar las actividades para la toma de decisiones de una manera eficaz y oportuna, generando resultados óptimos dentro del funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General, del cual hace parte el Sistema de Control Interno.

Que se hace necesario orientar y motivar a los servidores fomentando la conciencia de compromiso y responsabilidad individual, mejorando su desempeño y la del área o dependencia a la cual pertenece, para una mayor productividad de las actividades y tareas bajo su responsabilidad.

Que los Subcomités de Autocontrol son instancias que garantizan la participación de cada servidor de la Secretaría General, permitiéndole identificar desviaciones y riesgos que puedan entorpecer el normal desarrollo de las funciones y ejecución de los planes de gestión de las áreas y dependencias, así como proponer correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de sus funciones.

Que desde la creación de los Subcomités de Autocontrol se han introducido nuevas disposiciones en la Norma de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno, Valores Éticos, Evaluación del Desempeño y Acuerdos de Gestión, que deben ser objeto de autoevaluación por parte de los responsables de los procesos y procedimientos de cada una de las dependencias de la Secretaría General.

Que por lo anterior, se hace necesario actualizar las funciones y demás disposiciones que regulan el funcionamiento de los Subcomités de Control de la Secretaría General.

En mérito de lo expuesto,

Artículo 1º-. Objetivo. La presente Resolución tiene por objeto actualizar las disposiciones para el funcionamiento de los Subcomités de Autocontrol de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., que contribuyen al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría - del cual hace parte el Sistema de Control Interno- en todos sus procesos y áreas, fomentando una cultura de autocontrol, autogestión y autorregulación desde cada una de las dependencias y el mejoramiento continuo de la misión institucional.

Artículo 2º-. Principios orientadores. Los Subcomités de Autocontrol se desarrollarán de acuerdo con los principios de autocontrol, autorregulación y autogestión.

*Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor/a público/a para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política;

*Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública;

*Autogestión: Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la ley y sus reglamentos.

Parágrafo: Para efectos de la presente Resolución se entiende como funcionario/a tanto el/la servidor/a público/a como el/la particular que ejerza funciones públicas en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Artículo 3º-. Objetivos específicos. Los Subcomités de Autocontrol tendrán como objetivos específicos los siguientes:

1. Lograr la participación de los/as servidores/as públicos y los/as particulares que cumplen funciones públicas en la Secretaría General, en las reuniones de los Subcomités de Autocontrol e incentivar la interiorización de la Cultura de Autocontrol en cada uno/a de ellos/a.

2. Fortalecer los Subcomités de Autocontrol como instrumento válido e idóneo de autoevaluación del Control y la gestión, que permitan el seguimiento a los avances de los planes institucionales, objetivos, metas, y demás obligaciones reglamentarias de la Secretaría General; al seguimiento y la sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión, en procura de prestar un óptimo servicio a la comunidad; al uso eficiente de los recursos; y al logro de la misión institucional.

3. Contar con un espacio de retroalimentación y articulación del Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión, en su calidad de generador de las directrices que surgen de la alta Dirección, y de las expectativas del Sistema Integrado de Gestión y las labores que cada servidor/a desarrolla en su rol de actor y receptor de las necesidades que se presentan en cada proceso.

4. Intercambiar experiencias por medio de una comunicación efectiva, que permita detectar las debilidades, fortalezas y oportunidades para el mejoramiento del Sistema Integrado de gestión y la autoevaluación del control y la gestión en los procesos administrativos.

5. Realizar el diagnóstico de cada dependencia teniendo en cuenta:

*La evaluación y seguimiento contínuo de las funciones, procesos y procedimientos.

*La evaluación y seguimiento de los planes de gestión y resultados, a través de indicadores.

*Seguimiento a la ejecución de los contratos requeridos para el cumplimiento de las funciones y gestión respectiva.

*La administración de riesgos a través del sistema de alarmas tempranas para advertir posibles causas que impidan una eficiente gestión en el cumplimiento de la Visión y la Misión de la Secretaría General.

*Evaluación de los mecanismos de participación ciudadana.

*Evaluación del desempeño de los/as servidores/as públicos/as.

*Seguimiento a la interiorización y cumplimiento de los principios y protocolos éticos.

*Seguimiento y monitoreo a la gestión documental

6. Fomentar la participación de los/as servidores/as públicos/as en la toma de decisiones y el desarrollo del trabajo en equipo.

Artículo 4º-. Aspecto organizacional. Con el fin de consolidar el ambiente de control se tendrán en cuenta los objetivos señalados en el artículo anterior además de los siguientes elementos:

1. Organización del trabajo: Entendido como el grado de compromiso de cada servidor/a público/a con la misión, visión y estructura organizacional, a través del PHVA (Planear, hacer, verificar y actuar) contribuyendo al mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General.

2. Flujo de comunicaciones: Se refiere al manejo de la información que fluye tanto vertical como horizontal a través de la organización, la cual debe efectuarse de manera ágil y oportuna.

3. Énfasis en la gente: Es el interés expreso que debe desplegarse en cada área organizacional de la Secretaría General, por el bienestar y desarrollo de sus servidores/a, a partir de la confianza y respeto mutuo.

4. Orientación y control: Se refiere a la capacidad que deben generar quienes ocupan cargos de dirección, manejo y confianza, para orientar y concienciar a sus colaboradores/as, en el desarrollo de habilidades que le permitan asumir su propio seguimiento al control y gestión, en el ejercicio de las funciones que desarrolla.

5. Flexibilización de procesos: Consiste en la eliminación de procedimientos administrativos innecesarios en el funcionamiento interno de la Secretaría General.

Artículo 5º-. Funciones de los Subcomités. Corresponde a los Subcomités de Autocontrol ejercer las siguientes funciones:

1. Coordinar con las demás áreas y dependencias organizacionales de la Secretaría General, el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades.

2. Fomentar el trabajo en equipo, estableciendo y socializando procedimientos de control que contribuyan a la autoevaluación del control y de la gestión de los procesos, actividades y tareas.

3. Coordinar las actividades asignadas, para el eficaz cumplimiento de las funciones, procedimientos y planes de gestión que le sean propias a sus procesos, implementando las acciones de mejora a que haya lugar.

4. Evaluar la documentación y aplicación de los métodos, metodologías, procesos y procedimientos y validarlos constantemente, con el propósito de realizar los ajustes y actualizaciones necesarias, de tal manera que sean el soporte orientador para el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos.

5. Diseñar e implementar estrategias de administración, orientadas a buscar niveles de eficacia, eficiencia y efectividad, mediante la optimización del talento humano, recursos físicos, financieros y tecnológicos, así como velar por su adecuada utilización.

6. Realizar el seguimiento a los controles y a la gestión, mediante la aplicación de los mecanismos e instrumentos de control diseñados y adoptados para tal propósito, además de los descritos en los planes de gestión, como en el manual de procesos y procedimientos.

7. Efectuar el seguimiento y cumplimiento de los planes de mejoramiento con ocasión de las auditorías de los organismos de control interno y externo, a los planes de mejoramiento institucionales por procesos e individuales y los compromisos adquiridos, tomando los correctivos frente a las observaciones formuladas por la Oficina de Control Interno y los entes de control externo.

8. Efectuar el seguimiento continuo al acuerdo de gestión suscrito por el/la Gerente/a Público/a, a fin de evaluar su ejecución y tomar los correctivos necesarios para su cumplimiento.

9. Efectuar el seguimiento a los compromisos laborales suscritos entre los/las servidores/as públicos/as y los/as jefes/as de las dependencias.

10. Efectuar el seguimiento continuo a los proyectos de inversión y contratación derivada de los mismos, según corresponda.

11. Identificar, analizar y valorar los posibles eventos que representen riesgo en el desarrollo de los procesos, actividades y tareas propias del área organizacional, estableciendo las correspondientes acciones de mitigación, a través del manejo del Sistema de Administración de Riesgos.

12. Emitir recomendaciones, pautas, complementos y propuestas de mejoramiento y seguimiento al Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General, entendido éste como el conjunto articulado de herramientas de gestión -Sistemas de Gestión de Calidad, de Control Interno, de Desarrollo Administrativo, de Gestión Documental y archivo, Sistema de Seguridad en la información y de Gestión ambiental- que permiten a la Secretaría General, el logro de sus objetivos institucionales, el cumplimiento de los fines esenciales del Estado y el mejoramiento de la calidad y servicios a cargo de la Entidad.

13. Establecer las acciones necesarias dentro de la dependencia y de sus respectivos procesos, que garanticen el cumplimiento de los lineamientos para preservar y fortalecer la transparencia y prevención de la corrupción en la Secretaría General, señalados en el Decreto Distrital 371 de 2010 o en las normas que lo modifiquen, reemplacen o sustituyen, en los procesos de contratación, atención al ciudadano, sistemas de información y atención de la peticiones, quejas, reclamos y sugerencias de los ciudadanos; de la participación ciudadana y control social, y del Sistema de Control Interno.

14. Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza y funcionamiento de los Subcomités de Autocontrol.

Artículo 6º-. Reuniones. Los Subcomités de Autocontrol a nivel de la Subsecretaría General, se realizarán por lo menos cada cuatro (4) meses contados a partir del 1° de enero de cada vigencia fiscal, dentro de los primeros diez (10) días hábiles del respectivo mes, previa convocatoria realizada por el/la Subsecretario/a General, con la participación de los/as Directores/as de áreas y Jefes/as de las dependencias.

Los Subcomités de Autocontrol de cada Dirección, se efectuarán por los menos cada dos (2) meses contados a partir del 1° de enero de cada vigencia fiscal, dentro de los diez (10) primeros días hábiles del respectivo mes, previa convocatoria del/la Director/a, y con la participación de los/as Subdirectores/as y responsables de área.

Los Subcomités de Autocontrol de cada una de las Subdirecciones, Oficinas, Áreas y grupos de trabajo, se realizarán por lo menos una (1) vez al mes contados a partir del 1° de enero de cada vigencia fiscal, dentro de los primeros ocho (8) días hábiles de cada mes, previa convocatoria del/a responsable de la respectiva área o dependencia y con la participación de todos los colaboradores.

Parágrafo: Los Subcomités de Autocontrol se reunirán en el lugar y hora que para el efecto señale el/la Directora/a o Jefe/a de área.

Artículo 7º-. Actas. De cada reunión de los Subcomités de Autocontrol se levantará un acta, refrendada por quien la preside y un secretario designado, cuyo original reposará en la oficina respectiva, y una (1) copia deberá ser enviada a la Oficina de Control Interno de la Secretaría General. El/la responsable de cada una de las áreas remitirá la mencionada copia dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su celebración.

Parágrafo: La Oficina de Control Interno requerirá mediante comunicado escrito al/la responsable de área o de dependencia que no remita la copia del acta, para que esta sea enviada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, al recibo del requerimiento.

Artículo 8º-. Contenido de las actas. En las actas deben quedar consignados los diferentes temas tratados y las decisiones tomadas por los Subcomités de Autocontrol, que conlleven al cumplimiento de los planes de gestión, resultados y de los planes de mejoramiento, evaluaciones de desempeño de los servidores, seguimiento a los contratos, a la aplicación de los principios y protocolos éticos, así como el seguimiento de los compromisos y decisiones tomadas por el Subcomité, haciendo mención de los siguientes aspectos:

1. Número del acta, nombre de la dependencia, fecha y hora de celebración, orden del día, nombre y cargo de los/as servidores/as que participan en el Subcomité.

2. Enumeración de los temas tratados en el respectivo Subcomité con una clara y breve descripción, distinguiendo entre actividades misionales, actividades de mejoramiento, proyectos de inversión, evaluación a la ejecución presupuestal y contractual, así como actividades del Sistema Integrado de Gestión y enumeración de las actividades o temas pendientes.

De cada tema tratado se presentarán las conclusiones, compromisos adquiridos y los correctivos a realizar en torno a cada tema, mencionando el nombre del/la servidor/a responsable de su ejecución.

Parágrafo: El acta que deberá elaborarse corresponde a la incorporada en el Sistema Integrado de Gestión, identificada con el código No. 2210112-FT-281 Versión 03, o aquella que la modifique, sustituya o reemplace.

Artículo 9º-. Verificación y cumplimiento. La Oficina de Control Interno de la Secretaría General verificará el cumplimiento de las disposiciones previstas en la presente Resolución.