RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

EL SECRETARIO GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL

En ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas por el artículo 1° y el literal (J) del artículo 8° del Decreto Distrital 267 de 2007, y

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política, en su articulo 209, establece que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía. celeridad, imparcialidad y publicidad: que las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado; y que la administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.

Que el artículo 267 de la Constitución Política establece que la vigilancia de la gestión fiscal del Estado incluye el ejercicio de un control financiero. de gestión y de resultados. fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales. En los casos excepcionales previstos por la ley. la Contraloría podrá ejercer control posterior sobre cuentas de cualquier entidad territorial.

Que mediante la Ley 951 de 2005 se creó el acta de informe de gestión y se fijaron las normas para la entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos del Estado, estableciendo la obligación para los servidores/as públicos/as en calidad de titulares y representantes legales, y los particulares que administren fondos o bienes del Estado, al separarse de sus cargos o al finalizar la administración, de presentar a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones. un informe de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones.

Que el Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General comprende el Sistema de Gestión de Calidad, el Sistema de Control Interno, el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema de Gestión Ambiental, basados en un enfoque por procesos.

Que el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano - MECI 1000: 2005, adoptado para la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., mediante la Resolución 041 de 2006, en el numeral 2.5 objetivos de información, literal b), dispone que se deben "Establecer los procedimientos que permitan la generación de la información que por mandato legal, le corresponde suministrar a la Entidad a los Organos de Control Externo".

Que la Contraloría de Bogotá, D.C., mediante la Resolución Reglamentaria N° 34 de 2009, señaló los métodos y estableció la forma, términos y procedimientos para la rendición de la cuenta y la presentación de informes, reglamentó su revisión y unificó la información que se debe presentar a dicho organismo de control, y en el parágrafo 4 del artículo 15 determinó que "(...) la Contraloría de Bogotá D.C. podrá efectuar la verificación respectiva en la fuente, sin perjuicio de la aplicación del régimen sancionatorio determinado en la Ley 42 de 1993 y la Resolución Reglamentaria de la Entidad que regule este proceso".

Que el artículo 52 ídem establece que la Contraloría de Bogotá podrá imponer o solicitar a la autoridad competente la aplicación de sanciones a los responsables de rendir la cuenta cuando con su conducta incurran en alguna de las causales contempladas en los artículos 100, 101 ó 102 de la Ley 42 de 1993.

Que mediante la Resolución 001 del 20 de enero de 2011, expedida por la Contraloría de Bogotá, D.C., se modificó y adicionó la información para la evaluación y calificación de la Gestión Ambiental de la Resolución Reglamentaria N° 034 de diciembre 21 de 2009.

Que el/la Secretario/a General de la Alcaldía Mayor debe rendir la cuenta consolidada sobre la gestión financiera, operativa, ambiental y de resultados de la entidad, en los siguientes períodos: mensual, intermedio, anual y al culminar su gestión.

Que la rendición de la cuenta a la Contraloría de Bogotá, D.C. deberá realizarse a través del SISTEMA DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL - SIVICOF, cumpliendo con los estándares y validaciones dispuestos en el mismo.

Que el Capítulo V del Título 11 de la Ley 42 de 1993 (Art. 100, 101 y 102) reglamenta el régimen de sanciones y faculta a los contralores para su imposición cuando haya lugar en el ejercicio de la vigilancia y control de la gestión fiscal de la administración pública o de los particulares que manejen fondos, bienes o recursos públicos, señalando las causales, forma y monto de las mismas.

Que es deber del todo servidor público, de acuerdo con la Ley 734 de 2002, cumplir y hacer que se cumplan la Constitución, las leyes, los decretos, los acuerdos distritales, los estatutos de la entidad, los reglamentos, los manuales de funciones y de procedimientos, entre otros.

Que el Secretario General de la Alcaldía Mayor, mediante Resolución 076 de abril de 2007, fijó directrices para la Rendición de la Cuenta de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., a la Contraloría de Bogotá, D.C., en cumplimiento de las Resoluciones Reglamentarias Nos. 020 de 2006 y 01 de 2007.

Que el Contralor de Bogotá, D.C., mediante la Resolución 034 de 2009, derogó las Resoluciones N° 020 de 2006 y OI de 2007 y las demás disposiciones que les sean contrarias.

Que por lo anterior, se hace necesario fijar las directrices para la rendición de la cuenta de conformidad con los ajustes y modificaciones que la Contraloría de Bogotá, D.C., introdujo a este proceso, mediante la expedición de las Resoluciones 034 de 2009 y 001 de 2011.

En mérito de lo expuesto.

Artículo 1. OBJETIVO. La presente Resolución tiene por objeto establecer las directrices al interior de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., para preparar, validar, consolidar y rendir la cuenta mensual, intermedia y anual a la Contraloría de Bogotá D.C., las cuales igualmente se aplicarán al momento de culminar la gestión del Secretario General.

Parágrafo. La información reportada en la Cuenta Fiscal por la Secretaría General debe ser precisa, correcta, veraz y completa, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo 1 del artículo 9º de la Resolución 034 de 2009.

Artículo 2. RENDICIÓN DE LA CUENTA. La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., responderá e informará sobre la administración de bienes y recursos públicos asignados y sobre los resultados de la gestión en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido.

Parágrafo. La cuenta se estructurará con el conjunto de formatos y documentos electrónicos, en la forma y términos establecidos por la Contraloría de Bogotá, D.C., en la Resolución 034 de 2009 y demás disposiciones que la modifiquen o sustituyan.

Artículo 3°. DISPONIBILIDAD DE LA INFORMACIÓN. Los/as Directores/as, Subdirectores/as, Jefes/as de Oficina, responsables de procesos y demás servidores/as de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., que administran, procesan, presentan y custodian la información requerida en la cuenta, están obligados a suministrar la información en el medio y oportunidad exigidos en la presente resolución, así como a permitir a la Contraloría de Bogotá D.C. el acceso directo a los sistemas de información, previa autorización de claves y atributos debidamente controlados.

Artículo 4°. RESPONSABLES DE PREPARAR Y VALIDAR LA INFORMACIÓN. Son responsables de preparar y validar la información para la consolidación y posterior rendición de la cuenta los/as Directores/as, Subdirectores/as, Jefes/as de Oficina, responsables de procesos y demás servidores/as de la Secretaría General de la Alcaldia Mayor de Bogotá, D.C., de acuerdo con lo establecido en los artículos 13, 14, 15 y 16 de la presente Resolución.

Parágrafo. El/la responsable de preparar y validar la información, con el envío de la misma al encargado de consolidarla certifica que la información es precisa, correcta, veraz y completa.

Artículo 5º. RESPONSABLES DE CONSOLIDAR LA CUENTA. Son responsables de consolidar la cuenta en cada uno de los periodos los siguientes funcionarios:

Cuenta Mensual: Subdirector/a de Contratación

Cuenta intermedia, anual y al culminar la Gestión: Jefe/a Oficina de Control Interno.

Parágrafo 1º. La Cuenta Intermedia comprende el periodo del 1° de enero al 30 de junio de la vigencia fiscal en curso; la cuenta anual comprende el periodo del 1° de enero al 31 de diciembre de la vigencia fiscal inmediatamente anterior.

Parágrafo 2º. Información Ocasional. La información diferente a la señalada en la cuenta consolidada solicitada por la Contraloría de Bogotá, D.C., a que se refiere el artículo 50 de la Resolución 034 de 2009, debe ser rendida en los términos señalados por el órgano de control; será precisa, correcta, veraz y completa y deberá prepararla, de acuerdo con el contenido de la solicitud, el responsable de la respectiva dependencia.

Artículo 6°. PRESENTACIÓN DE LAS CUENTAS. La rendición de las cuentas deberá realizarse a través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal- SIVICOF- en los términos señalados en el artículo 9° de la Resolución 034 de 2009, mediante la respectiva firma digital, cumpliendo con los estándares y validaciones dispuestos en dicho sistema e impresión del comprobante de transacción.

Parágrafo. RENOVACIÓN DE LA FIRMA DIGITAL: El/la Subsecretario/a General realizará oportunamente los trámites correspondientes ante Certicámara para mantener vigente y actualizada la firma digital del/la Secretario/a General.

Artículo 7º. RESPONSABILIDAD DEL SOPORTE TÉCNICO. La Subdirección de Informática y Sistemas debe definir todos los requerimientos técnicos, apoyar y monitorear que los responsables de preparar, validar, consolidar y presentar la cuenta, tengan instalado y funcionando el Sistema de Vigilancia y Control Fiscal- SIVICOF. de acuerdo con los perfiles asignados.

Artículo 8°. CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN. La información de la cuenta se clasifica en:

1. FORMATOS ELECTRÓNICOS: Datos parametrizados que deberán ser diligenciados, enviados y validados utilizando SIVICOF.

2. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: Datos contenidos en documentos elaborados en procesadores de palabra, hojas electrónicas entre otros, referentes a informes, estudios o cualquier otro tipo de documento que se exija como parte de la cuenta, los cuales deberán ser remitidos utilizando la opción respectiva en SIVICOF.

Artículo 9°. PROCEDIMIENTOS PARA PREPARAR Y VALIDAR LA INFORMACIÓN DE LOS FORMATOS Y DOCUMENTOS. Los responsables de preparar y validar la información deben remitirla dentro de los términos previstos en esta resolución, de la siguiente forma:

1. FORMATO ELECTRÓNICO: El responsable prepara la información, la diligencia directamente en el SIVICOF, valida que esté de acuerdo con las directrices de la Resolución 034 de 2009 de la Contraloría de Bogotá, D.C., y además la remite por medio electrónico al responsable de consolidarla.

2. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: El área responsable prepara la información, la diligencia y la remite por medio electrónico en el respectivo archivo (procesador de palabra, hoja electrónica, imágenes o en archivos empaquetados y comprimidos), al responsable de consolidarla.

Con la entrega de la información al responsable de consolidar, el Jefe de la respectiva Dependencia, certifica por escrito, que la información presentada es precisa, correcta, veraz y completa. Por lo tanto, será responsable por cualquier imprecisión, inconsistencia, falsedad u omisión en los datos, sin perjuicio de las acciones disciplinarias y legales a que hubiera lugar.

3. CUSTODIA Y CONSERVACIÓN: La custodia y conservación de los documentos fuente que soporten la gestión fiscal. financiera. operativa y de resultados, será responsabilidad de cada uno de los jefes de las respectivas dependencias. Los documentos fuente estarán a disposición del ente de vigilancia y control fiscal. quien podrá solicitarlos. examinarlos. evaluarlos o consultarlos en cualquier tiempo.

Artículo 10°. PROCEDIMIENTO PARA CONSOLIDAR Y PRESENTAR LA CUENTA. Los responsables de consolidar la cuenta de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. D.C.. y presentarla a la Contraloría de Bogotá. D.C., deben:

1. Recibir la información en la forma requerida por la Contraloría de Bogotá. D.C.. previamente validada y verificar que el memorando interno del jefe de la dependencia respectiva. certifique que la información es precisa. correcta. veraz y completa.

2. Verificar los casos en que no se registre información para alguno de los formatos o documentos exigidos. cuya justificación se efectuará por el jefe de la dependencia responsable. la cual constará en el memorando remisorio a que se refiere el parágrafo del artículo 4° de esta Resolución.

3. Conservar una copia magnética de los formatos electrónicos y documentos electrónicos requeridos en la cuenta presentada a la Contraloría de Bogotá. D.C.

Artículo 11°. DE LA CUENTA MENSUAL, INTERMEDIA Y ANUAL. En concordancia con lo  previsto en la Resolución 034 de 2009 de la Contraloría de Bogotá. D.C.. los términos para la presentación de la cuenta mensual. intermedia y anual son los siguientes:

1. CUENTA MENSUAL

Los/as Directores/as, Subdirectores/as, Jefes/as de oficina, Responsables de procesos y demás servidores/as obligados/as a presentar información relacionada con el Presupuesto Orientado a Resultados deben remitirla a la Oficina Asesora de Planeación a más tardar el cuarto día hábil siguiente al mes reportado, en el formato establecido para tal fin y con el análisis del resultado obtenido en cada período,

2. CUENTA INTERMEDIA

Los/as Directores/as. Subdirectores/as. Jefes/as de Oficina. Responsables de procesos y demás servidores/as obligados/as a presentar información relacionada con los Informes de Gestión y Resultados. deben remitirla a la Oficina Asesora de Planeación a más tardar el quinto día hábil siguiente al semestre reportado. en los formatos establecidos para tal fin y con el análisis del resultado obtenido en cada período.

Los/as Directores/as, Subdirectores/as, Jefes/as de oficina, Responsables de procesos y demás servidores/as obligados/as a presentar información relacionada con los Informes de Gestión y Resultados, deben remitirla a la Oficina Asesora de Planeación a más tardar el séptimo día hábil del mes de febrero, en los formatos establecidos para tal fin y con el análisis del resultado obtenido en el año de la vigencia anterior.

Artículo 12°. DE LA RENDICIÓN DE LA CUENTA AL CULMINAR LA GESTIÓN. La cuenta que debe presentar el Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.. a la Contraloría de Bogotá, D.C.., cuando culmine su gestión, cubrirá el período comprendido entre la fecha de corte de la última rendición de cuenta efectuada (intermedia o anual) y la fecha de retiro definitivo del cargo y contendrá la información relacionada en el artículo 16 de la presente Resolución.

El Secretario General debe rendir cuenta, al culminar su gestión, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su retiro.

Artículo 13º. DEL CONTENIDO DE LA INFORMACIÓN MENSUAL. La cuenta mensual consolidada de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. incluye los siguientes informes:

Artículo 14°. DEL CONTENIDO DE LA INFORMACIÓN INTERMEDIA. La cuenta intermedia consolidada de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., incluye los siguientes informes:

El Informe de avance del Plan de Mejoramiento de la cuenta intermedia se presentará con corte a 30 de junio de cada vigencia, incluyendo el resultado del indicador, el avance físico de ejecución en las metas y el análisis del seguimiento realizado.

Artículo 15°. CONTENIDO INFORMACIÓN ANUAL. La cuenta anual consolidada de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. . incluye los siguientes informes:

El Informe de avance del Plan de Mejoramiento se presentará con corte a 31 de diciembre de cada vigencia. incluyendo el resultado del indicador, el avance físico de ejecución en las metas y el análisis del seguimiento realizado.

Artículo 16. DE LA DESCRIPCIÓN Y EL CONTENIDO DE LA CUENTA AL CULMINAR LA GESTIÓN. El/la Secretario/a General al culminar su gestión, debe presentar la siguiente información:

Parágrafo 1. Esta rendición no exime al nuevo Secretario General de la presentación que debe realizar sobre la cuenta consolidada anual, o de otra información que sea pertinente.

Parágrafo 2. Dentro de los cinco (5) primeros días hábiles después de su retiro, el Secretario General deberá solicitar, por escrito, autorización a la respectiva Dirección Sector Gobierno de la Contraloría de Bogotá. D.C.. para el envío de la información de Rendición de Cuentas al Culminar la Gestión por medio del sistema SIVICOF.

Articulo 17º. DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO FISCAL . De conformidad con la Ley 42 de enero 26 de 1993, son causales para efecto de la imposición de sanciones,las previstas en los artículos 100, 101 Y 102 de la mencionada Ley, en materia de la rendición de cuenta e informes.

Parágrafo 1. Se entenderá por no presentada la cuenta consolidada cuando ésta no cumpla con lo previsto en las Resoluciones 034 de 2009 y 001 de 2011, de la Contraloría de Bogotá, D.C., en los aspectos referentes a presentación. forma. términos, período, contenido y refrendación.

Parágrafo 2. En el proceso de rendición de cuentas e informes, la Contraloría de Bogotá, D.C., podrá, según el caso. imponer sanciones a los responsables, de conformidad con la parte primera del Código Contencioso Administrativo. Decreto Ley 01 de 1984 y demás disposiciones de carácter legal que lo modifiquen o adicionen y la respectiva resolución reglamentaria vigente en materia sancionatoria.

Artículo 18°. DEL PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO. En caso de incumplimiento de la presente Resolución se informará a la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios para lo de su competencia.

Artículo 19°. OTRAS DISPOSICIONES. En caso que la Contraloría de Bogotá. D.C.. realice cambios en los formatos o en las fechas de rendición de las cuentas establecidas en la Resolución Reglamentaria 034 de 2009, el/la responsable de consolidar la cuenta, señalado en el artículo 5° de esta Resolución. Hará los respectivos ajustes a esos formatos o fechas y los comunicará a los/as responsables de preparar y validar la información.

Artículo  20°. DEROGATORIA Y VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 076 del 2 de abril de 2007.