RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Con el fin de dar cumplimiento a lo consagrado en el artículo 24 de la Ley 594 del 14 de julio de 2000, "Ley General de Archivos" y a la Circular Externa N° 001-2001 emanada del Archivo General de la Nación, las cuales establecen la obligatoriedad para todas las entidades del Estado de elaborar y aplicar las Tablas de Retención Documental, se hace necesario que en todas las entidades y órganos de control del Distrito Capital se consolide el proceso de elaboración y adopción de las mismas.

Por lo anterior, esta Secretaría a través del proyecto "Archivo Distrital", brindará la asesoría requerida, para el cumplimiento de tal fin, observando que la circular de la referencia señala como fecha límite el mes de noviembre de 2002, para la presentación de las Tablas de Retención Documental de los órganos de control y las entidades del sector central y descentralizado del Distrito Capital.

Una vez elaborada la Tabla de Retención Documental por parte de cada una de las entidades, estas deben ser remitidas al proyecto "Archivo Distrital", para su evaluación, y con base en ello ser aprobadas de forma definitiva por los comités respectivos de las entidades.

De otra parte, las oficinas de Planeación y Control Interno o quienes hagan sus veces, comprobarán de conformidad con las normas vigentes, que las actividades relacionadas con la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental estén incluidas en los correspondientes planes de acción de cada entidad del Distrito Capital.

Agradezco a ustedes la adopción inmediata de las medidas antes señaladas, las que contribuirán a una optima gestión documental en la Administración Pública Distrital.

Cordialmente,

La Secretaria General, LILIANA CABALLERO DURAN

Rad. 2-2001-43172 del 2 de noviembre de 2001