RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

(Noviembre 8)

"Por medio de la cual se modifica las Resoluciones Reglamentarias No. 034 del 21 de diciembre de 2009 y 013 de mayo 4 de 2011 respecto al contenido y término de la rendición de la información contractual y se dictan otras disposiciones".

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D.C.

En ejercicio de sus atribuciones constitucionales, legales y reglamentarias, en especial las conferidas en los artículos 267, 268 y 272 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 42 de 1993, el Decreto Ley 1421 de 1993 y el Acuerdo 361 de 2009 y,

CONSIDERANDO:

Que los artículos 267 de la Constitución Política de Colombia y 4 de la Ley 42 de 1993, determinan el control fiscal como una función pública, que vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles, el cual se ejercerá por la Contraloría General de la República, en forma posterior y selectiva, conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establece la ley.

Que a la luz de los artículos 268 Constitucional y 109 del Decreto Ley 1421 de 1993, el Contralor de Bogotá D.C. tiene entre otras las siguientes atribuciones: prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas de los sujetos pasivos de vigilancia de competencia del Ente Fiscalizador, revisarlas y fenecerlas y exigir informes sobre su gestión.

Que el artículo 15 de la Ley 42 de 1993 define la cuenta como el informe acompañado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario.

Que para dar cumplimiento a la acción correctiva propuesta por la Contraloría de Bogotá para subsanar la observación presentada por la Auditoría General de la República, se hace necesario establecer y poner en marcha el aplicativo del Observatorio a la Contratación de Obra Pública, como línea de Política Institucional, para monitorear en tiempo real la contratación en el Distrito Capital, lo cual servirá como insumo para el ejercicio auditor.

Que se hace necesario adoptar cambios para establecer la presentación de la información contractual asegurando la calidad y confiabilidad de la información como requisito para la posterior toma de decisiones con base en alertas que genera el mismo sistema con el objetivo de facilitar las revisión de un volumen alto por parte de los sujetos de control optimizando el ejercicio del control fiscal.

ARTÍCULO PRIMERO.- Los sujetos de control reportarán en forma inmediata y automática a la Contraloría de Bogotá la información relacionada con las diferentes etapas de la contratación (Precontractual, contractual y ejecución).

PARÁGRAFO. Los sujetos de control que no tengan un sistema de información mediante el cual hacen su gestión de contratación, seguirán rindiendo con la periodicidad y en los términos establecidos por la Resolución Reglamentaria 013 de 2011.

ARTÍCULO SEGUNDO.- Incluir en la cuenta Inmediata, mensual y anual que presentan los sujetos de vigilancia y control, los formatos CB-0221 al CB-0237 con su respectivo instructivo, los cuales hacen parte integral de la presente resolución.

PARÁGRAFO. Los formatos electrónicos de que trata este Artículo, no requerirán de firma digital.

ARTÍCULO  TERCERO.- Modificar los formatos para la presentación de la información contractual en la rendición de la cuenta por parte de los sujetos de control, reemplazando los formatos CB-0201 Archivo de contratación; CB-0202 archivo de novedades; CB-0204 información de consorcios y Uniones Temporales; CB-0205 contratos por venta de servicios de salud y CB-0206 Procesos Precontractuales, por los formatos CB-0221 al CB-0237 incluidos en la presente resolución.

PARÁGRAFO. Se exime de esta disposición a las entidades adscritas al Sector de Hábitat y Servicios Públicos, quienes seguirán rindiendo cuenta en los formatos CB-0201, CB-0202 y CB-0204, en la forma y términos estipulados en las resoluciones 034 de 2009 y 013 de 2011.

ARTÍCULO CUARTO.- Modificar el Anexo C de la Resolución Reglamentaria 034 de 2009, incluyendo el procedimiento técnico para transmisión automática de formatos electrónicos y las disposiciones técnicas para el cargue de la información contractual, el cual hará parte integral de la presente resolución.

ARTÍCULO QUINTO.- Adicionar al Anexo B de la Resolución Reglamentaria No. 034 de 2009, los formatos electrónicos CB-0221 al CB-0237.

ARTÍCULO SEXTO.- La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, modifica los Artículos 11, 22 al 28 y 30 y los Anexos B y C de la Resolución Reglamentaria 034 de 2009 y los Artículos 1, 2 y 9 de la Resolución Reglamentaria 013 de 2011, y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

ARTÍCULO TRANSITORIO.- La forma y términos para la rendición de la cuenta establecidos en la presente Resolución Reglamentaria aplican a partir de la rendición de la cuenta mensual de diciembre del presente año.

Los contratos suscritos durante las vigencias 2010 y 2011, serán actualizados y complementados entre el 15 de noviembre y el 15 de diciembre del presente año.

Para los contratos con vigencias anteriores a 2010, las entidades sujeto de control deberán remitir a más tardar el 15 de noviembre de la presente vigencia, la relación de contratos que se encuentren en ejecución y deberán actualizarlos entre el 15 de diciembre y el 20 de enero de 2012.

Este formato debe contener la información del proceso precontractual. Debe respetar el nombre de los campos, el orden, los códigos, el tipo y la longitud indicados en el presente instructivo.

* En los formatos debe presentarse un registro por línea.

* Los campos de tipo numérico, deben registrarse sin puntos, ni comas, ni guiones, ni espacios.

* Las cifras deben reportarse sin separador de miles, para separa los dígitos decimales utilice el punto (.), y con máximo dos (2) dígitos decimales.

* Los campos tipo FECHA deben expresarse en formato AAAA/MM/DD es decir año de 4 dígitos, mes de dos dígitos y día de dos dígitos, separados por el símbolo "/".

* Los campos tipo TEXTO no deben tener caracteres como comilla simple ’, comilla doble ", punto y coma ;, o caracteres especiales como $!%&.

* En caso que un campo no aplique para algún tipo de registro en particular debe dejarlo en blanco; ESTO NO SIGNIFICA OMITIR LA COLUMNA; se debe respetar el orden de la estructura del archivo y dejarla en blanco sin registrar espacios, ni guiones, ni ningún otro símbolo.

Este formato debe contener la información acerca de la información presupuestal del proceso precontractual. Debe respetar el nombre de los campos, el orden, los códigos, el tipo y la longitud indicados en el presente instructivo.

* En los formatos debe presentarse un registro por línea.

* Los campos de tipo numérico, deben registrarse sin puntos, ni comas, ni guiones, ni espacios.

* Las cifras deben reportarse sin separador de miles, para separa los dígitos decimales utilice el punto (.), y con máximo dos (2) dígitos decimales.

* Los campos tipo FECHA deben expresarse en formato AAAA/MM/DD es decir año de 4 dígitos, mes de dos dígitos y día de dos dígitos, separados por el símbolo "/".

* Los campos tipo TEXTO no deben tener caracteres como comilla simple ’, comilla doble ", punto y coma ;, o caracteres especiales como $!%&.

* En caso que un campo no aplique para algún tipo de registro en particular debe dejarlo en blanco; ESTO NO SIGNIFICA OMITIR LA COLUMNA; se debe respetar el orden de la estructura del archivo y dejarla en blanco sin registrar espacios, ni guiones, ni ningún otro símbolo.

* LOS REGISTROS DEBEN TENER TODAS LAS COLUMNAS AUNQUE EN ESTAS NO REGISTREN NINGÚN VALOR

Este formato debe contener la información acerca de las Adendas que se presentaron en el proceso precontractual. Debe respetar el nombre de los campos, el orden, los códigos, el tipo y la longitud indicados en el presente instructivo.

* En los formatos debe presentarse un registro por línea.

* Los campos de tipo numérico, deben registrarse sin puntos, ni comas, ni guiones, ni espacios.

* Las cifras deben reportarse sin separador de miles, para separa los dígitos decimales utilice el punto (.), y con máximo dos (2) dígitos decimales.

* Los campos tipo FECHA deben expresarse en formato AAAA/MM/DD es decir año de 4 dígitos, mes de dos dígitos y día de dos dígitos, separados por el símbolo "/".

* Los campos tipo TEXTO no deben tener caracteres como comilla simple ’, comilla doble ", punto y coma ;, o caracteres especiales como $!%&.

* En caso que un campo no aplique para algún tipo de registro en particular debe dejarlo en blanco; ESTO NO SIGNIFICA OMITIR LA COLUMNA; se debe respetar el orden de la estructura del archivo y dejarla en blanco sin registrar espacios, ni guiones, ni ningún otro símbolo.

* LOS REGISTROS DEBEN TENER TODAS LAS COLUMNAS AUNQUE EN ESTAS NO REGISTREN NINGÚN VALOR

Este formato debe contener la información del oferente o de los oferentes participantes en el proceso precontractual. Debe respetar el nombre de los campos, el orden, los códigos, el tipo y la longitud indicados en el presente instructivo.

* En los formatos debe presentarse un registro por línea.

* Los campos de tipo numérico, deben registrarse sin puntos, ni comas, ni guiones, ni espacios.

* Las cifras deben reportarse sin separador de miles, para separa los dígitos decimales utilice el punto (.), y con máximo dos (2) dígitos decimales.

* Los campos tipo FECHA deben expresarse en formato AAAA/MM/DD es decir año de 4 dígitos, mes de dos dígitos y día de dos dígitos, separados por el símbolo "/".

* Los campos tipo TEXTO no deben tener caracteres como comilla simple ’, comilla doble ", punto y coma ;, o caracteres especiales como $!%&.

* En caso que un campo no aplique para algún tipo de registro en particular debe dejarlo en blanco; ESTO NO SIGNIFICA OMITIR LA COLUMNA; se debe respetar el orden de la estructura del archivo y dejarla en blanco sin registrar espacios, ni guiones, ni ningún otro símbolo.

* LOS REGISTROS DEBEN TENER TODAS LAS COLUMNAS AUNQUE EN ESTAS NO REGISTREN NINGÚN VALOR

Este formato debe contener la información de las ofertas presentadas para los diferentes procesos precontractuales según sea el caso. Debe respetar el nombre de los campos, el orden, los códigos, el tipo y la longitud indicados en el presente instructivo.

En este formato se incluyen los tipos de procesos, definidos para la etapa precontractual.

* En los formatos debe presentarse un registro por línea.

* Los campos de tipo numérico, deben registrarse sin puntos, ni comas, ni guiones, ni espacios.

* Las cifras deben reportarse sin separador de miles, para separa los dígitos decimales utilice el punto (.), y con máximo dos (2) dígitos decimales.

* Los campos tipo FECHA deben expresarse en formato AAAA/MM/DD es decir año de 4 dígitos, mes de dos dígitos y día de dos dígitos, separados por el símbolo "/".

* Los campos tipo TEXTO no deben tener caracteres como comilla simple ’, comilla doble ", punto y coma ;, o caracteres especiales como $!%&.

* En caso que un campo no aplique para algún tipo de registro en particular debe dejarlo en blanco; ESTO NO SIGNIFICA OMITIR LA COLUMNA; se debe respetar el orden de la estructura del archivo y dejarla en blanco sin registrar espacios, ni guiones, ni ningún otro símbolo.

* LOS REGISTROS DEBEN TENER TODAS LAS COLUMNAS AUNQUE EN ESTAS NO REGISTREN NINGÚN VALOR

Este formato debe contener la información correspondiente al proceso de adjudicación de los procesos precontractuales. Debe respetar el nombre de los campos, el orden, los códigos, el tipo y la longitud indicados en el presente instructivo.

En este formato se incluyen los tipos de procesos y de resultados de proceso, definidos para la etapa precontractual.

* En los formatos debe presentarse un registro por línea.

* Los campos de tipo numérico, deben registrarse sin puntos, ni comas, ni guiones, ni espacios.

* Las cifras deben reportarse sin separador de miles, para separa los dígitos decimales utilice el punto (.), y con máximo dos (2) dígitos decimales.

* Los campos tipo FECHA deben expresarse en formato AAAA/MM/DD es decir año de 4 dígitos, mes de dos dígitos y día de dos dígitos, separados por el símbolo "/".

* Los campos tipo TEXTO no deben tener caracteres como comilla simple ’, comilla doble ", punto y coma; o caracteres especiales como $!%&.

* En caso que un campo no aplique para algún tipo de registro en particular debe dejarlo en blanco; ESTO NO SIGNIFICA OMITIR LA COLUMNA; se debe respetar el orden de la estructura del archivo y dejarla en blanco sin registrar espacios, ni guiones, ni ningún otro símbolo.

* LOS REGISTROS DEBEN TENER TODAS LAS COLUMNAS AUNQUE EN ESTAS NO REGISTREN NINGÚN VALOR

Este formato debe contener la información de convenios, contratos y órdenes. Debe respetar el nombre de los campos, el orden, los códigos, el tipo y la longitud indicados en el presente instructivo.

* En los formatos debe presentarse un registro por línea.

* Los campos de tipo numérico, deben registrarse sin puntos, ni comas, ni guiones, ni espacios.

* Las cifras deben reportarse sin separador de miles, para separa los dígitos decimales utilice el punto (.), y con máximo dos (2) dígitos decimales.

* Los campos tipo FECHA deben expresarse en formato AAAA/MM/DD es decir año de 4 dígitos, mes de dos dígitos y día de dos dígitos, separados por el símbolo "/".

* Los campos tipo TEXTO no deben tener caracteres como comilla simple ’, comilla doble ", punto y coma ;, o caracteres especiales como $!%&.

* En caso que un campo no aplique para algún tipo de registro en particular debe dejarlo en blanco; ESTO NO SIGNIFICA OMITIR LA COLUMNA; se debe respetar el orden de la estructura del archivo y dejarla en blanco sin registrar espacios, ni guiones, ni ningún otro símbolo.

* LOS REGISTROS DEBEN TENER TODAS LAS COLUMNAS AUNQUE EN ESTAS NO REGISTREN NINGÚN VALOR.

Este formato debe contener la información de convenios, contratos y órdenes. Debe respetar el nombre de los campos, el orden, los códigos, el tipo y la longitud indicados en el presente instructivo.

* En los formatos debe presentarse un registro por línea.

* Los campos de tipo numérico, deben registrarse sin puntos, ni comas, ni guiones, ni espacios.

* Las cifras deben reportarse sin separador de miles, para separa los dígitos decimales utilice el punto (.), y con máximo dos (2) dígitos decimales.

* Los campos tipo FECHA deben expresarse en formato AAAA/MM/DD es decir año de 4 dígitos, mes de dos dígitos y día de dos dígitos, separados por el símbolo "/".

* Los campos tipo TEXTO no deben tener caracteres como comilla simple ’, comilla doble ", punto y coma ;, o caracteres especiales como $!%&.

* En caso que un campo no aplique para algún tipo de registro en particular debe dejarlo en blanco; ESTO NO SIGNIFICA OMITIR LA COLUMNA; se debe respetar el orden de la estructura del archivo y dejarla en blanco sin registrar espacios, ni guiones, ni ningún otro símbolo.

* LOS REGISTROS DEBEN TENER TODAS LAS COLUMNAS AUNQUE EN ESTAS NO REGISTREN NINGÚN VALOR

Este formato debe contener la información de interventoría de los contratos

* En los formatos debe presentarse un registro por línea.

* Los campos de tipo numérico, deben registrarse sin puntos, ni comas, ni guiones, ni espacios.

* Las cifras deben reportarse sin separador de miles, para separa los dígitos decimales utilice el punto (.), y con máximo dos (2) dígitos decimales.

* Los campos tipo FECHA deben expresarse en formato AAAA/MM/DD es decir año de 4 dígitos, mes de dos dígitos y día de dos dígitos, separados por el símbolo "/".

* En caso que un campo no aplique para algún tipo de registro en particular debe dejarlo en blanco; ESTO NO SIGNIFICA OMITIR LA COLUMNA; se debe respetar el orden de la estructura del archivo y dejarla en blanco sin registrar espacios, ni guiones, ni ningún otro símbolo.

* LOS REGISTROS DEBEN TENER TODAS LAS COLUMNAS AUNQUE EN ESTAS NO REGISTREN NINGÚN VALOR

Este formato debe contener la información de Integrantes Uniones Temporales y Consorcios. Debe respetar el nombre de los campos, el orden, los códigos, el tipo y la longitud indicados en el presente instructivo.

* En los formatos debe presentarse un registro por línea.

* Los campos de tipo numérico, deben registrarse sin puntos, ni comas, ni guiones, ni espacios.

* Las cifras deben reportarse sin separador de miles, para separa los dígitos decimales utilice el punto (.), y con máximo dos (2) dígitos decimales.

* Los campos tipo FECHA deben expresarse en formato AAAA/MM/DD es decir año de 4 dígitos, mes de dos dígitos y día de dos dígitos, separados por el símbolo "/".

* Los campos tipo TEXTO no deben tener caracteres como comilla simple ’, comilla doble ", punto y coma ;, o caracteres especiales como $!%&.

* En caso que un campo no aplique para algún tipo de registro en particular debe dejarlo en blanco; ESTO NO SIGNIFICA OMITIR LA COLUMNA; se debe respetar el orden de la estructura del archivo y dejarla en blanco sin registrar espacios, ni guiones, ni ningún otro símbolo.

* LOS REGISTROS DEBEN TENER TODAS LAS COLUMNAS AUNQUE EN ESTAS NO REGISTREN NINGÚN VALOR.

Este formato debe contener la información de interventoría de los contratos

* En los formatos debe presentarse un registro por línea.

* Los campos de tipo numérico, deben registrarse sin puntos, ni comas, ni guiones, ni espacios.

* Las cifras deben reportarse sin separador de miles, para separa los dígitos decimales utilice el punto (.), y con máximo dos (2) dígitos decimales.

* Los campos tipo FECHA deben expresarse en formato AAAA/MM/DD es decir año de 4 dígitos, mes de dos dígitos y día de dos dígitos, separados por el símbolo "/".

* Los campos tipo TEXTO no deben tener caracteres como comilla simple ’, comilla doble ", punto y coma ;, o caracteres especiales como $!%&.

* En caso que un campo no aplique para algún tipo de registro en particular debe dejarlo en blanco; ESTO NO SIGNIFICA OMITIR LA COLUMNA; se debe respetar el orden de la estructura del archivo y dejarla en blanco sin registrar espacios, ni guiones, ni ningún otro símbolo.

* LOS REGISTROS DEBEN TENER TODAS LAS COLUMNAS AUNQUE EN ESTAS NO REGISTREN NINGÚN VALOR.

Este formato debe contener la información de la localización del Contrato. Debe respetar el nombre de los campos, el orden, los códigos, el tipo y la longitud indicados en el presente instructivo.

* En los formatos debe presentarse un registro por línea.

* Los campos de tipo numérico, deben registrarse sin puntos, ni comas, ni guiones, ni espacios.

* Las cifras deben reportarse sin separador de miles, para separa los dígitos decimales utilice el punto (.), y con máximo dos (2) dígitos decimales.

* Los campos tipo FECHA deben expresarse en formato AAAA/MM/DD es decir año de 4 dígitos, mes de dos dígitos y día de dos dígitos, separados por el símbolo "/".

* Los campos tipo TEXTO no deben tener caracteres como comilla simple ’, comilla doble ", punto y coma ;, o caracteres especiales como $!%&.

* En caso que un campo no aplique para algún tipo de registro en particular debe ejarlo en blanco; ESTO NO SIGNIFICA OMITIR LA COLUMNA; se debe respetar el orden de la estructura del archivo y dejarla en blanco sin registrar espacios, ni guiones, ni ningún otro símbolo.

* LOS REGISTROS DEBEN TENER TODAS LAS COLUMNAS AUNQUE EN ESTAS NO REGISTREN NINGÚN VALOR

Este formato debe contener la información correspondiente a las novedades que se presenten en el desarrollo del contrato. Debe respetar el nombre de los campos, el orden, los códigos, el tipo y la longitud indicados en el presente instructivo.

En este formato se incluyen los tipos de procesos y de resultados de proceso, definidos para la etapa contractual.

* En los formatos debe presentarse un registro por línea.

* Los campos de tipo numérico, deben registrarse sin puntos, ni comas, ni guiones, ni espacios.

* Las cifras deben reportarse sin separador de miles, para separa los dígitos decimales utilice el punto (.), y con máximo dos (2) dígitos decimales.

* Los campos tipo FECHA deben expresarse en formato AAAA/MM/DD es decir año de 4 dígitos, mes de dos dígitos y día de dos dígitos, separados por el símbolo "/".

* Los campos tipo TEXTO no deben tener caracteres como comilla simple ’, comilla doble ", punto y coma ;, o caracteres especiales como $!%&.

* En caso que un campo no aplique para algún tipo de registro en particular debe dejarlo en blanco; ESTO NO SIGNIFICA OMITIR LA COLUMNA; se debe respetar el orden de la estructura del archivo y dejarla en blanco sin registrar espacios, ni guiones, ni ningún otro símbolo.

* LOS REGISTROS DEBEN TENER TODAS LAS COLUMNAS AUNQUE EN ESTAS NO REGISTREN NINGÚN VALOR

Este formato debe contener la información correspondiente a las modificaciones que se presentan en el desarrollo del contrato. Debe respetar el nombre de los campos, el orden, los códigos, el tipo y la longitud indicados en el presente instructivo.

En este formato se incluyen los tipos de procesos y de resultados de proceso, definidos para la etapa contractual.

* En los formatos debe presentarse un registro por línea.

* Los campos de tipo numérico, deben registrarse sin puntos, ni comas, ni guiones, ni espacios.

* Las cifras deben reportarse sin separador de miles, para separa los dígitos decimales utilice el punto (.), y con máximo dos (2) dígitos decimales.

* Los campos tipo FECHA deben expresarse en formato AAAA/MM/DD es decir año de 4 dígitos, mes de dos dígitos y día de dos dígitos, separados por el símbolo "/".

* Los campos tipo TEXTO no deben tener caracteres como comilla simple ’, comilla doble ", punto y coma ;, o caracteres especiales como $!%&.

* En caso que un campo no aplique para algún tipo de registro en particular debe dejarlo en blanco; ESTO NO SIGNIFICA OMITIR LA COLUMNA; se debe respetar el orden de la estructura del archivo y dejarla en blanco sin registrar espacios, ni guiones, ni ningún otro símbolo.

* LOS REGISTROS DEBEN TENER TODAS LAS COLUMNAS AUNQUE EN ESTAS NO REGISTREN NINGÚN VALOR

Este formato debe contener la información correspondiente a los pagos que se realizan al contrato. Debe respetar el nombre de los campos, el orden, los códigos, el tipo y la longitud indicados en el presente instructivo.

En este formato se incluyen los tipos de procesos y de resultados de proceso, definidos para la etapa contractual.

* En los formatos debe presentarse un registro por línea.

* Los campos de tipo numérico, deben registrarse sin puntos, ni comas, ni guiones, ni espacios.

* Las cifras deben reportarse sin separador de miles, para separa los dígitos decimales utilice el punto (.), y con máximo dos (2) dígitos decimales.

* Los campos tipo FECHA deben expresarse en formato AAAA/MM/DD es decir año de 4 dígitos, mes de dos dígitos y día de dos dígitos, separados por el símbolo "/".

* Los campos tipo TEXTO no deben tener caracteres como comilla simple ’, comilla doble ", punto y coma ;, o caracteres especiales como $!%&.

* En caso que un campo no aplique para algún tipo de registro en particular debe dejarlo en blanco; ESTO NO SIGNIFICA OMITIR LA COLUMNA; se debe respetar el orden de la estructura del archivo y dejarla en blanco sin registrar espacios, ni guiones, ni ningún otro símbolo.

* LOS REGISTROS DEBEN TENER TODAS LAS COLUMNAS AUNQUE EN ESTAS NO REGISTREN NINGÚN VALOR

Este formato debe contener la información de contratos que estén bajo el marco de Urgencia Manifiesta por ola invernal. Debe respetar el nombre de los campos, el orden, los códigos, el tipo y la longitud indicados en el presente instructivo.

En este formato se incluyen los tipos de procesos y de resultados de proceso, definidos para la etapa contractual.

* En los formatos debe presentarse un registro por línea.

* Los campos de tipo numérico, deben registrarse sin puntos, ni comas, ni guiones, ni espacios.

* Las cifras deben reportarse sin separador de miles, para separa los dígitos decimales utilice el punto (.), y con máximo dos (2) dígitos decimales.

* Los campos tipo FECHA deben expresarse en formato AAAA/MM/DD es decir año de 4 dígitos, mes de dos dígitos y día de dos dígitos, separados por el símbolo "/".

* Los campos tipo TEXTO no deben tener caracteres como comilla simple ’, comilla doble ", punto y coma ;, o caracteres especiales como $!%&.

* En caso que un campo no aplique para algún tipo de registro en particular debe dejarlo en blanco; ESTO NO SIGNIFICA OMITIR LA COLUMNA; se debe respetar el orden de la estructura del archivo y dejarla en blanco sin registrar espacios, ni guiones, ni ningún otro símbolo.

* LOS REGISTROS DEBEN TENER TODAS LAS COLUMNAS AUNQUE EN ESTAS NO REGISTREN NINGÚN VALOR

En este formato se debe registrar únicamente si un contrato presenta reclamaciones o litigios, y si hubo lugar a sanciones o a multas.

* En los formatos debe presentarse un registro por línea.

* Los campos de tipo numérico, deben registrarse sin puntos, ni comas, ni guiones, ni espacios.

* Las cifras deben reportarse sin separador de miles, para separa los dígitos decimales utilice el punto (.), y con máximo dos (2) dígitos decimales.

* Los campos tipo FECHA deben expresarse en formato AAAA/MM/DD es decir año de 4 dígitos, mes de dos dígitos y día de dos dígitos, separados por el símbolo "/".

* Los campos tipo TEXTO no deben tener caracteres como comilla simple ’, comilla doble ", punto y coma ;, o caracteres especiales como $!%&.

* En caso que un campo no aplique para algún tipo de registro en particular debe dejarlo en blanco; ESTO NO SIGNIFICA OMITIR LA COLUMNA; se debe respetar el orden de la estructura del archivo y dejarla en blanco sin registrar espacios, ni guiones, ni ningún otro símbolo.

* LOS REGISTROS DEBEN TENER TODAS LAS COLUMNAS AUNQUE EN ESTAS NO REGISTREN NINGÚN VALOR

De conformidad con lo mencionado en el TITULO VIII de la resolución de rendición de cuentas vigente, la Contraloría de Bogotá D.C. pone a disposición de los Sujetos de Control el presente instructivo que pretende orientar de manera general respecto a la presentación de la cuenta, de acuerdo con los diferentes tipos de información mencionados en la misma.

1. Instale el MÓDULO DE DILIGENCIAMIENTO Y VALIDACIÓN DE SIVICOF siguiendo las instrucciones del Capitulo de Instalación y Desinstalación del manual correspondiente al mencionado módulo.

Nota: Recuerde verificar los requerimientos técnicos mínimos necesarios descritos en el manual para la instalación. Este módulo se instala una única vez y puede ser utilizado para elaborar posteriormente las diferentes cuentas.

2. Lea cuidadosamente antes de iniciar la operación del sistema el Manual del Usuario del MODULO DE DILIGENCIAMIENTO Y VALIDACIÓN DE SIVICOF.

3. Lea cuidadosamente antes de iniciar la elaboración de la cuenta Instructivos de Diligenciamiento de Formatos Electrónicos, allí encontrará la descripción detallada de cada uno de los datos solicitados.

4. Luego de realizar los pasos anteriores, está listo para iniciar el proceso de elaboración de los formatos electrónicos en el MODULO DE DILIGENCIAMIENTO Y VALIDACIÓN DE SIVICOF. La funcionalidad y operación de este módulo se encuentra en el Manual del Usuario del mencionado módulo, y que fue referido anteriormente, se recomienda seguir las instrucciones allí descritas y mantenerlo como un documento de consulta permanente.

5. Luego de digitar y validar la información, el MODULO DE DILIGENCIAMIENTO Y VALIDACIÓN, genera un archivo con extensión .STR, el cual debe ser remitido a través la página en Internet de la Contraloría de Bogotá D.C., ingresando al MODULO DE ENVÍO Y CONSULTA EN INTERNET DE SIVICOF.

6. Algunos de los formatos de la cuenta se han dividido debido a su estructura, esto con el fin de facilitar su diligenciamiento, Para tal efecto se han identificado con una letra al final del código del formato principal. (por ejemplo. para SIVICOF El formato CB-502 es un informe compuesto por los formatos CB-0502A, CB-0502B…)

Cada uno de estos formatos hace parte integral del principal, por lo tanto es necesario diligenciarlos de acuerdo con sus instructivos.

7. Antes de enviar el archivo con extensión .STR mencionado en el punto anterior, lea cuidadosamente el Manual del Usuario del MÓDULO DE ENVÍO Y CONSULTA EN INTERNET del sistema de SIVICOF.

La cuenta solicitada por la Contraloría de Bogotá D.C. está constituida, además de los formatos electrónicos mencionados anteriormente, por documentos electrónicos, que pueden ser elaborados en diferentes herramientas informáticas.

Los documentos electrónicos aceptados por los sistemas de información de la Contraloría de Bogotá D.C., son los siguientes:

Para la elaboración y envío de los documentos electrónicos requeridos por la Contraloría de Bogotá D.C., tenga en cuenta los siguientes puntos:

1. Son documentos electrónicos están constituidos, por informes, estudios, análisis, explicaciones entre otros, los cuales son descritos Anexos B de la presente resolución.

2. Un documento electrónico puede estar constituido por diferentes archivos electrónicos (por ejemplo: archivos en procesador de palabra y/o hoja e cálculo), cuando esto suceda todos los archivos deberán ser empaquetados y comprimidos en uno solo (ver cuadro de tipo de archivos anterior), con el fin de remitirlo a la Entidad como un único documento electrónico.

3. Luego de elaborar los documentos electrónicos, estos deben ser remitidos a través la página en Internet de la Contraloría de Bogotá D.C., ingresando al MODULO DE ENVÍO Y CONSULTA EN INTERNET DE SIVICOF.

4. Antes de enviar los documentos electrónicos mencionados en el punto anterior, lea cuidadosamente el Manual del Usuario del MÓDULO DE ENVÍO Y CONSULTA EN INTERNET del sistema SIVICOF.

a) Adquisición Firma Digital.

Esta se adquiere con la única Certificadora abierta del país: Certicamara. (Puede consultar información al respecto en www.certicamara.com)

b) Firma de Archivos Digitales

Al haber diligenciado los formatos electrónicos y elaborados los documentos electrónicos, los archivos resultantes deben ser firmados digitalmente; para esto, se sigue el procedimiento establecido en el manual de soporte técnico del certificado digital.

c) Posteriormente, se procede a enviar los archivos por el módulo Web de SIVICOF, por la opción Formularios electrónicos o Documentos electrónicos, accediendo a la tarea enviar, se desplegará la ventana para cargar archivo.

d) Allí, pulsando el botón examinar en la ventana se puede ubicar el archivo que se deberá a enviar. Este, debe corresponder a un archivo STR para el caso de los formatos electrónicos, firmado digitalmente. Su extensión final será .str.p7z, en el caso de los documentos electrónicos Su extensión final será .p7z.

e) Seleccionado el archivo se deberá pulsar en StormWeb el botón Verificar envío. Si está autorizado desplegará los datos de la autorización permitiendo hacer el envío.

f) Al enviar se confirma que la transacción de envío fue exitosa.

g) Por la opción Verificar envío se puede consultar el estado de procesamiento del archivo.

h) El sistema permite descargar el archivo claro (str) en formato zip.

i) Permite también descargar el archivo firmado (str.p7z)

j) Ver los firmantes de archivo.

k) Y ver el archivo de respuesta con el resultado del procesamiento.

El mecanismo de transmisión electrónica es una solución tecnológica que permite obtener la información de los formatos electrónicos que componen la cuenta, directamente de los sistemas de información de cada entidad, por medio del uso de un Servicio Web¹, dispuesto por la Contraloría de Bogotá para extraer información en estructuras definidas, y enviarla automáticamente y sin la requerir la intervención permanente del usuario.

El componente es una aplicación que se instala en los equipos de los sujetos de control, se conecta a la base de datos configurada y envía la información a la Contraloría de Bogotá.

Actualmente esta característica de StormUser se encuentra implementada para la transmisión de los formatos electrónicos del informe contractual establecidos en la presente resolución, por lo cual si se cuenta con un sistema de gestión contractual, se puede implementar éste procedimiento.

* Mínimo 1 GB en RAM de memoria, o más dependiendo del volumen de datos a enviar.

* Procesador mínimo 1 GHZ de procesador

* Java 1.5 o superior.

* Funciona en Windows y en Linux.

* Conexión a la base de datos del sujeto de control (para consulta a las vistas definidas por la contraloría distrital).

* Conexión a internet (para el envío de la información a la contraloría y actualizaciones automáticas de configuraciones).

* Conexión a servidor SMTP para envío de correos (para el envío de correos informativos al sujeto de control y la contraloría sobre el procesamiento en caso de Errores).

* Configuración como tarea programada diaria para que inicie el servicio.

Para la implementación de la funcionalidad, se hace entrega de un archivo comprimido en .zip que contiene la aplicación base, la cual se configura parametrizando la información de los componentes que se relacionan a continuación:

Al iniciar el componente, este se conecta a internet para verificar la versión del mismo, al comprobar que se cuente con los archivos actualizados, de lo contrario, el componente descargara automáticamente los archivos actualizados.

En caso de que el equipo no cuente con conexión a internet, la aplicación no se ejecutará.

Cuando se activa la operación de envió, el componente se comunica con el módulo Web de SIVICOF, para obtener la ultima fecha de recibido OK de los envíos efectuados por el sujeto de control y con esta efectuar los filtros en las consultas a vistas para obtener la información que requiere, el componente se conecta a la base de datos del sujeto de control ejecutando las consultas configuradas y con la información obtenida construye los archivos STR que maneja el sistema storm.

Cuando termina la generación de todos los archivos, los envía consumiendo un servicio en el sistema STORM.

En caso de ocurrir errores de procesamiento envía un correo electrónico al sujeto de control para que tomen las medidas correspondientes.

Al finalizar correctamente el envió de todos los formatos electrónicos y documentos electrónicos que conforman la cuenta, SIVICOF le permitirá al sujeto de control generar un COMPROBANTE DE TRANSACCIÓN ELECTRÓNICA.

Un servicio Web es una aplicación localizada y consultada a través de internet, que permite el envío de información de manera confiable y segura, en donde un proveedor expone una información y un consumidor la obtiene automáticamente.