RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

(Junio 24)

Derogado por el art. 40, Resolución 440 de 2017.

Por la cual se reglamenta la administración, uso y manejo de los vehículos automotores de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

EL SECRETARIO GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL

En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales en especial las conferidas en el inciso 2º del artículo 2 del Decreto 30 de 1999 en concordancia con el literal j del artículo 23º del Acuerdo 257 de 2006, y

CONSIDERANDO:

Que mediante el Decreto No 30 de 1999, el Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., estableció la obligación para las entidades y organismos del Distrito Capital de adoptar medidas de racionalización y austeridad en el gasto para garantizar el adecuado uso de los recursos públicos, entre otros, respecto del uso de vehículos oficiales.

Que en la Resolución No 081 de 1999, se reglamentó la utilización, administración y control del parque automotor de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Que conforme al Decreto No. 381 de 2006, el Alcalde Mayor asignó a las entidades Distritales la función de autorizar la salida de vehículos automotores de su propiedad, fuera del perímetro urbano del Distrito Capital, únicamente para el cumplimiento de misiones y tareas oficiales.

Que a través del Decreto 267 de 2006, se asignó a la Subsecretaria General la ejecución de las políticas relacionadas con la administración eficiente de los recursos tecnológicos, financieros, físicos y logísticos, y del talento humano de la Secretaría General.

Que mediante Resolución No 292 de 2006, de la Secretaría General, se delegó en el/la Director/a de Gestión Corporativa la función de autorizar la salida de los vehículos automotores pertenecientes a la Secretaria General de la Alcaldía Mayor fuera del perímetro urbano del Distrito Capital, para el cumplimiento de misiones y tareas oficiales.

Que dentro de las funciones de la Dirección de Gestión Corporativa y la Subdirección Administrativa, conforme al Decreto 267 de 2007, se encuentra la administración de los recursos físicos.

Que se hace necesario actualizar los procesos y procedimientos para asegurar la correcta administración, utilización y manejo de los vehículos de la Secretaría General, garantizando el correcto funcionamiento del parque automotor, así como las obligaciones y responsabilidades de los conductores que operan dichos vehículos.

En mérito de lo expuesto,

Establecer la reglamentación interna para el uso y manejo de vehículos automotores de la Secretaría General, así como precisar elementos para la gestión de los riesgos asociados a su operación.

Este reglamento aplica a todas las dependencias de la Secretaría General, así como a todos los servidores que tengan a su cargo la administración, la custodia, el mantenimiento o el uso de vehículos para el cumplimiento de misiones y tareas oficiales.

Artículo 2º. Corresponde a la Dirección de Gestión Corporativa, orientar y supervisar las actividades de administración de los recursos físicos, entre otros, el manejo, utilización y control de los vehículos de la Secretaría General, acorde con las normas establecidas en la presente Resolución.

Corresponde a la Subdirección Administrativa ejecutar las políticas de adquisición, conservación, administración y mantenimiento del parque automotor así como dirigir y coordinar la prestación oportuna de los servicios de transporte.

Mantener una relación actualizada de los vehículos a disposición de la Secretaría .General, con la información pertinente en cuanto a características técnicas, dotación y mantenimiento. Además de las responsabilidades señaladas en el numeral 1º del artículo 12º de la presente Resolución.

Los vehículos automotores de propiedad de la Secretaría General y los recibidos a cualquier título, según el servicio al que se destinen se clasifican de la siguiente manera:

1. Vehículos Administrativos: son los asignados al Despacho de la Secretaría General, de la Secretaria Privada, a la Subsecretaría General y a las Direcciones, para el desempeño de funciones y actividades misionales de estos Despachos.

2. Vehículos Operativos:

2.1. Los asignados a la Oficina Asesora de Prensa y a la Oficina de Protocolo, utilizados para apoyar la gestión del/la Señor/a Alcalde/sa Mayor.

2.2. Los que conforman el grupo de vehículos destinados a la prestación de los servicios operativos de la Secretaria, que están a cargo de la Subdirección Administrativa y son utilizados para atender los servicios de transporte de personas y de bienes requeridos por las distintas dependencias de conformidad con los procedimientos establecidos para tal fin.

La Dirección de Gestión Corporativa asignará y reubicará los vehículos, de acuerdo con las necesidades de cada dependencia.

Artículo 6°. Los vehículos automotores quedarán a disposición de la Subdirección Administrativa, en los siguientes casos:

a. En ausencia temporal del Jefe o titular de la Dependencia a la cual le fue asignado el vehículo y sin que se le haya designado un reemplazo.

b. Durante las horas no programadas por el Jefe de la dependencia a la cual le ha sido asignado, previa coordinación con la Subdirección Administrativa.

Artículo 7º. Los vehículos automotores de la Secretaría General deben ser conducidos exclusivamente por personal idóneo y debidamente vinculado conforme a las normas que regulan la materia.

Los conductores y pasajeros deberán cumplir con las normas de tránsito aplicables, las reglas establecidas en el Código de Ética y observar las siguientes prácticas:

1. Toda persona que tome parte en el tránsito como conductor o pasajero, debe comportarse en forma que no obstaculice, perjudique o ponga en riesgo a las (sic) demás y debe conocer y cumplir las normas y señales de tránsito que le sean aplicables, así como obedecer las indicaciones que les den las autoridades de tránsito.

2. Para conducir un vehículo de la Secretaría General, el conductor está obligado a portar la licencia de conducción vigente de la categoría correspondiente para la conducción del vehículo asignado y la autorización interna o permiso expedido por la Subdirección Administrativa.

3. Todo conductor deberá evaluar las condiciones de riesgo por clima y estado de la vía para ajustar su velocidad por debajo de los límites máximos permitidos en la misma.

4. Las multas ocasionadas por la violación de cualesquiera de las normas de tránsito serán asumidas por el conductor, cuando la infracción tenga como causa comportamientos indebidos por este o falla en sus deberes legales.

5. Siempre que un conductor asignado para el servicio de la Secretaría General reciba tratamiento que implique el consumo de medicamentos, deberá preguntar explícitamente al médico tratante si dichos medicamentos interfieren o generan riesgo en la conducción de vehículos automotores. En caso positivo, deberá hacerlo conocer de su superior inmediato, evitando conducir hasta que sea autorizado por el médico. De la misma forma se deberá proceder en caso de intervenciones quirúrgicas que limiten las capacidades del conductor para realizar esta actividad.

6. El conductor deberá estacionar en reversa siempre que las condiciones del área lo permitan.

7. Con excepción de los vehículos contraincendios, se deberá dejar libre el área de hidrantes, evitando parquear frente a ellos.

8. Todo conductor debe demostrar con los exámenes y en los periodos previstos por las autoridades de tránsito, que cuenta con la aptitud física, mental y de coordinación motriz para la operación del vehículo, dentro de los rangos establecidos por el Ministerio de Transporte.

Artículo 9º. El vehículo automotor asignado a las dependencias estará a cargo del conductor, razón por la cual hará parte de su inventario; en caso de cambio de responsable se efectuará el trámite que para tal fin ha establecido la entidad.

Para la utilización de los vehículos operativos a cargo de la Subdirección Administrativa, se tendrán en cuenta los siguientes parámetros:

1. Priorización de actividades: Cada actividad deberá quedar priorizada de forma tal que aquellos que se estimen más importantes sean atendidos preferencialmente.

2. Distribución equitativa del trabajo: Los conductores deberán ser asignados evitando diferencias notorias en las cargas de trabajo.

3. Utilización eficiente y racional: Los vehículos se asignarán de acuerdo con las necesidades requeridas, atendiendo sus características y procurando la economía y optimización del uso de los mismos.

4. Oportunidad: El servicio de transporte debe ofrecer un apoyo ágil y oportuno a las áreas que lo requieran, atendiendo la disponibilidad del parque automotor.

5. Colaboración: No obstante la asignación de los vehículos administrativos, cuando las necesidades del servicio demanden la utilización de mayor número de ellos, se prestará la colaboración necesaria entre las dependencias que los tienen asignados.

Artículo 11. EI/La Subdirector/a Administrativo/a o la persona por el/ella delegado/a autorizará la utilización de los vehículos operativos para servicios administrativos, previa solicitud presentada por la dependencia interesada, siguiendo los procedimientos establecidos para tal fin.

Parágrafo. La solicitud de servicio de transporte la efectuará el funcionario delegado por el jefe de la dependencia a través del Sistema de Información dispuesto por la Subdirección Administrativa, ingresando con el código asignado para tal fin la siguiente información:

a). Hora de iniciación.

b). Tiempo estimado del servicio.

c). Lugar de inicio y de destino del servicio.

d). Para el transporte de personas, se indicará el número de personas a transportar.

e). Para el transporte de carga, se informará la clase de la misma, indicando el volumen, peso y demás características.

El servicio se deberá solicitar con mínimo dos (2) horas de antelación, para su respectiva programación.

La Subdirección Administrativa, a través del sistema de información dará respuesta a la solicitud de transporte, señalando la identificación del vehículo, el nombre del conductor asignado, la hora, lugar y tiempo del servicio.

Parágrafo 2. El conductor asignado para prestar el servicio está autorizado para esperar hasta quince (15) minutos. Si transcurrido dicho tiempo, no se pudiere realizar el servicio, el conductor se comunicará con el responsable del parque automotor para darle a conocer la situación y esperará nuevas instrucciones de la Subdirección Administrativa.

La Subdirección Administrativa será responsable de programar y verificar el mantenimiento del parque automotor de la Secretaría General, y de mantener al día el cumplimiento de las revisiones Técnico mecánicas, cumpliendo con los estándares definidos por el Gobierno Nacional.

Es responsabilidad del funcionario que tiene asignado el vehículo verificar que éste cuente con los documentos vigentes que acrediten el cumplimiento de la legislación aplicable en la materia.

La Subdirección Administrativa, es responsable de asegurar la siguiente dotación mínima de equipos en cada uno de ellos:

Un gato con capacidad para elevar el vehículo.

Una Cruceta.

Dos señales de carretera en forma de Triángulo en material reflexivo (sic) y provistas de soportes para ser colocadas en forma vertical o lámparas de señal de luz amarilla.

Un botiquín de primeros auxilios.

Un extintor de polvo químico seco con la capacidad exigida por le (sic) vehículo.

Dos tacos para bloquear el vehículo.

Una caja de herramientas con el siguiente contenido: alicate, destornilladores (pala y estrella), llave de expansión y llaves fijas, de acuerdo con el artículo 30 de la Ley 769 de 2002.

Una llanta de repuesto inflada y en buen estado.

Una linterna con pilas.

Un chaleco reflectivo.

Un par de guantes.

Demás elementos que determinen las normas vigentes sobre la materia.

Es responsabilidad del conductor del vehículo cerciorarse del óptimo estado del equipo de carretera. En caso de observarse un desperfecto que haga inoperable alguno o algunos de estos elementos, el conductor estará en la obligación de obtener su adecuado reemplazo, antes de movilizar el vehículo.

La Subdirección Administrativa incorporará al Sistema de Información para el manejo y control del parque automotor, los datos relacionados con el estado del vehículo, generando como mínimo una vez al mes los siguientes reportes:

1. Consumo de combustible y lubricantes.

2. Cambió de llantas.

3. Mantenimiento, una vez se cumpla los 5.000 Kilómetros de recorrido.

4. Mantenimiento preventivo, de acuerdo con las recomendaciones establecidas en Manual del vehículo expedido por la correspondiente Casa Matriz.

5. Mantenimiento correctivo.

La contratación del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOAT) y de la Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual para todos los vehículos de la Secretaría General, estará a cargo de la Subdirección Administrativa.

Las reparaciones de los vehículos automotores de la Secretaría General debe ser previamente autorizada por la Subdirección Administrativa, y en caso que se trate de un vehículo involucrado en un accidente de tránsito, se requiere que dicho accidente haya sido previamente reportado por el conductor, de conformidad con lo previsto en la presente Resolución, y en las instrucciones para utilización del seguro correspondiente.

Los vehículos automotores que conforman el parque automotor de la Secretaria General estarán asegurados por una póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual, que cubra los siguientes amparos:

Responsabilidad civil por lesiones y daños a terceros.

Por pérdida parcial o total por daños.

Por pérdida parcial o total, por hurto simple o calificado.

Asistencia Jurídica en caso de accidentes.

a. Prestar apoyo con el vehículo asignado, para atender eventos de orden prioritarios, aspecto que la Subdirección Administrativa coordinará con el jefe de dependencia respectiva.

b. Velar por el cumplimiento de las funciones del conductor asignado.

c. En caso de vacaciones, licencias o permisos que se autoricen al conductor, solicitar a la Subdirección Administrativa, su reemplazo temporal.

d. Informar a la Subdirección Administrativa, en el evento que se requiera el vehículo los fines de semana y/o los días festivos, únicamente para el cumplimiento de misiones y tareas oficiales.

e. Solicitar autorización a la Dirección de Gestión Corporativa cuando el vehículo deba salir del perímetro urbano únicamente para el cumplimiento de misiones y tareas oficiales.

f. Prestar el vehículo a la dependencia que por necesidad del servicio lo requiera, previa solicitud de la Dirección de Gestión Corporativa. En el evento que se generen horas extras, estas serán avaladas por la Subdirección Administrativa.

g. Evaluar los informes enviados por la Subdirección Administrativa, relacionados con el consumo de combustible y el parqueo en días festivos y fines de semana del vehículo asignado, en caso de encontrar inconsistencias o presentar alguna observación, deberá informar de manera inmediata a la Subdirección Administrativa.

Los conductores deberán cumplir y ajustarse a las exigencias establecidas en el Código Nacional de Tránsito Terrestre contenido en la Ley 769 de 2002 modificada por la Ley 1383 de 2010 y demás normas que la modifiquen adicionen o sustituyan, así como las normas de orden Distrital y las normas internas de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., aplicables sobre la materia.

a. Ejercer la función de conducción de manera integral, aplicando los principios y valores institucionales y acatando los procedimientos establecidos por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., aplicables sobre la materia.

b. Asistir y aprobar los cursos de capacitación para la correcta operación y mantenimiento de los vehículos, así como los exámenes de aptitud física y mental que se programen para tal efecto.

c. Cada 4.900 kilómetros de recorrido del vehículo, deberá solicitar por escrito el mantenimiento preventivo y correctivo a la Subdirección Administrativa la cual dentro de los tres (3) días siguientes expedirá la autorización respectiva para que dentro de los dos (2) días siguientes se presente el vehículo al taller.

d. Parquear el vehículo en los estacionamientos que determine la Secretaría General, en los siguientes horarios: de lunes a viernes hasta las 9:00 p.m. y el día sábado antes de las 10:00 a.m.; y retirarlos el domingo o el día festivo a partir de las 4:00 p.m. y hasta las 9:00 p.m., o el día hábil siguiente a partir de las 6:00 a.m.

e. Portar la autorización para salir del perímetro urbano del Distrito Capital, cuando a ello haya lugar.

f. Utilizar el vehículo única y exclusivamente para el cumplimiento de misiones y tareas oficiales.

g. Presentarse en el lugar y en la hora señalada por el jefe de la dependencia a cargo o por la persona que este delegue.

h. Informar a la Subdirección Administrativa cualquier falla técnica y/o mecánica que impida mantener el vehículo en perfectas condiciones de funcionamiento. En el evento de no presentar esta información a tiempo, cualquier sobre costo en las reparaciones por la omisión, serán a cargo del conductor.

i. Conservar el vehículo en perfecto estado técnico - mecánico y de aseo interior y exterior, así mismo, custodiar y responder por las herramientas y demás accesorios entregados para su funcionamiento.

j. Responder por los daños causados al vehículo o a terceros, cuando éstos sean imputables a la negligencia o descuido en el desempeño de su función, la cual será determinada por la autoridad competente.

k. En el evento que se presente cualquier falla mecánica, que impida la movilización del vehículo automotor, el conductor la deberá informar de forma inmediata a la Subdirección Administrativa y no podrá movilizar el vehículo sin autorización de esa Subdirección.

l. Cancelar las multas e infracciones a las normas de circulación y tránsito que le sean impuestas por la autoridad de tránsito.

m. Reportar por escrito a la Subdirección Administrativa, cualquier dañó, golpe, abolladura, rayón, hurto o pérdida de accesorios que sufra el vehículo, dentro del día hábil siguiente a su ocurrencia.

n. En caso de accidente de tránsito o de falla mecánica atender el procedimiento establecido en esta Resolución.

o. Verificar la vigencia del Seguro Obligatorio Asistencial de Tránsito y del Certificado de Revisión Técnico Mecánica, e informar 8 días hábiles antes del vencimiento a la Subdirección Administrativa.

p. Tener el vehículo disponible cuando sea requerido por los entes de control o por el Almacén e Inventarios de la Subdirección Administrativa.

Al momento de utilizar un vehículo de la Secretaría General, el conductor autorizado deberá realizar una inspección visual, tanto de las condiciones generales de operación, como de aspecto exterior, dejando las constancias previas y por escrito de eventuales fallas o averías a la Subdirección Administrativa. De no existir las referidas constancias, se entenderá que el vehículo fue recibido en buenas condiciones técnico-mecánicas y de presentación (latonería, pintura, tapicería, entre otros). Los daños encontrados o material faltante deberán ser asumidos por el conductor. Igualmente debe verificar los documentos del vehículo, para evitar eventuales sanciones por parte de las autoridades de tránsito por vencimiento de su vigencia, así como verificar disponibilidad y buen estado del equipo de carretera.

En caso de pérdida del original del SOAT será obligación del conductor responsable del vehículo hacer la denuncia correspondiente y tramitar la expedición del duplicado a través de la Subdirección Administrativa.

El conductor deberá abstenerse de movilizar el vehículo si no cuenta con las condiciones técnico mecánicas para utilizarlo en forma segura.

Los conductores con vehículos a cargo tendrán las siguientes prohibiciones:

1. Conducir en estado de embriaguez o bajo efecto de sustancias alucinógenas.

2. Cometer actos contra la moral y las buenas costumbres en el desempeño del servicio.

3. Utilizar el vehículo fuera de los horarios establecidos sin previa autorización.

4. Utilizar el vehículo para enseñar a conducir.

5. Dejar abandonado el vehículo.

6. Permitir la utilización del vehículo por otro funcionario o personas no autorizadas.

7. Transportar un número de personas o carga que exceda las especificaciones técnicas y lo señalado en la tarjeta de propiedad automotor.

8. Emplear el automotor en labores y terrenos para los cuales no fue diseñado.

9. Efectuar cualquier tipo de reparación sin la respectiva autorización.

10. Retirar, cambiar o sustituir piezas del vehículo.

11. Realizar actividades fuera de las programadas y asignadas por el jefe inmediato.

12. Transportar personas o elementos ajenos a la Entidad sin la respectiva autorización.

13. Instalar cualquier tipo de equipo, seguro, radio, accesorio y adornos sin autorización.

14. Conducir en forma inadecuada, violando e infringiendo las normas de tránsito.

15. Movilizar el vehículo sin autorización, después de un siniestro.

16. Portar armas de fuego o armas blancas.

17. Portar narcóticos o cualquier sustancia que se encuentre restringida o prohibida.

18. Efectuar cualquier actividad contraria a las normas de tránsito.

En caso de que un vehículo sufra desperfectos y deba ser inmovilizado, el conductor responsable deberá dar aviso inmediato al responsable del parque automotor de la Subdirección Administrativa para asegurar la adecuada vigilancia y/o movilización del mismo.

En el evento que se presente un accidente de tránsito en el que resulte involucrado un vehículo de la Secretaría General, el conductor procederá de la siguiente manera:

1. Deberá hacer todo lo que esté a su alcance para que las personas afectadas con el accidente reciban la atención médica adecuada y que los daños al vehículo no se empeoren.

2. El conductor involucrado tendrá la obligación de comunicar el accidente de inmediato a la autoridad de tránsito, a la Compañía de Seguros y al responsable del parque automotor asignado por la Subdirección Administrativa.

3. Esperar a la autoridad para que se haga el levantamiento del croquis del accidente en donde sea posible hacerlo.

4. El vehículo sólo se podrá movilizar una vez efectuado el trámite correspondiente por la autoridad de tránsito y la compañía de seguros o en el evento que medie autorización dada por las autoridades competentes, cuando éstas intervengan.

5. En caso de no presentarse la autoridad de tránsito, el conductor no podrá movilizar el vehículo sin que medie la autorización emitida por el responsable del parque automotor de la Subdirección Administrativa, con la asesoría legal de la compañía de seguros respectiva. En el evento en que el conductor no esté de acuerdo con el croquis elaborado por la autoridad competente, deberá manifestar por escrito su inconformidad en dicho documento.

6. En ningún caso el conductor podrá entrar en arreglo directo con la contraparte y si así lo hiciere, asumirá totalmente la responsabilidad por los daños ocasionados a los vehículos involucrados.

7. El conductor del vehículo siniestrado deberá rendir informe por escrito del siniestro dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a su ocurrencia siguiendo las instrucciones impartidas por la compañía de seguros y allegando los correspondientes soportes.

8. Todos los casos en los que haya lesionados o daños a bienes de terceros deben ponerse en conocimiento de las autoridades competentes: así mismo será obligación del conductor tramitar los aspectos legales conjuntamente con los servicios de apoyo legal que presta la compañía de seguros contratada. La dependencia responsable del vehículo deberá efectuar el trámite correspondiente dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ocurrencia del accidente con el objeto que se considere la afectación de la Póliza de responsabilidad Civil Extracontractual de vehículos.

9. Una vez reportado el accidente de tránsito, la Subdirección Administrativa procederá a la reparación del vehículo en caso de que sea de propiedad de la Secretaría General, o darlo de baja, sin perjuicio de la investigación o proceso disciplinario que se genere en contra del funcionario responsable, si a ello hubiere lugar.

10. Si el accidente es objeto de cobertura de la Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual, todos estos trámites, deben realizarse con los abogados designados por la Aseguradora.

11. El costo de las lesiones y las indemnizaciones a las que haya lugar, tanto por muerte o lesiones, serán cubiertos en primera instancia por el SOAT y en exceso de éste, por la póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual según los límites establecidos en el Manual de Seguros.

12. Si un conductor resulta responsable de un accidente y éste ocurre estando el conductor del vehículo de la Secretaría General bajo el efecto de drogas alucinógenas, psicotrópicas o enervantes o de bebidas alcohólicas, según certificación emitida por médico o por las autoridades competentes, o se niega a someterse a los exámenes pertinentes o por falta de veracidad en el informe de accidente, por falta grave o negligencia y para todos los casos de responsabilidad del funcionario, se procederá de acuerdo al Código Disciplinario único, las demás disposiciones legales vigentes, debiendo el responsable del parque automotor remitir copia de los antecedentes al competente disciplinario y/o, si procede, a la justicia penal, respectivamente.

13. El conductor que resulte involucrado en accidentes de tránsito con un vehículo automotor de la Secretaria General, deberá comparecer a las audiencias que fuere citado por las autoridades judiciales y/o administrativas y en el evento de no hacerlo, se aplicarán las sanciones disciplinarias a que haya lugar.

Los servidores que tengan a cargo la administración, la custodia, el mantenimiento o el uso de vehículos de la Secretaría General para el cumplimiento de misiones y tareas oficiales, que violen las siguientes disposiciones: los numerales 21 y 22 del artículo 34º, numeral 13 del artículo 35º de la Ley 734 de 2002, serán sancionados conforme a las normas que regulan el proceso disciplinario y a los preceptos y procedimientos establecidos en la Resolución 01 de 2001 sobre el régimen de manejo y control de bienes devolutivos.

Artículo 16º. La Dirección de Gestión Corporativa expedirá las medidas pertinentes para la organización y uso del parque automotor.

Artículo 17°. Los Entes de Control y la Subdirección Administrativa, efectuarán seguimientos y controles a los vehículos que componen el Parque Automotor cuando lo estimen pertinente.

Artículo  18º. La presente Resolución rige a partir de la fecha de publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución No. 081 del 29 de enero de 1999.