RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

(Enero 23)

Derogada por el art. 20, Resolución Sec. General 139 de 2013.

"Por la cual se fijan las directrices para la Rendición de la Cuenta de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. a la Contraloría de Bogotá, D.C., en cumplimiento de las Resoluciones Reglamentarias Nos. 034 de 2009 y 001, 013 y 028 de 2011 de la Contraloría de Bogotá, D.C."

EL SECRETARIO GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ,

DISTRITO CAPITAL

en ejercicio de sus facultades legales, en especial la (s) conferida (s) por el artículo 1º y el literal (J) del artículo 8º del Decreto Distrital 267 de 2007 y,

CONSIDERANDO:

Que la Contraloría de Bogotá, D.C., mediante la Resolución Reglamentaria N° 34 de 2009, señaló los métodos y estableció la forma, términos y procedimientos para la rendición de la cuenta y la presentación de informes, reglamentó su revisión y unificó la información que se debe presentar a dicho organismo de control, y en el parágrafo 4 del artículo 15 determinó que "(...) la Contraloría de Bogotá D.C. podrá efectuar la verificación respectiva en la fuente, sin perjuicio de la aplicación del régimen sancionatorio determinado en la Ley 42 de 1993 y la Resolución Reglamentaria de la Entidad que regule este proceso".

Que el artículo 52 ídem establece que la Contraloría de Bogotá, D.C., podrá imponer o solicitar a la autoridad competente la aplicación de sanciones a los responsables de rendir la cuenta cuando con su conducta incurran en alguna de las causales contempladas en los artículos 100, 101 ó 102 de la Ley 42 de 1993.

Que mediante las Resoluciones 001 y 013 de 2011, expedidas por la Contraloría de Bogotá, D.C., se modificó y adicionó la Resolución Reglamentaria No. 034 de diciembre 21 de 2009.

Que el Secretario General de la Alcaldía Mayor, mediante las Resoluciones 112 y 443 de 2011, fijó directrices para la Rendición de la Cuenta de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., a la Contraloría de Bogotá, D.C., en cumplimiento de las Resoluciones Reglamentarias Nos. 034 de 2009 y 01 y 13 de 2011.

Que de conformidad con las resoluciones citadas el/la Secretario/a General de la Alcaldía Mayor debe rendir la cuenta consolidada sobre la gestión financiera, operativa, ambiental y de resultados de la entidad, en los siguientes períodos: mensual, intermedio, anual y al culminar su gestión, a través del SISTEMA DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL - SIVICOF, cumpliendo con los estándares y validaciones dispuestos en el mismo.

Que el Contralor de Bogotá, D.C., expidió la Resolución No. 028 del 8 de noviembre de 2011, "Por medio de la cual se modifica las Resoluciones No. 034 del 21 de diciembre de 2009 y 013 de mayo 4 de 2011 respecto al contenido y término de la rendición de la información contractual y se dictan otras disposiciones"

Que por lo anterior, se hace necesario fijar y consolidar las directrices para la rendición de la cuenta de conformidad con los ajustes y modificaciones que la Contraloría de Bogotá, D.C., introdujo a este proceso, mediante la expedición de las Resoluciones Nos. 034 de 2009 y 001, 013 y 028 de 2011.

En mérito de lo expuesto,

Artículo 1.- OBJETIVO: La presente Resolución tiene por objeto establecer las directrices al interior de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., para preparar, validar, consolidar y rendir la cuenta mensual, intermedia y anual a la Contraloría de Bogotá D.C., las cuales igualmente se aplicarán al momento de culminar la gestión del/la Secretario/a General.

Parágrafo. La información reportada en la Cuenta Fiscal por la Secretaría General debe ser precisa, correcta, veraz y completa, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo 1 del artículo 9º de la Resolución 034 de 2009.

Artículo 2.- RENDICIÓN DE LA CUENTA: La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., responderá e informará sobre la administración de bienes y recursos públicos asignados y sobre los resultados de la gestión en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido.

Parágrafo.- La cuenta se estructurará con el conjunto de formatos y documentos electrónicos, en la forma y términos establecidos por la Contraloría de Bogotá, D.C., en la Resolución 034 de 2009 y demás disposiciones que la modifiquen o sustituyan.

Artículo 3°.- DISPONIBILIDAD DE LA INFORMACIÓN: Los/as Directores/as, Subdirectores/as, Jefes/as de Oficina, responsables de procesos y demás servidores/as de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., que administran, procesan, presentan y custodian la información requerida en la cuenta, están obligados/as a suministrar la información en el medio y oportunidad exigidos en la presente resolución, así como a permitir a la Contraloría de Bogotá, D.C., el acceso directo a los sistemas de información, previa autorización de claves y atributos debidamente controlados.

Artículo 4°.- RESPONSABLES DE PREPARAR Y VALIDAR LA INFORMACIÓN: Son responsables de preparar y validar la información para la consolidación y posterior rendición de la cuenta los/as Directores/as, Subdirectores/as, Jefes/as de Oficina, responsables de procesos y demás servidores/as de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., de acuerdo con lo establecido en los artículos 13, 14, 15 y 16 de la presente Resolución.

Parágrafo. El/la responsable de preparar y validar la información, con el envío de la misma al encargado de consolidarla certifica que la información es precisa, correcta, veraz y completa.

Artículo 5º.- RESPONSABLES DE CONSOLIDAR LA CUENTA: Son responsables de consolidar la cuenta en cada uno de los periodos los/as siguientes funcionarios/as:

Cuenta Mensual: Subdirector/a de Contratación

Cuenta intermedia, anual y al culminar la Gestión: Jefe/a Oficina de Control Interno.

Parágrafo 1º. La Cuenta mensual comprende el período del primero al último día de cada mes; la Intermedia comprende el período del 1° de enero al 30 de junio de la vigencia fiscal en curso; la cuenta anual comprende el período del 1° de enero al 31 de diciembre de la vigencia fiscal inmediatamente anterior.

Parágrafo 2º. Información Ocasional. La información diferente a la señalada en la cuenta consolidada solicitada por la Contraloría de Bogotá, D.C., a que se refiere el artículo 50 de la Resolución 034 de 2009, debe ser rendida en los términos señalados por el órgano de control; será precisa, correcta, veraz y completa y deberá prepararla, de acuerdo con el contenido de la solicitud, el responsable de la respectiva dependencia.

Artículo 6°.- PRESENTACIÓN DE LAS CUENTAS: La rendición de las cuentas deberá realizarse a través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal- SIVICOF-, en los términos señalados en los artículos 9° y 11 de la Resolución 034 de 2009 y el procedimiento técnico para la transmisión automática de formatos electrónicos y las disposiciones técnicas para el cargue de la información contractual, adicionado al Anexo C por la Resolución 028 de 2011, mediante la respectiva firma digital, cumpliendo con los estándares y validaciones dispuestos en dicho sistema e impresión del comprobante de transacción.

Parágrafo. RENOVACIÓN DE LA FIRMA DIGITAL: El/la Subsecretario/a General realizará oportunamente los trámites correspondientes ante Certicámara para mantener vigente y actualizada la firma digital del/la Secretario/a General.

Artículo 7º.- RESPONSABILIDAD DEL SOPORTE TÉCNICO: La Subdirección de Informática y Sistemas debe definir todos los requerimientos técnicos, apoyar y monitorear que los/as responsables de preparar, validar, consolidar y presentar la cuenta tengan instalado y funcionando el Sistema de Vigilancia y Control Fiscal- SIVICOF, de acuerdo con los perfiles asignados.

Artículo 8°.- CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN: La información de la cuenta se clasifica en:

1. FORMATOS ELECTRÓNICOS: Datos parametrizados que deberán ser diligenciados, enviados y validados utilizando SIVICOF.

2. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: Datos contenidos en documentos elaborados en procesadores de palabra, hojas electrónicas entre otros, referentes a informes, estudios o cualquier otro tipo de documento que se exija como parte de la cuenta, los cuales deberán ser remitidos utilizando la opción respectiva en SIVICOF.

Artículo 9°.- PROCEDIMIENTOS PARA PREPARAR Y VALIDAR LA INFORMACIÓN DE LOS FORMATOS Y DOCUMENTOS: Los/as responsables de preparar y validar la información deben remitirla dentro de los términos previstos en esta resolución, de la siguiente forma:

1. FORMATO ELECTRÓNICO: El/la responsable prepara la información, la diligencia directamente en el SIVICOF, valida que esté de acuerdo con las directrices de la Resolución 034 de 2009 de la Contraloría de Bogotá, D.C., y además la remite por medio electrónico al responsable de consolidarla.

2. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: El área responsable prepara la información, la diligencia y la remite por medio electrónico en el respectivo archivo (procesador de palabra, hoja electrónica, imágenes o en archivos empaquetados y comprimidos), al/la responsable de consolidarla.

Con la entrega de la información al/la responsable de consolidar, el/la Jefe/a de la respectiva Dependencia certifica, por escrito, que la información presentada es precisa, correcta, veraz y completa. Por lo tanto, será responsable por cualquier imprecisión, inconsistencia, falsedad u omisión en los datos, sin perjuicio de las acciones disciplinarias y legales a que hubiere lugar.

3. CUSTODIA Y CONSERVACIÓN: La custodia y conservación de los documentos fuente que soporten la gestión fiscal, financiera, operativa y de resultados, será responsabilidad de cada uno/a de los/as Jefes/as de las respectivas dependencias. Los documentos fuente estarán a disposición del ente de vigilancia y control fiscal, quien podrá solicitarlos, examinarlos, evaluarlos o consultarlos en cualquier tiempo.

Artículo 10°.- PROCEDIMIENTO PARA CONSOLIDAR Y PRESENTAR LA CUENTA: Los/as responsables de consolidar la cuenta de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., y presentarla a la Contraloría de Bogotá, D.C., deben:

1. Recibir la información en la forma requerida por la Contraloría de Bogotá, D.C., previamente validada y verificar que el memorando interno del/la Jefe/a de la dependencia respectiva, certifique que la información es precisa, correcta, veraz y completa.

2. Verificar los casos en que no se registre información para alguno de los formatos o documentos exigidos, cuya justificación se efectuará por el/la Jefe/a de la dependencia responsable, la cual constará en el memorando remisorio a que se refiere el parágrafo del artículo 4° de esta Resolución.

3. Conservar una copia magnética de los formatos electrónicos y documentos electrónicos requeridos en la cuenta presentada a la Contraloría de Bogotá, D.C.

Artículo 11°.- DE LA CUENTA MENSUAL, INTERMEDIA Y ANUAL: En concordancia con lo previsto en el artículo 13 de la Resolución 034 de 2009 y los artículos 3°, 4° y 5° de la Resolución 013 de 2011 de la Contraloría de Bogotá, D.C., los términos para la presentación de la cuenta mensual, intermedia y anual son los siguientes:

Parágrafo: Los formatos electrónicos CB-0221 al CB-0237 no requerirán de firma digital.

Artículo 14°.- DEL CONTENIDO DE LA INFORMACIÓN INTERMEDIA: La cuenta intermedia consolidada de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., incluye los siguientes informes:

Parágrafo 1. Esta rendición no exime al/la nuevo/a Secretario/a General de la presentación que debe realizar sobre la cuenta consolidada anual, o de otra información que sea pertinente.

Parágrafo 2. Cuando el retiro definitivo del responsable de rendir cuenta coincide con el cierre de la vigencia fiscal (31 de diciembre) no se requerirá presentar la información señalada en este artículo, dado que la cuenta de la vigencia será presentada por el/la nuevo/a responsable.

Parágrafo 3. Dentro de los cinco (5) primeros días hábiles después del retiro, el/la Secretario/a General deberá solicitar, por escrito, autorización a la respectiva Dirección Sector Gobierno de la Contraloría de Bogotá. D.C., para el envío de la información de Rendición de Cuentas al Culminar la Gestión por medio del sistema SIVICOF.

Artículo 17º.- DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO FISCAL: De conformidad con la Ley 42 de enero 26 de 1993, son causales para efecto de la imposición de sanciones, las previstas en los artículos 100, 101 y 102 de la mencionada Ley, en materia de la Rendición de Cuenta e Informes.

Parágrafo 1. Se entenderá por no presentada la cuenta consolidada cuando ésta no cumpla con lo previsto en las Resoluciones Nos. 034 de 2009, 001, 013 y 028 de 2011, de la Contraloría de Bogotá, D.C., en los aspectos referentes a presentación, forma, términos, período, contenido y refrendación.

Parágrafo 2. "Para la imposición de sanciones por el incumplimiento en la rendición de cuentas e informes, la Contraloría de Bogotá D.C., adelantará el trámite del proceso administrativo sancionatorio fiscal de acuerdo con la reglamentación vigente en esa Entidad, en concordancia con el Código Contencioso Administrativo y demás disposiciones que lo modifiquen o adicionen, de conformidad con el artículo 53 de la resolución 034 de la Contraloría de Bogotá D.C."

Artículo 18°.- DEL PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO: En caso de incumplimiento de la presente Resolución se informará a la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios para lo de su competencia.