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Circular 2 de 2011 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. - Subsecretaría General

Fecha de Expedición:
25/03/2011
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

CIRCULAR 2 DE 2011

(Marzo 25)

Para:

DESPACHOS DEL ALCALDE MAYOR, SECRETARÍA GENERAL, PRIVADA, DIRECCIONES, SUBDIRECCIONES Y OFICINAS.

De:

 SUBSECRETARÍA GENERAL

Asunto:

CUMPLIMIENTO DE LA CIRCULAR No.003 DEL 27 DE MAYO DE 2010 DE ESTE DESPACHO.

Con el objeto de coordinar las actividades a desarrollar en los Archivos de Gestión de la Entidad, atentamente les solicitó dar las instrucciones precisas para que se lleven a cabo las siguientes indicaciones:

No.

ACCIONES

FECHA LIMITE

1

Continuar con la preparación de los documentos de archivo de los años 2009 hacia atrás, para transferirlos al Archivo Central, de acuerdo con las indicaciones dadas por la Subdirección de Gestión Documental.

30 Abril 2011

2

Atender los compromisos que quedaron pendientes en la encuesta realizada para el Ajuste de la Tabla de Retención Documental - TRD.

15 Abril 2011

3

Organizar el Archivo de Gestión de conformidad con las series y subseries registradas y aplicables de la TRD e implementar el Formato Único de Inventario Documental - FUID.

 

4

Las dependencias que administran expedientes y en el sistema de gestión de calidad tienen la "Hoja de Verificación y Control", deben revisarla, hacer los ajustes necesarios e informar a la Subdirección de Gestión Documental, para lo de su competencia. Dicha hoja deberá implementarse en los expedientes creados a partir de 2010 en adelante.

 

Así mismo se recuerda que la Subdirección de Gestión Documental, viene trabajando en el ajuste de la TRD, de acuerdo con las observaciones y sugerencias recibidas de cada dependencia, para actualizarlas, socializarlas y presentarlas para su aprobación en el Comité de Archivo de la Entidad.

Cordialmente,

BEATRIZ HELENA HINCAPIE MOLlNA

C.C.

N.A.

Anexo:

N.A.

Proyectó:

Mariela Álvarez Rodriguez.

Revisó:

Luz Dianne Díaz Goméz.