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Circular 4 de 2012 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. - Subsecretaría General

Fecha de Expedición:
23/04/2012
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

CIRCULAR 4 DE 2012

(Abril 23)

PARA:

DIRECTORES (AS), JEFES DE OFICINA, SUBDIRECTORES (AS), Y RESPONSABLES DE RUBROS DE FUNCIONAMIENTO Y PROYECTOS DE INVERSIÓN DE LA SECRETARÍA GENERAL

DE:

SUBSECRETARIO GENERAL

ASUNTO:

ARMONIZACIÓN PRESUPUESTAL EN LA SECRETARÍA GENERAL

De conformidad con lo establecido en la Ley 152 de 1994, Acuerdos 12 de 1994, 63 de 2002, 190 de 2005 y la Circular Conjunta No.1, suscrita por la Secretaria Distrital de Planeación y el Secretario Distrital de Hacienda, se describe la metodología para adelantar el proceso de armonización presupuestal en la Secretaría General.

La armonización presupuestal consiste en ajustar el presupuesto de inversión de la actual vigencia, el cual está enmarcado en el Plan de Desarrollo Bogotá Positiva, para dar cumplimiento a los compromisos definidos, en el marco del nuevo Plan de Desarrollo "Bogotá Humana".

Es de aclarar, que el proceso de armonización inicia una vez se haya expedido el Plan de Desarrollo "Bogotá Humana", es decir, a partir del 1 de junio de 2012 las imputaciones presupuestales de inversión directa, solamente se podrán afectar con cargo a la estructura presupuestal del nuevo Plan de Desarrollo, para lo cual, es importante tener en cuenta los lineamientos que se presentan a continuación y preparar desde ahora la información necesaria.

1. Proyectos de Inversión

Actualmente, los proyectos de inversión incorporados en el presupuesto de la vigencia 2012 tienen recursos programados en el marco del Plan de Desarrollo "Bogotá Positiva para Vivir Mejor", y en este sentido, el 01 de junio de 2012, se tomarán los recursos disponibles asignados en cada proyecto de inversión y se orientaran al cumplimiento de las metas definidas en el nuevo Plan de Desarrollo "Bogotá Humana".

El proceso de armonización presupuestal, se iniciará con la revisión de los proyectos inscritos y/o registrados en el Banco Distrital de Programas y Proyectos. De esta revisión, se definirá cuáles proyectos deben continuar o se suspenderán, así mismo, se debe determinar la necesidad de formular nuevos proyectos de inversión.

Para aquellos proyectos de inversión que continúan, es preciso realizar la actualización de su formulación para que sus objetivos y metas sean consistentes con los compromisos del nuevo plan de desarrollo "Bogotá Humana".

En todos los casos, los proyectos de inversión se deben actualizar y acoplar a la estructura del nuevo Plan de Desarrollo "Bogotá Humana", y según lo establecido en el artículo 51 del Decreto 714 de 199ft, no se podrá ejecutar ningún proyecto de inversión, hasta tanto se encuentre debidamente actualizado y registrado en el Banco de y Proyectos de Inversión.

Cabe aclarar, que para la actualización o formulación de los proyectos de inversión, el responsable asignado, debe tener en cuenta los lineamientos definidos en la Guía para la Formulación de Proyectos de Inversión (Documento con código 2210111-SG-016) y enviarla a la Oficina Asesora de Planeación en concordancia con el Proceso 2210111PR-182.

El 25 de mayo de 2012 es la fecha límite para solícitar registros presupuestales con cargo a los proyectos de inversión en el marco del Plan de Desarrollo "Bogotá Positiva: para Vivir Mejor", ya partir del 31 de mayo de 2012, queda totalmente prohibida la ejecución presupuestal de proyectos de inversión, hasta tanto se concluya el proceso de armonización presupuestal en la Entidad.

1.1 Proyectos de Inversión que no continuarán en el nuevo Plan de Desarrollo.

Corresponde a proyectos que cumplieron con su objetivo (entrega a satisfacción de bienes y servicios) y finalizarán el proceso de ejecución o aquellos que no iniciaron su ejecución; como es el caso del Proyecto 0648 "Tarjeta Ciudadana, Multiservicios, Bogotá Capital", en donde el saldo de apropiación se distribuye entre los demás proyectos del nuevo Plan.

Si con cargo a la apropiación presupuestal se han expedido CDPs que aún no han sido comprometidos, el responsable del proyecto tiene plazo hasta el 25 de mayo del 2012, para perfeccionarlos; de lo contrario, debe anularlos y trasladar dichos saldos.

Los compromisos (Registros presupuestales) ya perfeccionados continuarán su ejecución bajo la estructura presupuestal del plan de desarrollo "Bogotá Positiva para Vivir Mejor".

1.2 Proyectos que continúan en el marco del nuevo Plan de Desarrollo.

Son aquellos proyectos que continuarán ejecutándose después de la armonización, una vez sean actualizados y articulados en la estructura del nuevo Plan de Desarrollo, con la apropiación resultante del proceso de armonización. En caso que se requieran mayores recursos a los apropiados en el presupuesto de inversión de la vigencia 2012, éstos deberán provenir de los saldos presupuestales de los proyectos de inversión de la Entidad.

1.3 Proyectos nuevos que inician su ejecución con el Plan de Desarrollo "Bogotá Humana".

Los proyectos nuevos que se definan deben responder a los énfasis del Plan de Gobierno ya los objetivos estratégicos del Plan Desarrollo "Bogotá Humana", Estos proyectos permitirán identificar inequívocamente la profundización del Estado Social de Derecho en Bogotá Humana y sus líneas marcadas desde el Programa de Gobierno. Para el 2012, estos proyectos se financiarán con saldos de otros proyectos.

En el proceso de armonización, los compromisos, bienes o servicios pendientes de finalización o entrega u obras inconclusas del plan de desarrollo "Bogotá Positiva para Vivir Mejor", deben tener prioridad en la asignación de recursos para culminarlos antes de la iniciación de otros.

Dado que al 25 de mayo de 2012 se suspende la ejecución de gastos de inversión en la Secretaría General, es necesario proyectar el costo de nómina por inversión y sus gastos asociados y expedir el CDP y CRP que ampare este gasto a más tardar en la fecha referida, teniendo en cuenta que es un pago prioritario.

2. Modificaciones presupuestales -Traslados al interior de la Entidad

En el proceso de armonización, la Entidad podrá introducir al presupuesto de la vigencia los ajustes necesarios para cumplir con los compromisos, metas y prioridades del nuevo Plan Desarrollo, manteniendo el monto del agregado de inversión directa, de conformidad con lo establecido en el parágrafo del artículo 17 del Acuerdo 12 de 1994. Es decir, que los saldos de apropiación no comprometidos se pueden armonizar mediante traslados internos, que pueden ser reasignados o redistribuidos en los proyectos que se ejecutarán bajo la nueva estructura presupuestal del Plan de Desarrollo "Bogotá Humana".

Dichos ajustes, se deben realizar mediante resolución expedida por el SecretarIo General y requerirán concepto previo favorable de las Secretarías Distritales de Planeación y Hacienda.

Las modificaciones presupuestales se realizarán de acuerdo con el procedimiento establecido en las Circulares 14-12-2009 y 19-25-2011 de SDP, el Manual Operativo de Programación, Ejecución y Cierre Presupuestal de la Secretaría Distrital de Hacienda y se sujetarán al cronograma señalado en la presente Circular.

Los saldos de compromisos constituidos a 25 de mayo de 2012, que se generen por anulación, serán trasladados al nuevo Plan de Desarrollo "Bogotá Humana" en la medida en que estas situaciones se vayan presentando.

3. Procesos de contratación en curso

Estos procesos corresponden a aquellos que tienen apertura formalizada mediante acto administrativo y no alcanzaron a suscribir, ni perfeccionar el contrato a 25 de mayo de 2012, y por consiguiente, no se generó el registro presupuestal correspondiente. Para estos procesos contractuales, el responsable del proyecto y la Subdirección Financiera deben atender las siguientes pautas:

* Todas las apropiaciones que respalden procesos en curso, se trasladarán o forman parte de la estructura del Plan de Desarrollo "Bogotá Humana".

* Los CDPs que estén amparando estos procesos, NO se anularán, sino que harán parte de los CDPs que respaldan los traslados de Armonización. En consecuencia, la Subdirección Financiera deberá informar a la Dirección Distrital de Presupuesto los números correspondientes para que sean marcados en el Sistema a más tardar el 30 de mayo de 2012.

* Al iniciar la ejecución del nuevo Plan de Desarrollo, la Subdirección Financiera procederá a expedir los nuevos CDPs que respaldan los procesos en la misma fecha en que se incorpora en el Sistema PRED/S el traslado, para que queden con soporte presupuestal.

* Estos CDPs se deberán expedir por el mismo concepto de gasto y fuente de financiación por el cual fue inicialmente emitido. Igualmente, deberán contener una anotación en la que se indique el número del documento reemplazado, así como la fecha en que fue expedido y el monto que amparaba, sin que implique iniciar el trámite. Esta etapa debe documentarse con los respectivos anexos que soporten el inicio del proceso de contratación antes del 30 de mayo de 2012.

4. Conceptos de Gasto

Para efectos de la armonización, se requiere que la Subdirección Financiera en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación envíe a la Secretaría Distrital de Hacienda -Dirección Distrital de Presupuesto SHD-DDP un cuadro detallando cada uno de los proyectos de inversión en el marco del nuevo Plan de Desarrollo (modelo adjunto a la circular), especificando el tipo, componente, objeto de gasto, CHIP, FUT y fuente de financiación, para que la SDH-DDP dé el aval y el Administrador del PREDIS realice la incorporación en el Sistema.

Se recomienda hacer un análisis detallado al momento de crear, cambiar o solicitar asociación de un concepto de gasto a un proyecto de inversión a fin de evitar duplicar los conceptos de gasto, para ello, se debe tener en cuenta el Manual Operativo de Programación, Ejecución y Cierre Presupuestal, numerales 2. 1.5.6.2 "Programación de inversión bajo el esquema de concepto de gasto" y 3.3.1.2.4 "Cambio de monto entre conceptos de gasto".

Adicionalmente, La Oficina Asesora de Planeación emitirá y enviará las Fichas de Estadísticas Básicas de Inversión Distrital EBI-D y un cuadro de movimiento entre proyectos de inversión del cierre de Bogotá Positiva e inicio de "Bogotá Humana" (formato anexo), en las fechas establecidas en el cronograma.

Cabe aclarar, que sin el cumplimiento de este requisito no será posible iniciar la ejecución presupuestal del nuevo Plan de Desarrollo.

5. Documentos para la armonización ante el Concejo de Bogotá

Para llevar a cabo la fase de la armonización que se surte ante el Concejo de Bogotá y dando cumplimiento a los Acuerdos 63 de 2002 y 190 de 2005, Los responsables de proyectos deben enviar de acuerdo con el cronograma de la presente Circular, la siguiente documentación a la Oficina Asesora de Planeación ya la Subdirección Financiera:

* Formato diligenciado con la relación de obras inconclusas al momento de armonización, indicando la causal y fecha de suspensión de la obra, monto requerido para su culminación, conceptos de gasto y fuentes de financiación. Se entiende por "obras inconclusas" aquellas obras o productos que se caracterizan por no haber sido concluidos, y que sin la terminación de los aspectos esenciales no adquieren la caracterización de utilizables, habitables o no cumplen con el objetivo para el cual fueron construidos.

Se presentan obras inconclusas cuando por aspectos técnicos o de tiempo, no han sido terminadas las construcciones, impidiendo su puesta en funcionamiento o aún, estando terminada la obra física, se requiere de dotación específica para cumplir con el objeto social para el cual fue construida.

* Justificación técnica y económica.

* Formato de armonización (cuadro de fuentes).

* Copia de los actos administrativos de armonización.

* Conceptos de la Secretarias Distritales de Planeación y de Hacienda.

6. Armonización de Productos Metas y Resultados .. PMR

Considerando que las políticas públicas expresadas en el nuevo Plan de Desarrollo Bogotá Humana, forjan la necesidad de modificar o ajustar el Plan Estratégico y los productos institucionales de la Entidad, es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

* Revisar si el nuevo Plan de Desarrollo genera cambios en los estatutos de la Entidad que demanden modificar la misión.

* Revisar y ajustar, si es necesario, la visión, estrategias y objetivos institucionales, de acuerdo con las metas definidas en el nuevo Plan de Desarrollo.

* Ajustar los productos institucionales, teniendo en cuenta los nuevos proyectos de inversión y considerando que se pueden presentar tres situaciones:

* Continuidad en los productos existentes, para lo cual, se deben definir las metas y líneas base de los productos institucionales.

* Creación de nuevos productos. En un ejercicio, la Entidad debe describir y definir los indicadores, con sus respectivas metas y línea base.

*Supresión de productos: La Oficina Asesora de Planeación debe precisar el valor alcanzado hasta la entrada en vigencia del nuevo Plan de Desarrollo.

* Para realizar el proceso de armonización del PMR, especialmente, la programación de los indicadores de objetivo o de producto, se debe tener en cuenta:

* Meta Anual: Valor que se espera alcanzar en la respectiva vigencia.

* Meta Plan: Valor que se espera alcanzar durante el Plan de Desarrollo.

* Línea Base: Valor a partir del cual se empieza a realizar la medición del indicador.

La Oficina Asesora de Planeación, coordinará con la Subdirección de la SHD-DDP el registro de la nueva batería de objetivos y productos que permitan medir las metas fijadas en el Plan de Desarrollo "Bogotá Humana". Una vez estén aprobadas y avaladas por ambas partes, las modificaciones que surjan deben ser solicitadas mediante oficio incluyendo entre otros, los siguientes elementos: Objetivo, Producto, Porcentaje de Contribución, Naturaleza del Programa, Metas: Meta Anual y Meta Plan, Línea Base. Unidad. Periodicidad, para que sean incorporados en el PREDIS en la versión ACTUALIZAC/ÓN-02 porpartedelprofesional dela SDH-DDP.

Nota: Sin el cumplimiento de este requisito no será posible iniciar la ejecución presupuestal del nuevo Plan de Desarrollo.

7. Cronograma de la armonización

Partiendo del 8 de mayo de 2012, las siguientes son las fechas máximas para llevar a cabo las diferentes actividades que implica el proceso de armonización presupuestal en la Secretaría General y poder dar inicio a la ejecución de la inversión en el marco del nuevo Plan de Desarrollo.

Armonización Presupuestal 2012

Cronograma

 

Actividad

Responsable

Fecha máxima

1

Formulación de nuevos proyectos de inversión y actualización de aquellos que continúan.

Incluye: Relación de obras inconclusas

Responsables y Gerentes de proyectos de la Entidad

Desde el 8 al 11 de mayo de 2012

2

Solicitud de Registros Presupuestales, con cargo al

presupuesto de inversión.

Responsables y Gerentes de proyectos y Dirección Corporativa

Hasta el 25 de mayo de 2012

3

Anulación de los CDPs no comprometidos, exceptuando los que respaldan procesos en curso.

Subdirección Financiera

Mayo 25 de 2012

4

Cierre de la ejecución presupuestal de inversión del Plan de Desarrollo "Bogotá Positiva: para Vivir Mejor"

Subdirección Financiera

Mayo 25 de 2012

5

Solicitud y presentación del Cierre físico del Plan de Desarrollo "Bogotá Positiva: para Vivir Mejor"

Oficina Asesora de Planeación Responsables y Gerentes de proyectos de la Entidad

Hasta el 30 de mayo de 2012

6

Envío de relación de CDPs que respaldan procesos en curso a la SDH.

Subdirección Financiera

Mayo 30 de 2012

7

Inscripción, formulación, y/o registro de proyectos nuevos y actualización de aquellos que continúan, en el SEGPLAN.

Oficina Asesora de Planeación

Hasta el 1 de junio de 2012

8

Envío de las Fichas de Estadísticas Básicas de Inversión Distrital EBI-D al profesional de la SHD-DDP, para que el administrador del PREDIS realice la incorporación en el plan de cuentas.

Subdirección Financiera Oficina Asesora de Planeación

Junio 6 de 2012

9

Envío a la DDP-SDH el cuadro con tipo, componente, objeto de gasto, CHIP, FUT y fuente de financiación, por cada uno de los proyectos de inversión para que la respectiva Subdirección de la SDH-DDP de aval y el Administrador del PREDIS realice la incorporación en el Sistema.

Subdirección Financiera Oficina Asesora de Planeación

Junio 8 de 2012

10

Solicitud de concepto técnico ante las Secretarías de Planeación y Hacienda adjuntando los soportes respectivos.

Oficina Asesora de Planeación

Junio 8 de 2012

11

Emisión de concepto técnico

Secretarías de Planeación y Hacienda

Junio 15 de 2012

12

Envío por parte de la entidad del Acto Administrativo suscrito por el Representante Legal a la SDH y los documentos soportes para la armonización de acuerdo con los numerales 2 y 5 de esta Circular.

Subdirección Financiera

Junio 15 de 2012

13

Expedición de los CDPs de los procesos en curso por parte de la Entidad.

Subdirección Financiera

Junio 19 de 2012

14

Inicio de la ejecución de la inversión del nuevo plan de Desarrollo

Subdirección Financiera

Junio 19 de 2012

En aras de facilitar y garantizar el proceso de armonización presupuestal que se llevará a cabo en la Secretaría General, la Oficina Asesora de Planeación y la Subdirección Financiera están en total disposición para atender cualquier aclaración o inquietud que se genere sobre el tema referido y hacer el acompañamiento que las áreas requieran.

Cordialmente,

JOSÉ ORLANDO RODRÍGUEZ GUERRERO

Subsecretario General

Proyectó:

Víctor Hernando Murillo H. - Profesional Oficina Asesora de Planeación.

 

Jesús Maria Montoya M -Profesional Subdirección Financiera.

 

William Abel Penagos S -Profesional Subdirección Financiera.

Revisó:

Clara Yolanda Bohórquez M. -Jefe Oficina Asesora de Planeación.

 

Mónica del Pilar Rubio Arenas -Directora de Gestión Corporativa

 

Luis Alejandro Leal Bernal -Subdirector Financiero