RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 120 DE 2012

(Diciembre 4)

Dejada sin efectos por la Resolución 104 de 2018. Secretaría Jurídica Distrital.

PARA: SECRETARIOS (AS) DE DESPACHO, DIRECTORES (AS) DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTES (AS), PRESIDENTES (AS) Y DIRECTORES (AS) DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, SOCIEDADES ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS, EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, RECTOR DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO, ALCALDES (AS) LOCALES, CONTRALOR (A), VEEDOR (A) Y PERSONERO (A) DISTRITAL.

DE: SECRETARIO GENERAL (E) DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C.

ASUNTO: SOLICITUD DE REMISIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS, CONCEPTOS Y ACUERDOS CONCILIATORIOS PARA PUBLICACIÓN EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ.

Ver Circular Sec. Jurídica Distrital 005 de 2017, Ver Circular Sec. General 057 de 2015, Ver Circular Sec. General 108 de 2014,

La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá tiene a su cargo el liderazgo de la Gerencia Jurídica Pública en el Distrito Capital, cuyo campo de acción se circunscribe en orientar y controlar la gestión jurídica de las entidades, órganos y organismos de la Administración Distrital para fortalecer, entre otros, los estudios y la informática jurídica.

Precisamente, la Administración cuenta con el Sistema de Información Régimen Legal de Bogotá, medio en el que se encuentra compilada y unificada la normatividad, doctrina y jurisprudencia de carácter nacional y distrital para consulta tanto de los/as servidores/as públicos/as como de la ciudadanía en general, cuya administración y actualización está a cargo de la Dirección Jurídica Distrital por intermedio de la Subdirección Distrital de Estudios e Informática Jurídica (en adelante SDEIJ) quien debe velar por la credibilidad y publicidad de los datos incorporados.

Empero, para que este sistema sea eficiente y eficaz en el tiempo, requiere de la colaboración armónica¹ entre las entidades distritales, no sólo porque existan disposiciones legales que se refieran a la publicidad de la función administrativa, sino también, porque en el ordenamiento jurídico distrital se ha previsto el cumplimiento de directrices a cargo de las Oficinas Jurídicas (según sea su denominación) de aquéllas.

I. Antecedentes normativos.-

Con la expedición de la Ley 962 de 2005 “por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.”, se dio aplicación al principio de publicidad mediante la utilización de Sistemas de Información² para facilitar la relación entre los particulares y la Administración, de ahí que el artículo 7°, ibídem, implementó el mecanismo de publicidad electrónica de normas y actos generales, para lo cual señaló que “La Administración Pública deberá poner a disposición del público, a través de medios electrónicos, las leyes, decretos y actos administrativos de carácter general o documentos de interés público relativos a cada uno de ellos, dentro de los cinco (5) días siguientes a su publicación, sin perjuicio de la obligación legal de publicarlos en el Diario Oficial.”, y recalcó que “Las reproducciones efectuadas se reputarán auténticas para todos los efectos legales, siempre que no se altere el contenido del acto o documento.”.

El Distrito Capital no ha sido ajeno al tema pues lo preceptuado en las leyes 527 de 1999 y 962 de 2005 fueron el fundamento jurídico para que el Distrito Capital estableciera la estrategia de Gobierno Electrónico³ en cada una de sus entidades y, en lo que atañe a Régimen Legal de Bogotá, realzara la importancia de este Sistema de Información para la ciudadanía mediante la expedición de normas distritales en las que la Administración Distrital exigió que se unificará en un solo sistema, la información jurídica de la Administración.

Es así como, el artículo 2° del Decreto Distrital 595 de 2007 "Por medio del cual se adopta el Manual del usuario del Sistema de Información RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTA y se dictan otras disposiciones en la materia para asegurar su funcionamiento", estableció medidas administrativas con relación a Régimen Legal de Bogotá, para lo cual, precisó funciones en cabeza de esta Secretaría y las Oficinas Jurídicas de las entidades distritales; en éstas últimas sostuvo que “Será función improrrogable y responsabilidad de todos los jefes de las oficinas jurídicas de las entidades y organismos distritales, así como de los Alcaldes Locales, remitir a más tardar los 15 días siguientes a la Dirección Jurídica Distrital, los actos administrativos de contenido general, aquellos de contenido particular, pero de impacto institucional y en igual sentido los conceptos jurídicos, a efectos de ser publicados en el RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ, D.C.”, para lo cual ordenó que “Los documentos deberán remitirse en medio físico y magnético al correo electrónico regimenlegal@alcaldiabogota.gov.co.”.

Asimismo, el Decreto Distrital 654 de 2011 "Por el cual se adopta el Modelo de Gerencia Jurídica Pública para las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital.", se refirió a las obligaciones de las entidades distritales frente a Régimen Legal.

En efecto, el Capítulo IV, sobre la unidad conceptual del Distrito Capital, señaló en el artículo 32, respecto a solicitudes de conceptos entre entidades públicas que “La copia de dicho pronunciamiento deberá ser remitida en medio físico y electrónico a la Dirección Jurídica Distrital, cuando se trate de un tema de interés para varias entidades u organismos distritales, a fin que se incluya en el Régimen Legal.”, en tanto que, para los proferidos internamente, el artículo 36 dispuso que “Una vez suscrito el concepto por la respectiva entidad u organismo distrital, deberá ser inmediatamente enviado en medio físico y magnético a la Subdirección Distrital de Estudios e Informática Jurídica de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, para su inclusión en el sistema de información Régimen Legal de Bogotá.”

A su turno, en el Capítulo X, que se refirió a la Informática Jurídica y Sistemas de Información Jurídica, el artículo 110, además de realzar su importancia interinstitucional, dispuso frente a Régimen Legal que “(…) Corresponde a las entidades, órganos, organismos y alcaldías locales, remitir mensualmente a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, en medio físico y magnético al correo electrónico regimenlegal@alcaldiabogota.gov.co, todos los documentos jurídicos de carácter general o particular de impacto o relevancia emitidos por cada ente público, con el objeto de mantener actualizada la información en el aplicativo.“

Ahora bien, el Decreto Distrital 690 de 2011 "Por el cual se dictan lineamientos sobre la conciliación y los Comités de Conciliación en Bogotá, D.C.", también hizo mención a las obligaciones que tienen armónicamente los apoderados judiciales, los jefes de Oficina Jurídica y los Secretarios Técnicos de los Comités de Conciliación de las entidades y organismos distritales, en relación con los acuerdos conciliatorios que hayan celebrado.

El artículo 11 de la citada disposición plasmó como deber de los apoderados que ejercen representación judicial y extrajudicial el de “Presentar al respectivo jefe jurídico de la entidad y organismo distrital, dentro del informe semanal, copia de los acuerdos conciliatorios celebrados, los cuales deberán ser enviados oportunamente a la Subdirección Distrital de Estudios e Informática Jurídica de la Dirección Jurídica Distrital para su incorporación en el Sistema Régimen Legal y cumplir lo dispuesto en el artículo 29 del Decreto 1719 de 2009 en relación con la Publicación en la WEB de las actas de acuerdos conciliatorios.”, y, por su parte, el artículo 13 dispuso que “Corresponde a los Secretarios Técnicos de los Comités de Conciliación de las entidades y organismos de la Administración enviar, a la Dirección Jurídica Distrital de la Secretaría General (…) 13.7. Las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios de las entidades, órganos y organismos distritales, a fin de asegurar su publicación en la Web, en el Sistema de Información "Régimen Legal de Bogotá".”

Lo anterior, es corroborado por el artículo 17, que en cuanto a la publicación de Acuerdos Conciliatorios, recalcó que “Los presidentes de los Comités de Conciliación de las entidades, órganos y organismos distritales se asegurarán de verificar que su entidad u organismo publique en la Web, las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios, contratos de transacción y laudos arbitrales celebrados ante los agentes del Ministerio Público y Tribunales de Arbitramento, dentro de los tres (3) días siguientes a su suscripción, con miras a garantizar la publicidad y transparencia de los mismos, para tal efecto el jefe jurídico de la respectiva entidad remitirá oportunamente en medio magnético las citadas actas a la Subdirección de Estudios e Informática Jurídica de la Dirección Jurídica Distrital a efecto de que se incorporen debidamente tematizadas al Sistema de Información "Régimen Legal de Bogotá"; además fijó como medida transitoria que “Los jefes de entidades, órganos y organismos distritales dispondrán lo necesario para que en un plazo no mayor de 30 días a partir de la vigencia de este Decreto, envíen a la citada Subdirección de Estudios e Informática Jurídica de la Dirección Jurídica Distrital, los acuerdos conciliatorios que se han suscrito desde el 14 de mayo de 2009, en cumplimiento del artículo 29 del Decreto Nacional 1716 de 2009.”, que posteriormente fue objeto de requerimiento a través de la Circular 4 de 2012, expedida por esta Secretaría, en la que instó a enviar dichos documentos antes del 30 de marzo de 2012.

De acuerdo a lo señalado atrás, la Secretaría General observa que a fin de que el Sistema de Información Régimen Legal de Bogotá sea la principal fuente de consulta para los servidores públicos y la ciudadanía y, en aras de dar estricto cumplimiento a las disposiciones que sobre el tema están vigentes, es menester que las Oficinas Jurídicas y los Comités de Conciliación trabajen coordinadamente para remitir la información que señalan las normas distritales.

II. Naturaleza y características de la información a enviar.-

Si bien, las anteriores disposiciones se refieren a la remisión de tres distintas clases de documentos jurídicos en plazos igualmente distintos, lo cierto es que, la finalidad de éstos es una sola y es que lleguen a la SDEIJ y se publiquen en Régimen Legal Bogotá, razón por la cual, es del caso precisar cuáles son estos documentos y las características que deberán contener al momento de su remisión:

1. Los actos administrativos de carácter general y los de carácter particular con incidencia directa o indirecta para el Distrito Capital serán los únicos actos que las Oficinas Jurídicas deberán remitir, independientemente que estén contenidos en resoluciones, directivas, circulares o instructivos y, sin perjuicio de que dichos documentos sean publicados en cada una de las páginas web de las entidades distritales.

Si los actos administrativos son proferidos por otras dependencias, la Oficina Jurídica deberá trabajar coordinadamente para recopilarlos y verificar tanto el contenido como la numeración asignada, para así garantizar la remisión y posterior publicación en el sistema de información.

Los demás actos administrativos que no reúnan las características mencionadas en este numeral NO deberán remitirse, en el entendido que corresponden a decisiones de carácter interno con relevancia jurídica para cada entidad quien deberá garantizar su publicación en la página web oficial.

En Régimen Legal de Bogotá solamente se incorporaran actos con alcance específico para la Administración Distrital y la ciudadanía.

2. Todos los conceptos que profieran las Oficinas Jurídicas deberán enviarse para publicación en el sistema de información, así como aquellos que sean emanados por entidades nacionales o por órganos consultivos que tengan incidencia para el Distrito Capital.

3. Los acuerdos conciliatorios celebrados ante la Procuraduría General de la Nación, la Jurisdicción Ordinaria o de lo Contencioso Administrativa o en sede de Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos distintos a los primeros, deberán allegarse por parte de las Oficinas Jurídicas y/o los Comités de Conciliación siempre que se encuentren debidamente aprobados y/o ejecutoriados.

4. Los anteriores documentos deberán enviarse en medio físico a la Dirección Jurídica Distrital de esta Secretaría y por correo electrónico en formato WORD y PDF (para confrontarlos con la firma) a la dirección regimenlegal@alcaldiabogota.gov.co.

5. Los documentos que consolide las Oficinas Jurídicas y/o los Comités de Conciliación deberán remitirse mensualmente dentro de los cinco (5) primeros días hábiles a la Dirección Jurídica Distrital. En caso de que no se cuente con documentación alguna deberá informarse.

6. Si existen actos administrativos, conceptos o acuerdos conciliatorios que en el pasado no hayan sido remitidos a la Dirección Jurídica Distrital y revistan la importancia mencionada atrás, es necesario que se consoliden y se envíen conforme lo dispondrá el numeral cuarto de este documento, pues con ello también se estará dando cumplimiento expresa y tácitamente a las disposiciones distritales que tratan la materia.

III. Funciones de la Dirección Jurídica Distrital.-

Para que se cumplan las previsiones señaladas atrás, la Dirección Jurídica Distrital, además de actualizar la información jurídica y de difundir la utilización de Régimen Legal de Bogotá, en aplicación del numeral 4° del artículo 2° del Decreto Distrital 502 de 2009, requerirá a las entidades, órganos y organismos de la Administración Distrital a fin de que se cumplan con las disposiciones señaladas en las normas distritales y de esta manera, pueda ofrecerse a la ciudadanía un medio de información que suministre la actualidad y realidad jurídica del Distrito Capital.

Para ello, es importante resaltar que si al interior de las entidades no se conoce de la existencia del sistema de información o los/as servidores/as desconocen cómo se utiliza esta herramienta, sea manifestado oportunamente para así, brindar la capacitación y la orientación del caso con el fin de que se consulte este medio que está al servicio de todos.

En todo caso, deberá procurarse el estricto cumplimiento de lo dispuesto en esta Circular para garantizar que mensualmente, la Secretaría General cuente con la información necesaria para actualizar el Sistema de Información Jurídica, sin perjuicio de las medidas que al amparo de la ley disciplinaria deban adoptarse.

IV. Solicitud de la Secretaría General.-

Por lo anteriormente expuesto, la Secretaría General requiere y solicita de las entidades, órganos y organismos distritales que se de cumplimiento riguroso a las disposiciones contenidas en el artículo 7° de la Ley 962 de 2005, así como en los Decretos Distritales 595 de 2007, 654 y 690 de 2011 y la presente Circular, para que:

1. Remitan mensualmente y dentro los cinco (5) primeros días hábiles a la Dirección Jurídica Distrital, los documentos jurídicos contenidos en actos administrativos, conceptos y acuerdos conciliatorios que hayan sido proferidos o recibidos al interior de cada entidad, conforme las previsiones y exigencias dadas en el numeral 2° de esta Circular, en especial, la que dispone que los actos administrativos que deberán enviarse sólo serán los de carácter general o de carácter particular con incidencia directa o indirecta para el Distrito Capital.

2. Envíen con carácter prioritario y antes del 15 de diciembre del año en curso a la Dirección Jurídica Distrital, todos aquellos actos administrativos y conceptos jurídicos que hayan sido proferidos desde 2006, así como los acuerdos conciliatorios que se hayan celebrado y aprobado con posterioridad al 14 de mayo de 2009, en cumplimiento a la orden emanada en el artículo 29 del Decreto Nacional 1716 de 2009 y según a lo señalado en el numeral 2° de esta Circular.

3. Solicitar apoyo a la Dirección Jurídica Distrital para brindar la capacitación u orientación necesaria, en aras de que sea divulgado y conocido el Sistema de Información Régimen Legal de Bogotá en cada una de las Oficinas Jurídicas y/o dependencias de las entidades distritales que requieran consultar la información jurídica allí contenida.

Con esto, la Secretaría General pretende que todos/as los/as servidores/as públicos/as al servicio de las entidades que integran los trece sectores de la Administración Distrital garanticen el principio de publicidad de la función administrativa pues resulta pertinente en cuanto a la aplicación de sistemas de información para verificar la actividad de las autoridades públicas y permitir que los ciudadanos conozcan y observen las actuaciones de la Administración y estén en capacidad de discutirlas en un principio democrático participativo garantizado por el Distrito Capital.

Cordialmente,

JOSÉ ORLANDO RODRÍGUEZ GUERRERO

Secretario General (E)

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1. Constitución Política de Colombia, Artículo 113.

2. Según el artículo 2, literal f) de la Ley 527 de 1999, por Sistema de Información se entiende todo aquel sistema utilizado para generar, enviar, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos.

3. El Decreto Distrital 619 de 2007 “Por el cual se establece la Estrategia de Gobierno Electrónico de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital y se dictan otras disposiciones.” estableció en cabeza de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá la obligación de adoptar, estructurar, consolidar, coordinar, orientar, divulgar y realizar el seguimiento de la Estrategia Distrital de Gobierno Electrónico, así como definir las reglas, conforme a la normatividad vigente, para el uso de mensajes de datos en las actuaciones, actos y procedimientos administrativos. Dicha estrategia pretendió a reducción de los costos de los trámites, de los procesos y de los procedimientos, para los administrados y la Administración Pública, y por la consecución de objetivos de desarrollo social, fortalecimiento institucional, gobernabilidad y competitividad.

Proyectó:               Daniel Melo Moreno

Revisó:   Martha Liliana Soto Iguarán

Aprobó:  Luis Eduardo Sandoval Isdith