RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 299 DE 2013

(Junio 6)

Derogada por el Art. 5, Resolución 164 de 2017

"Por la cual se establece el Comité Interno de Archivo de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., se deroga la Resolución 410 de 20 de septiembre de 2004 y se dictan otras disposiciones".

EL SECRETARIO GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL (E).

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el literal g del artículo 48 del Acuerdo Distrital 257 de 2006 y el literal g del artículo 8 del Decreto Distrital 267 de 2007, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 80 de 1989 establece que es función del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado promover la organización y fortalecimiento de los archivos de las entidades del estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios, para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental.

Que la Junta Directiva del Archivo General de la Nación expidió el Acuerdo 07 de 1994, mediante el cual fijo el Reglamento General de Archivo, el cual señaló en su artículo 19 (Modificado por el Artículo 4° del Acuerdo 12 de 1995) que cada entidad establecerá el Comité de Archivo.

Que la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., en su momento y en cumplimiento a lo ordenado por el Acuerdo 07 de 1994, profirió la Resolución N° 332 de 1996, la cual creo el Comité de Administración de Documentos, que fue derogada por el artículo 6 de la Resolución 073 de 1999 y esta última derogada a su vez por la Resolución 410 de 2004, por la cual se conformo el Comité de Archivo de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Que el artículo 5° de la Ley 594 de 2000 define el Sistema Nacional de Archivos como el conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogeneización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos.

Que el artículo 6° de la Ley 594 de 2000 establece los procesos y las acciones que las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos deberán llevar a cabo de acuerdo con sus funciones.

Que el literal g del artículo 48 del Acuerdo Distrital 257 del 30 de noviembre de 2006 asignó a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., función de "Formular la política de gestión documental y archivos, organizar el Sistema Distrital de Archivos y conservar, proteger y difundir la memoria institucional e histórica del Distrito", que a su vez fue precisado a través del literal g del artículo 8 del Decreto Distrital 267 del 26 de junio de 2007 "Por el cual se adopta la estructura organizacional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones"

Que la Ley 1437 de 2011 en el Capítulo Cuarto del Título III, regula aspectos relacionados con el uso de medios electrónicos su validez y fuerza probatoria, así como sobre el expediente y archivo electrónicos los cuales tienen incidencia en el desarrollo de la política archivística para todas las entidades del Estado y por lo tanto, tienen aplicación en el Sistema Nacional de Archivos.

Que el fin esencial del Sistema Nacional de Archivos es la articulación, la modernización y la homogeneización metodológica de la función archivística del Estado y de los archivos de las entidades públicas en los diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios.

Que el Decreto 2482 del 3 de diciembre de 2012, "Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión", tiene como objeto adoptar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación, el cual incluye políticas de desarrollo administrativo de la gestión documental del Estado.

Que con el fin de adelantar los procesos archivísticos, promover el desarrollo de los archivos como centros de información, instrumentos de transparencia y lucha contra la corrupción salvaguardar el patrimonio documental y facilitar el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos el Gobierno Nacional considero necesario modernizar el Sistema Nacional de Archivos y en razón a lo anterior expidió el Decreto 2578 de 2012, "Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, y se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del estado".

Que artículo 14 del Decreto 2578 de 2012, señala que las entidades territoriales departamentos, distritos y municipios, establecerán mediante acto administrativo un Comité Interno de Archivo y en los artículos 15,16,21,25, ibidem, consagra su conformación y funciones.

Que en cumplimiento a lo ordenado en el decreto antes citado, es necesario establecer el Comité Interno de Archivo de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, ajustándolo a los principios previstos en el artículo 209 de la Constitución Nacional, que fueron desarrollados en el artículo 7 y 9 de la Ley 489 de 1998 y precisados en materia de archivos en los literales c y e del articulo 5 de la Ley 594 de 2000.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO.- Establecer el Comité Interno de Archivo de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., cuya función es asesorar a la alta dirección de la entidad en materia archivística y de gestión documental, definir las políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a la función archivística institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias.

ARTÍCULO SEGUNDO.- El Comité Interno de Archivo estará integrado por:

1. El/La Subsecretario/a General o su delegado/a, que será de nivel directivo o asesor vinculado a este organismo, quién lo presidirá.

2. El/La Director/a Jurídico/a o su delegado/a.

3. El/La Jefe de la Oficina Asesora de Planeación

4. El/La Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno quien tendrá voz pero no voto.

5. El/La Subdirector/a de Informática y Sistemas.

6. El/La Subdirector/a de Gestión Documental quién será el/la Secretario/a Técnico/a.

PARÁGRAFO PRIMERO: El Secretario Técnico será el encargado de convocar a las reuniones, preparar el orden del día y la documentación que deba presentarse a la respectiva sesión, de levantar el acta de cada reunión y someterla a la aprobación y firma de todos los que en ella intervengan y de comunicar las decisiones adoptadas por el Comité.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El Comité Interno de Archivo podrá invitar a las reuniones a otros servidores de la Secretaría General, a representantes de otras entidades y profesionales de distintas áreas, cuando a su juicio, el concepto de éstos sea necesario para la toma de decisiones. Los invitados tendrán voz pero no voto.

PARÁGRAFO TERCERO: El Comité Interno de Archivo se reunirá ordinariamente una vez (1) cada tres (3) meses y la convocatoria a sus miembros la hará el Secretario Técnico, en forma escrita, con una antelación no inferior a tres (3) días hábiles o cuando las circunstancias lo ameriten extraordinariamente.

ARTÍCULO TERCERO.- El Comité deliberará con las dos terceras partes de sus miembros y las decisiones serán adoptadas por la mitad más uno de los miembros asistentes a la respectiva reunión.

ARTÍCULO CUARTO.- Son funciones del Comité Interno de Archivo:

1. Asesorar a la alta dirección de la entidad en la aplicación de la normatividad archivística.

2. Aprobar la política de gestión de documentos e información de la entidad.

3. Aprobar las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental de la entidad y enviarlas al Consejo Distrital de Archivos para su convalidación y al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado para su registro.

4. Responder por el Registro de la Tablas de Retención Documental o Tablas de Valoración Documental en el Registro Único de Series Documentales que para el efecto cree el Archivo General de la Nación.

5. Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función archivística de la entidad, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar las tecnologías de la información en la gestión de documentos electrónicos de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contenciosos (Sic) Administrativo.

6. Aprobar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos presentado por el área de archivo de la respectiva entidad.

7. Aprobar el plan de aseguramiento documental con miras a proteger los documentos contra diferentes riesgos.

8. Revisar la normatividad archivística que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el Archivo de Bogotá D.C., y adoptar las decisiones que permitan su implementación al interior de la respectiva entidad, respetando siempre los principios archivísticos.

9. Evaluar y dar concepto sobre aplicación de las tecnologías de la información en la entidad teniendo en cuenta su impacto sobre la función archivística interna y la gestión documental.

10. Aprobar el programa de gestión documental de la entidad.

11. Aprobar las formas, formatos y formularios físicos y electrónicos que requiera la entidad para el desarrollo de sus funciones y procesos.

12. Acompañar la implementación del Gobierno en línea de la entidad en lo referente al impacto de éste sobre la gestión documental y de información.

13. Presentar a las instancias asesoras y coordinadoras del Sistema Nacional de Archivos, propuestas relacionadas con el mejoramiento de la función archivística.

14. Apoyar el diseño de los procesos de la entidad y proponer ajustes que faciliten la gestión de documentos e información, tanto en formato físico como electrónico.

15. Aprobar la implementación de normas técnicas nacionales e internacionales que contribuyan a mejorar la gestión documental de la entidad.

16. Consignar sus decisiones en Actas que deberían servir de respaldo de las deliberaciones y determinaciones tomadas.

17. Hacer seguimiento a la implementación de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental, así como el Sistema Integrado de Gestión, en los aspectos relativos a la gestión documental.

La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., podrá asignar funciones adicionales, siempre que estas se relacionen con el desarrollo de la normatividad colombiana en materia de archivos y gestión documental.

PARÁGRAFO PRIMERO: El Comité Interno de Archivo deberá ceñirse a los lineamientos y políticas del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en lo concerniente con el uso de tecnologías, gobierno en línea, la iniciativa cero papel, y demás aspectos de competencia de este Ministerio.

PARÁGRAFO SEGUNDO: De conformidad con el artículo 21 del Decreto 2576, el Comité de Archivo es el responsable de aprobar el resultado del proceso de valoración de los documentos de archivo, a partir de agrupaciones documentales en series y sub-series, sean éstos físicos o electrónicos y de aprobar las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental.

ARTÍCULO  QUINTO: La presente Resolución rige a partir de su publicación, deroga la Resolución 410 de Septiembre 20 de 2004 y las disposiciones que le sean contrarias.

PUBLIQUESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., a los 6 días del mes de junio del año 2013.

JOSE ORLANDO RODRIGUEZ GUERRERO

Secretario General (E)