RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 120 DE 2013

(Octubre 21)

Para el adecuado desarrollo del proyecto de inversión No. 0326 "Comunicación humana para e/ fortalecimiento y desarrollo de lo público", el cual se encuentra fundado bajo los criterios de efectividad, claridad y oportunidad, es necesario establecer un procedimiento para las necesidades en materia de comunicación.

El Proyecto de Inversión cuenta con un equipo de profesionales interdisciplinario que se denomina "Agencia en Casa" ubicado en la Secretaria General, que es el encargado del diseño e implementación de las diferentes campañas que son necesarias para transmitir los mensajes institucionales de la presente administración, incluidos los organismos del sector central, entidades adscritas y empresas vinculadas de las diferentes entidades del Distrito.

Para la correcta ejecución del proyecto, la entidad distrital solicita la campaña comunicacional a "Agencia en Casa" quien desarrolla la creatividad; luego de tener la campaña lista se solicita el plan de medios a nuestra central de medios E.T.B.; una vez se tiene el plan se valida con la entidad o Secretaria y finalmente se emite la campaña.

Es así que para materializar esos criterios fundantes, damos a conocer los tiempos de entrega y de aprobación en los procesos creativos y de planeación de medios establecidos por "Agencia en Casa" del área de Comunicaciones de esta Secretaría, en los siguientes términos:

* Planeación Creativa:

1. Diligenciar y enviar el formulario de solicitud de campañas online – Brief¹ - que se encuentra ubicado en la URL: bit.ly/aecbrief, (Solicitud creativa, producción y/o de medios) mínimo con quince (15) días hábiles antes de la salida al aire de la campaña.

2. Contrabrief, Agencia en Casa analiza el brief y solicita aclaraciones sobre las solicitudes realizadas para iniciar el proceso de desarrollo de comunicaciones.

3. Ingresa en tráfico; se analiza y se aprueba el concepto creativo, dando respuesta a la entidad solicitante sobre las soluciones de comunicación para las campañas requeridas en el Brief, dentro de los seis (06) días hábiles siguientes.

4. Agencia en casa aprueba la solución de comunicación y/o envía las observaciones sobre la misma, para aprobación final de las entidades e iniciar la producción de piezas comunicacionales. (audio, visual, impresos, digital).

* Implementación Creativa – Producción²

1. Para el desarrollo de la implementación de la propuesta creativa, se deben tener en cuenta los tiempos, formatos y diferentes piezas de preproducción,  producción y posproducción:

Preproducción: Preparación de los componentes de la campaña. (casting, preparación de locaciones, utilería, catering). Plazo máximo de tres (3) días hábiles.

Producción: Realización de las piezas de comunicación. (grabación de videos, audios, sesiones de fotografía y producción de materiales para otros medios). Plazo máximo de tres (3) días hábiles.

Postproducción: Es la finalización de archivos y ajustes. (edición de audio y video). Plazo máximo de cinco (5) días hábiles.

Estos tiempos varían de acuerdo a la complejidad de la campaña.

* Planeación de Medios³

1. Agencia en Casa entrega a ETB el Brief de medios: Este brief debe contener la información de la campaña, la vigencia y el presupuesto además de la duración y las medidas que se van a pautar en los diferentes medios de comunicación.

2. ETB, en su labor de central de medios, elabora el plan de medios en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles, para aprobación de Agencia en Casa.

Nota 1: El plazo máximo de aprobación para la ordenación de la pauta de campañas, es de dos (2) días antes de salida al aire.

Nota 2: La ordenación para impresos como El Tiempo y otros, se debe realizar con tres (3) días hábiles de anticipación para lograr la reserva del espacio.

Nota 3: El plazo máximo para ordenación de cuñas en Radio, debe ser el día anterior antes de las 3:00 p.m., de la salida al aire.

Nota 4: La entrega de materiales se debe realizar máximo dos días antes de la salida al aire. Si son comerciales de T.V. deben ser entregados a consorcio con oficio de entrega y otros medios, dos (2) días antes.

Nota 5: Las especificaciones del material se entregan una vez sea aprobado el plan y deben ser producidas con los tiempos establecidos en el plan de medios (duraciones fijas) y medidas exactas de acuerdo a las especificaciones de cada medio.

Adicionalmente, el área de relaciones públicas conoce, acompaña y fortalece las campañas de bien público incrementando el impacto en medios y/u opinión pública en estrategias de comunicaciones puntuales que requieran de su apoyo, manteniendo un flujo de comunicación permanente de Comunicaciones del Distrito y con todas aquellas personas que intervengan en el proceso de relaciones públicas y desarrollo de campañas.

* Revisión y aprobación de piezas comunicacionales

Para el correcto uso de la imagen institucional, todas las piezas comunicacionales realizadas por las diferentes entidades, deben ser enviadas al correo electrónico: revisionesagenciaencasa1@gmail.com, para su correspondiente revisión, corrección y aprobación. Una vez emitido el código de aprobación, tendrá vía libre para su divulgación.

Por último, es de anotar que si la entidad solicitante utiliza recursos propios para producir cualquier tipo de material, es necesario informar a la Secretaria General qué monto se utilizó para dicha producción y bajo que contrato se realizó.

Cordialmente,

MARIA SUSANA  MUHAMAD GONZÁLEZ

Secretaria General

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1 Documento realizado por el anunciante para que la agencia en casa conozca con todo detalle las características del mercado y del producto que va a anunciar.

2 La producción de una campaña mínimo se tarda 2 semanas.

3 La planeación de medios está sujeta al diseño/producción de piezas