RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 131 DE 2013

(Noviembre 12)

La Guía de Trámites y Servicios – GtyS, es el Sistema Oficial de Información de Trámites y Servicios para el Distrito Capital, que junto con el Mapa Callejero conforman el Sistema Informativo de Trámites, Servicios y Punto de Atención, tienen como objeto orientar a la ciudadanía en relación con los requisitos, lugares y horarios de atención para la realización de los trámites o el acceso a los servicios de las entidades y organismos distritales, entidades de orden nacional y privado presentes en los CADE y SuperCADE.

En ese sentido, y con el fin de seguir brindando a la ciudadanía un servicio con transparencia, moralidad y eficiencia en el marco de los principios que rigen la Administración Pública, todas las entidades y organismos distritales, y demás entidades del orden nacional y privado, que ofrecen sus servicios a través de los diferentes medios de interacción ciudadana de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.: Linea 195, CADE, SuperCADE, RapiCADE y Guía de Trámites y Servicios http://portel.bogota.gov.co/portel/libreria/php/03..html, deben publicar y mantener actualizado el portafolio de servicios oficial de cada una de las entidades, atendiendo los siguientes lineamientos:

1. RESPONSABILIDADES DE LAS ENTIDADES

1.1. Establecer un procedimiento al interior de la entidad garantizando que la información de interés a la ciudadanía, generada por todas sus áreas, se consolide, se ingrese y actualice permanentemente en la Guía de Trámites y Servicios – GT y S, y el Mapa Callejero - MC, a saber:

* Portafolio de Servicios de la entidad, oficial para la GT y S y el Sistema Único de Información de Trámites – SUIT. Adicionalmente en la Guía de Trámites y Servicios se debe publicar la información no contemplada por el SUIT, como campañas, eventos, servicios e información relacionada con la dinámica del servicio al ciudadano que presta la Secretaría General de la Alcaldía Mayor a través de la Dirección Distrital de Servicio al Ciudadano.

* Puntos de atención de la Red CADE, Centros Dignificar y Puntos de atención propios de la entidad donde hace presencia, trámites y servicios específicos que se prestan en cada uno de ellos y horario de atención.

1.2. Designar un funcionario, cuya responsabilidad será ingresar y actualizar permanentemente la información de trámites, servicios y puntos de atención en la Guía de Trámites y Servicios y el Mapa Callejero. Quien preferiblemente puede ser un funcionario de las Oficinas de Atención al Ciudadano o Planeación, que conozca transversalmente la información oficial de la entidad, esta se realizará mediante el uso del formato para la delegación de funcionario(s) Guía de Trámites y Servicios, el cual hace parte de este documento (Anexo No. 1), y agotado lo anterior, remitirlo a la Dirección Distrital de Servicio al Ciudadano de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., en el evento de que surtan cambios en la persona designada.

1.3. Realizar permanentemente las publicaciones y/o actualizaciones de información (sic) que haya lugar.

1.4. Emitir mensualmente la Certificación de Confiabilidad de la Información publicada en la Guía de Trámites y Servicios y el Mapa Callejero, el cual hace parte de este documento (Anexo No. 2).

1.5. Habilitar un enlace en la página web que direccione a los trámites, servicios y puntos de atención que la entidad tiene publicados en la Guía de Trámites y Servicios, para garantizar la integralidad de la información que se suministra a la ciudadanía.

2. RESPONSABILIDADES DE LOS FUNCIONARIOS DELEGADOS:

2.1. Recibir inducción de los canales de interacción de servicio al ciudadano entre ellos la Guía de Trámites y Servicios – Mapa Callejero, y conocer la dinámica en que se transmite a la ciudadanía la información publicada en los aplicativos.

2.2. Recibir capacitación para ingresar y editar permanentemente la información en los editores de contenidos de la Guía de Trámites y Servicios – Mapa Callejero.

2.3. Garantizar que la totalidad de la información relacionada con trámites, servicios, campañas, servicios en línea, puntos de atención y/o sitios de interés, y demás información de la entidad a la cual pertenezca y que sea de interés a la ciudadanía, se encuentre publicada en la Guía de Trámites y Servicios y en el Mapa Callejero. Cabe anotar que, el delegado es quien ingresa y actualiza permanentemente la información en los aplicativos.

2.4. Estar en permanente comunicación con los puntos de atención CADE y SuperCADE con el fin de mantener actualizada la presencia institucional (Portafolio de Servicios) de la entidad a la cual pertenece, en la Guía de Trámites y Servicios y el Mapa Callejero.

2.5. Responder oportunamente las aclaraciones y requerimientos adicionales de información solicitada por la Dirección Distrital de Servicio al Ciudadano, en un término no mayor a 24 horas, a partir de que se requiera la misma.

2.6. Verificar permanentemente que la información publicada en los aplicativos se encuentre actualizada.

2.7. Emitir los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes, el Certificado de Confiabilidad de la Información – entidades (Anexo 2).

2.8. Informar a la Dirección Distrital de Servicio al Ciudadano acerca de las campañas que se adelanten, y así mismo actualizar en la Guía de Trámites y Servicios y el Mapa Callejero la información a que haya lugar, con el fin de apoyar y realizar la divulgación de la misma a través de los canales de atención de la referida Dirección.

2.9. Asistir a las reuniones programadas para el seguimiento y control de la información.

2.10. Utilizar adecuadamente el usuario y contraseña asignados para el ingreso y actualización de la información en los editores de contenidos de los aplicativos.

2.11. Promover al interior de la entidad el uso y consulta de la Guía de Trámites y Servicios y el Mapa Callejero.

3. REQUISITOS PARA PUBLICAR LA INFORMACIÓN:

3.1. En la Guía de Trámites y Servicios y el Mapa Callejero, se debe publicar la siguiente información:

* Portafolio de Servicios de la entidad, oficial para la GtyS y el Sistema Único de Información de Trámites – SUIT. Adicionalmente en la Guía de Tramites y Servicios, se debe publicar la información no contemplada por el SUIT, como campañas, eventos, servicios e información relacionada con la dinámica de servicio al ciudadano que presta la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., a través de la Dirección Distrital de Servicio al Ciudadano.

* Punto de atención de la Red CADE, Centros Dignificar y Puntos de atención propios de la entidad donde hace presencia, trámites y servicios específicos que se prestan en cada uno de ellos y horario de atención.

3.2.. La información se debe publicar de manera oportuna, homogénea y estandarizada de los Trámites y Servicios que prestan las entidades; utilizando un lenguaje claro de fácil comprensión y entendimiento para la ciudadanía, independientemente de su nivel educativo o socioeconómico, y para ello, como requisitos mínimos la información deberá contener lo siguiente:

* Nombre oficial del trámite y/o servicio.

* Descripción.

* Pasos a seguir para realizar el trámite o prestar el servicio.

* Requisitos y/o documentos requeridos.

* Puntos de atención CADE y/o SuperCADE y propios de la entidad donde se realiza el trámite o se accede a el (sic) servicio.

* Horarios de atención en que se presta el trámite para cada punto.

* Respuesta (tiempo de obtención y medio por donde se obtiene la respuesta).

* Medios por donde se realiza el trámite o se accede a el (sic) servicio (telefónico, virtual o presencial)

* Fundamento Legal (Normativa aplicable).

* Tipo de personas a quien va dirigido (Natural o jurídica)

* Costo (si aplica)

* Información clave a tener en cuenta.

* Información básica y de ubicación de los puntos de atención donde se realiza el trámite o se brinda el servicio, y de igual manera los sitios de interés de la ciudad, en los casos que aplique.

Finalmente, la presente Circular deroga las disposiciones establecidas en la Circular 034 de 2009, expedida por este Despacho.

Cordialmente,

MARÍA SUSANA MUHAMAD GONZÁLEZ

Secretaria General

Anexos: Dos (2) folios.

Proyectó: Yadira Bustos Poveda.

Revisó: Andrés Felipe Arango Romero / María Fernanda Bermeo Fajardo

Aprobó: Daniel Medina González / Fernando Pardo Flórez