RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

DIRECTIVA 004 DE 2014

(Marzo 28)

En cumplimiento de los principios establecidos en el artículo 209 de la Constitución Política y teniendo en cuenta la necesidad de integrar los mecanismos de fortalecimiento de la gerencia pública distrital, considero necesario dictar los siguientes lineamientos básicos para el funcionamiento de todas las entidades y organismos Distritales para el cumplimiento de las metas y proyectos prioritarios previstos en el Plan de Desarrollo Económico, Social, Ambiental y de obras públicas para Bogotá 2012-2016: Bogotá Humana:

I. DIRECTRICES ADMINISTRATIVAS Y MECANISMOS DE COORDINACIÓN DE LA GESTIÓN:

1.1. Los Secretarios de Despacho como responsables del Sector Administrativo al que pertenecen en la Administración Distrital, establecerán un plan inmediato para el cumplimiento de las metas y los proyectos prioritarios previstos en el Plan de Desarrollo: Bogotá Humana, para tal efecto adoptarán las siguientes medidas:

a) Comunicar a las entidades y organismos distritales adscritos o vinculados del respectivo Sector Administrativo, las acciones que deben desarrollar, los resultados que deben cumplir y las estrategias que se deben adelantar, de acuerdo con las decisiones que se adopten en el Consejo de Gobierno Distrital.

b) Como líder del Comité Sectorial, los secretarios de despacho estructuraran un cronograma con los responsables de las entidades y organismos distritales adscritos o vinculados del respectivo Sector Administrativo, a más tardar el 31 de marzo de 2014, con el fin de que se establezcan los siguientes compromisos mediante los cuales se hará seguimiento y control a la gestión:

1. Fechas para adelantar los procesos de selección contractual con sujeción a los principios de planeación, transparencia, economía, ecuación contractual y selección objetiva

2. Fechas para el cumplimiento de las metas previstas en los proyectos de inversión y esquema de ejecución de los gastos de funcionamiento durante la vigencia 2014.

3. Proyección de la ejecución presupuestal medida tanto en compromisos y giros de manera mensual.

c) Como responsable de la gestión del sector, los secretarios de despacho activaran los comités intersectoriales con el fin de resolver problemas técnicos de gerencia o ejecución de los proyectos de la ciudad que se presenten entre las entidades y organismos distritales de los diferentes sectores para cumplir con el plan de obras, bienes o servicios.

Los esquemas de coordinación descritos en los literales anteriores, se sujetarán a los mecanismos establecidos en el Acuerdo 257 de 2006 y en todo caso se busca que el presente modelo de gerencia evite duplicidad de funciones o inercia de actividades.

1.2. El responsable de cada una de las entidades y organismos distritales, dispondrá en caso de ser necesario, la conformación de grupos interdisciplinarios por proyectos (gerencias de proyectos), que serán integrados por el personal de diferentes dependencias, disciplinas académicas y experiencia, de acuerdo a la especialidad del proyecto y el presupuesto incorporado, ello con el fin de tener un seguimiento sobre los procesos precontractuales, la ejecución contractual, los riegos que se deriven del mismo y por ende el cumplimiento de la necesidad prevista en el plan de inversiones.

1.3. Los acuerdos de gestión celebrados entre los gerentes públicos y los superiores, deben adecuarse y medirse en virtud del cumplimiento de las metas previstas para la respectiva entidad durante cada vigencia fiscal.

1.4. Los responsables de las entidades y organismos distritales deberán junto con los directores o jefes de las Oficinas de Control Interno, verificar el cumplimiento de los planes de mejoramiento o controles de advertencia que se hayan pactado con los organismos de control y en todo caso, adoptarán las medidas necesarias que permitan impulsar la gerencia pública de la entidad. La Veeduría Distrital será la encargada de verificar y evaluar el cumplimiento de estas medidas.

II. DIRECTRICES SOBRE INFORMES DE GESTIÓN:

Se indica a los funcionarios que de conformidad con lo dispuesto en la Ley 951 de 2005, la Directiva Distrital 007 de 2006, Circular 11 de 2006 de la Contraloría y demás normas relacionadas, se debe producir por parte de los funcionarios salientes un Acta de Informe de Gestión. En este sentido, se convoca a todos los destinatarios de dicho mandato legal, a cumplir integralmente las disposiciones de esta norma. Quienes asuman los cargos deben recibir el acta de gestión y revisar su contenido en los estrictos plazos normativos. Para realizar la entrega y recepción de los asuntos y recursos estatales, los funcionarios salientes deberán realizar un acto formal para la entrega del informe de su gestión y la correspondiente acta.

Igualmente, sin perjuicio de los informes que deben remitirse a los diferentes órganos de control y Veeduría Distrital, deben enviar al despacho del Alcalde un Informe ejecutivo sobre la gestión, el cual contiene una descripción resumida de:

* Situación de la entidad respectiva

* Obras públicas y proyectos en proceso o ejecución;

* Ejecución Presupuestal de la actual vigencia medido en porcentaje de compromisos y de giros.

* Proyectos pendientes y cuáles no se van a ejecutar.

III. DIRECTRICES SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS:

Las entidades y organismos distritales que envíen para la firma del Alcalde los actos administrativos, con sujeción a las normas especiales o en el marco del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, deberán:

a) Evaluar y prevenir la ocurrencia de daños antijurídicos antes de dar el visto bueno,

b) Utilizar el Manual de Imagen Corporativa y Visual de la Administración Distrital que para el efecto ha adoptado la Administración Distrital.

c) Remitir con una antelación no menor a 8 días hábiles el proyecto de acto administrativo, si la adopción del acto administrativo depende de un plazo, para su correspondiente estudio por parte de la Secretaría General.

d) Cumplir con las disposiciones sobre publicación y expedición de actos administrativos en el Distrito Capital previstas en el capítulo 3 del Decreto 654 de 2011 "Por el cual se adopta el Modelo de Gerencia Jurídica Pública para las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital."

IV. DIRECTRICES PARA LA VIGILANCIA DE LOS CONTRATOS ESTATALES:

Los responsables dentro las entidades y organismos distritales, en acatamiento a las normas sobre delegación contractual, austeridad del gasto, garantías electorales y el estatuto de contratación, deberán en ejercicio de la ordenación del gasto y/o supervisión de los contratos y/o cuando ejerzan la interventoría directa o de la vigilancia y seguimiento que deben realizar a la actividad contractual, tener en cuenta las siguientes estrategias, sin perjuicio de lo establecido en el Estatuto de Contratación y sus decretos reglamentarios en las entidades donde aplica o de acuerdo a los manuales internos de contratación en aquellas entidades que se rigen por el derecho privado, los siguientes lineamientos:

1. Estructurar adecuadamente la matriz de riesgos contractuales en la etapa precontractual y establecer esquemas que permitan advertir anticipadamente la ocurrencia de los mismos durante la ejecución de los contratos, con el fin de minimizar el daño antijurídico o las reclamaciones exacerbadas que por equilibrio económico del contrato se soliciten.

2. Durante la planeación y ejecución contractual verificar íntegramente los componentes técnicos, financieros y jurídicos cuando existan solicitudes que incidan en el presupuesto de la entidad (adiciones, mayores cantidades de obra, contratos adicionales, ajustes o correcciones monetarias, reajustes o revisiones de precio, anticipos) o cuando incidan en el plazo de ejecución y que pueden alterar sin justificación alguna la entrega de obras, bienes o servicios (suspensión o prorroga) en perjuicio de la ciudad.

3. Examinar en contexto los estudios de conveniencia y oportunidad, los estudios y diseños presentados en etapa de prefactibilidad, factibilidad o ingeniería de detalle, que permitan una adecuada estructuración y maduración de proyectos y la consecuente ejecución oportuna de las obras, bienes o servicios que se requieran, en caso de tener inconveniente en su aplicación y estos dependan de otras instancias distritales, aplicaran los instrumentos previstos en el numeral 1.1 literal c) y el numeral. 1.2 de esta Directiva.

4. Impondrán las multas, cláusulas penales u ordenarán la caducidad de los contratos en caso de incumplimiento y encontrarse dentro de las previsiones establecidas en la Ley 80 de 1990, Ley 1150 de 2007 y Ley 1474 de 2010 (sic). Lo anterior, sin perjuicio de las atribuciones previstas en los deberes funcionales del personal vinculado a la Administración.

5. Verificar previamente que los bienes y servicios que se adquieren tengan los respectivos servicios de posventa y que quien se contrate tenga la capacidad operativa para la realización de mantenimientos preventivos y correctivos de dichos bienes y servicios, incluyendo el suministro de repuestos.

6. Verificar que las garantías contractuales se encuentren vigentes por el término previsto contractualmente y afectarlas oportunamente en caso de ocurrencia de algún siniestro.

V. DIRECTRICES SOBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN DE PERSONAL:

Se recuerda a los nominadores y ordenadores del gasto las previsiones establecidas en la Ley 996 de 2005 sobre garantías electorales y en la Circular 016 de 2013 de la Procuraduría General de la Nación, acerca de las previsiones que se deben tener en relación con la nómina estatal y la contratación directa que incluye además la de prestación de servicios antes de las elecciones presidenciales.

Cordial saludo,

RAFAEL PARDO RUEDA

Alcalde Mayor Encargado