RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 112 DE 2014

(Septiembre 09)

 Ver Circular Sec. General 139 de 2014

De conformidad con el artículo 23 del Acuerdo Distrital 257 de 2006, a las Secretarías de Despacho les corresponde: i) actuar como ente rector del respectivo sector administrativo de coordinación en el Distrito Capital; ii) orientar, coordinar y controlar la gestión de las entidades que a cada uno de ellos estén adscritas y vinculadas como pertenecientes al respectivo sector; y iii) preparar los proyectos de acuerdo, de decreto, de resolución y demás actos administrativos que deban dictarse relacionados con su sector.

Así mismo, el artículo 48 ídem, asignó a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., las funciones de prestar los servicios administrativos y jurídicos que el/la Alcalde/sa Mayor requiera para el ejercicio de sus atribuciones, e igualmente asesorar, revisar y evaluar la legalidad, pertinencia, coherencia y conveniencia de los proyectos de decreto que deba expedir el gobierno distrital, y de los demás actos administrativos a ser suscritos o sancionados por el primer mandatario de la ciudad.

Por su parte, el artículo 53 del Decreto Ley 1421 de 1993 establece que el alcalde mayor, los secretarios de despacho y los jefes de departamento administrativo, y en cada caso particular el alcalde y el secretario o jefe de departamento correspondiente, constituyen el gobierno distrital.

En relación con los proyectos de decreto y demás actos administrativos que deben ser suscritos por el/la Alcalde/sa Mayor, el artículo 27 del Decreto Distrital 654 de 2011, contiene los requisitos y el procedimiento que debe surtirse ante la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., previo a la firma del/los mismo/s por el/la jefe del ejecutivo distrital.

En ese sentido, la Secretaría General se permite recordar los requisitos y el trámite de los referidos documentos, agradeciendo la socialización que de la presente circular se realice al interior de sus despachos, lo cual redundará en la eficiencia y la economía de tiempo en la revisión y trámite de los proyectos de actos administrativos y/o documentos que deban ser expedidos por el Alcalde Mayor de Bogotá, D.C.

1- El proyecto debe ser radicado en la Secretaría General con mínimo ocho (8) días hábiles de antelación a la fecha en que se deba expedir el respectivo acto o documento, con el fin que durante dicho plazo se surta la revisión del mismo por parte de la Dirección Jurídica Distrital y/o de la dependencia encargada del trámite correspondiente.

2- Los proyectos de decreto de carácter general y abstracto, de acuerdo con la competencia, la especialidad y la temática a regular, únicamente deben ser suscritos por el Alcalde Mayor y el/los secretario/os de despacho y/o el/la director/a de departamento administrativo, con quien/es de conformidad con el artículo 53 del Estatuto Orgánico de Bogotá, D.C., conforma el gobierno distrital.

En ese sentido, los/as titulares de las entidades descentralizadas del nivel distrital, no deben suscribir los proyectos referidos, por no tener competencia para ello, al tenor de lo establecido en la citada norma.

3- Cuando el proyecto de acto administrativo deba ser suscrito por varios/as secretarios/as de despacho o por algunos/as de estos/as, y/o por el/la director/a de algún/os departamento/s administrativo/s, dicho proyecto deberá firmarse por todos/as los/as servidores/as que harán gobierno con el Alcalde Mayor para su expedición, previamente a su radicación en la Secretaría General.

En el evento de faltar alguna de las firmas, el proyecto será devuelto a la secretaría de despacho remitente del mismo, y no podrá pasar para la suscripción del Alcalde Mayor, sin haber sido firmado previamente por quien/es harán gobierno con el primer mandatario del Distrito Capital en su expedición.

4- Al proyecto de acto administrativo de carácter general y abstracto, deberá anexarse una exposición de motivos técnico-jurídica y de conveniencia suscrita por el/la jefe de la entidad u organismo que presenta la iniciativa y por el director/a de la oficina jurídica respectiva o de la dependencia que haga sus veces, señalando las razones que motivan el acto que se propone.

5- Al proyecto de acto administrativo debe anexarse copia de los documentos que se relacionen o mencionen en el texto del mismo.

6- Cuando el proyecto de acto administrativo sea preparado y/o elaborado por alguna entidad descentralizada, el mismo deberá ser enviado, por la entidad autora, a la secretaría de despacho cabeza de sector administrativo de coordinación de la Administración Distrital, al que esté adscrita o vinculada la entidad descentralizada, con el fin que el mismo sea revisado, aprobado y suscrito por el titular del despacho correspondiente, y sea remitido a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, para la revisión y el trámite descrito en precedente.

Cuando se presente la situación anterior, la exposición de motivos deberá estar suscrita no solo por el/la secretario/a de despacho y el/la director/a de la/s oficina/s jurídica/s respectiva/s o quien haga sus veces en la/s secretaría/s que suscribe/n la iniciativa, sino por el/la - los/as titular/es de la/s entidad/es descentralizada/s y el/la los/as director/a - es/as y/o jefe/s de la/s oficina/s jurídica/s de dicha/s entidad/es, o quien haga sus veces.

7- En el evento que como producto de la revisión efectuada por la Secretaría General, surja la necesidad de modificar, adicionar, corregir y/o ajustar el proyecto de decreto y/o el documento jurídico u otro acto administrativo, este se devolverá a la secretaría de despacho remitente del mismo, con el fin que se analicen y realicen las modificaciones correspondientes, y se radique nuevamente el proyecto en la Secretaría General a efecto de continuar el trámite de firma por parte del Alcalde Mayor.

8- Cuando se trate de proyectos de actos administrativos específicos de regulación, en la exposición de motivos de los mismos deberá acreditarse el cumplimiento de las disposiciones del numeral 8° del artículo 8° de la Ley 1437 de 2011, precisando la fecha de publicación del proyecto y el plazo otorgado para que los/as ciudadanos/as presenten observaciones, opiniones, sugerencias o propuestas alternativas, tal y como lo exige la norma en cita.

En el caso8 (sic) de no cumplir con dicha disposición, el proyecto y sus anexos será devuelto al organismo remitente del mismo, con el fin que se surta el trámite ordenado por el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, por ser un deber de orden legal.

9- En el proyecto de acto administrativo deberán citarse expresamente las normas constitucionales, legales o reglamentarias y distritales que facultan la expedición del mismo. A su vez, en la motivación del proyecto se indicarán en orden secuencial las circunstancias de hecho y de derecho, así como los motivos que originan su expedición. La parte resolutiva debe guardar coherencia tanto con el epígrafe como con la parte motiva.

10- En el artículo final de los proyectos, sobre vigencia y derogatoria, deberán anotarse expresamente las normas que éste deroga, modifica, subroga, adiciona y/o sustituye, etc.

11- Si se trata de convenios o actos inherentes a los mismos, que deban ser suscritos por el/la Alcalde/sa Mayor y/o el Secretario/a General, se anexarán los antecedentes y estudios previos necesarios para su celebración, así como la correspondiente refrendación del/la Jefe de la respectiva entidad u organismo y del/la jefe o director/a de la Oficina Jurídica o de la dependencia que haga sus veces, la cual deberá constar por escrito, indicando dentro del convenio la dependencia, organismo o entidad responsable de su ejecución y liquidación, si a ello hubiere lugar.

12- Al final de todo proyecto de acto administrativo u otro documento jurídico, deberá indicarse el nombre completo de los/las servidores/as de la/s secretaría/s de despacho que participaron en su elaboración, revisión y aprobación, y contener los respectivos vistos buenos de los/as mismos/as.

Los proyectos de decreto, si bien no deben ser suscritos por los/as titulares de las entidades descentralizadas, en el evento que hayan sido preparados y/o elaborados por tales entidades, deberán contener la indicación de los/as servidores/as que participaron en la elaboración, precisar los nombres de los/as jefes de las oficinas jurídicas respectivas o quien haga sus veces que revisaron el mismo, y la aprobación por parte del/la titular de la entidad descentralizada. Para el efecto, deberán colocar los respectivos vistos buenos.

13- El proyecto de acto administrativo o documento jurídico objeto de trámite deberá enviarse a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, en medio físico y magnético.

14- Los proyectos de acto administrativo, de convenio, o cualquier otro documento jurídico que sea remitido para firma del/la Alcalde/sa Mayor, y que no cumpla con los requisitos antes señalados, serán devueltos a la/s secretaría/s de despacho remitente/s, sin surtir el trámite de revisión por parte de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

15- En el mes de diciembre de cada año sólo se tramitarán los proyectos de actos administrativos que se radiquen en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, dentro de los primeros 10 días hábiles del mes, salvo casos excepcionales que defina esta Secretaría, o cuando su expedición obedezca al cumplimiento de disposiciones legales, reglamentarias o distritales.

Los proyectos de actos administrativos que no correspondan a los presupuestos enunciados y que se radiquen con posterioridad al plazo indicado, serán objeto de revisión y análisis a partir del primer día hábil del mes de enero del año siguiente.

16- Cuando el acto sea de notificación o comunicación, deberá indicarse de forma precisa la/s persona/s a quien/es deberá notificarse y/o comunicarse el mismo.

Cordialmente,

MARTHA LUCÍA ZAMORA ÁVILA

Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Proyectó: Duvan Sandoval Rodríguez.

Revisó: Ximena Aguillón Mayorga

Aprobó: Orlando Corredor Torres.