RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 139 DE 2014

(Noviembre 07)

En concordancia con la Circular No 112 de 2014, del 9 de septiembre de 2014, emitida por esta Secretaría, mediante la cual se establece el trámite y requisitos de los proyectos de actos administrativos que deben ser suscritos por el/la Alcalde/sa Mayor y/o el/la Secretario/a General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.,este Despacho reitera el deber de acatar los requisitos que deben cumplir los actos administrativos (Decretos, Resoluciones y autos) en su articulado, para su respectivo trámite ante la Subdirección de Gestión Documental de la Dirección de Gestión Corporativa de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., así:

1. Cuando el acto administrativo sea de notificación y/o comunicación, deberá indicarse de forma clara y expresa la/s persona/s a quien/es deberá/n notificarse y/o comunicarse el mismo.

2. El acto administrativo deberá indicar la dirección de notificación, cuando se trate de persona/s natural/es o jurídica/s de carácter particular.

3. Cuando el acto administrativo sea de publicación, deberá estar acompañado del medio magnético con su respectivo archivo en texto (Word), para su posterior envío a la Subdirección de Imprenta Distrital, para su publicación en el Registro Distrital.

4. Cuando el acto administrativo cumpla con los requisitos establecidos en los numerales anteriores, con las firmas respectivas y los demás establecidos por la Ley, deberá ser entregado en la Subdirección de Gestión Documental de la Dirección de Gestión Corporativa de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., junto con el formato "2211600-FT-559", para proceder a su numeración, fechado y posterior notificación, comunicación y/o publicación.

Lo anterior, para dar cumplimiento a las observaciones hechas por la doctora Diana Victoria Cantor López, abogada comisionada por la Procuraduría Segunda Distrital de la Procuraduría General de la Nación, en visita administrativa realizada el 20 de agosto de 2014 a la Subdirección de Gestión Documental, quien solicitó: “(. ..) se hace necesario tomar las medidas que sean del caso en las áreas que requieren de sus servicios, de aclarar a quiénes se debe notificar o comunicar las respectivas decisiones, informaciones o simples comunicaciones, en aras de establecer funcionalmente y efectivamente el procedimiento, toda vez que esta área cumple con lo ordenado en los diferentes actos administrativos, los cuales pueden ser incompletos en la falta de información pudiendo incurrir en posibles nulidades por falta de éstos, al no ser concretos en las decisiones del resuelve frente a lo mencionado. Tomar en consideración dejar claro en los actos administrativos nombres y direcciones de quiénes deben ser notificados o comunicados, actuación que hace parte del respectivo proceso que se está surtiendo, razón por la que no se vulneraría reserva alguna o intimidad que pueda alegarse(. ..)".

Agradezco la socialización que de la presente circular se realice al interior de las dependencias, lo cual redundará en la eficiencia y la economía de tiempo, en la notificación, comunicación y publicación de los actos administrativos, a través de la Subdirección de Gestión Documental.

Cordialmente,

MARTHA LUCÍA ZAMORA ÁVILA

Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Proyectó: Luís Gabriel Torres Granados

Revisó: Sandra Sánchez Waldrón

Aprobó: Carlos Hugo Medina Meza