RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

 Ver Circular Sec. General 30 de 2015, Ver Circular Sec. General 103 de 2015

La Secretaría General dentro de las funciones de liderazgo de la Gerencia Jurídica Pública establecidas en el artículo 4 del Decreto 654 de 2011, y atendiendo la labor de orientación jurídica en los temas de mayor relevancia de carácter transversal para el Distrito Capital, en este caso resaltando el cumplimiento de la normativa nacional con el propósito de prevenir la producción del daño antijurídico, informa respecto a los parámetros generales que deberán tener en cuenta las Entidades Distritales de todo orden, con el fin de hacer efectivos las garantías y procedimientos establecidos en el Decreto Nacional N° 103 de 2015, publicado el día 20 de enero de 2015, el cual reglamentó parcialmente la Ley 1712 de 2014 "Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información".

En efecto conforme al nuevo Decreto, su ámbito de aplicación (entidades obligadas conforme al artículo 5 de la Ley 1712 de 2014) involucra, entre otras, a todas las entidades públicas pertenecientes a las Ramas del Poder Público, en todos los niveles de la estructura estatal, central o descentralizada por servicios o territorialmente, en los órdenes nacional, departamental, municipal y distrital; los órganos, organismos y entidades estatales independientes o autónomos y de control; así como también a las personas naturales y jurídicas, públicas o privadas, que presten función pública, o que presten servicios públicos respecto de la información directamente relacionada con la prestación del servicio público.

Debemos recordar, que la Ley 1712 de 2014 es es (sic) el resultado del desarrollo legislativo del derecho constitucional establecido en el artículo 74 de la carta política, el cual dicta que "Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley." (...), definiendo la Ley ibídem a su vez el Derecho Fundamental de Acceso a la Información en los siguientes términos:

"Artículo 4°. Concepto del derecho. En ejercicio del derecho fundamental de acceso a la información, toda persona puede conocer sobre la existencia y acceder a la información pública en posesión o bajo control de los sujetos obligados. El acceso a la información solamente podrá ser restringido excepcionalmente. Las excepciones serán limitadas y proporcionales, deberán estar contempladas en la ley o en la Constitución y ser acordes con los principios de una sociedad democrática.

El derecho de acceso a la información genera la obligación correlativa de divulgar proactivamente la información pública y responder de buena fe, de manera adecuada, veraz, oportuna y accesible a las solicitudes de acceso, lo que a su vez conlleva la obligación de producir o capturar la información pública. Para cumplir lo anterior los sujetos obligados deberán implementar procedimientos archivísticos que garanticen la disponibilidad en el tiempo de documentos electrónicos auténticos."

Como complemento a lo anterior debemos señalar que este Derecho Fundamental se encuentra protegido a su vez por los artículos 13 de la Convención Americana, 19 de la Declaración Universal de los Derechos Humanos y 19 del Pacto Internacional de los Derechos Civiles y Políticos. Visto lo anterior, este especial derecho involucra diferentes temas relacionados principalmente con la protección de los derechos individuales y el acceso a la información colectiva, la regulación de la información pública que circula en los diferentes canales de comunicación (especialmente virtuales), y la concepción de la modernización tecnológica del estado en favor de la democracia participativa, haciendo un llamado a la publicidad del ejercicio de la función pública en todas sus esferas.

No obstante, en la última década se han desarrollado a nivel legal aspectos relativos al tratamiento de la información, reafirmando la garantía constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de datos personales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política, como es el caso de la Leyes Estatutarias 1266 de 2008 "Habeas Data", 1581 de 2012 " Protección de Datos Personales" y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

Ahora bien, descendiendo al caso específico, el Decreto reglamentario Nº 103 de 2015, tiene por objeto reglamentar la Ley 1712 de 2014 en lo relativo a la Gestión de la Información Pública.

Para ello desarrolla la reglamentación dividiendo está temática en 6 títulos a saber: I. Disposiciones Generales, II. Publicación y Divulgación de la Información Pública Transparencia Activa, III. Gestión de Solicitudes de Información Pública Trasparencia (sic) Pasiva, Titulo IV. Gestión de la Información Clasificada y Reservada V. Instrumentos de la Gestión de Información Pública, VI. Seguimiento a la Gestión de la Información.

Dentro del Título Segundo destacamos la asignación realizada al Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, para que a través de la estrategia Gobierno en Línea, establezca los estándares y lineamientos que se deben seguir en desarrollo de la divulgación y publicación de la información de que trata la Ley 1712 de 2014, a fin de que ésta sea estandarizada.

Así mismo señala la obligación de publicar en la página principal del sitio web oficial una sección particular identificada con el nombre "Transparencia y acceso a la Información Pública" el cual deberá contar con la información mínima requerida a publicar conforme a lo señalado en los artículos 9°,10° y 11° de la Ley 1712 de 2014, el Registro de Activos de la Información, el índice de Información Reservada y Clasificada, el Esquema de Publicación de Información, el Programa de Gestión Documental, Las Tablas de Retención Documental, el Informe de Solicitudes de Acceso a la Información (artículo 52 Decreto 103 de 2015) y los costos de reproducción de la información pública, con su respectiva motivación.

Otras de las reglamentaciones de gran interés establecidas en este título, están referidas a la publicación del directorio de servidores públicos, empleados y contratistas, trámites y servicios adelantados por las entidades, información contractual, procedimientos y políticas en materia de adquisición de compras, y Plan Anual de Adquisiciones.

Respecto del Título III resaltamos la especificación respecto de los medios idóneos para la recepción de solicitudes de información, los cuales pueden ser personalmente por vía oral o escrito, telefónicamente, por correo físico o postal, correo electrónico institucional o formulario electrónico dispuesto en el sitio web oficial de la entidad, así como los requisitos de contenido y oportunidad de las respuestas a las solicitudes tramitadas (artículo 19 ibídem).

El Título IV nos presenta las excepciones al derecho fundamental de acceso a la información pública, conforme a la restricción autorizada prevista en la Constitución y la Ley, y las especificaciones de que tratan los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 (ver literales c) y d) artículo 6 Ley en comento).

Cabe resaltar que no se podrá permitir el acceso a datos personales sin autorización del titular, de igual manera que en el caso de los niños, las niñas y los adolescentes, excepto de aquellos que sean de naturaleza pública o aquellas excepciones previstas en la Ley 581 (sic) de 2012.

También en este Título se hace mención al acceso a los Información Pública Clasificada y el acceso general a los datos semiprivados, privados o sensibles (Ley 1266 de 2008), y lo datos personales o sensibles acorde con lo establecido para estos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

El Decreto reglamentario señala que será responsable de la calificación de reserva por razones de defensa, seguridad nacional, seguridad pública o relaciones internacionales, exclusivamente el jefe de la dependencia o área responsable de la generación, posesión, control o custodia de la información, o en su defecto el empleado o funcionario de nivel directivo que garantice que esta calificación sea razonable y proporcionada.

Respecto del Título V encontramos el desarrollo de cada uno de los Instrumentos de la Gestión de la Información Pública, los cuales son (1) el Registro de Activos de Información, (2) el índice de Información Clasificada y Reservada, (3) el Esquema de Publicación de Información y (4) el Programa de Gestión Documental.

El Título VI establece el deber de adelantar el seguimiento de las acciones relativas a la gestión de la información pública, así como establece al Ministerio Público y a las entidades definidas en el artículo 32 de la Ley 1712 para realizar las acciones que permitan medir el avance de la implementación de la Ley de transparencia. Por último se desarrolla lo establecido en al (sic) literal h) del artículo 11 de la Ley 1712 de 2014 respecto de la publicación de las solicitudes, denuncias y tiempo de respuesta relativas al acceso de información pública.

En conclusión, es deber de cada una de las entidades y órganos pertenecientes al Distrito Capital, realizar una revisión detallada, tanto del Decreto 103 de 2015, la Ley 1712 de 2014, la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la Ley 1266 de 2008 así como de las demás normas relativas a esta materia, con el propósito de definir e implementar, en coordinación con las diferentes Direcciones u Oficina Jurídicas, Oficina de TICS, Web Master de las entidades o quienes cumplan estas estas (sic) funciones, en los términos de Ley, las acciones y procedimientos tecnológicos y jurídicos acordes con la defensa del derecho fundamental de acceso a la información, la prevención del daño antijurídico y la respuesta efectiva ante la actividad desarrollada por los órganos de control.

Cordialmente,

MARTHA LUCÍA ZAMORA ÁVILA

Secretaria General

Proyectó: Álvaro Camilo Bernate Navarro

Revisó: Sandra Lozano Useche  - Subdirectora Distrital de Estudios e Informática Jurídica

Aprobó: Orlando Corredor Torres – Director Jurídico Distrital