RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 048 DE 2017

(Diciembre 14)

Para: REPRESENTANTES LEGALES Y JEFES DE CONTROL INTERNO, O QUIENES HAGAN SUS VECES, DE LAS SECRETARÍAS DISTRITALES, DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES PÚBLICAS, DE EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SUBREDES INTEGRADAS DE SERVICIO DE SALUD E.S.E DEL DISTRITO, Y EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO E.S.P

De: SECRETARIO GENERAL

Asunto: Directrices terminación del periodo de los Jefes o Asesores de Control Interno en las Entidades Distritales nombrados por el Alcalde Mayor de Bogotá, D.C.

Radicación interna: 2-2017-27477

En cumplimiento del artículo 8 de la Ley 1474 del 2011 el Alcalde Mayor de Bogotá designó a los Jefes de Control Interno o quienes hacen sus veces en las Entidades y Organismos Distritales para el periodo 2014-2017, periodo que finaliza el 31 diciembre de la presente vigencia.

En este contexto, siendo la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá “el canal directo de comunicación entre éstos y el Alcalde Mayor de Bogotá D.C, de conformidad con el procedimiento que se establezca para tales efectos” (Artículo 5° del Decreto Distrital 215 del 2017), y en concordancia con las recomendaciones emitidas por la Veeduría Distrital mediante la Circular 016 de 2017 y con el propósito de mantener la continuidad y normal funcionamiento de la Oficina de Control Interno, los Jefes de Control Interno o quienes hagan sus veces deberán elaborar un informe ejecutivo para la entrega del cargo, que incluya la gestión realizada con corte 31 de diciembre de la presente vigencia y las recomendaciones resultado del estado del sistema de control interno de la entidad para que sirva en la definición del Plan Anual de Auditorías vigencia 2018. El informe deberá contener como mínimo los siguientes aspectos:

1. El estado de cumplimiento del Plan Anual de Auditoría y en caso de incumplimiento explicar las causas. Adicionalmente se deberán relacionar los informes pendientes a reportar con cortes y fechas previstas de entrega, el estado del sistema de control interno a su retiro y las recomendaciones que se consideren pertinentes frente al fortalecimiento del sistema de control interno, así como los roles de cada dependencia.

De otra parte, se deberá puntualizar el resultado del seguimiento a los planes de mejoramiento de entes de Control y de auditorías internas, indicando el grado de avance por tipo de hallazgo (administrativo, disciplinario, penal y fiscal), y las recomendaciones del caso. Para el sector Salud, los planes de mejoramiento deberán ser consolidados por subred.

2. Los Jefes o Asesores de Control Interno en las entidades distritales deberán entregar mediante acta al responsable del archivo de la dependencia con copia al Representante Legal de la entidad, los documentos y archivos en medio físico y magnético a su cargo, en concordancia con las políticas de la entidad y el artículo 15 de la Ley 594 del 2000, el artículo 2° del Acuerdo 038 de 2000, artículo 34 de la Ley 734 de 2002 Código Único Disciplinario, Decreto Nacional 2578 del 2010, artículo 5° del Decreto Distrital 371 de 2010 y demás normatividad vigente.

3. Legalizar la entrega del inventario de bienes a la dependencia respectiva, así como los elementos de identificación (Carné, chaqueta entre otros), de acuerdo con los procedimientos administrativos establecidos por la entidad en esta materia y en cumplimiento del numeral 4.11.4. de la Resolución 001 de 2001 “Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital”.

4. Proveer información del personal que conforma la Unidad de Control Interno o quien hace sus veces en la entidad, relacionando el estado y evidencia de las evaluaciones de desempeño realizadas según corresponda, en cumplimiento del numeral 20 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 y del artículo 8° del Acuerdo 565 de 2016.

5. Relación de los contratos sobre los cuales se ejerce la supervisión, detallando para cada uno el objeto contractual, el plazo, valor del contrato, fecha inicio y   terminación, estado de ejecución frente a la entrega de productos, el tiempo y valor ejecutado, con los correspondientes informes de supervisión en cumplimiento con las directrices normativas establecidas en materia contractual.

6. Finalmente, con el propósito de garantizar la seguridad de la información, y transmitir la información al nuevo jefe o asesor de control interno, en este informe se deberá indicar qué funcionario quedará con las claves de los aplicativos de la Oficina, así como de éste informe y el backup respectivo.

El contenido general de este informe deberá ser presentado ante el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y socializado con el equipo de trabajo de la dependencia antes del 29 de diciembre de 2017, con observancia a lo establecido en el parágrafo 2 del artículo 1° del Decreto Distrital N° 215 del 2017. Adicionalmente, este informe deberá ser remitido formalmente al Representante Legal de la entidad con copia a la Dirección de Talento Humano de la Secretaría General con la declaración de bienes y rentas en el formato establecido por el Departamento Administrativo de la Función Pública (mttp://www.funcionpublica.gov.co/descarqa-de-formatos), con el fin de que éstos documentos reposen en la respectiva hoja de vida.

Cordialmente,

RAÚL JOSÉ BUITRAGO ARIAS

Secretario General

Anexo: N.A.

C.C. N.A.