RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 196 DE 2018

(Mayo 07)

Por la cual se constituye y establece el funcionamiento de la Caja Menor de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., para la vigencia 2018

EL SECRETARIO GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL

En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el artículo 3° del Decreto Distrital 061 del 14 de febrero de 2007, y

CONSIDERANDO:

Que en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 3° del Decreto Distrital 061 del 14 de febrero de 2007 "Por el cual se reglamenta el funcionamiento de las Cajas Menores y los Avances en Efectivo", expedido por el Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., se hace necesario constituir, mediante resolución suscrita por el jefe de la entidad, la caja menor para la vigencia fiscal del año 2018.

Que el Contador General de Bogotá, D.C., mediante la Resolución DDC-000001 del 12 de mayo del 2009, adoptó el Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores, y señaló que el mismo debe ser aplicado por los órganos que conforman el Presupuesto Anual y las entidades Distritales con régimen presupuestal de Empresas Industriales y Comerciales del Estado respecto de las transferencias de la Administración Central, las Empresas Sociales del Estado y los Fondos de Desarrollo Local.

Que en el numeral 3.2.2 del Módulo 1 de la Resolución SDH - 000191 del 22 de septiembre de 2017 “Por medio de la cual se adopta y consolida el Manual de Programación, ejecución y Cierre Presupuestal del Distrito Capital”, establece el manejo de cajas menores, señalando que cada entidad la constituirá para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el representante legal la Caja Menor indicando la cuantía, el responsable, la finalidad, la clase de gasto, la unidad ejecutora y la cuantía del rubro presupuestal.

Que la Directiva 001 de 2001 expedida por el Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., actualizada por la Directiva Distrital 008 de 2007 y aclarada por la Directiva 007 de 2008, cuyo numeral 8° estableció que: “Los representantes legales de las entidades deberán reglamentar internamente las cajas menores, de tal manera que se reduzcan sus cuantías y su número no sea superior a dos (2) por entidad”

Que en cumplimiento del Acuerdo Distrital 694 de 2017 “Por el cual se expide el presupuesto anual de rentas e ingresos y de gastos e inversiones de Bogotá, distrito capital, para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2018 y se dictan otras disposiciones”, el Alcalde Mayor expidió el Decreto Distrital 816 del 28 de diciembre de 2017, mediante el cual se liquidó el presupuesto anual de rentas e ingresos y de gastos e inversiones de Bogotá, D.C., para la vigencia fiscal comprendida entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2018.

Que la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., hace parte del Sector Gestión Pública del Presupuesto Anual de Gastos e Inversiones de Bogotá, Distrito Capital.

Que la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., cuenta con un presupuesto anual para la vigencia 2018 de $ 191.003.788.000 que corresponde a 244.500,5 SMMLV, lo que permite constituir una caja menor hasta por una cuantía máxima de 200 SMMLV, de conformidad con el artículo 7° del Decreto Distrital 061 de 2007.

Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 5° del Decreto Distrital 061 de 2007, el/la Subdirector/a Financiero/a de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., expidió los certificados de disponibilidad presupuestal Nos. 544 del 18 de enero de 2018, 683 del 16 de febrero de 2018 y 790 del 17 de abril de 2018 para constituir la caja menor de la entidad.

Que de conformidad con las normas legales vigentes, se hace necesario constituir una caja menor para atender los gastos de funcionamiento y gastos generales definidos en el presupuesto anual del Distrito Capital que tengan el carácter de urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios para el buen funcionamiento de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor del Distrito Capital, D.C.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1. Constitución y Cuantía. Constituir para la vigencia fiscal de 2018, la Caja Menor de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., para sufragar los gastos urgentes, imprevistos, inaplazables e imprescindibles por una cuantía mensual de TRES MILLONES SETECIENTOS CINCUENTA MIL PESOS ($3.750.000) M/CTE distribuidos así:

Parágrafo 1. Para efectos de la presente resolución se atenderá el valor establecido por el Decreto Nacional No. 2269 de diciembre 30 de 2017, por medio del cual se fijó que el salario mínimo legal mensual vigente para el año 2018 es de setecientos ochenta y unos mil doscientos cuarenta y dos pesos m/cte ($781.242).

Artículo 2^°. Ordenador de Gasto. Delegar la ordenación del gasto de la caja menor en el/la Subdirector/a de Servicios Administrativos de la Dirección Administrativa y Financiera de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., quien será el responsable del manejo de la misma. Las acciones y omisiones de los responsables tienen un alcance disciplinario, fiscal, tributario y penal.

Parágrafo 1. El responsable del manejo de la caja menor deberá cumplir con las obligaciones, procedimientos y demás disposiciones consagradas en el Decreto Distrital 061 de 14 de febrero de 2007 y el procedimiento administrativo y financiero establecido en la Resolución SDH - 000191 del 22 de septiembre de 2017 y estar amparado por una póliza de manejo ante una entidad aseguradora debidamente reconocida por el Estado, por el 100% del monto del fondo de la caja Menor.

Parágrafo 2^°. Cuando la compra la realice un funcionario distinto al responsable de la Caja Menor, ésta deberá soportarse por medio de recibos provisionales, los cuales serán reemplazados por los comprobantes definitivos y legalizados dentro del término de tres (3) días hábiles siguientes al desembolso.

Parágrafo 3°. Los gastos que se realicen en efectivo por Caja Menor, considerados individualmente, no podrán superar en cada operación el equivalente al 70% del rubro autorizado para ello. No podrá efectuarse el fraccionamiento en las compras realizadas por medio de estos fondos.

Parágrafo 4^°. Únicamente se reembolsarán los gastos causados por los funcionarios, por todo concepto, al mes siguiente que se encuentren legalizados.

Artículo 3^°. Cambio de Responsable. Cuando se cambie en forma definitiva el responsable de la Caja Menor, deberá legalizarlo efectuando el reembolso total de los gastos efectuados con corte a la fecha del cambio.

Artículo 4^°. Finalidad. La caja menor atenderá los gastos identificados y definidos en el artículo 1° de la presente resolución siempre y cuando tengan carácter de urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios, de acuerdo con los montos autorizados y las normas presupuestales vigentes.

Parágrafo. En todo caso, para efectuar gastos con cargo a la caja menor, se deberán acatar las disposiciones en materia de austeridad del gasto.

Artículo 5. Prohibiciones. De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3.2.2. del artículo 8^° del Decreto Distrital 61 del 14 de febrero del 2007, la Resolución SDH - 000191 del 22 de septiembre de 2017 y la Resolución DDC-000001 del 12 de mayo de 2009, no se podrán realizar con los fondos de la Caja Menor ninguna de las siguientes operaciones:

a. Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en el almacén o depósito de la Entidad.

b. Fraccionar compras de un mismo elemento y/o servicio.

c. Realizar desembolsos para sufragar gastos con destino a órganos diferentes de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

d. Reconocer y pagar gastos por conceptos de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre nómina, cesantías y pensiones. Se exceptúan de esta prohibición los servicios personales que por concepto de honorarios se deben reconocer y pagar a los auxiliares de la justicia que actúan en los diferentes procesos judiciales, de cobro coactivo y administrativo, de conformidad con las competencias de las respetivas dependencias establecidas para tal fin.

e. Cambiar cheques o efectuar préstamos.

f. Efectuar pagos de contratos.

g. Adquirir bienes y servicios por cuantía superior a los montos autorizados en el acto administrativo de creación.

h. Efectuar desembolsos que no formen parte del objeto del gasto señalados en el acto de creación.

i. Pagar gastos que no contengan los documentos soporte exigidos para su legalización.

j. Efectuar reintegros por obligaciones contraídas con anterioridad a la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal para la constitución de la Caja Menor. Se exceptúa los reintegros previstos en el artículo 18 del Decreto Distrital 816 de 2017.

Artículo 6. Controles. El responsable del manejo de la caja menor deberá adoptar los controles internos que garanticen el adecuado uso y manejo de los recursos, independientemente de las evaluaciones y verificaciones que le compete adelantar a la Oficina de Control Interno.

Artículo 7. Normas Aplicables. El funcionamiento y manejo de la caja menor debe sujetarse a lo dispuesto en la Directiva 001 del 2001, actualizada por la Directiva Distrital 008 de 2007, aclarada por la Directiva 007 de 2008, expedidas por el Alcalde Mayor de Bogotá, el Decreto Distrital 61 del 14 de febrero del 2007, la Resolución SDH - 000191 del 22 de septiembre de 2017, la Resolución DDC-000001 del 12 de mayo de 2009 expedida por el Contador General de Bogotá, D.C., y las disposiciones que se expidan sobre la materia.

Artículo 8^°. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y publicación.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D.C., a los 07 días del mes de mayo del año 2018.

RAÚL JOSÉ BUITRAGO ARIAS

Secretario General