RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 440 DE 2017

 

(Septiembre 25)

Derogada por el art. 39, Resolución 248 de 2020.

 

Por la cual se reglamenta la administración, uso y manejo de los vehículos automotores de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., y se deroga la Resolución 298 de 2011

 

EL SECRETARIO GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL

 

En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en el inciso 2° del artículo 2° del Decreto No. 30 de 1999, en concordancia con el literal j) del artículo 23° del Acuerdo No. 257 de 2006, y

 

CONSIDERANDO:

 

1. Que mediante el Decreto Distrital No. 30 de 1999, el Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., estableció la obligación para las entidades y organismos del Distrito Capital de adoptar medidas de racionalización y austeridad en el gasto para garantizar el adecuado uso de los recursos públicos, entre otros, respecto del uso de vehículos oficiales.

 

2. Que en la Resolución INC). 298 de 2011, se reglamentó el uso, administración y control del parque automotor de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

 

3. Que conforme al Decreto Distrital No. 381 de 2006, el Alcalde Mayor asignó a las entidades distritales la función de autorizar la salida de vehículos automotores de su propiedad fuera del perímetro urbano del Distrito Capital, únicamente para el cumplimiento de misiones y tareas oficiales.

 

4. Que en el artículo 32, numeral 5° del Decreto Distrital 425 de 2016, se designó a la Dirección Administrativa y Financiera para "definir los lineamientos para la adquisición, conservación, administración, mantenimiento y dotación de los bienes inmuebles, instalaciones, equipos, parque automotor y servicios públicos"., y en el ejusdem, artículo 33, numeral 4°, se señaló que corresponde a la Subdirección de Servicios Administrativos, "administrar la operación de los vehículos al servicio de la Secretaría General controlando su adecuado uso y mantenimiento”.

 

5. Que mediante Resolución No. 292 de 2006 de la Secretaría General, se delegó a la Dirección de Gestión Corporativa, ahora Dirección Administrativa y Financiera la función de autorizar la salida de los vehículos automotores pertenecientes a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor fuera del perímetro urbano del Distrito Capital, para el cumplimiento de misiones y tareas oficiales.

 

6. Que, dentro de las funciones de la Subdirección de Servicios Administrativos, conforme al Decreto 425 de 2016, se encuentra la dirección y administración de los recursos físicos.

 

7. Que se hace necesario actualizar los procesos y procedimientos para asegurar la correcta administración, utilización y manejo de los vehículos de la Secretaría General, garantizando el correcto funcionamiento del parque automotor, así como las obligaciones y responsabilidades de los conductores que operan dichos vehículos.

 

8. De acuerdo con el Decreto 425 de 2016, artículo 31 corresponde a la Dirección de Talento Humano definir y ejecutar los procedimientos relacionados con la vinculación, permanencia y retiro de servidores públicos, conforme a las políticas de la entidad y la normatividad vigente. Así como dirigir y adelantar la formulación, implementación y evaluación de los planes, programas, proyectos y/o estrategias institucionales de administración del personal, aspectos salariales, empleo público, vinculación y selección, bienestar social, formación y capacitación y seguridad y salud en el trabajo, de acuerdo con la normatividad vigente que regula la materia.

 

9. Que la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá reconoce que el consumo, abuso y adicción a sustancias psicoactivas, lícitas o ilícitas es un asunto de salud pública y bienestar de la familia, la comunidad y los individuos. Por lo tanto, en atención a la Ley 1 566 de 2012, " por la cual se dictan normas para garantizar la atención integral a personas que consumen sustancias psicoactivas y se crea el premio nacional "entidad comprometida con la prevención del consumo, abuso y adicción a sustancias" psicoactivas", deben adoptarse las medidas necesarias para la reducción del consumo de dichas sustancias.

 

En mérito de lo expuesto,

 

CAPITULO I

 

Disposiciones generales

 

Artículo 1. Objeto. Establecer la reglamentación interna para la administración, uso y manejo de vehículos automotores de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C, y precisar los elementos para la gestión de los riesgos asociados a su operación.

 

Artículo 2. Campo de aplicación. Este reglamento se aplica a todas las dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C, así como a todos los servidores que tengan a su cargo la administración, la custodia, el mantenimiento, o el uso de vehículos para el cumplimiento de misiones y tareas oficiales.

 

CAPITULO II

 

De la administración de los vehículos automotores

 

Artículo 3. Dirección Administrativa y Financiera. Corresponde a la Dirección Administrativa y Financiera, orientar y supervisar las actividades de administración de tos recursos físicos, entre otros, el manejo, utilización y control de los vehículos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, acorde con las normas establecidas en la presente Resolución.

 

De igual manera definir los lineamientos para la adquisición, conservación, administración, mantenimiento y dotación del parque automotor, y generará los lineamientos para la ejecución de los procesos de registro, mantenimiento, suministro y operación del parque automotor.

 

Artículo 4. Subdirección de Servicios Administrativos. Corresponde a la Subdirección de Servicios Administrativos, implementar y administrar los planes, programas, proyectos y procesos en materia de servicios administrativos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

 

De igual forma, dirigir y coordinar la prestación de los servicios de mantenimiento y seguridad física del conductor, del pasajero y de los demás actores en la vía, mantenimiento del parque automotor, en concordancia con lineamientos técnicos y normativos, así como administrar la operación de los vehículos al servicio de la Secretaría General controlando su adecuado uso y mantenimiento, y mantener la hoja de vida de los vehículos a disposición de la Secretaría General, con la información pertinente en cuanto a características técnicas, dotación y mantenimiento, además de las otras responsabilidades señaladas en la presente resolución.

 

Artículo 5. Dirección de Talento Humano. Corresponde a la Dirección de Talento Humano contratar la práctica de los exámenes medico ocupacionales de ingreso periódicos y de egreso de los servidores públicos en general.

 

La Dirección de Talento Humano y la Subdirección de Servicios Administrativos coordinarán la práctica de los exámenes periódicos para los conductores, los cuales se realizarán una vez af año y al vencimiento de la licencia de conducción. Estos exámenes incluyen:

 

1.  Examen con énfasis clínico para conductor

 

2. Optometría

 

3. Audiometría

 

4. Perfil lipídico

 

5. Glicemia              

 

6. Hemograma

 

7. Prueba psicosensométrica.

 

Corresponde a la Dirección de Talento Humano realizar capacitaciones y actividades de prevención y promoción en materia de seguridad y salud en el trabajo y en coordinación con la Dirección Administrativa y Financiera las de seguridad vial, y coordinar con la Subdirección de Servicios Administrativos el reporte e investigación de accidentes de trabajo relacionados con accidentes de tránsito.

 

Artículo 6. Clasificación de los vehículos. Los vehículos automotores de propiedad de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C, y los recibidos a cualquier título, de acuerdo a su sistema de propulsión y según el servicio al que se destinen, se clasifican de la siguiente manera:

 

1. Según el tipo de vehículo y carrocería

 

a) Vehículos automotores

 

b) Vehículos rígidos

 

c) Camioneta

 

d) Camión

 

2. Según el uso

 

a) Vehículos Administrativos: so los asignados al Despacho de la Secretaría General, de la Secretaría Privada, la Subsecretaría Corporativa, Subsecretaría Técnica, Subsecretaría de Servicio a la ciudadanía, Altas Consejerías y a las Direcciones, para el desempeño de funciones y actividades misionales de estos Despachos.

 

b) Vehículos Operativos: Los asignados a la Consejería de Comunicaciones y a la Oficina de Protocolo, utilizados para apoyar la gestión del/la Señor/a Alcalde/sa Mayor. Los que conforman el grupo de vehículos destinados a la prestación de los servicios operativos de la Secretaría General, que están a cargo de la Subdirección de Servicios Administrativos y son utilizados para atender los servicios de transporte de personas y de bienes requeridos por las distintas dependencias de conformidad con los procedimientos establecidos para tal fin.

 

Artículo 7. Asignación de vehículos. La Dirección Administrativa y Financiera asignará y reubicará los vehículos de acuerdo con las necesidades de cada dependencia y relevancia. Teniendo en cuenta el decreto nacional No. 1737 de 1998 artículo 17, la administración podrá asignar vehículos solamente hasta el nivel directivo.

 

Los vehículos quedarán a disposición de la Subdirección de Servicios Administrativos en caso de:

 

1.  Ausencia temporal o definitiva del jefe o titular de la dependencia a la cual le haya sido asignado el vehículo, y sin que se haya designado un reemplazo.

 

2. Durante las horas no programadas por el jefe de la dependencia a la cual le haya sido asignado, previa coordinación con la Subdirección de Servicios Administrativos.

 

Parágrafo primero: Los demás colaboradores podrán solicitar el servicio de vehículos únicamente para cumplir misiones oficiales.

 

Parágrafo segundo: La Dirección Administrativa y Financiera reglamentara una ruta en tres horarios sucesivos después de la jornada laboral, para colaboradores que, en ejercicio de sus funciones, y por necesidad del servicio deban ampliar su horario laboral.

 

Artículo 8. Criterios para la asignación de vehículos. La Subdirección de Servicios Administrativos deberá hacer cumplir los siguientes criterios:

 

1. Priorización. Cada actividad deberá quedar priorizada de forma tal que aquellas que se estimen urgentes sean atendidas preferentemente.

 

2. Distribución equitativa de trabajo. Los conductores deberán ser asignados evitando diferencias con car s de trabajo procurando siempre un trato equitativo.

 

3. Utilización eficiente y racional de los vehículos. Los vehículos se asignarán de acuerdo con las necesidades y requerimientos, atendiendo sus características y procurando la economía y optimización del uso de los mismos.

 

4. Oportunidad. El servicio de transporte debe ofrecer apoyo ágil y oportuno a las áreas que lo requieran, atendiendo la disponibilidad del parque automotor.

 

5. Colaboración. Cuando las necesidades del servicio lo exijan se prestará la colaboración necesaria entre las dependencias que tienen asignados vehículos. En caso de demostrarse negligencia por parte de las dependencias se deberá presentar un informe por escrito a la Subdirección de Servicios Administrativos la cual en conjunto con la Dirección Administrativa y Financiera y la Subsecretaria Corporativa evaluará el caso puntual y tomará las acciones a que haya lugar.

 

Artículo 9. Inventario de vehículos. La Subdirección de Servicios Administrativos deberá elaborar el inventario de los vehículos y verificar el buen estado de los mismos.

 

Artículo 10. Fichas técnicas de los vehículos. La Subdirección de Servicios Administrativos deberá elaborar y mantener la hoja de vida de cada uno de los vehículos y velará por que la información siempre se encuentre actualizada y contenga:

 

1. Marca del vehículo

 

2. Placa del vehículo

 

3. Tipo de vehículo

 

4. Color del vehículo

 

5. Cilindraje del vehículo

 

6. Tipo de combustible para suministro al vehículo

 

7. Capacidad del tanque de combustible del vehículo (Litros, galones o capacidad de almacenamiento cuando sea con GNV Gas Natural Vehicular)

 

8. Rendimiento del vehículo expresado en kilómetros por galón

 

9. Potencia del vehículo

 

10. Tipo de motor del vehículo

 

11. Número de chasis (serie) e impronta

 

12. Número de motor (serie) e impronta

 

13. Tipo de caja

 

14. Tracción

 

15. Tipo de frenos

 

16. Tipo de llantas (Ancho / Perfil/ Diámetro)

17. Tipo de lubricante del motor

 

18. Capacidad lubricante en galones

 

19. Velocidad máxima

 

20. Número de puestos

 

21. Vidrios eléctricos

 

22. Espejos eléctricos

 

23. Garantía

 

24. Batería (referencia y amperaje)

 

Artículo 11. Documentación del vehículo. Cada uno de los vehículos contará con una carpeta, la cual deberá contener la siguiente información:

 

1. Manifiesto de importación del vehículo

 

2. Factura de compra del vehículo (copia)

 

3. Licencia de tránsito del vehículo (copia)

 

4. Juego de improntas del vehículo

 

5. Seguro obligatorio (copia)

 

6. Certificado de emisión de gases. (copia) Los vehículos nuevos de servicio oficial diferentes a motocicletas y similares, se someterán a la primera revisión técnicomecánica y de emisiones contaminantes a partir del sexto (60) año contado a partir de la fecha de su matrícula, luego anualmente.

 

7. Acta de entrega del vehículo emitida por el concesionario o donante.

 

8. Para caso de vehículos usados, un certificado de antecedentes del vehículo el cual es emitido por la DIJIN (Policía Nacional).

 

9. Verificación ante el RUNT del estado del vehículo en relación a comparendos.

 

10. Manual de servicio de asistencia

 

11. Certificado de garantía

 

12. Póliza Seguro contra todo riesgo

 

Los documentos originales como la licencia de tránsito del vehículo, la revisión técnico mecánica, el Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOAT) y certificado de emisión de gases siempre permanecerán en los vehículos; y en la carpeta que se encuentra en el archivo de la Subdirección de Servicios Administrativos deberán reposar las copias.

 

Artículo 12. Archivo de la documentación del vehículo, ficha técnica y hoja de vida. La documentación del vehículo deberá reposar en el archivo de la Subdirección de Servicios Administrativos y deberá estar disponible para consulta.

 

Artículo 13. Alistamiento para operación a cargo de los conductores. El día antes de iniciar la operación, los conductores deben realizar un chequeo de alistamiento del vehículo y verificarán la siguiente información:

 

1. Revisión física evidenciando el estado de cada una de las llantas incluyendo la de repuesto.

 

2. Revisión física de niveles de refrigerante, aceite, agua del parabrisas, líquido de frenos.

 

3. Toma de kilometraje antes de iniciar el recorrido del día.

 

4. Pito volante, pito de reversa, funcionamiento de las direccionales y luces delanteras y traseras.

 

5. Documentación: (SOAT, Licencia de tránsito del vehículo, certificado de emisión de gases, copia de la póliza, teléfonos de emergencia).

 

6. Estado en general del vehículo interno y externo.

 

7. Verificación de aseo del vehículo tanto interno como externo.

 

8. Verificar estado y fecha de caducidad del extintor.

 

9. Verificar estado y fechas de caducidad de los elementos del botiquín.

 

10. Verificar estado del kit de Carreteras.

 

La información se llevará en un formato de inspección- chequeo que deberá diligenciarse diariamente, la cual contiene hojas numeradas, y deberá reposar en cada vehículo donde se incluya la fecha de la inspección y firma del conductor.

 

En caso de que se encuentre alguna novedad, se deberá reportar de manera inmediata al responsable de prestar los servicios de apoyo en las actividades relacionadas con el seguimiento y control de mantenimiento asignado por parte de la Subdirección de Servicios Administrativos.

 

Este formato se entregará mensualmente y completamente diligenciado, al auxiliar administrativo encargado de los conductores por parte de la Subdirección de Servicios Administrativos, con el fin de elaborar un informe mensual, para presentar a la Subdirección de Servicios Administrativos para posterior archivo.

 

El formato de inspección- chequeo deberá ser revisado semanalmente por el responsable de prestar los servicios de apoyo en las actividades relacionadas con el seguimiento y control de mantenimiento asignado, quien firmará al verificar la información.

 

CAPITULO III

 

Del mantenimiento de los vehículos

 

Artículo 14. Clasificación del mantenimiento de los vehículos. Los mantenimientos de los vehículos se dividen en dos clases, mantenimiento preventivo y mantenimiento correctivo.

 

Mantenimiento preventivo: Es aquel que se realiza de manera anticipada con el fin de prevenir el surgimiento de averías en los vehículos automotores. El mantenimiento preventivo de los vehículos de la entidad estará sujeto al manual suministrado por el fabricante del vehículo.

 

Mantenimiento correctivo: Es aquel que se realiza con la finalidad de reparar fallas o defectos que se presenten en vehículos. Este se deberá efectuar en el momento que sea requerido o al momento de presentar fallas.

 

De acuerdo con la ficha técnica de los vehículos se deberá establecer un cronograma de mantenimiento semestral con el ánimo de reducir el mantenimiento correctivo que se llegare a presentar.

 

Artículo 15. Reposición de vehículos. Cada vez que se considere necesario, la Subdirección de Servicios Administrativos, realizará un estudio y posterior informe que se deberá remitir a la Dirección Administrativa y Financiera y Subsecretaria Corporativa para su conocimiento y análisis.

 

Artículo 16. Suministro de combustible. Teniendo en cuenta el historial de consumo de combustible contenido en la hoja de vida del vehículo, el auxiliar administrativo encargado de los conductores previo visto bueno del Subdirector de Servicios Administrativos asignará un cupo de suministro por vehículo para que estos sean programados en el microchip instalado en cada uno de los automotores por parte de la estación de servicio con una periodicidad mensual.

 

De acuerdo con el manual de los vehículos o ficha técnica el responsable de prestar los servicios de apoyo en las actividades relacionadas con el seguimiento y control de mantenimiento realizará una estimación promedio de consumo de combustible, el cual se define como rendimiento del vehículo (km/G]), y tendrá en cuenta el consumo que realiza cada vehículo por cada kilómetro recorrido. Los vehículos contarán con un chip electrónico, el cual, cada vez que se realice el tanqueo, registrará los galones suministrados, y se deberá tomar el kilometraje al inicio de cada tanqueo. La Subdirección de Servicios Administrativos deberá socializar con cada conductor el rendimiento estimado que tiene el vehículo a su cargo.

 

Artículo 17. Suministro de lubricante. De acuerdo con el manual de los vehículos o ficha técnica, el responsable de prestar los servicios de apoyo en las actividades relacionadas con el seguimiento y control de mantenimiento estimará un consumo de lubricante por vehículo, previo visto bueno del Subdirector de Servicios Administrativos. Así mismo del tipo de lubricante correspondiente al vehículo según manual suministrado por el fabricante del vehículo. Se tendrá en cuenta el modelo del vehículo, para definir el tipo de lubricante y periodicidad en los cambios. Para vehículos antiguos el cambio se realizará cada 5.000 Km.

 

Artículo 18. Clasificación de lubricantes. Para los efectos de este reglamento se tendrá en cuenta la clasificación hecha por SAE. (Society of Automotive Engineers)

 

Artículo 19. Control de cambio lubricantes. El responsable de prestar los servicios de apoyo en las actividades relacionadas c n el seguimiento y control de mantenimiento, previo visto bueno del Subdirector de Servicios Administrativos, elaborará una carta de lubricación donde se especifique la siguiente información:

 

1. Fecha de cambio

 

2. Placa del vehículo

 

3. Tipo lubricante motor

 

4. Tipo de lubricante transmisión

 

5. Kilometraje al momento del cambio

 

6. Cantidad lubricante suministrado

 

7. Cambio filtro de aceite

 

8. Cambio filtro de aire

 

9. Cambio filtro de gasolina

 

10. Engrase vehículo

 

11. Motivo del cambio

 

La carta de lubricación deberá reposar en el vehículo y una copia en la hoja de vida del vehículo para consulta y control del mismo.

CAPITULO IV

 

Control del parque automotor

 

Artículo 20. Revisión técnico-mecánica. La Subdirección de Servicios Administrativos será responsable de programar y verificar el mantenimiento del parque automotor, así como de verificar el uso razonable por parte los usuarios de los vehículos de la Secretaría General y de mantener al día el cumplimiento de las revisiones técnicomecánicas, cumpliendo con los estándares definidos por el gobierno nacional.

 

Artículo 21. Dotación de los vehículos. La Subdirección de Servicios Administrativos es responsable de asegurar la siguiente dotación en los vehículos:

 

1. Gato con capacidad para elevar el vehículo

 

2. Una cruceta

 

3. Dos Señales de carretera en forma de triángulo en material reflexivo y provistas de soportes para ser colocadas en forma vertical o lámparas de señal con luz amarilla

 

4. Botiquín de primeros auxilios

 

5. Extintor de polvo químico seco con la capacidad exigida para el vehículo

 

6. Dos tacos para bloquear las llantas del vehículo.

 

7. Una caja de herramientas con el siguiente contenido: alicate, destornillador de pala y estrella, llave de expansión, y llaves fijas, una llanta de repuesto inflada y en buen estado, una linterna con 'las, un chaleco reflectivo, un par de guantes y demás elementos que determinen I normas vigentes.

 

Artículo 22. Sistemas de información. El auxiliar administrativo encargado de los conductores asignado por la Subdirección de Servicios Administrativos, incorporará al sistema de información para el manejo y control del parque automotor los datos relacionados con el estado del vehículo, generando como mínimo una vez al mes los siguientes reportes:

 

1. Consumo de combustibles incluyendo rendimientos, centro de costos y conductor.

 

2. Consumo de lubricantes, centro de costos y conductor.

 

3. Mantenimiento preventivo, de acuerdo con las recomendaciones establecidas en el manual de cada vehículo (fabricante) vs mantenimiento ejecutado.

 

4. Mantenimiento correctivo con las observaciones correspondientes a cada caso y conductor responsable del vehículo.

 

Artículo 23. Seguro obligatorio de accidentes de tránsito SOAT y póliza de responsabilidad civil extracontractual. La contratación del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito SOAT y la póliza de responsabilidad civil extra-contractual para todos los vehículos de la Secretaría General, estará a cargo de la Subdirección de Servicios Administrativos.

 

Artículo 24. Reparaciones del vehículo. Las reparaciones de cada vehículo deberán ser autorizadas por la Subdirección de Servicios Administrativos y en caso de tratarse de un accidente de tránsito, el conductor realizará una comunicación interna, con una descripción detallada del accidente, adjuntando el croquis realizado por la autoridad correspondiente y fotografías del mismo.

 

Artículo 25. Seguros de los automotores. Los vehículos automotores que conforman el parque automotor de la Secretaría General estarán asegurados por una póliza de responsabilidad civil extra-contractual que deberá cubrir los siguientes amparos:

 

1. Responsabilidad Civil por lesiones y daños a terceros

 

2. Pérdida parcial o total por daños

 

3. Pérdida parcial o total por hurto simple o calificado

 

4. Asistencia jurídica en caso de accidentes

 

Artículo 26. Comparendos e infracciones de tránsito. El auxiliar administrativo encargado de los conductores designado por la Subdirección de Servicios Administrativos deberá revisar la página del RUNT o Secretaría de Movilidad semanalmente donde verificará, si existe algún comparendo impuesto a cada una de las placas asignadas a los vehículos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. En caso afirmativo, se procederá a citar al conductor para que realice un informe sobre la posible responsabilidad en la infracción cometida.

 

Corresponderá a la Subdirección de Servicios Administrativos, remitir a la Oficina de Control Disciplinario el informe sobre la posible responsabilidad en la infracción cometida, para que se realice la investigación a que haya lugar.

 

Artículo 27. Asignación de vehículos a los conductores. El vehículo estará a cargo del conductor y hará parte de su inventario.

 

Artículo 28. Llaves de los vehículos y controles de alarma. La Subdirección de Servicios Administrativos será la responsable de salvaguardar la copia de las llaves de los vehículos, así como los controles de alarma en un lugar seguro, donde se identificará el control y la llave con el número de la placa a la que corresponde cada vehículo. En caso de pérdida de alguno de estos elementos el responsable del vehículo deberá, resarcir el daño con la reposición del objeto o el pago del mismo.

 

Artículo 29. Teléfonos de emergencia. La Subdirección de Servicios Administrativos hará entrega de un listado de teléfonos de emergencia a cada conductor, que reposará en la guantera del vehículo. El listado deberá estar laminado para evitar daños, y contendrá como mínimo los siguientes datos de números telefónicos:

 

1.Teléfono Soat

 

2. Teléfono policía de carreteras

 

3. Teléfono póliza de todo riesgo

 

4. Línea de emergencias 123

 

5. Celular auxiliar administrativo encargado de los conductores

 

6.Teléfono al que debe reportarse el accidente de tránsito ocurrido en el trabajo. ARL (Aseguradora de Riesgos Laborales)

 

CAPITULO V

 

Deberes y responsabilidades de los ocupantes del vehículo asignado

 

Artículo 30. Deberes y Responsabilidades del ocupante del vehículo asignado. El servidor público al que se le asigne un vehículo deberá tener presente las pautas de comportamiento social, así como de respeto y buen trato hacia la persona que conduce el vehículo. Tendrá además las siguientes responsabilidades y deberes:

 

1. Hacer cumplir las normas de tránsito.

 

2. Prestar apoyo con el vehículo asignado para atender eventos prioritarios o urgentes, aspecto que la Subdirección de Servicios Administrativos coordinará con el Jefe de la respectiva dependencia.

 

3. Velar por el cumplimiento de las unciones del conductor asignado. En caso de que dichas funciones se incumplan, deberá informar de manera inmediata a través de un memorando electrónico a la Subdirección de Servicios Administrativos.

 

4. El funcionario que utilice el transporte, coordinará con el conductor los puntos de encuentro y hora específicos para dejarlo y recogerlo, teniendo siempre presente el cumplimiento de las normas de tránsito.

 

5. En caso de licencias y vacaciones que sean autorizados al conductor por parte del directivo al que transporta y la Subdirección de Servicios Administrativos, deberán ser reportados por parte de la Subdirección de Servicios Administrativos a más tardar al siguiente día hábil a la Dirección de Talento Humano a través de un memorando electrónico, para que esta reemplace de manera temporal al conductor.

 

6. Es un deber del servidor público prestar el vehículo a la dependencia que por necesidad del servicio lo requiera. En el evento que se generen horas extras, estas serán avaladas por la Subdirección de Servicios Administrativos.

 

7. Solo deberán hacer uso de los vehículos los servidores públicos pertenecientes a la Alcaldía Mayor de Bogotá.

 

8. Cuando alguna dependencia requiera un servicio deberá solicitarlo con anticipación a través del aplicativo de sistemas de servicios administrativos, las solicitudes verbales o realizadas a través de otros métodos no serán tenidas en cuenta.

 

9. Es de carácter obligatorio que los ocupantes del vehículo utilicen correctamente el cinturón de seguridad.

 

10. No se deberá exceder la capacidad máxima permitida de ocupantes en los vehículos.

 

11. Está prohibido las bebidas alcohólicas en el vehículo.

 

Parágrafo primero. En caso de permisos a los conductores solo serán autorizados por la Subdirección de Servicios Administrativos.

 

Parágrafo segundo. En caso de solicitar el vehículo durante un fin de semana y/o días festivos con el único fin de realizar tareas oficiales o misiones especiales se deberá informar a través de un memorando electrónico a la Subdirección de Servicios Administrativos, la cual a su vez reportará vía correo electrónico al equipo de seguridad y salud en el trabajo a más tardar el último día hábil de la semana antes de las 12:00 m.

 

Parágrafo tercero. Cuando el vehículo deba salir del perímetro urbano con el único fin de realizar tareas oficiales, o misiones especiales, deberá solicitar autorización especial al Director Administrativo y Financiero con mínimo 24 horas de antelación, y en horario laboral, quién a su vez informará de manera inmediata vía correo electrónico a la Subdirección de Servicios Administrativos y copia al equipo de seguridad y salud en el trabajo.

 

Parágrafo cuarto. La Subdirección de Servicios Administrativos evaluará los consumos de combustible, rendimientos, parqueo en fines de semana, días festivos, o cualquier cargo adicional generado bien sea por el conductor o el vehículo; En caso de presentar alguna observación deberá informarse a través de un memorando electrónico con soportes respectivos a la Dirección Administrativa y Financiera para la toma de las respectivas acciones correctivas que haya lugar.

 

Artículo 31. Responsabilidades y deberes de los conductores asignados. Al asignarse un vehículo a un conductor, éste deberá tener presente las pautas de comportamiento social, así como respeto y buen trato hacia el funcionario que debe transportar en el vehículo. El conductor tendrá las siguientes responsabilidades y deberes:

 

1. Cumplir con las disposiciones del Código Nacional de Tránsito. El incumplimiento de estas se tomará como una falta grave por parte de la entidad.

 

2. En caso que el servidor público que está utilizando el servicio de transporte solicite que se transporte personal ajeno a la entidad y no sea utilizado para tareas oficiales o misiones especiales, el conductor deberá reportarlo por escrito a la Subdirección de Servicios Administrativos en el término de la distancia al llegar a la Subdirección de Servicios Administrativos de ocurrido el hecho. Y será la Subdirección de Servicios Administrativos quien realice el reporte a la Dirección Administrativa y Financiera con copia a la Subsecretaria Corporativa, a fin de realizar el informe de funcionario y remitir a quien corresponda.

 

3. Es responsabilidad de los conductores tener las llaves de su vehículo, así como el control de alarma de los mismos.

 

4. Es deber del conductor coordinar con el servidor público a quien transporta, los puntos y hora de encuentro específicos para recogerlo y dejarlo.

 

5. Es de carácter obligatorio mantener los vehículos en buen estado e informar de manera pertinente cualquier anomalía que presenten.

 

6. Es de carácter obligatorio recibir el vehículo al cual fue asignado a través de un inventario, incluyendo si la asignación es temporal

 

7. En caso que un conductor se encuentre en tratamiento médico el cual implique consumo de medicamentos, deberá solicitar al médico tratante una certificación de que estos no interfieren o generen riesgos para desempeñar la labor como conductor; en caso que estos afecten la labor deberá informar a la Subdirección de Servicios Administrativos, quien procederá a realizar el reemplazo. El conductor deberá entregar dicha certificación en original a la Dirección de Talento Humano y copia de la misma a la Subdirección de Servicios Administrativos.

 

8. La Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá no cancelará multas, comparendos, etc. que le sean impuestos al conductor por haber infringido las normas de tránsito, el conductor deberá responder por ellas tanto en lo económico como en sus implica iones legales.

 

9. Está prohibido que el conducto realice intervenciones mecánicas, arreglos o reparaciones a los vehículos de la entidad.

 

10. Es responsabilidad del conductor practicarse los exámenes médicos ocupacionales previa coordinación con la Subdirección de Servicios Administrativos y la Dirección de Talento Humano.

 

11. El conductor deberá realizar las pausas activas durante la jornada laboral, en razón que las mismas permiten recuperación física y psicológica, del agotamiento integral generado por el trabajo.

 

12. El conductor deberá participar activamente, en actividades de prevención de riesgos a los que este expuesto.

 

Parágrafo primero. Bajo ninguna circunstancia el conductor ofrecerá el vehículo de la entidad para efectuar transporte gratuito de personal o elementos que no hagan parte de la entidad.

 

Parágrafo segundo. Los vehículos automotores de la Secretaría General deberán ser conducidos exclusivamente por personal idóneo y debidamente vinculado conforme a las normas que regulan la materia.

 

Parágrafo tercero. En caso que el vehículo sea objeto de comparendo por falta de mantenimiento del vehículo imputable a la administración, el conductor no será responsable por la sanción impuesta.

 

CAPITULO VI

 

Operación de los vehículos

 

Artículo 32. Prevención de accidentes. Es de carácter obligatorio el uso de los instrumentos del vehículo como lo son las direccionales y luces estacionarias para evitar accidentes, las cuales deben ser activadas antes de realizar cualquier maniobra.

 

Está prohibido el uso de los equipos bidireccionales (Celulares, Tabletas, Avantel, computadores, etc.), mientras se conduce.

 

Artículo 33, Requisitos mínimos de operación. Los siguientes son los requisitos para la operación de los vehículos por parte del conductor:

 

1. Cuando el vehículo está en movimiento está prohibido el uso de teléfonos móviles, asistentes digitales personales, impresoras, dispositivos de mano, tabletas, dispositivos convergentes, dispositivos de mensajes de texto, computadoras y otros dispositivos electrónicos móviles, ya sea de otra persona o de propiedad de la entidad. El uso de dispositivos de manos libres mientras el vehículo está en movimiento también está prohibido.

 

2. Si es necesario realizar una llamada del teléfono móvil en cualquier momento mientras se conduce el vehículo, el conductor deberá detener el vehículo en un lugar seguro donde pueda realizar la llamada.

 

3. Los conductores no podrán llevar auriculares u otros dispositivos mientras conducen el vehículo.

 

4. Los sistemas de GPS se programarán antes de iniciar el viaje y no durante el transcurso de la operación del vehículo.

 

Artículo 34. Protocolo en caso de accidente. En caso de un accidente de tránsito el conductor deberá realizar el siguiente protocolo:

 

1. Verificar si se encuentra en buen estado de salud, en caso contrario debe llamar al número de emergencia que le entregaron o que están ubicado en la guantera del vehículo.

 

2. En caso de llevar algún ocupante verificar el estado de salud. En caso de emergencia deberá llamar a los números que se le entregaron o que están ubicados en la guantera del vehículo.

 

3. Verificar que el vehículo no presente alguna fuga que pueda poner en peligro la integridad del ocupante y del conductor. En caso de peligro, deberá retirarse con el ocupante del vehículo a una distancia prudente.

 

4. Ubicar la señalización sobre la vía (conos o triángulos reflectivos a 20 metros de la ubicación del automóvil siniestrado).

 

5. No mover el vehículo.

 

6. Tomar fotografías del vehículo y del lugar del accidente para ser presentadas en el informe sobre el accidente.

 

7. Si es posible tomar los datos de las personas que presenciaron el accidente (nombres y números telefónicos), con el fin de adjuntarlos al reporte y puedan ser llamados en caso de necesitarse testigos oculares.

 

8. Informar a la Subdirección de Servicios Administrativos al auxiliar administrativo encargado de los conductores lo ocurrido, quien dará instrucciones pertinentes.

 

9. Ser lo más claro posible en el informe a la autoridad competente sobre el accidente de tránsito y anotar todo lo sucedido para el informe que se deberá realizar.

 

Artículo 35. Informe del accidente de tránsito. En caso de accidente los conductores deberán dar aviso a la Subdirección de Servicios Administrativos al auxiliar administrativo encargado de los conductores y posteriormente realizar un informe escrito y detallado sobre los hechos de modo, tiempo y lugar, en que ocurrió el suceso adjuntando copia del croquis levantado por la autoridad de tránsito, así como informar cualquier daño, golpe, deformación, rayón, hurto o pérdida de accesorios que ocurra al vehículo sin importar la levedad de mismo, y en lo posible, adjuntar un registro

 

Para los anteriores efectos deberán ceñirse a los procedimientos estipulados en la notificación del incidente con el reporte de accidente de trabajo estipulados por la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y enviar oportunamente a la Subdirección de Servicios Administrativos copia de la decisión proferida con ocasión del accidente de tránsito.

 

Artículo 36. Estacionamiento de vehículos del parque automotor. Se deberá dejar el vehículo en los estacionamientos que determine la Secretaría General, en los siguientes horarios: El sábado antes de las 10:00 a.m.; y retirarlos el domingo o el día festivo a partir de las 4:00 p.m. y hasta las 9:00 p.m., o el día hábil siguiente a partir de las 6:00 a.m.

 

Parágrafo primero. Es de carácter obligatorio que los vehículos que se guarden en los parqueaderos de la entidad sean recibidos por la empresa de vigilancia, la cual diligenciará un formato con los siguientes datos:

 

1. Fecha

 

2. Hora

 

3. Kilometraje

 

4. Cantidad de combustible en el tanque

 

5. Estado en general del vehículo

 

6. Nombre, firma y cédula de quien entrega

 

7. Nombre, firma y cédula de quien recibe

 

8. Observaciones

 

Parágrafo segundo. Cada vez que el conductor reciba el vehículo deberá diligenciar el formato enunciado en el parágrafo primero de este artículo.

 

Parágrafo tercero. Será obligatorio para la empresa de vigilancia entregar la planilla con la información correspondiente al parágrafo primero a las 7:00 a.m., la cual registra el recibo de los vehículos en la Subdirección de Servicios Administrativos. correspondiente al día inmediatamente anterior.

 

CAPITULO VII

 

Política de drogas y alcohol

 

Artículo 37. Prohibición del consumo de drogas y alcohol. Está prohibido el consumo de drogas y alcohol, antes del inicio y durante la jornada de trabajo.

 

Artículo 38. Práctica de pruebas de alcoholemia para conductores. Se realizarán pruebas de alcoholemia a los conductores de manera aleatoria, hasta completar la prueba en la totalidad del grupo. En caso de presentar resultado positivo en la prueba, con el fin de garantizar el debido proceso, la prueba y el conductor serán remitidos a Medicina Legal para confirmar el consumo de alcohol o uso de drogas y corroborar la idoneidad de la prueba practicada.

 

Parágrafo. Las pruebas de alcoholemia se practicarán en la entidad una vez se reglamenten dichas pruebas por parte de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Hasta que la práctica de pruebas de alcoholemia para conductores sea debidamente reglamentada, en caso de presumirse el consumo de drogas o alcohol por parte de algún conductor, al momento de conocer el hecho y en el término de la distancia. el conductor será remitido al Instituto de Medicina Legal para practicarse la prueba de alcoholemia, en compañía de la autoridad competente.

 

CAPITULO VIII

 

Disposiciones finales

 

Artículo 39. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

 

Artículo 40. Derogatorias. La presente resolución deroga en su totalidad la Resolución 298 de 2011 y las disposiciones que le sean contrarias.

 

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dado en Bogotá, D.C. a los 25 días del mes de septiembre del año 2017.

 

RAÚL JOSÉ BUITRAGO ARIAS

 

Secretario General