RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 419 DE 2016

(Septiembre 21)

Por medio de la cual se Integra el Comité De Conciliación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., y se dictan otras disposiciones en la materia

EL SECRETARIO GENERAL

En ejercicio de sus facultades legales, especialmente las conferidas por el Decreto Distrital 267 de 2007, por el artículo 65B de la Ley 23 de 1991, el cual fue adicionado por el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, y en el Decreto 1069 de 2015,

CONSIDERANDO:

Que el Acuerdo Distrital 638 de 2016 modificó parcialmente el Acuerdo Distrital 257 de 2006, creó el Sector Administrativo de Gestión Jurídica, la Secretaría Jurídica Distrital y modificó las funciones de la Secretaría General.

Que el Acuerdo Distrital 638 de 2016 ajustó la naturaleza, objeto y funciones de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., y estableció que los negocios, asuntos y funciones que venían siendo desempeñados por la Dirección Jurídica Distrital fueran asumidas por la Secretaría Jurídica Distrital, así como el diseño e implementación de las políticas públicas en materia disciplinaria, lo cual conllevó una modificación a la estructura organizacional de la Secretaría General.

Que la Secretaría General es un organismo del Sector Central con autonomía administrativa y financiera y actúa como cabeza del sector Gestión Pública, la cual tiene por objeto orientar y liderar la formulación y seguimiento de las políticas para el fortalecimiento de la función administrativa de los organismos y entidades de Bogotá, Distrito Capital, mediante el diseño e implementación de instrumentos de coordinación y gestión, la promoción del desarrollo institucional, el mejoramiento del servicio a la ciudadana y ciudadano, la protección de recursos documentales de interés público y la coordinación de las políticas del sistema integral de información y desarrollo tecnológico.

Que mediante Decreto 320 del 02 de agosto de 2016, se modificó la estructura organizacional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y se creó la Oficina Asesora Jurídica.

Que el artículo 16 del Decreto 323 de 2016, señala en su parágrafo 1 que “(…) A partir del 30 de agosto de 2016 la Secretaría Genera/ asumirá la representación judicial y extrajudicial, de los asuntos en que la entidad actué como demandante o demandada, conforme a las competencias establecidas en el artículo 1° del Decreto Distrital 445 de 2015, entretanto serán atendidos por la Secretaría Jurídica Distrital."

Que el artículo 1 del Decreto 359 de 2016, modificó el parágrafo 1 del artículo 16 del Decreto Distrital 323 de 2016 y estableció que a partir del 1 de octubre de 2016, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C; asumirá la representación judicial y extrajudicial de los asuntos en que la entidad actué como demandante o demandada, conforme a las competencias establecidas en el artículo 1 del Decreto Distrital 445 de 2015, o la norma que la modifique, adicione o sustituya.

Que de conformidad con el Decreto 1069 de 2015, las normas sobre comités de conciliación son de obligatorio cumplimiento para las entidades de derecho público, los organismos públicos del orden nacional, departamental, distrital, los municipios que sean capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles.

Que según el artículo 2.2.4.3.1.2.2 del Decreto en mención, el Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad; y decide, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes.

Que el artículo 2.2.4.3.1.2.3 del mismo Decreto, modificado por el Decreto 1167 de 2016, dispone que los Comités de Conciliación de las entidades públicas estarán integrados por:

1. El jefe, director, gerente, presidente o representante legal del ente respectivo o su delegado.

2. El ordenador del gasto o quien haga sus veces.

3. El Jefe de la Oficina Jurídica o de la dependencia que tenga a su cargo la defensa de los intereses litigiosos de la entidad.

4. Dos (2) funcionarios de dirección o de confianza que se designen conforme a la estructura orgánica de cada ente.

Que como consecuencia de todo lo anterior, se hace necesario integrar el Comité de Conciliaciones de la Secretaria General.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: Integración del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., estará conformado por los siguientes servidores públicos:

1.  Integrantes con voz y voto.

1. El (la) Secretario (a) General, quien lo presidirá, quien es además ordenador del gasto.

2. El (la) Subsecretario (a).

3. El (la) Director (a) de Gestión Corporativa.

4. El (la) Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

5. Un (a) Asesor (a) del despacho del (de la) Secretario (a) General.

2. Integrantes con voz.

1. El (la) Jefe (a) de la Oficina de Control Interno de la Secretaría General.

2. El (la) Secretario (a) Técnico (a) del Comité.

3. Invitados.

1. El Comité podrá invitar a un(a) delegado (a) de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, quien participará cuando lo estime conveniente.

2. Los (las) funcionarios (as) o personas cuya presencia se considere necesaria para la mejor compresión de los asuntos sobre los que deban debatir los miembros del Comité de Conciliación.

ARTÍCULO SEGUNDO: Funciones. El Comité de Conciliación de la Secretaría General, ejercerá las atribuciones y funciones previstas en las disposiciones legales vigentes, en especial las siguientes:

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la entidad, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas;  los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de las entidades, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

5. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación, Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.

6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

7. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

8. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

9. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho,

10. Dictar su propio reglamento.

ARTÍCULO TERCERO: Periodicidad de reuniones. El Comité de Conciliación se reunirá por lo menos dos veces al mes, y cuando las circunstancias lo exijan.

Presentada la petición de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación cuenta  con quince (15) días a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, por parte del apoderado judicial, aportando copia de la respectiva acta o certificación en la que consten sus fundamentos.

El Comité de Conciliación podrá reunirse a través de cualquier medio electrónico que permita una comunicación simultánea o sucesiva. Para este último caso, los miembros del comité deberán expresar su voto y/o ejercer su derecho de voz dentro del mismo día en el que haya iniciado la reunión.

ARTICULO CUARTO: Convocatoria. El Comité de Conciliación será convocado, por el Secretario (a) Técnico (a), a través del medio más expedito, con al menos tres (3) días de anticipación. Este plazo podrá ser inferior cuando las circunstancias lo exijan.

La convocatoria se remitirá a cada miembro del Comité indicando el día, la hora y el lugar y/o el medio electrónico a través del cual se realizará la reunión. Así mismo, se remitirá el orden del día y las fichas de conciliación que se discutirán.

PARÁGRAFO 1. La primera reunión del Comité de Conciliación será convocada por el (la) Presidente (a).

ARTÍCULO QUINTO: Quórum deliberatorio y adopción de decisiones. El Comité deliberará con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes, podrá entrar a decidir con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes, y las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de los miembros asistentes a la sesión.

ARTÍCULO SEXTO: La Secretaría Técnica. La Secretaría Técnico será ejercida por un(a) profesional del Derecho de la Oficina Asesora Jurídica que designe el comité, cuya designación o cambio deberán ser informados inmediatamente a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. El (La) secretario (a) técnico (a) ejercerá las siguientes funciones:

1. Elaborar las actas de cada sesión del comité. El acta deberá estar debidamente elaborada y suscrita por el Presidente y el Secretario del Comité que hayan asistido, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el comité.

3. Preparar un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del ente y a los miembros del comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

4. Proyectar y someter a consideración del comité la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del ente.

5. Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

6. Las demás que le sean asignadas por el comité.

ARTÍCULO SÉPTIMO: Reglamento. El Comité de Conciliación de la Secretaría General se dará su propio reglamento.

PUBLIQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 21 días del mes de septiembre del año 2016.

RAÚL JOSÉ SANTIAGO ARIAS

Secretario General