RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 024 DE 2018

(Agosto 02)

Para: SECRETARIOS Y SECRETARIAS DE DESPACHO, DIRECTORES Y DIRECTORAS DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS E INSTITUTOS, GERENTES Y GERENTAS, DIRECTORES Y DIRECTORAS, DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS MIXTAS Y OFICIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, SUBREDES INTEGRADAS DE SERVICIOS DE SALUD, SOCIEDADES DE ECONOMÌA MIXTA, RECTOR DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO, JEFES Y ASESORES DE CONTROL INTERNO DE SECRETARIAS DE DESPACHO, DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, ENTIDADES DESCENTRALIZADAS Y ENTE UNIVERSITARIO AUTONOMO.

De: SECRETARIO GENERAL ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C.

Asunto: ACCIONES PARA LA MEJORA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LAS ENTIDADES DISTRITALES

Radicación: 2-2018-17763

Con el objetivo de avanzar en el cumplimiento de las políticas y normas archivísticas, recordamos a las entidades públicas distritales la importancia de tomar acciones de manera proactiva para lograr avances significativos en esta materia en el corto y mediano plazo. Queremos recalcar que debemos mejorar la gestión documental a nivel distrital, como lo evidencian los resultados del Índice de Gobierno Abierto de la Procuraduría General de la Nación en el que, aunque Bogotá se encuentra en la posición 7 entre 1101 municipios y es la ciudad capital mejor posicionada del país, en la categoría de "gestión documental" la ciudad obtuvo solo 67 puntos de los 100 posibles y se ubica en la posición 120.

La Secretaría General desarrolla actualmente la Estrategia "Bogotá 2019: IGA+10 Componente Gestión Documental" para lograr la elaboración, actualización y aprobación de las Tablas de Retención Documental - TRD y los Programas de Gestión Documental - PGD de las entidades Distritales, y así alcanzar el cumplimiento transversal distrital de los requisitos para estos dos instrumentos archivísticos en cumplimiento del Plan Distrital de Desarrollo 2016-2020.

Sin embargo, a pesar de que la Dirección Distrital Archivo de Bogotá viene priorizando en su labor la asistencia técnica estos instrumentos archivísticos, cada entidad debe velar por la elaboración, aprobación y la implementación de todos los instrumentos que exige la Ley General de Archivos, particularmente aquellos contenidos en el decreto 2609 de 2012 "Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado" compilado en el decreto único reglamentario del sector cultura, decreto 1080 de 2015.

En particular, es urgente la elaboración e implementación de los Sistemas Integrados de Conservación - SIC y las Tablas de Valoración Documental - TVD para asegurar la organización de los fondos documentales acumulados y la conservación y preservación de los archivos centrales de las entidades distritales. En este sentido, durante lo restante del 2018 y con énfasis en la labor por venir durante el 2019, solicitamos incluir los proyectos de elaboración de TVD y organización de Fondos Documentales Acumulados en los Planes Institucionales de Archivo - PINAR, así como adelantar los diagnósticos necesarios para la elaboración de los documentos de implementación de los Sistemas Integrados de Conservación.

Así mismo, es fundamental que las entidades públicas distritales aseguren la integración de la planeación institucional con los instrumentos de planeación archivística como el Programa de Gestión Documental - PGD y Plan Institucional de Archivos - PINAR. Este último, debe integrarse a los planes de acción de las entidades públicas, en cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto Nacional 612 de 2018.

Por último, es deber de cada entidad evaluar en todo momento los costos derivados y la inversión necesaria para buscar ahorros en los diferentes procesos de la función archivística, así como asegurar una adecuada gestión documental en sus procesos. En este sentido, para la sostenibilidad y el éxito de la Estrategia Bogotá IGA+10, y para lograr la elaboración e implementación de aquellos instrumentos archivísticos mencionados, como las TVD y el SIC, solicitamos a los representantes legales de las entidades sujetas de esta circular incluir en los anteproyectos de presupuesto de cada entidad.

Es de recalcar que la Secretaría General, a través de la DDAB tiene plena disponibilidad para prestar la asistencia técnica requerida para adelantar estas tareas, según sus funciones y capacidades técnicas, y de acuerdo a las recomendaciones hechas por ésta en los informes elaborados como parte de su programa de visitas al cumplimiento de la normatividad archivística, a sus asesorías dentro y fuera del marco de la Estrategia Bogotá IGA+10 y a los lineamientos emitidos a nivel nacional y distrital para la mejora de la gestión documental pública.

Cordialmente,

RAÚL JOSÉ BUITRAGO ARIAS

Secretario General

Proyectó: Alfredo Castaño Amarís - Contratista Subsecretaría Técnica

Revisó     Julio Alberto Parra Acosta - Subdirector Sistema Distrital de Archivos

                Margarita Hernández Valderrama - Asesora, Secretaría General

Aprobó:   Cristina Aristizábal Caballero - Subsecretaria Técnica, Secretaría General