RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 029 DE 2018

(Septiembre 03)

Para: SECRETARIOS/AS DE DESPACHO, DIRECTORES/AS DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES CON Y SIN PERSONERÍA JURÍDICA, GERENTES, PRESIDENTES/AS Y DIRECTORES/AS DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, DE EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, SOCIEDADES ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS, EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS INCLUIDAS LAS OFICIALES Y MIXTAS, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, RECTOR/A DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTONÓMO Y ALCALDES/AS LOCALES, VEEDURIA DISTRITAL.

De: SECRETARIO GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ

Asunto: LINEAMIENTOS DEL FUNCIONAMIENTO Y COORDINACIÓN DE LOS OBSERVATORIOS DISTRITALES Y LOCALES.

Radicación interna: 2-2018-20943

La Administración Distrital a través del Decreto Distrital 396 de 2010, estableció la optimización de los recursos del Distrito Capital destinados a la elaboración y divulgación de estudios, información, estadísticas, modelos e indicadores buscando la unificación de criterios sobre su manejo, protección, intercambio y acceso.

En virtud de lo anterior, conforme con lo previsto en la normatividad vigente, se adoptó en el Decreto Distrital 548 de 2016, Artículo 7°, la reorganización del funcionamiento de los Observatorios Distritales. La Secretaria Distrital de Planeación, la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico y la Secretaría General, con la participación de los equipos técnicos de los Observatorios de cada sector, definirán los lineamientos generales para el funcionamiento, coordinación, producción e intercambio de información de los Observatorios Distritales.

Según dicha disposición, los sectores de la administración distrital, sus entidades adscritas, vinculadas y las localidades, deberán acoger estos lineamientos con el fin de optimizar la generación, divulgación y publicación de la información. La entidad cabeza de sector será la encargada de la reglamentación y funcionamiento de los Observatorios de su sector de conformidad con los lineamientos que se expidan para el efecto.

Así mismo, el artículo 6° de la citada norma, estableció la conformación de la Red de Observatorios Distritales liderada por la Secretaría Distrital de Planeación que tiene por finalidad la articulación de la producción de información de los Observatorios Distritales creados por el Concejo de Bogotá y el Gobierno Distrital, en procura de centralizar la información proveniente de los Observatorios, analizar y evaluar las iniciativas de creación de nuevos Observatorios en aplicación de los principios de eficiencia, transparencia y coordinación, así como de los principios de distribución de competencias, concurrencia, subsidiaridad y complementariedad.

Los observatorios constituyen una herramienta del Sistema de Coordinación de la Administración Distrital y sector localidades, que permiten construir información para la creación y seguimiento de políticas, problemáticas, temáticas, fenómenos, entre otros y para promover la divulgación de sus contenidos, fortaleciendo el principio de transparencia que rige el derecho a la información y facilita la participación de la comunidad en las decisiones de la ciudad.

La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. - Dirección Distrital de Desarrollo Institucional - DDDI, la Secretaría Distrital de Planeación - Dirección Distrital de Estudios Macro, la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico - Dirección de Estudios Económicos, en ejercicio de sus facultades legales, realizaron de manera conjunta en el año 2017, el documento denominado: “Lineamientos para el reordenamiento y conformación de una red de observatorios en Bogotá D.C.”, anexo al presente documento.

En tal sentido, el Decreto Distrital 548 de 2016 estableció medidas para organizar la información proveniente de todos los Observatorios Distritales, señalando que la misma sería centralizada en la página web www.inventariobogota.gov.co, y administrada por la Secretaría Distrital de Planeación.

De acuerdo con lo antes expuesto y conforme a lo previsto en la normatividad vigente, se realizó un consenso de los tres sectores participantes. La Secretaría General en virtud de este acuerdo da a conocer los siguientes lineamientos, dirigidos a los sectores de la administración distrital, sus entidades adscritas, vinculadas y el sector localidades en torno al funcionamiento y coordinación de Observatorios Distritales:

1. Conformar un equipo profesional o técnico que le permita desarrollar sus propósitos institucionales y sectoriales.

2. Elaborar el Documento Técnico de Soporte- DTS, para lo cual se deben atender los siguientes pasos, y cubrir los siguientes aspectos:

a. Obtener información sobre la organización del observatorio: definir el objetivo y las funciones de las diferentes áreas que lo componen e identificar los roles de los equipos de trabajo.

b. Realizar la identificación de la estructura, las dependencias que participan con el personal involucrado y responsables del observatorio.

c. Realizar un análisis del estado de la organización del observatorio teniendo en cuenta la guía actual sobre la reorganización de observatorios denominada “Lineamientos para el reordenamiento y conformación de una red de observatorios en Bogotá D.C.”. Se sugiere una revisión periódica de mejoramiento continuo.

d. Definir la elaboración de un proyecto del Documento técnico de soporte DTS en su entidad y realizar la modificación, correcciones y/o ampliaciones del proyecto si las hubiere.

e. Identificar los beneficios y utilidad del funcionamiento para la entidad que tiene el observatorio, resumirlo en el Documento Técnico de Soporte DTS. Realizar el documento DTS del Observatorio para su presentación al comité sectorial respectivo.

3. Los Observatorios Distritales deberán construir un protocolo para la sistematización de la información, entrega y disponibilidad de datos al interior de su entidad y sector.

4. Llevar el registro, la identificación, clasificación e inventario de las fuentes de información.

5. La Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., como entidad cabeza del Sector de Gestión Pública en el año 2018, con la asesoría de la Alta Consejería para las TIC de la Secretaría General, elaborarán y socializarán los protocolos para compartir información y los manuales de funcionamiento de la página web inventariobogota.gov.co.

6. Presentar para aprobación en el comité sectorial, de acuerdo con lo establecido en el Articulo 5° del Decreto Distrital 505 de 2007, los documentos técnicos de soporte DTS del observatorio, su vínculo y aportes a la Red de Observatorios Distritales.

7. En las actividades del plan anual de los observatorios se propondrán procesos vinculados con: transparencia, acceso y democratización de la información, así como la rendición de cuentas Distrital, la participación y el control social.

8. Realizar un balance trimestral de los resultados generados, contribuciones a las entidades demandantes de información a las instancias distritales, del sector y localidades relacionadas con el objeto del observatorio.

9. La Articulación de actividades desarrolladas, resultados y productos de cada observatorio, deben guardar una coherencia con el plan anual del observatorio, se debe aplicar en prácticas cotidianas; esta articulación debe hacerse utilizando diferentes medios de divulgación o comunicación institucional y sectorial.

10. La Comisión Intersectorial de Estudio Económicos e Información Estadística - CIEEIE es la instancia del Sistema de Coordinación que realizará el estudio, análisis y articulación de las mejores prácticas y de las modificaciones a lineamientos que surjan en el desarrollo de actividades de la Red de Observatorios Distritales. Lo anterior de acuerdo con el Decreto distrital 546 de 2007, Articulo 19 Numerales 2, 3 y 5.

11. Los productos y resultados de cada observatorio y de la Red de Observatorios Distritales deberán ser insumo para la toma de decisiones en las diferentes instancias de coordinación, locales, sectoriales y distritales.

Se establece el 15 de diciembre de 2018 como fecha límite para el cumplimiento de los lineamientos.

Cordialmente,

RAÚL JOSÉ BUITRAGO ÁRIAS

Secretario General

Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Facultado por las secretarías de Planeación y de Desarrollo Económico para divulgar los Lineamientos contenidos en la presente Circular.

Proyectó: Abelardo Bermúdez Rodríguez / Camilo E. Gaitán V. / Jorge E. Bustos J.

Revisó: Juliana Valencia Andrade, Margarita Hernández Valderrama, Fernando A. Grillo R.

Aprobó: Cesar Ocampo Caro