RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR N°. 007

Para:  SUBSECRETARIOS (AS) DE DESPACHO, GERENTES, DIRECTORES (AS), SUBDIRECTORES (AS) Y JEFES DE OFICINA DEL ÁREA DE SERVICIO A LA CIUDADANÍA DE LOS DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS   ESPECIALES,   ESTABLECIMIENTOS   PÚBLICOS, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, SOCIEDADES PÚBLICAS, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO DEL ORDEN DISTRITAL, EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS, RECTOR DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO, CONCEJO DE BOGOTÁ, PERSONERÍA DE BOGOTÁ, VEEDURÍA DISTRITAL

De: SUBSECRETARIO DE SERVICIO A LA CIUDADANÍA - SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C.

Asunto: Lineamientos para la implementación de la Política Pública Distrital de Servicio a la Ciudadanía (Decreto 197 de 2014)

La Política Pública Distrital de Servicio a la Ciudadanía (PPDSC), expedida por medio del Decreto 197 de 2014, tiene como propósito definir lineamientos que permitan garantizar el desarrollo de atributos del servicio en las entidades públicas distritales, para que se brinde un servicio digno, efectivo, de calidad, oportuno, cálido y confiable, en concordancia con los principios de transparencia y prevención y lucha contra la corrupción. Todo esto, con el fin de garantizar a la ciudadanía el derecho a acceder a la oferta de servicios de la administración distrital, generar bienestar y mejorar su calidad de vida.

A partir de la expedición del Decreto Distrital 668 de 2017, todo proceso relacionado con la formulación, modificación o actualización de políticas públicas distritales se efectúa bajo los estándares establecidos en la Guía para la formulación de Políticas Públicas del Distrito y la Guía de Seguimiento y Evaluación de Políticas Públicas, con aprobación del Consejo de Política Económica y Social del Distrito Capital - CONPES D.C. En particular, para el caso de la Política Pública de Servicio a la Ciudadanía, aplica el régimen de transición establecido en el Artículo 7 del mencionado Decreto, modificado por el Decreto 703 de 2018, que reza:

"(…) Artículo 7. Régimen de transición. Las entidades distritales responsables de las políticas públicas expedidas con anterioridad a la entrada en vigencia del presente Decreto, deberán elaborar o actualizar su

plan de acción dentro del año y medio siguiente a la adopción del presente Acto Administrativo, para ser sometido a la aprobación del CONPES D.C.  (...)"

En cumplimiento de lo anterior, la Subsecretaría de Servicio a la Ciudadanía se encuentra en proceso de formulación del plan de acción para la implementación de esta Política, estableciendo las metas, indicadores, presupuestos y responsables del cumplimiento de cada uno de los objetivos que la integran. En este contexto, el propósito de esta comunicación es establecer lineamientos para las fases de implementación y seguimiento de la Política.

1.               Plan de Acción

La Subsecretaría de Servicio a la Ciudadanía inició el proceso de formulación del plan de acción, definiendo siete objetivos específicos a partir de las líneas estratégicas y transversales establecidas en el Decreto 197 de 2014, por medio de jornadas participativas con los principales actores del servicio en la Red CADE y procesos de validación con las entidades distritales:

Para cada uno de los siete objetivos, se definieron productos y resultados, con costos indicativos, líneas de seguimiento, responsables, metas con un horizonte de implementación al año 2028 e indicadores que cumplieran con el criterio "CREMA".

Es decir, indicadores que se caractericen por ser claros, relevantes, económicos (disponibles a un costo razonable), medibles y adecuados. A la fecha, se han definido para el plan de acción más de 34 productos con participación de 31 entidades distritales.

2.               Rol de la Subsecretaría de Servicio a la Ciudadanía en las etapas de implementación y seguimiento.

La Subsecretaría de Servicio a la Ciudadanía brindará apoyo técnico en la implementación de la Política y realizará seguimiento trimestral al progreso en el tiempo de los compromisos, productos y resultados efectuados.

El reporte del avance en la implementación se realizará a través del Sistema de Seguimiento dispuesto por la Secretaría Distrital de Planeación. Las entidades responsables de productos deberán realizar el registro, cargue, control y verificación de la información correspondiente.

En el caso de productos cuya responsabilidad es compartida por distintas entidades, esta Subsecretaría será la encargada de consolidar la información y remitirla a la Secretaría Distrital de Planeación. Para esto, cada entidad corresponsable deberá reportar el avance trimestral cuantitativo y cualitativo establecido en el producto, enviando la información solicitada con los soportes y evidencias correspondientes a través de la herramienta dispuesta por la Subsecretaría de Servicio a la Ciudadanía.

Es importante resaltar que, las entidades directamente responsables de productos distintas a Secretaría General, trimestral directamente en el Sistema de Seguimiento dispuesto por la Secretaría Distrital de Planeación.

3.            Instancia de coordinación

La Comisión lntersectorial de Servicio a la Ciudadanía es la principal instancia para articular a las entidades en la implementación de la Política Pública Distrital de Servicio a la Ciudadanía. En este espacio se brindará asistencia técnica para la implementación de la Política, se socializarán las herramientas de seguimiento dispuestas por la Subsecretaría de Servicio a la Ciudadanía y la Secretaría Distrital de Planeación y los avances de todas las entidades en materia.

4.            Ajustes o actualizaciones al Plan de Acción

En el evento de que una entidad requiera realizar ajustes o actualizaciones al plan de acción, por situaciones tales como variaciones presupuestales, cambios de administración, participación de nuevos actores, etc, se deberá enviar solicitud sustentada a la Subsecretaria de Servicio a la Ciudadanía, quien la evaluará y la remitirá al CONPES D.C. para su aprobación.

De la Gestión de Peticiones Ciudadanas

En cumplimiento de lo establecido en la Política Pública de Servicio a la Ciudadanía, en relación con la gestión de peticiones ciudadanas, la Subsecretaría de Servicio a la Ciudadanía en ejercicio de la función establecida en el numeral 4, del Decreto 425 de 2016[1], diseñó  el Manual para la Gestión de Peticiones Ciudadanas, con el propósito de orientar de forma clara y concreta a las entidades distritales sobre el manejo interno de las peticiones, teniendo en cuenta el marco jurídico aplicable, los lineamientos transversales de política pública que intervienen en el relacionamiento Estado-ciudadano, y las recomendaciones técnicas que permiten fortalecer a las entidades en términos de eficiencia, celeridad, economía y transparencia.

Lo anterior, teniendo en cuenta que el derecho fundamental de petición es el principal mecanismo de relacionamiento entre la ciudadanía y la Administración; el cual se materializa mediante la presentación de cualquier tipo de solicitud, conforme lo ha establecido en la Ley Estatutaria 1755 de 2015[2]. Adicionalmente, tiene como propósito cumplir con uno de los fines esenciales del Estado: "servir a la comunidad” [3].

En este sentido, resulta de especial relevancia que las entidades distritales actúen de forma coordinada y homogénea frente a la gestión de peticiones, pues cada una hace parte integral del Distrito Capital, y es así como debe percibirlo la ciudadanía.

Por ello, el Manual para la Gestión de Peticiones Ciudadanas describe de forma clara y concreta, el núcleo esencial y los elementos estructurales del Derecho Fundamental de Petición, sus modalidades y los aspectos relevantes que deben considerarse en el proceso que comprende el recibo, la clasificación, la elaboración de la respuesta y la notificación de dichas solicitudes. De igual manera, trata de forma especial las peticiones verbales y anónimas, el recurso de insistencia en el marco de las peticiones con carácter reservado, así como, su registro en el Sistema Distrital para la Gestión de Peticiones Ciudadanas "Bogotá Te Escucha"

En consecuencia, todas las entidades distritales deberán adoptar el Manual para la Gestión de Peticiones Ciudadanas a partir de la expedición de la presente Circular, como herramienta técnica que contribuye al mejoramiento continuo de la prestación del Servicio a la Ciudadanía en el Distrito Capital; al cual podrán acceder desde cualquier navegador web ingresando a la dirección electrónica: https://bit.ly/2CCKTqM

Cordialmente,

FERNANDO JOSÉ ESTUPÍÑÁN VARGAS

SUBSECRETARIO DE SERVICIO A LA CIUDADANÍA