RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 130 DE 2019

(Marzo 14)

Derogada por el art. 10.2, Resolución 728 de 2023. 

Por la cual se deroga el artículo 1 de la Resolución 891 de 1996 y la Resolución 086 de 2011, y se regulan los Subcomités de Autocontrol de la Secretaría General

EL SECRETARIO GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL

En ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas por el artículo 10 del Decreto Distrital 425 del 3 de octubre del 2016

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el artículo 209 de la Constitución Política, son principios de la función administrativa la igualdad, la moralidad, la eficacia, la economía, la imparcialidad, la publicidad y la celeridad.

Que el artículo 269 de la Constitución Política, determina que las entidades públicas diseñarán y aplicarán, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley.

Que en desarrollo de la disposición Constitucional, la Ley 87 de 1993 estableció las normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado.

Que el Gobierno Nacional mediante el Decreto 1499 de 2017 adoptó la actualización del Modelo Integrado de Planeación y Gestión incorporando en este marco de referencia la actualización del Modelo Estándar de Control Interno aplicable al Estado Colombiano y de obligatorio cumplimiento para las entidades y organismos a que hace referencia el artículo 5° de la Ley 87 de 1993.

Que el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, actualizado a través del Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión — MIPG y descrito en la Dimensión séptima de este modelo, contempla entre las obligaciones a cargo de las entidades bajo el ámbito de aplicación del mismo, las de asegurar un ambiente de control que les permita disponer de las condiciones mínimas para el ejercicio del control interno, garantizar una adecuada gestión del riesgo, comunicar internamente la información requerida para apoyar el funcionamiento del control interno e implementar actividades de monitoreo y evaluaciones periódicas, con el propósito de detectar desviaciones, establecer tendencias, y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la entidad.

Que en el marco de la séptima dimensión del MIPG -Control Interno, que se desarrolla a través del Modelo Estándar de Control Interno —MECI, cada líder de proceso, con su equipo de trabajo, desde sus responsabilidades en la segunda línea de defensa, autoevalúan el desarrollo y cumplimiento de sus acciones, y cómo estas contribuyen al cumplimiento de los objetivos institucionales.

Que entre las actividades de monitoreo y supervisión continua que prevé el MECI se encuentran las autoevaluaciones realizadas por cada líder de proceso y la segunda línea de defensa para tomar decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño.

Que igualmente, a su vez y según lo establece también el MECI, la gestión adecuada del riesgo requiere entre otros, informar sobre la incidencia de los riesgos en el logro de los objetivos y evaluar si la valoración del riesgo es apropiada, monitorear cambios en el riesgo legal, regulatorio y de cumplimiento, definir, diseñar y revaluar los controles para asegurar su efectividad frente a los riesgos identificados.

Que el Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., expidió el Decreto 371 de 2010, por el cual se establecen los lineamientos de la Administración Distrital para preservar y fortalecer la transparencia y la prevención de la corrupción en las entidades y organismos del Distrito Capital, entre ellos, los referidos al Sistema de Control Interno que debe operar en las entidades y organismos distritales.

Que a través de la Resolución 891 de 1996 de la Secretaría General se crearon y reglamentaron los Subcomités de autocontrol a nivel de las áreas organizacionales en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, la cual fue modificada por la Resolución 161 de 2006.

Que la Resolución 086 de 2011 "Por la cual se actualizan las disposiciones para el funcionamiento de los Subcomités de Autocontrol de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., se asignan nuevas funciones a los mismos y se dictan otras disposiciones, derogó la Resolución 161 de 2006 y la Resolución 891 de 1996, con excepción de su artículo 1°.

Que la Política Integral de Administración de Riesgos de la Secretaría General aprobada por el Comité Directivo de la Entidad contempla entre otras directrices institucionales que Secretario General y los Directivos se comprometen a fomentar un clima y unos escenarios de trabajo, que favorezcan el análisis de los riesgos, la implementación de controles y la generación de acciones para realizar el tratamiento de riesgos y la gestión de oportunidades, que faciliten su mitigación u optimización". Y en otro aparte que, en la segunda línea de defensa " [l]os líderes de los comités de auto-control deben requerir y compartir la información relacionada con la comunicación y consulta de los seguimientos, el monitoreo, y las estadísticas e indicadores. Toda materialización de riesgos debe ser reportada de inmediato a la Oficina Asesora de Planeación OAP y al comité de autocontrol, incluyendo la información y soportes relacionados con el seguimiento a los planes de contingencia realizados.

Que en el marco del desarrollo y gestión adecuada del ejercicio del control interno institucional, se hace necesario mantener la orientación y motivación de los/as servidores/as públicos y los/as particulares que cumplen funciones públicas en la Secretaría General, hacia el logro de los objetivos institucionales y el mejoramiento continuo de los planes, proyectos, programas y procesos a cargo; fomentando la sostenibilidad de las mejores prácticas de control interno adoptadas, la detección y tratamiento oportuno de los riesgos, así como la autoevaluación de la contribución hecha por cada servidor para aportar a estos fines.

Que los Subcomités de Autocontrol son instancias idóneas para garantizar la participación de cada servidor de la Secretaría General, permitiéndole conocer el desempeño de los procesos, planes y proyectos a cargo de la Dependencia de la cual hace parte, identificar desviaciones y riesgos que puedan entorpecer el normal desarrollo de los planes de gestión de las áreas y dependencias, así como proponer correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de sus funciones.

Que desde la creación de los Subcomités de Autocontrol se han introducido nuevas disposiciones que inciden en la implementación y mantenimiento del Sistema de Control Interno de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., por lo que es necesario actualizar las disposiciones para el funcionamiento de los Subcomités de Autocontrol de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., de tal forma que éstas contribuyan al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría - del cual hace parte el Sistema de Control Interno- en todos sus procesos y áreas, fomentando una cultura de autocontrol, autogestión y autorregulación desde cada una de las dependencias, la eficiencia administrativa y orientación al logro de los objetivos estratégicos de la Entidad.

Que el Decreto Distrital 425 de 2016, modificó la estructura organizacional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Que por lo anterior, se hace necesario actualizar las funciones y demás disposiciones que regulan el funcionamiento de los Subcomités de Autocontrol de la Secretaría General, y por tanto, ajustarlos a la nueva estructura de la entidad.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1°-. Crear los Subcomités de Autocontrol de las dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Artículo 2^°-. Principios orientadores. Los Subcomités de Autocontrol se desarrollarán de acuerdo con los principios de autocontrol, autorregulación y autogestión.

- Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor/a público/a para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política;

- Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública;

- Autogestión: Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la ley y sus reglamentos.

Artículo 3°-. Objetivos específicos. Los Subcomités de Autocontrol tendrán como objetivos específicos los siguientes:

1. involucrar a los/as servidores/as públicos y los/as particulares que cumplen funciones públicas en la Secretaría General, en el monitoreo y seguimiento de aspectos fundamentales del desempeño institucional, incentivando la interiorización de los principios de autocontrol, autogestión y autorregulación en cada uno/a de ellos /as.

2. Fortalecer la gestión institucional mediante el monitoreo y seguimiento de los avances logrados en el cumplimiento y gestión de los planes, programas, proyectos y procesos a cargo o en los que participe cada Dependencia de la Secretaría General; en procura de administrar adecuadamente los riesgos que puedan afectar su desempeño óptimo, el logro de los objetivos estratégicos o el cumplimiento de la misión institucional.

3. Lograr la participación activa de todos los/as servidores/as públicos y los/as particulares que cumplen funciones públicas en la Secretaría General en el intercambio de experiencias, sugerencias y aportes que permitan identificar debilidades, fortalezas y oportunidades para el mejoramiento institucional; contribuyendo al logro de los objetivos institucionales y el trabajo en equipo.

Artículo 4°-. Aspecto organizacional. Con el fin de fortalecer continuamente el ambiente de control, se tendrán en cuenta además de los objetivos señalados en el artículo anterior, los siguientes elementos:

1. Organización del trabajo: Entendido como el grado de compromiso de cada servidor/a público/a con la misión, visión y estructura organizacional, a través del PHVA (Planear, hacer, verificar y actuar) contribuyendo al mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General.

2. Autoevaluación o evaluación continua: es el monitoreo periódico a través del cual, cada líder junto con su equipo de trabajo, verifica los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa; teniendo en cuenta entre otros elementos de control, los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros.

3.Enfasis en la gente: Es el interés expreso que debe desplegarse en cada área organizacional de la Secretaría General, por el bienestar y desarrollo de sus servidores/as, a partir de la confianza y respeto mutuo.

4.Orientación y control: Se refiere a la capacidad que deben generar quienes ocupan cargos de dirección, manejo y confianza, para orientar y concienciar a sus colaboradores/as, en el desarrollo de habilidades que le permitan asumir su propio seguimiento al control y gestión, en el ejercicio de las funciones que desarrolla. 

5.Eficiencia administrativa y flexibilización de procesos: Consiste en la eliminación de procedimientos administrativos innecesarios en el funcionamiento interno de la Secretaría General y la prestación de servicios basados en procesos y procedimientos ágiles que disminuyan los costos y cargas innecesarias sobre los ciudadanos.

Artículo 5°-. Funciones de los Subcomités. Corresponde a los Subcomités de Autocontrol ejercer las siguientes funciones:

1. Autoevaluar los resultados obtenidos en la gestión de los planes, programas, proyectos y procesos a cargo; apoyados en la revisión de los principales indicadores, reportes, informes y sistemas de información disponibles para el seguimiento a la gestión.

2. Monitorear el desempeño de cada servidor y/o la contribución de éstos al cumplimiento de los objetivos institucionales y las metas trazadas en cada dependencia, impartiendo las recomendaciones pertinentes para el mejoramiento continuo de su labor y el cumplimiento de los compromisos o acuerdos laborales suscritos para la evaluación del desempeño.

3. Fomentar la participación de los/as servidores/as públicos y los/as particulares que cumplen funciones públicas en la Secretaría General, en la toma de decisiones que redunden en el mejoramiento de las desviaciones o dificultades advertidas en estos ejercicios de autoevaluación, en la identificación oportuna de los riesgos claves de los procesos administrados y en la implementación de controles efectivos para tratar los riesgos identificados o materializados.

4. Promover acciones o medidas para fortalecer la coordinación entre los/as servidores/as públicos y los/as particulares que cumplen funciones públicas en la Secretaría General y las distintas dependencias de la Entidad, con el fin de promover la eficiencia administrativa y el mejor cumplimiento de las funciones y actividades a cargo.

5. Servir de instancia de adopción, promoción y asignación de responsabilidades frente a las actividades de control previstas para fortalecer el ambiente de control, mejorar continuamente los estándares de calidad incorporados en el Sistema Integrado de Gestión, optimizar los sistemas de información y apoyar la gestión efectiva de los riesgos.

6. Realizar seguimiento y retroalimentación de las oportunidades de mejora y riesgos advertidos en los informes comunicados por los diferentes entes de seguimiento y control; propiciando la gestión oportuna y eficaz de las acciones de mejora definidas para superar las debilidades de gestión y/o control identificadas.

7. Realizar la autoevaluación periódica de la efectividad de las actividades de control establecidas para prevenir o mitigar la ocurrencia de los diversos riesgos administrados por la Entidad (estratégicos, operativos, de corrupción, de procesos contractuales, ambientales, de seguridad de la información, etc.), con la finalidad de adoptar las medidas de tratamiento o fortalecimiento de los controles, necesarias para el cumplimiento de los niveles de tolerancia al riesgo establecidos en la Política de administración de riesgos de la Entidad.

8. Realizar la revisión y/o actualización periódica de los riesgos administrados e identificados en los diferentes subsistemas de gestión, con la finalidad de confirmar la pertinencia de los controles aplicados para prevenir o mitigar su ocurrencia y actualizar, cuando aplique, las condiciones o atributos de los mismos.

9. Las demás funciones asignadas en otras disposiciones que correspondan a la naturaleza y funcionamiento de los Subcomités de Autocontrol.

Artículo 6°-. Reuniones. Los Subcomités de Autocontrol a nivel de Subsecretarías se realizarán por lo menos cada cuatro (4) meses contados a partir del 1° de enero de cada vigencia fiscal, previa convocatoria realizada por el/la Subsecretario/a de cada dependencia, quién contará con la participación de los/as directores/as y jefes/as de las áreas que la conformen y los colaboradores que estime pertinentes.

Los Subcomités de Autocontrol de cada Dirección, se efectuarán por los menos cada dos (2) meses contados a partir del 1° de enero de cada vigencia fiscal, previa convocatoria del/la director/a y con la participación de los/as Subdirectores/as o líderes de Dependencias que la conformen y los colaboradores que se estime pertinentes.

Los Subcomités de Autocontrol de cada una de las Subdirecciones y Oficinas, se realizarán por lo menos una (1) vez al mes contados a partir del 1° de enero de cada vigencia fiscal, previa convocatoria del/a responsable de la respectiva área o dependencia y con la participación de todos los colaboradores.

Parágrafo: Los Subcomités de Autocontrol se reunirán en el lugar y hora que para el efecto señale el Subsecretario/a, Director/a o Jefe/a de área.

Artículo 7°-. Actas. De cada reunión de los Subcomités de Autocontrol se levantará un acta, refrendada por quien la preside y un secretario designado, cuyo original reposará en la oficina respectiva. Una (1) copia deberá ser enviada a la Oficina de Control Interno de la Secretaría General en medio físico o electrónico, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a su celebración.

Artículo 8°-. Contenido de las actas. En las actas deben quedar consignados los asuntos tratados en cada sesión, destacándose las conclusiones y decisiones tomadas en los Subcomités, siempre que éstas conlleven al cumplimiento o la mejora de los resultados de los planes, programas, proyectos, procesos, protocolos éticos y demás asuntos revisados; así como el seguimiento de los compromisos, medidas correctivas o preventivas tratadas en sesiones anteriores.

1. Además de los anteriores asuntos, cada acta contendrá cuando menos la siguiente información: Número del acta, nombre de la dependencia, fecha y hora de celebración, orden del día, nombre y cargo de los/as servidores/as que participan en el Subcomité.

2. Enumeración de los temas tratados en el respectivo Subcomité con una clara y breve descripción, distinguiendo entre i) actividades de seguimiento a los asuntos misionales (planes de gestión, programas, proyectos, procesos), ii) actividades de mejoramiento (estado de planes de mejora, revisión y actualización de estándares de calidad, revisión o actualización de riesgos y actividades de control, etc.) y otras actividades de fortalecimiento del ambiente de control (cumplimiento de código de integridad y estándares de conducta exigibles, revisión de la efectividad de controles anticorrupción, etc.)

Parágrafo: El acta que deberá elaborarse corresponde a la incorporada en el Sistema Integrado de Gestión, identificada con el código No. 22101 12-FT-281 o aquella que la modifique, sustituya o reemplace.

Artículo 9^°-. Verificación y cumplimiento. La Oficina de Control Interno de la Secretaría General verificará en el marco de sus funciones el cumplimiento de las disposiciones previstas en la presente resolución.

Artículo 10°-. Vigencia y derogatorias. La presente resolución, rige a partir de la fecha de su publicación, y deroga el artículo 1 de la Resolución 891 de 1996 y la Resolución 086 de 2011 de la Secretaría General, así como las demás disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D.C. a los 14 días del mes de marzo del año 2019.

RAUL JOSÉ BUITRAGO ARIAS

Secretario General